Изучение обстановки как основы организации работы руководителя

Организация деятельности руководителя всегда связана с риском. Если попытаться коротко определить суть такого риска, то ее можно сформулировать как выражение и прояв­ление неопределенных обстоятельств, в которых предстоит принимать управленческие решения. В условиях возросшей разноплановой и разнохарактерной информации, а также мно­жества факторов неопределенности, связанных с иррацио­нальной стороной деятельности и поведения людей, степень риска постоянно возрастает. Поэтому риск в организации слу­жебной деятельности представляется значимым по той причи­не, что органам (подразделениям) необходимо постоянно изу­чать социальное общество, представляющее собой открытую систему, находящуюся в постоянном движении и изменении. Достижения науки последних лет кардинально меняют наши представления о характере развития процессов в открытых си­стемах и доказывают, что направление их эволюции крайне трудно предсказать по целому ряду причин. При этом выска­зываются следующие мнения:

• развитие системы определяется не столько ее предыстори­
ей, сколько совокупностью случайностей, которые творят мир;

• огромное значение для социальных систем имеют ценности,
определяющие разнообразные выборы человека как индивидуума;

• в каждый отдельный момент времени любая система мо­
жет иметь не одно, а множество путей развития, из которых ре­
ализуется только один;

244 _

• рост сложности и разнообразия систем (и объектов, их со­
ставляющих), а также их стремление к взаимодействию и интегра­
ции определяет необратимость развития систем во времени;

• всем системам свойственен процесс самоорганизации;

• чем более прямолинейное давление оказывает управляю­
щая подсистема на управляемую, тем выше степень ее сопро­
тивления, а следовательно, и ниже конечный результат;

• более эффективным выступает не управляемое воздей­
ствие в рассмотренном смысле, а направляемое, когда мы «ука­
лываем» систему в наиболее чувствительные точки в унисон с
ее колебаниями и таким образом подталкиваем ее развитие в
необходимом для нас направлении.

В повседневной практике преодоление неопределенности в ситуации неизбежного выбора направления и характера дей­ствий с использованием количественной и качественной оценки вероятности достижения стоящей перед организацией цели призвано обеспечить понятие обстановки. Оно характе­ризует состояние и развитие социальной системы, доскональ­ное знание и учет особенностей которой позволяют нам рабо­тать прицельно и результативно.

В деятельности организации вообще и каждого руководите­ля в частности знание закономерностей развития социальной системы (или другими словами, знание обстановки) имеет боль­шое значение. Это позволяет руководителю (и работникам) сформировать реальное представление о стоящих перед ним це­лях и вытекающих из них задачах коллектива, а также своих возможностях и путях достижения намеченных рубежей.

Принимая во внимание названные выше причины, изуче­ние обстановки представляется достаточно трудоемким и сложным процессом. При этом следует отметить, что такая ра­бота в научной и практической деятельности — явление уни­кальное, так как ни одна из наук не может полностью взять на себя ответственность за анализ современной общественной, экономической и политической жизни в ее событийных прояв­лениях и в конкретных действиях конкретных лиц. Ведь уче­ту и анализу здесь подлежит реальная жизнь реальных людей и организаций, их совместная деятельность по достижению своих целей, которая проявляется во множестве конкретных

245

взаимосвязанных событий, происходящих в определенное вре­мя и в определенном месте.

Оценивая феномен служебной обстановки, мы должны исходить из понимания ее как сложноорганизованного систем­ного объекта. В то же время, рассматривая ее как системное целое, слагающееся из определенных частей (но не сводимое к ним), следует признать, что обстановка не может быть изуче­на целиком, без предварительного изучения ее частей. Необходимо понять, кто и при каких условиях осуществляет влияние на изменение обстановки, каковы роль и возможнос­ти отдельных личностей и организаций (объединений) в развитии обстановки, при каких условиях это развитие будет носить мирный, эволюционный характер.

v Обстановка — это совокупность условий, склады­вающихся в определенное время на конкретном участке деятельности, которые прямо или косвен но влияют на процесс принятия решений, а также определяют выбор сил, средств, форм и методов решения конкретных задач.

