Особенности информационного обеспечения

ГОСУДАРСТВЕННОГО АППАРАТА

Мировая обществоведческая мысль второй половины XX столетия рассматривает все происходящее в мире в рамках па­радигмы: аграрное общество — индустриальное общество — информационное (постиндустриальное) общество. Можно ска­зать, что мы живем сейчас в информационном обществе, где ценность информации трудно переоценить, а, точнее, она явля­ется одной из базисных основ, которые цементируют общество.

У «Кто владеет информацией, тот владеет ми­ром» — эта аксиома особо важное значение приоб­ретает в органах государственного управления, обеспечивая рациональность и эффективность их деятельности.

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность государственного аппа­рата. Информацию здесь следует рассматривать как некую со­вокупность различных сообщений, сведений, данных о со­ответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизирован­ными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относить­ся к внешнеполитической, экономической, социально-полити­ческой, экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компе­тенции. Кроме того, она служит в качестве основы для норма­тивных документов.

Информацию, поступающую и перерабатываемую в орга­нах государственного управления, можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже дела­лись попытки классификации социально-управленческой ин­формации при изучении проблем информатизации и техноло-гизации социального пространства (Г. Атаманчук, М. Рассо­лов, Ю. Батурин и др.). Поскольку управленческая информа-

439

ция представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Информация может быть официальная и неофициальная, общая и отраслевая, горизонтальная и вертикальная. При разделении информации внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя, на второе — для должностных лиц.

Главная цель государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторич­ную, обработанную информацию, которая служит основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их ра­ботниками, подготовка к переработке, собственно переработ­ка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение ее прямых и обратных связей.

Представляется, что информацию, циркулирующую в ор­ганах государственного управления, надо классифицировать вначале на уровне структурных подразделений. Затем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных све­дений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных класси­фикациях, можно ставить вопрос о классификации информа­ции на уровне всех управленческих структур.

Информацию в структурных подразделениях орга­на управления можно классифицировать по следующим ос­новным признакам:

• соответствие информации функциональному назначе­
нию, характеру деятельности и целевой функции структурного
подразделения;

• отношение сообщения к субъекту, управляющему струк­
турным подразделением;

440

• тип получения информации — осуществляется прямая и
обратная связь по обмену информацией путем налаживания
постоянных контактов, проведения пресс-конференций, бри­
фингов, информационных встреч;

• логическое содержание. В информации структурного
подразделения выделяют три самостоятельных подмножест­
ва—о субъектах органа управления, объектах его управлен­
ческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях,
гражданах) и присущих им свойствах и отношениях;

• физическая форма представления;

• процедуры преобразования (вероятностные, социологи­
ческие, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.),

• степень преобразования и систематизации (основная или
вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогноз­
ные записки, теле-, радио-, фотоматериалы; сгруппированная в
информационные еженедельники и бюллетени).

Данная классификация является отнюдь не бесспорной, но представляется наиболее полной. Следует остановиться на другом важном моменте, связанном с классификацией инфор­мации, — ее полезности. В целом данная классификация поз­воляет получать весьма ценные сведения об информации, со­держащейся в структурных подразделениях госаппарата, спо­собствует решению многих принципиальных вопросов проек­тирования информационной системы госуправления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свой­ствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффектив­ность использования.

К информации как к средству повышения эффективности государственного управления предъявляются следующие тре­бования:

1. Информация — это стратегический ресурс. Она
должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать
весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться
регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых
объемах.

2. Информация должна отвечать комбинации целей, ко
торые ставит управленческая структура, с теми средст

441

вами, которыми она намерена их добиваться. Ее качествен­ность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед со­бой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий.

3. Систематизация, обработка, аккумулирование и
экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ посту­
пающей информации, ее объемов, качества и актуальности
можно возложить на соответствующий орган, например ин­
формационно-аналитический отдел или аналитическую груп­
пу. Такое подразделение наряду с определением полезности
поступающей информации должно прогнозировать ее влияние
на деятельность органа управления. Говоря о функциональ­
ных обязанностях данной службы, можно выделить:

• отслеживание информации;

• обобщение и классификацию информации по конкретно­
му вопросу;

• систематизацию оценок конкретной проблемы;

• формулирование первичных выводов.

