Функциональный, системный и комплексный подходы к управлению

Сравнивая сегодня прошлое и настоящее, мы видим, что опыт государственного строительства в Беларуси может быть представлен как интеграция философского, социологического, правового, исторического и экономического знания сложив­шейся реальности. Он оправдывает стимулирование и концент­рацию политической воли, нормотворчества, конкретных дей­ствий в системе управления. Окружающий нас мир стреми­тельно изменяется. В этих условиях для организаций нашего

_ 53

государства очень важно разобраться с новыми задачами и адекватно реагировать на новые требования времени.

Решить поставленные задачи и добиться успеха в сложной и многогранной деятельности любой организации можно лишь при наличии системы эффективного, научно обоснованного управления. В этой связи большое значение приобретает рассмотрение актуальных проблем совершенствования управ­ления деятельностью организации и, в частности, методологи­ческих аспектов.

Обобщение и анализ теории и практической деятельности позволяют констатировать, что в настоящее время достаточно четко определились функциональный, комплексный и систем­ный подходы к содержанию управления.

Функциональный подход предусматривает раскрытие содержания управления через функции (элементы, стадии, этапы) управленческой деятельности, образующие управлен­ческий цикл. В теории управления деятельностью утвердилась концепция, согласно которой процесс управления раскрывает­ся через последовательный ряд чередующихся функций:

• изучение, анализ, оценка и прогнозирование обстановки;

• выработка и принятие управленческих решений, плани­
рование работы;

• организация исполнения принятых решений;

• контроль над выполнением принятых решений.
Выделение перечисленных функций позволяет создать

основу для определения рациональной структуры органа уп­равления, распределения компетенции между различными его звеньями, установления отношений субординации между ни­ми, обеспечения координации и взаимодействия структурных подразделений объекта управления в деятельности, направ­ленной на достижение поставленной цели.

Появление специальных публикаций и упоминаний о комплексном и системном подходах в нормативных актах и литературе относится к концу 60-х — началу 70-х го­дов XX столетия. Библиография по этой теме к настоящему времени стала весьма обширной. Однако единого взгляда на Системный и комплексный подходы в теории управления пока Нет. Одни авторы отождествляют системный и комплексный Подходы, другие трактуют системный подход как составную Часть комплексного, третьи, рассматривая проблемы системно-

54

го подхода, вообще обходят стороной вопрос соотношения его с комплексным.

Многие исследователи рассматривают связь между этими по­нятиями как связь теории и практики, как обоснование задачи и выбор способа ее решения, как изучение сложного объекта и воздействие на него.

Анализ публикаций по вопросам применения комплексного и системного подходов к управлению социальными системами позволяет высказать мнение, что:

• комплексный и системный подходы находятся на разных
уровнях по отношению к рассматриваемым явлениям и объектам;

• они не исключают, а дополняют друг друга, являясь
относительно самостоятельными гранями методологии научно­
го познания и управления социальными системами.

Чтобы убедиться в праве комплексного и системного под­ходов на самостоятельность, целесообразно рассмотреть в об­щих чертах их содержание и роль в совершенствовании управ­ления.

Сегодня хорошо известно, что в социальных системах от­ношения между людьми выходят за рамки строгого исполне­ния ими функциональных обязанностей, а взаимоотношения, складывающиеся между отдельными личностями, группами и коллективами, не ограничиваются очерченной компетенцией в пределах определенных видов деятельности. Большое влияние на них оказывают различные политические, экономические, психологические, правовые и иные факторы. Учет многосто­ронности, многоаспектности социальных явлений составляет главное содержание комплексного подхода к управлению. При комплексном подходе акцент делается на одновременном охвате всех аспектов изучаемого явления, исследовании сово­купного их влияния в рассматриваемый момент времени. Комплексный подход к управлению предусматривает исполь­зование достижений экономической науки, философии, исто­рии, психологии, права и других наук. Именно в максималь­ном охвате и учете всех разносторонних факторов, в много­мерности оценки влияния окружающей действительности, в совокупном использовании достижений других отраслей зна­ний и заключается основная идея комплексного подхода к управлению.

_ 55

Комплексный подход к управлению предполагает учет сле­дующих основных аспектов: социально-политического, орга­низационного, информационного, правового, психолого-педа­гогического.

В государственном управлении учет социально-полити­ческого аспекта выражается, прежде всего, в обеспечении в процессе организационной работы успешной реализации це­лей, стоящих перед организацией по ускорению социаль­но-экономического развития страны.