На понимание и оценку обстановки решающее влияние оказывают ряд условий, которые можно разделить на следую­щие группы:

• создающие угрозу деятельности организаций, а также от­
дельных лиц (групп лиц), направленные на причинение ущерба;

• характеризующие практические действия органов управ­
ления по выявлению и устранению данной угрозы;

• описывающие обстоятельства, в которых осуществляется
деятельность органов управления по устранению названных
выше угроз, в том числе: объективно существующие политичес­
кие, экономические, социальные, географические и иные обсто­
ятельства.

Каждая из названных групп достаточно сложна и многооб­разна. Поэтому естественно, что при изучении, оценке и ана­лизе обстановки каждую из них предстоит рассматривать в отдельности и во взаимосвязи друг с другом. Важно понимать, что изучение и оценка обстановки представляют собой процесс познания, включающий в себя несколько следующих друг за Другом этапов:

L_

246 __

• определение цели и задачи изучения обстановки на кон­
кретном участке служебной деятельности. Они могут быть раз­
личными и зависят от участка (территория, линия, объект и др.),

• отбор исходных данных и их первичная оценка по качест­
венным и количественным параметрам;

• систематизация данных по элементам обстановки с после­
дующим уточнением или дополнением имеющейся информации;

• оценка элементов обстановки по существующим критери­
ям, в первую очередь по важности и значимости;

• формулирование общих выводов о состоянии, динамике,
тенденциях, закономерностях и прогнозе развития обстановки;

• документирование результатов изучения и оценки обста­
новки.

Рассмотрим процесс познания оперативной обстановки подробнее.

Изучение обстановки — это начальный этап в цикле управленческой деятельности. Для руководителя (сотрудни­ка) он характеризуется сбором и систематизацией фактичес­кой информации. Успешность изучения обстановки будет все­цело зависеть от того, насколько руководитель (сотрудник) правильно определил цели и уяснил свои задачи на конкрет­ном участке служебной деятельности. Это будет влиять на отбор исходных данных и их первичную оценку по качествен­ным и количественным параметрам, а также последующую систематизацию данных по элементам обстановки.

Предмет изучения — состояние обстановки как сово­купности сложившихся на данный конкретный период связан­ных между собой качественных и количественных парамет­ров, характеризующих условия, влияющие на процесс органи­зации и осуществления работы на порученном участке.

Цель изучения — получение новых сведений о состоянии обстановки в целом или ее элементов в отдельности.

Задача изучения — познание общего состояния обста­новки, в том числе:

определение конкретных изменений обстановки (или ее эле­ментов) в конкретном месте и за конкретный период времени;

выявление скрытых тенденций и закономерностей в развитии любого из элементов обстановки и всей обстановки в целом.

JA

247

Выше мы употребляли такое понятие как «элемент обста­новки». Согласно энциклопедическому словарю, элемент (от лат. elementum — стихия, первоначальное вещество) — есть составная часть сложного целого. Применительно же к поня­тию обстановки (как системы) элемент — это относительно самостоятельная часть системы, обладающая системными свойствами, т.е. каждый элемент обстановки должен в свою очередь состоять из других элементов, которые в совокупнос­ти его поясняют и конкретизируют.

Обстановку образуют ряд структурных элементов, среди ко­торых можно выделить три основных, а также целую иерархию дополнительных, которые, конкретизируя основные элементы, позволяют осуществить их качественное изучение.

Обстановка на каждом участке служебной деятельности определяется исходя из степени обобщения информации и пе­речня элементов, характерных для конкретного участка. В за­висимости от решаемых задач теория рассматривает обста­новку как:

региональную, включающую в себя ситуацию в ряде сопре­дельных стран;

общегосударственную;

территориальную (на территории обеспечения).