В качестве приоритетного направления в организации дан­ной службы должно быть правовое регулирование вопроса, касающегося ответственности за информационное обеспечение в органах государственного управления В противном случае велика вероятность того, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена. А поскольку от до­стоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты должны также пре­дусматривать конкретную жесткую ответственность за качест­во предоставляемой информации. Введение таких мер позво­лит существенно повысить уровень информационного обеспе­чения и управляющего воздействия органов государственной власти

4. Помимо официальной информационной системы долж
на использоваться и неформальная. Последняя в отличие от
формальной не связана структурными ограничениями и после­
довательностью отдельных операций.

5. Аксиомой является тот факт, что информация об лада
ет только потенциальной возможностью стать полезной
для пользователя. Действительная цена информации выявля­
ется после ее использования, часто через несколько лет. Сле-

442

довательно, единственно верный принцип (его придерживают­ся японские менеджеры) — не делить первичную информа­цию на нужную и ненужную, а собирать всю по интересующим вопросам. В органах государственного управления данное по­ложение приобретает особенно глубокий смысл.

6. Среди технологических нововведений, обещающих рост производительности труда как рядовых сотрудников, так и руководящего звена, хотелось бы отметить новшество — рас­ширение возможности управления базами данных. Система управления базами данных — это пакет программ, предназна­ченный для того, чтобы обеспечить системный и гибкий под­ход к организации данных и доступ к ним. Успешно работает технология, позволяющая накапливать данные в одной цент­ральной базе и обеспечивать доступ сотрудников-специалистов к сведениям, относящимся к их компетенции.

К сожалению, наряду с существующими «рецептами» по­вышения эффективности информационных потоков возникают информационные проблемы:

• некоторые виды информации с большим трудом поддают­
ся количественной оценке (к примеру, мотивация);

• информационная система способна учитывать только фор­
мальные информационные связи (в то время как большое зна­
чение имеют неформальные контакты);

• несмотря на повышение гибкости информационных
систем путем децентрализации, сфера их применения по-преж­
нему ограничена определенными внутренними и внешними
условиями.

Совершенно очевидно, что информационные системы, информационные технологии могут привести к повышению производительности государственного управления. Однако за­действование технологии — это еще не успех, необходимо ком­петентное, энергичное, ответственное руководство. Важно уметь оценить варианты предполагаемого использования информа­ционной технологии с точки зрения организационной системы в целом. В свою очередь, ответственность и эффективность управления находятся в тесной взаимозависимости. Ответ­ственность — это мотивационная субъектная составляющая эффективности управленческой деятельности. Фиксируя эту взаимозависимость, можно дать следующее ее определение: ответственность — это нацеленность и способность субъекта к

__ 443

эффективному (результативному) выполнению обязанностей и достижению целей его деятельности в соответствии с разде­ляемыми им общественными ценностями.

Информационные технологии

В руководстве

Главным направлением совершенствования системы управ­ления на всех уровнях в современных условиях стало массо­вое использование новейшей компьютерной и телекоммуника­ционной техники, формирование на ее основе высокоэффек­тивных информационно-управленческих технологий. Новые информационные технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур управления, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информа­ции. Особое значение имеет внедрение информационного управления, значительно расширяющее возможности исполь­зования информационных ресурсов. Развитие информацион­ного управления связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного ее развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья деятельности организации.

Технология — это комплекс научных и инженерных зна­ний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производ­ства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с автоматизацией произ­водственного или непроизводственного, прежде всего управ­ленческого, процесса. Современные управленческие техноло­гии основываются на применении компьютеров и телекомму­никационной техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информа ционная технология — это комплекс взаимосвязанных на­учных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обра­боткой и хранением информации, вычислительную технику и

методы организации и взаимодействия с людьми и производ­ственным оборудованием, их практические приложения, а так­же связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных зат­рат и наукоемкой техники.

В последние десятилетия системы управления в высокораз­витых странах, в частности, в США и Японии, ориентируются на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

У Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации систе­мы управления, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческо-

* го ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация системы управле­ния предполагает охват следующих информационно-управлен­ческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, поддержка индивидуаль­ной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основное направление автоматизации информацион­но-управленческой деятельности — автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, элект­ронную почту. К современным техническим средствам авто матизации информационно-управленческой деятельности относятся:

• персональные компьютеры, объединенные в сети;

• электронные пишущие машинки;

• текстообрабатывающие системы (проблемноориентиро-
ванные компьютерные системы, имеющие большие функцио­
нальные возможности);

• копировальные машины;

• коммуникационные средства, телефонная техника;

445

• средства для автоматизации ввода архивных документов
и поиска информации (нетрадиционные носители информации:
магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими
записями);

• средства для обмена информацией — электронная почта;

• видеоинформационные системы;

• локальные компьютерные сети;

• интегрированные сети учреждений.