С социально-политическим аспектом управления тесно свя­зан организационный аспект. Он подразумевает формиро­вание рациональной структуры организации, оптимальную расстановку сил и средств, определение и внедрение в практи­ку системы деятельности мер, обеспечивающих надежную и эффективную ее работу. При этом организаторская работа не ограничивается только рамками такой функции управления как организация исполнения принятых решений. Значитель­ная часть этой работы направлена на организацию правильно­го управления, обеспечение эффективного функционирования органов управления, организацию труда коллектива.

Следует, однако, иметь в виду, что обеспечить учет орга­низационного аспекта невозможно, не принимая во внимание аспекта информационного. Государственное управление призвано поддерживать уровень организованности системы в условиях непрерывно изменяющейся обстановки.

V Формой восприятия субъектом управления изме нений в обстановке и передачи управляющего воздействия на объект управления является информация. Как энтропия служит мерой хаоса, так уровень информационного обеспечения явля ется мерой организованности системы.

Информационное обеспечение подразумевает создание мас­сивов информации, которые используются в управлении. Про­фессионально организованное информационное обеспечение оказывает большое влияние на регламентацию рабочего про­цесса как руководителей, так и исполнителей, повышает про­изводительность управленческого труда и его эффективность. Иными словами, совершенствование на научной основе ин­формационного обеспечения управления и неизбежно связан­ные с претворением в жизнь этих усовершенствований органи-

56

зационные мероприятия способствуют выработке в действиях коллектива логической последовательности, алгоритмов осу­ществления мероприятий и операций. Чем полнее будет информационное обеспечение процесса выработки и принятия решений, чем чаще руководители и исполнители в своих дей­ствиях будут ориентироваться на информацию, а не на интуи­цию, тем большей эффективности и качества труда достигнет коллектив.

Государственное управление невозможно без учета право­вого аспекта. Правовое регулирование деятельности участ­ников управленческого процесса осуществляется, прежде все­го, через:

• четкую регламентацию их функциональных прав и обя­
занностей;

• установление ответственности каждого из должностных
лиц за выполнение определенных, ясно и недвусмысленно
очерченных заданий и практических работ.

Это способствует повышению чувства ответственности ру­ководителей и исполнителей, укреплению дисциплины, уста­новлению порядка, когда субъект управления принимает ре­шения в пределах своей компетенции и не допускает передачи своих обязанностей в другие инстанции с целью избежать ответственности. В противном случае превышение прав над обязанностями будет чревато проявлением волюнтаризма, а необеспеченность обязанностей правами приводит к неиспол­нительности.

Существенным элементом комплексного подхода к управ­лению организационной деятельностью является психоло­го-педагогический аспект, предполагающий использование в управлении достижений таких наук, как социальная психо­логия, психология личности, психология труда, педагогика.

В государственном управлении немаловажное значение имеет учет социально-психологических факторов: черт личнос­ти отдельных работников, мотивов деятельности, занимаемых работниками социальных позиций, роли в коллективе, сложив­шихся неофициальных отношений и т.д. Эффективной фор­мой воспитательного воздействия является индивидуальный подход, основывающийся на знании личных качеств и мотива­ции труда каждого работника, активизации человеческого фак-

_ 57

тора. Велика воспитательная нагрузка и влияние на эффек­тивность управления стиля деятельности руководителей.

Внедрение системного подхода в сферу организатор­ской деятельности было вызвано, прежде всего, потребностя­ми практики:

• возрастанием сложности задач;

• необходимостью поиска новых организационных такти­
ческих приемов и методов в работе коллектива.

Системный подход предполагает учет количества и качес­тва внутренних и внешних взаимосвязей системы, динамики их изменений во времени и пространстве, выявление и исполь­зование интеграционных свойств системы, являющихся ре­зультатом внутреннего взаимодействия ее компонентов.

Системный подход нашел в последние годы широкое при­менение в различных областях человеческой деятельности. Распространение его объясняется достижением современной наукой такого уровня развития, когда появилась потребность, и стало возможным исследовать относящиеся к системным образованиям объекты и явления, природа которых не допус­кает игнорирования эффектов взаимодействия составляющих их компонентов между собой и в целом системы со средой. Если раньше стратегия научного поиска опиралась главным образом на анализ и разделение сложного на простые части, то теперь акцент делается на рассмотрении целостных явле­ний, изучении их системных интеграционных свойств.

Однако внедрение этого подхода встретило некоторые труд­ности. Среди причин появления осложнений в использовании системного подхода в служебной деятельности можно назвать:

• упрощенное толкование его сущности и в связи с этим ча­
стое, но не всегда уместное употребление «системных» терминов;

• попытки создания многочисленных и разноплановых
«местных» систем организационных мер, не согласованных
между собой и с общегосударственными системами мер.

