Понятие информационной системы

Как уже отмечалось, главные функции процесса управле­ния коллективом, реализуемые на разных уровнях системы управления, — это выработка решений и контроль над их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление как информационный процесс, т.е. функционально включаю­щий в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархичес­кую систему управления — как информационную систему.

V Информационная система — это организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислитель­ной техники и связи, отвечающая потребностям информационного обеспечения процесса управле­ния деятельностью организации,

Таким образом, сам процесс управления можно предста­вить в виде множества согласованных, постоянно принимае­мых и реализуемых решений, направленных, в конечном сче-

28 С. Н. Князев

434

те, на достижение главной цели функционирования организа­ции. Причем выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Любой процесс управления характеризуется:

> сохранением и переработкой информации, фиксирую­
щей прошлый опыт деятельности каждого конкретного органа
управления;

> получением информации о возможностях развития и
функционирования объекта управления;

> получением информации о результатах прошлых управ­
ленческих воздействий на объект (обратная связь);

> анализом полученной информации и принятием на его
основе решений о необходимых упорядочивающих воздействи­
ях на объект.

Практика убедительно подтверждает, что первичным для деятельности любого органа (подразделения, сотрудника) является информация. Все процессы, связанные с выполнены ем стоящих задач, наполнены операциями с информацией и ради информации. Эти операции условно могут быть разделе­ны на три равнозначные стадии:

• создание системы получения информации;

• обработка информации;

• реализация информации.

В теории понятие информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение) определеяется как сведения, переда­ваемые устным, письменным или другим способом (с по­мощью условных сигналов, технических средств и т.д.), в ре­зультате чего уменьшается или снимается неопределенность о характере и содержании полученного сообщения (знака).

Применительно к деятельности организации информа­ция — это определенным образом обработанные данные о фактах, представляющие интерес для организации (подразде­ления) и составляющие основу принятия соответствующего решения.

Понятие информации может быть показано в виде некото­рой совокупности сведений, определяющих меру наших зна­ний или незнаний о тех или иных процессах, событиях, фак­тах, что подчеркивает многообразие содержания информации,

435

проявляющейся в самых различных природных и социальных явлениях.

С помощью информации реализуются связи между субъек­том и объектом, другими элементами системы управления и средой деятельности, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления.

Принято разделять понятия «информация» и «сообщение», так как далеко не каждое сообщение несет в себе полезную для нас информацию. А если и несет, то не всегда снимает не­определенность, как, например, сообщение, подтверждающее ранее полученную информацию. Поэтому применительно к информации мы будем вести речь только о сообщениях, кото­рые приводят к новому знанию. Именно информация форми­рует и пополняет наши знания, углубляет и расширяет интел­лект. С этой точки зрения, любая информация оценивается прежде всего в зависимости от ее полезности и влияния на принятие решений.

Информация, используемая в организации управления, классифицируется:

по степени обработки:

• первичная, получаемая в результате наблюдения и фик­
сации фактов, имеющих отношение к деятельности организации;

• производная (вторичная, выводная, обобщенная), обра­
зующаяся путем переработки первичной;

по функциональному предназначению:

• служебная (производственная);

• управленческая;

по источникам получения:

• гласная (открытая);

• конфиденциальная.

Еще одним критерием оценки качества информации в уп­равлении служебной деятельностью является ее полнота, спо­собность информации отражать все (или некоторые) стороны явлений, проблем, решений и других вопросов, о которых идет речь в сообщении. Полнота информации показывает ее соотношение со всей объективно существующей полезной информацией и степень обеспеченности задач прогноза (реа­лизации других функций управления) достоверной исходной информацией. Полнота информации имеет существенное зна-

чение и при доведении принятого решения до исполнителей (подчиненных), так как объем передаваемой информации дол­жен позволять каждому из них уяснить цель (замысел) реше­ния, свое место в ее достижении, задачи, которые предстоит решать, и условия их выполнения.

С учетом этого, в системах управления ценность информа­ции определяется ее значением для правильной выработки и принятия решения. Информация, которая не влияет на реше­ние (его содержание, характер и т.п.) — просто бесполезна. Более того, отвлекая внимание, силы и время системы управ­ления (хотя бы на осмысление ее содержания, простейший анализ с целью определения возможности ее использования), она создает так называемый «информационный шум».

Информационный шум — это поток (не синтезирую­щийся с другими потоками) информации при ее восприятии, который может оцениваться как:

• информация бесполезная, подавляющая полезную, и
влияющая таким образом на ее полноту и достоверность;

• информация с искажением смысла, затрудняющим ее
восприятие;

• информация, не относящаяся к делу или к компетенции
организации.

Если отбросить причины чисто технического характера (искажение слов при переписке документа, компьютерные ошибки и т.п.), основные источники информационного шума заключены в организации управления и разделяются на две большие группы:

• вербального (словесного) свойства;

• невербального (мимика, жесты, интонации) свойства.

Большое количество неиспользованной информации (ин­формационного шума) характерно, как правило, для низших, добывающих уровней организационной структуры.

Для того чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее по возможности в оптимальном объеме, уже предваритель­но обработанной, систематизированной и концентрированной, а также соответствующей тем задачам, которые решаются на его уровне управления.

_ 437

Известно, что потребность в информационной работе опре­деляет границы деятельности специально выделенных для это­го сотрудников (информационных работников):

• изучение информационного спроса, информационных
потребителей и запросов различных категорий пользователей
(потребителей) информации;

• организацию обработки, хранения и выдачи информации
в соответствии с профессиональными потребностями пользова­
телей, запросами и действующими правилами.

Информационное обеспечение представляет собой со­вокупность информационных ресурсов (банков данных), средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации (информационная и информацион­но-справочная работа), используемых в интересах деятельнос­ти организации.

Информационное обеспечение — один из видов обеспече­ния процесса управления и непосредственно самой служебной деятельности (наряду с методическим, психологическим, мате­риально-техническим и др.). При этом основная задача ин­формационного обеспечения в вопросах организации управле­ния заключается в предоставлении субъектам управления информации, необходимой для реализации конкретных функ­ций управления, и, прежде всего, в интересах выработки и ре­ализации эффективных управленческих решений.

У Информационная работа — это управленческий труд по обеспечению соответствующих должно­стных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них служебных задач.

В настоящее время во многих организациях информацион­но-аналитической работой занимаются во всех звеньях и на всех уровнях управления. А начало этой работе было положе­но бурным развитием информатики во всем мире, когда воз­никла необходимость накапливать и обрабатывать большие объемы данных.

В практике деятельности организации основной целью информационно-аналитической работы является создание не­обходимых условий для наиболее эффективного использова­ния информации, поступающей в ведомство.

438