Системы управления базами данных (СУБД) выпол­няют две основные функции: а) хранение в определенном представлении структурной информации (данных); б) преоб­разование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию. Термин «структурная информа­ция» используется для противопоставления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информацион­но-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управ­ления базами данных пользователь имеет дело с содержатель­ной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ. Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного реального факта может в общем случае измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структур­ная модель данных. В общем случае можно выделить два ти па связей данных:

• связь между атрибутами одного и того же объекта;

• связь между объектами.

Связь атрибутов представляется типом записей, которые в свою очередь являются поименованной совокупностью элемен­тов данных. Связи между объектами могут быть представлены некоторым графиком или диаграммой структуры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, ко­торая отражает взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализаций применяют иерархическую или сете­вую модель, а также приобретающую популярность реляцион­ную модель. С помощью модели данных могут быть представ-

446

ними.

лены объекты предметной области и взаимосвязи мея^^^{ие или}
Взаимосвязь в модели данных выражает отображ^ взаимо­
связь между двумя множествами данных. Различаю^
связи типа «один к одному», «один ко многим». _/ а) в ре-

^супность, бара-

Пред л агаем обзор существующих моделей данный л.У ними ляционной модели объекты и взаимосвязи меж'У модель представляются с помощью таблиц; б) иерархическ^/?Д^{ин тип} строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. j: ^{на низ}" объекта является главным, а остальные, находящиео^^ь «один ших уровнях иерархии, — подчиненными (взаимосвг^ подчи-ко многим»); в) в сетевой модели понятия главного ^ быть и ненного несколько расширены. Любой объект мож0у4*^{ект мо}~ главным и подчиненным, это означает, что каждый о жет участвовать в любом числе взаимосвязей.

Во-первых, существует база данных (БД) — —.„-
данных, хранящихся во вторичной памяти — на дисг имеется
банах или каком-либо другом носителе. Bo-вторы^*/орые ра-
набор прикладных программ пакетной обработки, ко /^ючение>
ботают с этими данными (выборка, обновление, вг./!^{1113 опе}"
удаление). Дополнительно может присутствовать трМ Данных
ративных пользователей, взаимодействующих с базе? является
от удаленных терминалов. В третьих, база данный Л- пользо-
«интегрированной», т.е. содержит данные для мног^^^{ванного}
вате лей. Базы данных создаются с целью централи/
управления определенными данными. что ^все

Совместное использование данных предполагает^ ^{что но}~ файлы существующих приложений интегрированы ^№^еи базе вые приложения могут быть построены на существу/ данных.

Использование БД обеспечивает:

• независимость данных и программ; ^стимость

• реализацию отношений между данными —
компонентов БД;

• простоту изменения логической и физической стр/

• целостность данных;

• восстановление и защиту БД и др. ^ращение
К другим целям использования БД относятся: с<^У^{1естимос}"

избыточности в хранимых данных; устранение несо^^°РР^екти" ти в хранимых данных с помощью автоматической

_ 447

ровки и поддержки всех дублирующих записей; уменьшение стоимости разработки пакета программы; программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью не­которой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атри­бутам объектов.

В настоящее время большинство компьютеров использует­ся не изолированно от других компьютеров, а постоянно или время от времени подключается к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной инфор­мации, посылки или получения сообщения и т.п.

Существуют локальные сети и глобальная мировая — Internet.

Для обеспечения функционирования локальной сети часто выделяется специальный компьютер — сервер или несколько таких компьютеров. На дисках серверов располагают совмест­но используемые программы, базы данных и т.п. Остальные компьютеры сети, объединенные с сервером и между собой, называют рабочими станциями, на некоторых из них могут даже не устанавливаться жесткие диски. Аппаратное обеспече­ние серверов значительно превосходит аппаратное обеспече­ние рабочих станций, т.е. они являются мощными компью­терами с большим количеством оперативной и дисковой памя­ти, обладают исключительной надежностью, высокой произ­водительностью, дублированием устройств и хранимых дан­ных, средствами контроля над состоянием сервера, средст­вами обеспечения бесперебойной работы при отказе неко­торых устройств.