Особенно следует выделить интеграционные качества системы, являющиеся главным свойством и основным отличи­тельным признаком системы, самой основой, на которой стро­ится «здание системы». Появление новых, порождаемых внут­ренним взаимодействием компонентов системы интеграцион­ных качеств характерно именно для системы в целом и не яв-

58

ляется суммой известных свойств компонентов и их соедини­тельных связей. Без интеграционных качеств нет целостной системы, а есть суммативное объединение различных частей. Но если интеграционные свойства механических, электронных, биологических систем, как правило, очевидны, то интеграци­онные свойства социальных систем нередко не имеют яркой выраженности, скрыты от взгляда наблюдателя. Главным ин­теграционным качеством социальных систем является повы­шение эффективности их деятельности по сравнению с резуль­тативностью функционирования разрозненных, неорганизо­ванных элементов.

Следовательно, для выявления интеграционных качеств необходимо прежде всего очертить границы целостной систе­мы объекта управления, от целостности которых будет зави­сеть использование тех или иных методологических средств и инструментов управления.

Системный подход к государственному управлению пред­полагает разработку и внедрение подчиненной единому замыс­лу и единой стратегии системы организационных мер на опре­деленных участках и направлениях, комплексное использова­ние сил и средств организации. Иными словами, на первом этапе надо обеспечить системный подход к формированию системы мер, а затем уже системно подходить к управленчес­кой деятельности по поддержанию уровня организованности системы, перестройке ее структуры и функций в соответствии с изменяющейся обстановкой. И подходы эти существенно различаются по содержанию.

При формировании системы организационных мер должны выполняться следующие требования:

• взаимосвязь планируемых мер по цели;

• единство построения для определенных направлений и
участков управленческой деятельности;

• соответствие структуры системы организационных мер
структуре отрасли.

Недооценка указанных требований системного подхода к формированию системы организационных мер на практике приводила к положению, когда произвольный набор не объ­единенных по цели мероприятий без должной взаимосвязи с вышестоящей по уровню системой в некоторых органах госу-

59

дарственного управления выдавался (на бумаге!) за систему и появлялись многочисленные «местные» системы организаци­онных мер. Ожидаемого эффекта в результате не наступало и не могло наступить из-за отсутствия в суммативном объедине­нии компонентов интеграционных качеств. Ненаучный подход, а порой волюнтаризм и дань моде только имитирова­ли системный подход путем документального оформления.

Когда требования системного подхода к формированию системы организационных мер соблюдаются и создается дей­ствительно целостная система, появляется потребность в системном подходе к управлению последней. Но субъекты управления часто встречаются с трудностями из-за неразрабо­танности методологических аспектов системного подхода.

Важной специфической чертой системного подхода являет­ся признание универсальности законов, управляющих функ­ционированием системных объектов. Отсюда, естественно, вы­текает принципиальная возможность переноса (с учетом осо­бенностей объектов и процессов) законов и понятий из одной сферы познания в другую. Сказанное позволяет на основе синтеза характерных черт работы организации и общих поло­жений системного подхода к управлению социальными систе­мами сформулировать некоторые, на наш взгляд, наиболее су­щественные специфические принципы (требования) системно­го подхода к управлению.

Важнейшим требованием системного подхода к управле­нию является выбор цели. Целеполагающая деятельность всегда свойственна сознательному поведению человека. «Че­ловек не только изменяет форму того, что дано природой; в том, что дано природой, он осуществляет вместе с тем и свою сознательную цель, которая как закон определяет способ и ха­рактер его действий и которой он должен подчинять свою волю», — подчеркивал К. Маркс.

У Цель — это желаемое состояние объекта или системы, на достижение которого направлены действия. И управленческая деятельность всегда предполагает постановку и достижение опреде­ленных целей.

«Установление цели — исходный пункт, начало самого процесса управления», — пишет В. Г. Афанасьев. Цель явля-

60

ется одним из самых важных системообразующих факторов. От правильного ее выбора в первую очередь зависит эффек­тивность функционирования системы.