Изучение элементов обстановки и их взаимосвязи, харак­терных особенностей, тенденций и динамики развития дает возможность правильной и объективной оценки складываю­щейся ситуации, выработки обоснованных управленческих ре­шений, планирования последующих организационных мероп­риятий, а также успешной работы в целом.

Восприятие обстановки в виде структуры с уже на­званными выше элементами, в которой существует внутренняя иерархия и объемы, позволяет адекватно оценить ее на каж­дом конкретном участке деятельности, а содержание элемен­тов, наличие структурных противоречий между ними опреде­ляют динамику развития обстановки

Оценка состояния обстановки — процесс выявления субъектом управления состояния и динамики развития обста­новки для выработки и принятия соответствующих управлен­ческих решений.

248

Эта оценка логически включается в систему действий, об­разующих одну из основных функций управления. При оцен­ке обстановки выявляются факторы и условия, затрудняющие или облегчающие выполнение поставленных перед органом (подразделением, сотрудником) задач, определяются меро­приятия по ослаблению неблагоприятных и эффективному использованию благоприятных факторов.

Кроме того, оценка обстановки может рассматриваться как результат анализа (процесса познания) обстановки по избран­ным критериям важности и значимости состояния и динамики ее развития как в целом, так и отдельных ее элементов в инте­ресах эффективного управления деятельностью. Другими слова­ми, оценка обстановки характеризует собой отношение субъекта управления к условиям осуществления деятельное ти органа (подразделения) на конкретном участке, опреде ляет их важность и значение для решения стоящих задач. Поэтому итогом процесса данной оценки является приобрете­ние новых знаний об обстановке, объяснение фактов и собы­тий, возникающих в ходе реализации функций управления.

В числе функций управления, которые выполняет оценка обстановки, могут быть названы следующие:

объясняющая, дающая обоснованные разъяснения проис­ходящих изменений обстановки и разрешающая, с учетом этого, организовывать деятельность возглавляемого органа (подраз­деления);

эвристическая (от греч. heurisko — нахожу), позволяю­щая приобретать новые знания об обстановке, что в значи­тельной мере способствует выработке и принятию оптималь­ных решений;

аксиологическая (от греч. axios — ценный), т.е. ценност­ная или собственно оценочная функция, дающая возможность устанавливать важность и значимость исследуемых факторов, явлений, событий для организации служебной деятельности, формировать оценку обстановки как результат познания и ре­ализовывать ее.

По охвату исследуемых элементов различают следующие виды оценок обстановки — общую и частную (поэлемент­ную). Во временном аспекте выделяют: ретроспективную (от лат. retro — обратно, назад + spectrare — смотреть) —

249

оценку состояния обстановки или отдельных ее элементов в прошлом, их развитие за определенный период; текущую — оценку нынешнего состояния; прогностическую — т.е. формирование прогноза развития обстановки или отдельных ее элементов.

Оценка состояния обстановки и прогноз ее развития опре­деляют организационную структуру подразделений и содер­жание управленческих мероприятий. При этом вносятся кор­рективы в расстановку сил и средств, а также методы их ис­пользования, в том числе взаимодействие между подразделе­ниями и сотрудниками.

Изучение (анализ) собственных сил и средств оста­ется, пожалуй, одной из самых серьезных проблем, так как этот элемент обстановки, в отличие от других, более всего вос­приимчив к интеллектуальному и властному воздействию. Ведь подбор и расстановка подчиненных с учетом их сильных и слабых сторон для создания на длительное время работоспо­собного и продуктивного коллектива зависят от искусства ру­ководителя. Неумелое распределение обязанностей в коллек­тиве ведет в результате к снижению эффективности его работы. А если к тому же у руководителя завышенная самооценка, он будет стремиться успеть везде сам и таким образом перегру­жать себя малозначительными и трудоемкими делами, что также скажется на эффективности работы коллектива. В те­кучке мелких забот у такого руководителя растворится основ­ной смысл деятельности лидера — видеть равномерно все участки работы и размышлять над общими задачами в по­исках наиболее оптимальных решений.