К сетевым ресурсам относятся общий принтер, сканер, мо­дем, жесткий диск сервера и т.п.

Электронная почта обеспечивает доставку писем (а часто и произвольных файлов, а также голосовых и факсимильных сообщений) от одних пользователей к другим, а иногда по мо­дему с удаленными пользователями или через Internet.

Одноранговые сети имеют объединенные ресурсы, быст­рый обмен информацией, но не имеют центрального компь­ютера (сервера). В реальной системе клиент-сервер рабочие

448

станции есть нечто большее, чем интеллектуальные терми­налы. Большая часть всего объема работы системы выполня­ется на рабочих станциях (совместная обработка).

В 1983 г. компания Novell выдвинула концепцию совмест­ного использования файлов, а не дисков (диска). Идея заклю­чается в том, чтобы не делить жесткий диск сервера на отдель­ные логические диски. Вместо этого предлагалось сохранить жесткий диск сервера в качестве единого диска и предоставить возможность одновременно работать с ним. Такой файл-сер­вер предоставляет:

• доступ к любому документу из любой точки сети в со­
ответствии с правами пользователя;

• координацию доступа к документам;

• процедуры резервного автокопирования;

• степень строгой секретности;

• удобный поиск документов.

Все компьютеры, объединенные в Internet, работают над управлением собственных операционных систем, но все они общаются между собой на едином языке компьютерных сетей TCP/IP (протокол управления передачей для Internet).

IP (Internet Protocol) определяет, как будет выглядеть информация во время передачи и что с ней делать, а также как работает система адресации.

Каждый компьютер в сети имеет свой адрес (4 цифры). TCP — протокол для определения типа информации, содер­жащейся в пакете данных, и доставки адресату.

Имена серверов в Internet определяются как строки, на­пример, jsc.nasa.gov, однако это не является действительной частью протокола TCP/IP. Существует универсальный внеш­ний механизм преобразования таких имен в IP-адреса, которые понимает TCP/IP. Этот механизм называется Систе­мой Доменных Имен (DNS), таким образом, нет необходимос­ти знать IP-адреса компьютеров, к которым мы хотим обра­титься. Например, если компьютер А хочет знать IP-адрес компьютера jsc.nasa.gov, то он делает запрос на глобальный сервер DNS. Этот сервер не знает IP-адреса, но зато имеет сервер-DNS, который знает все адреса, заканчивающиеся на nasa.gov, и пересылает запрос на этот локальный сервер, который и сообщает А необходимый IP-адрес.

449

Internet предоставляет следующие информационные услу­ги, многие из которых используются в руководстве:

• электронная почта;

• Web;

• Gopher (управление доступом к информации);

• группы новостей Usenet (обмен мнениями с одним чело­
веком или с группой людей);

• списки почтовой рассылки;

• анонимный FTP (протокол передачи файлов);

• системы передачи файлов по почте;

• доступ к библиотечным каталогам с помощью Telnet;

• игры;

• IRC (или Место для любителей поболтать);

• радиовещание в Internet;

• Finger (механизм для распространения информации);

• базы данных Wais;

• погода;

• файлы свободного доступа;

• диалоговые журналы;

• FAQ — часто задаваемые вопросы;

• спорт и хобби;

• новости и обзоры;

• библиотеки колледжей;

• правительственная информация;

• путешествия;

• работа и карьера;

• коммерческие услуги Internet;

• юмор.

Появление Web вызвано новой волной информационных технологий в Internet, которая привела к появлению простых и интуитивно понятных, основывающихся на максимальном использовании визуализации, служб, которые заменили такие услуги Internet, как почта.

Web хорошо работает с графическими пользовательскими интерфейсами (Windows, Macintosh). Web даже без графики очень привлекательна, так как позволяет видеть отформатиро­ванный текст с такими эффектами, как подчеркивание, мига­ние, шрифты, цвет текста.

С Н Князев

450

Web — это попытка организовать информацию в сети как набор гипертекстовых документов (текст и картинка вместе). Web — это своеобразная картинная галерея у вас дома. Кроме того, Web позволяет взаимодействовать с другими сервисами Internet.