На первый взгляд, в управлении выбор цели не составляет сложной проблемы. Тщательный анализ показывает, что это не так. Главная цель включает в себя подцели, и разукрупнение их на иерархическую совокупность происходит до уровня эле­ментарных, часто характеризующихся устойчивым, а поэтому повторяющимся безальтернативным способом достижения. Следует добавить, что перед руководителями стоят, кроме того, цели, не относящиеся к организаторской работе, а вызывае­мые хозяйственной и иной деятельностью. Добиться достиже­ния всех целей в нужное время в условиях ограниченных ре­сурсов не всегда представляется возможным. Поэтому на прак­тике нередко складывается ситуация, когда субъект управле­ния отдает предпочтение (часто непроизвольно) ближайшим промежуточным целям как легче достижимым по сравнению с целями более высокого уровня. В результате, промежуточные цели обособляются и начинают играть роль главных, ослабля­ется или утрачивается взаимосвязь между ними и конечной целью. В этой связи требование системного подхода к выбору целей включает в себя помимо правильного определения ко­нечной цели упорядочение подцелей, тесную взаимосвязь их между собой и главной целью, чтобы достижение каждой про­межуточной цели было шагом к достижению главной цели.

Структуризация целей управления предопределяет форми­рование адекватных организационных структур. Количество информации, перерабатываемой органом управления при при­нятии решений, как правило, пропорционально квадрату раз­мерности задач. Поскольку размерность задач определяется выб­ранной иерархией целей, а возможности переработки информа­ции субъектом управления ограничены, возникает естествен­ная потребность в иерархических организационных структу­рах. В связи с этим следующее требование системного подхода к управлению можно сформулировать как построение иерар­хической системы управления, обеспечивающей достижение управляемой системой выбранной концепции целей. Иерархи­ческая система управления устанавливает компетенцию всех

61

звеньев и субординацию полномочий различных уровней уп­равления, налаженную циркуляцию потоков информации.

Усложнение объектов управления диктует объективную потребность усложнения их системного представления. И та­ким образом дает о себе знать еще одно требование системного подхода к управлению — закон необходимого разнообразия. Впервые сформулированный У. Эшби, он гласит: «Только разнообразие может уничтожить разнообразие». Иными сло­вами, разнообразие управляемого объекта как системы обус­ловливает потребность в управлении, которое само обладает необходимым разнообразием. Из этого следует, что эффектив­ное управление может быть достигнуто двумя путями: умень­шением разнообразия объекта управления и увеличением разнообразия системы управления.

Реализация первого пути — уменьшение разнообразия объекта управления зависит от совершенствования структур отрасли и выступает в форме интеграции науки и практики.

Формой реализации второго пути — увеличения разнооб­разия управляющей системы является совершенствование организационной структуры за счет передачи полномочий на нижние уровни иерархии, расширение самостоятельности ре­гиональных структур отрасли. Увеличить разнообразие управ­ляющей системы позволяет также внедрение автоматизирован­ных систем управления (АСУ) на основе современной вычис­лительной техники.

Непременным требованием системного подхода является учет места и роли каждого компонента в системе, умение найти в данный момент основное звено в цепи. Нередко прин­цип основного звена истолковывается только как выбор глав­ного в конкретный момент. Не отвергая полностью такую точ­ку зрения, обратим внимание именно на системный смысл это­го требования. Нетрудно заметить, что выделение приоритет­ных проблем и задач — не самоцель, а средство удержания всей цепи, а затем подготовки перехода к следующему звену. Причем в социальных системах порядок звеньев, их форма, их сцепление, их отличие друг от друга не так просты, как в сделанной кузнецом обыкновенной цепи.

62

При оценке роли компонентов в системе следует руковод­ствоваться также и принципом надежности. Эффективное функционирование системы возможно только при условии обеспечения ее целостности, проявления интеграционных ка­честв, но не гарантировано, если один из элементов системы будет нарушен.

К требованию учета места и роли каждого элемента систе­мы вплотную примыкает требование оценки последствий при­нимаемых решений. При этом нужно исходить из эффектив­ности их воздействия на функционирование системы в целом. В системном подходе к управлению наибольшее значение при­дается целостным характеристикам системы, умению субъекта управления охватить все стороны объекта, все его связи. Даже при выборе основного звена, главного направления важно ви­деть всю систему в целом, чтобы предвидеть последствия при­нимаемых решений.

Для оценки результативности воздействия принятых реше­ний, внесения необходимых корректив нужна обратная связь между объектом управления и управляющей системой — это фундаментальный принцип, лежащий в основе управления. Обратная связь помогает компенсировать как внутренние воз­мущения в системе, так и воздействие на систему извне. Прин­цип обратной связи находится в единстве с целенаправлен­ностью управления, поскольку с помощью обратной связи в управляющую систему поступают сигналы о степени достиже­ния цели, получении или неполучении запрограммированного полезного эффекта. Так как социальные системы являются открытыми, у субъекта управления имеются неограниченные возможности для налаживания обратных связей и повышения тем самым качества управления.