Необходимо также учитывать историко-этнические, эконо­мические, социальные и социально-психологические аспекты, свойственные участку служебной деятельности. Существенное влияние в формировании обстановки на участке оказывают:

• наличие промышленных предприятий и производствен­
но-научных учреждений, а также их территориальная инфра­
структура;

• ценностная ориентация, уровень притязаний и состояние
массового сознания населения и др.

Иными словами, на фоне информации о конкретной мест­ности и имеющихся объектах политики, экономики, культуры

и т.п. мы изучаем сознание и систему гражданских взаимоот­ношений, а затем проживающих там людей, осуществляем оценку обстановки.

В свете сказанного правомочно заключить, что оценка об­становки и сделанные из этого выводы только тогда смогут выполнить свою функциональную роль и способствовать по­вышению эффективности работы, достижению конкретного конечного результата, когда соблюдаются общенаучные мето­дологические требования к процессу оценки (иногда их назы­вают принципами оценки). Это — объективность, всесторон­ность и полнота, принцип решающего звена, непрерывность, детерминизм, преемственность, конкретно-исторический подход, научность и творческий подход.

Объективность означает непредвзятость, строгое соот­ветствие выводов и оценок объективной реальности, обуслов­ливает необходимость постоянного наблюдения за развитием обстановки.

Объективность в оценке обстановки напрямую зависит от источников получения исходной информации. Ими могут быть и официальная статистика, и данные технических средств, кото­рые более полно и точно воспроизводят ситуацию и формиру­ют объективную оценку. В то же время устная информация, получаемая от руководителей объектов и др., часто изобилует субъективными суждениями, что обязывает критически подхо­дить к выводам, которые предлагают данные источники.

Всесторонность и полнота оценки важна, так как чем больше свойств исследуемого предмета (обстановки или ее конкретного элемента) рассматривается, тем вернее будет общий вывод. Всесторонность оценки исключает поверхност­ное суждение об пбстановке.

Принцип решающего звена позволяет субъекту управле­ния (прежде всего руководителю) выделять те элементы об­становки, а в самих элементах те ключевые вопросы или поло­жения, которые заслуживают наибольшего внимания, и, со­ответственно, те участки и направления служебной деятель­ности, сосредоточив усилия на которых, можно повысить ее эффективность в целом.

Непрерывность процесса оценки — принцип, который обусловливает необходимость постоянного слежения за разви-

251.

тием обстановки и своевременной оценки происходящих изме­нений. Особое его значение и актуальность определяются ди­намизмом современной обстановки и возросшей опасностью негативных последствий в случае опоздания с оценкой проис­шедших изменений. Соблюдение данного принципа позволяет иметь картину обстановки в движении и взаимосвязи ее эле­ментов по времени и месту, что в итоге обеспечивает своевре­менность реагирования на изменения обстановки.

Детерминизм (от лат. determinare — определять, обус­лавливать) — принцип, предопределяющий необходимость выявления обусловленности происходящих изменений обста­новки и объяснения их причин.

По мере накопления данных об изменении того или иного элемента обстановки все более четко проявляются тенденции в его развитии, что позволяет своевременно принимать соответ­ствующие управленческие решения.

Преемственность в оценке предполагает, что новые знания об обстановке должны базироваться на прежних представлениях, и таким образом последовательно формиру­ются выводы об ее изменениях.

Конкретно-исторический подход к оценке — принцип оценки обстановки в ее динамике с учетом всех значимых эле­ментов (факторов), выражающий необходимость конкрет­но-исторического подхода к оцениваемой обстановке.

Такой подход позволяет не только лучше понять настоя­щее, но и, решая важнейшую задачу оценки обстановки, прогнозировать ее развитие. Использование данного принципа предусматривает ретроспективное сравнение ситуации сегод­няшнего дня с прежними обстоятельствами на одном и том же участке служебной деятельности, что позволяет осуществить исследование причинно-следственной связи и этапов развития обстановки (или отдельных элементов) в ее неразрывном единстве с политическими, экономическими и социальными изменениями в данной местности.

Научность оценки предполагает опору на научную мето­дологию процесса отбора, исследования и оценки поступаю­щих материалов. Логика и диалектика помогают членам кол­лектива делать научно обоснованные и правильные выводы.

Творческий подход к оценке — сознательная, целена­правленная и активная деятельность субъекта управления,

252

позволяющая получать новые, наиболее рациональные по спо­собу достижения результаты, т.е. отойти от шаблона и стерео­типов.

Творчество самобытно, неповторимо в способах достиже­ния результата, дает возможность свежим взглядом оценить текущие изменения обстановки и найти в них выгодные ситуа­ции, позволяющие эффективно работать. Реализация указан­ного принципа в практике исследования особенностей и тен­денций развития обстановки на конкретном участке служеб­ной деятельности хорошо раскрывает способности и талант руководителя. Они особенно заметны в умении определить свое место в общем процессе изучения поступающей информа­ции, выборе таких звеньев в общей цепи, которые требуют участия именно руководителя.

Реализация на практике указанных принципов оценки обстановки позволит субъекту управления получить адекват­ное понимание состояния и развития обстановки и соответ­ственно достаточно успешно решать ряд задач, включая:

• подготовку концептуальных, перспективных и частных
планов служебной деятельности;

• своевременное адекватное реагирование на действия
конкурента с учетом конкретных условий и собственных воз­
можностей;

• постоянный поиск оптимального решения стоящих перед
сотрудником или организацией конкретных задач;

• целесообразная расстановка сил и средств;

• обеспечение в нужное время и в нужном месте маневра
имеющимися возможностями;

• выявление общих тенденций изменения обстановки и
прогнозирование новых вариантов и вероятностей;

• организацию ритмичной работы подразделений и опреде­
ление целесообразной загрузки коллектива на различных
участках;

• контроль и обеспечение обратной связи в процессе реали­
зации плановых мероприятий.

Задачи оценки обстановки с позиций управленческой дея­тельности вытекают из общих принципов управления и стано­вятся основой для реализации управленческих функций.

_J

253

Документирование результатов изучения и оценки обстановки — заключительный этап деятельности руково­дителя (работника) перед принятием управленческого решения.

На практике, как правило, основным таким документом является справка. В ней наиболее полно и детально излагают­ся сведения, характеризующие состояние каждого из элемен­тов обстановки, приводятся выводы и определяются общие за­дачи.

Принимая во внимание, что справка об обстановке являет­ся документом системного анализа, теория и практика наших дней предлагает ее следующую примерную структуру:

1. Во вводной части приводятся сведения о территориаль­
но-географическом расположении участка служебной деятель­
ности в существующей системе административного деления,
его исторические, культурные, этнографические и иные осо­
бенности.

2. В основной части (она состоит из нескольких самостоя­
тельных разделов с выводами по каждому из них) дается опи­
сание состояния обстановки, в том числе:

 

• емкая экономическая и социально-политическая характе­
ристика;

• сведения, характеризующие устремления и конкретную
подрывную (преступную) деятельность противника на данном
участке, и выводы о ее результативности и имеющихся для это­
го потенциальных возможностях;

• сведения о собственной деятельности и выводы о ее эф­
фективности, а также надежности созданной на данном участке
системы управления.

3. В заключительной части на основании выводов по каж­
дому из разделов основной части дается заключение о тенден­
циях развития обстановки на участке служебной деятельнос­
ти, в том числе:

• общие выводы о состоянии, динамике, тенденциях, зако­
номерностях (прогнозе) развития обстановки;

• предложения по подготовке управленческих решений,
включая корректировку системы управления, структурные из­
менения и т.п.

Справка об обстановке может быть дополнена различными схемами, таблицами, картами, которые более наглядно отра­жают особенности участка объекта управления.