Но в государственном управлении не всегда удается про­следить достижение системой мер поставленной цели. Недос­таточная информативность каналов обратной связи влечет за собой необходимость учета всех возможных вариантов еще на стадии планирования.

Руководитель несет всю полноту ответственности за состо­яние управляемого объекта. Чем бы он ни руководил — биз­несом или больницей, правительственным учреждением или профсоюзным комитетом, университетом или банком, — от

63

него требуется качественное выполнение задач, а значит эф­фективное.

V Эффективность управления в широком смысле — соотношение результатов деятельности органи­заций, предприятий и затрат на управление или полных затрат организаций, предприятий; в узком смысле — соотношение результатов дея телъности органов, подразделений, работников управления (количества принятых решений, расчетов и т.п.) и затрат на их достижение.

Различают три вида эффективности:

экономическая — соотношение экономических результатов деятельности организаций, предприятий и затрат на их дости­жение;

социальная — соотношение социальных результатов деятель­ности организаций, предприятий и затрат на их достижение;

социально-экономическая — соотношение экономических и социальных результатов деятельности организации, предприя­тий и затрат на их достижение.

Основным показателем эффективности труда руководите­ля как организатора являются результаты труда коллектива в целом и каждого работника в отдельности. Они измеряются различными производственно-экономическими показателями, на которые оказывают влияние технические, экономические и организационные решения. При характеристике эффективнос­ти работы руководителя нельзя ограничиваться только произ­водственно-экономическими показателями труда. Нужно учи­тывать и тот комплекс показателей жизнедеятельности коллектива, на который оказывает влияние руководитель. Эти показатели выражаются через социально-психологические факторы. Таким образом, результатом эффективности работы руководителя являются производственно-экономические и со­циально-психологические показатели.

К социально-психологическим показателям, характеризу­ющим деятельность руководителя, можно отнести: сплочен­ность (психологическая совместимость) коллектива, психоло­гический климат, совпадение формального и неформального лидера.

64

Эффективность управленческой деятельности зависит от спо­собностей руководителя. По определению психолога А. Н. Ле­онтьева, способности — это такие свойства индивида, совокуп­ность которых обусловливает успешность выполнения некото­рой деятельности. Среди способностей, которые должен иметь руководитель для успешной работы, выделяют следующие.

Умение обеспечить положительную самоорганизацию управленческой системы. Руководителю предоставлено право решать вопросы подбора и расстановки кадров в своем подразделении. Эффективность этих решений находится в прямой зависимости от управленческих способностей руково­дителя. Сильный руководитель подбирает сильных подчинен­ных, слабый руководитель — слабых. В первом случае можно говорить о положительной, а во втором — об отрицательной самоорганизации управленческой системы. Получается, что вред от слабого руководителя двойной: прямой — от малой эф­фективности его управленческой деятельности и косвенный, связанный с отрицательной самоорганизацией. Каждого руко­водителя и специалиста можно оценить по его деловым, про­фессиональным качествам, учитывая, что руководитель — специалист более высокой квалификации.

Умение улучшать функциональную расстановку кадров тоже является критерием эффективности работы руководите­ля. Сильный руководитель умеет правильно оценить эффек­тивность деятельности подчиненных. Он старается не привле­кать слабых подчиненных к решению сложных или важных вопросов, помогает им разобраться в «нестандартных» ситуа­циях, опираясь на автократические методы руководства.

Поскольку люди являются наиболее важным организаци­онным ресурсом, руководитель организации должен уделять основную часть своего времени именно управлению людьми. Неспособность руководителя контактировать с людьми, вести переговоры, разрешать конфликты заметно снижает эффек­тивность управления в целом.

Изложенные основные, наиболее характерные требования системного подхода к управлению не исчерпывают всего бо­гатства содержания этого понятия. Наука и практика постоян-

_ 65

но обогащают и дополняют его другими принципами, отража-ющими новые грани управленческого процесса.

В заключение следует отметить, что управление социаль­ными системами не является просто повторением стереотип­ных прошлых действий, а имеет в определенных границах ори­гинальный и неповторимый характер. Успешное управление зависит от умения субъекта управления обеспечить диалекти­ческое единство применения функционального, комплексного и системного подходов, что предполагает активную творчес­кую позицию руководителя, его нестандартное мышление, инициативу, гибкое использование накопленного опыта и достижений науки.

5 С. Н. Кня: