Разработка должностной инструкции

Столь любимые в советское время должностные инструк­ции, пылившиеся в столах работников, продолжали пребы­вать балластовым документом и в организациях постперестро­ечного периода. О них продолжают вспоминать только при необходимости сведения счетов, сокращения штатов и юриди­ческих конфликтах. В большинстве случаев их продолжают

356

писать сами работники «под самих себя», а не под цели под­разделения и более глобально — под цели организации. Одна­ко уже накоплен опыт написания должностных инструкций с критериями эффективности труда работников.

Стандарта на должностные инструкции не существует. Он, возможно, и не нужен. Ведь каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места.

Однако общие подходы к разработке должностной ин­струкции существуют, ибо главной целью должностной ин­струкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация. Производная цель — четко отли­чить хороших работников от плохих на основе критериев эф­фективности труда и специального формата построения долж­ностных инструкций. Ниже приведена структура этого форма­та в виде внутрифирменного документа «Порядок разработки должностной инструкции». Это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, а противникам данного подхода предлагается найти альтернативный метод обоснованного отделения хороших работников от плохих.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция — документ, регламентирую­щий производственные полномочия и обязанности работника. Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений для своих непосредственных подчиненных. Утверждает должностные инструкции первый руководитель организации на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утвер­ждаются соответствующими заместителями по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого ра­ботника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника. Разрабатывать долж­ностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект долж­ностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная ин­струкция должна давать ясное представление о том, чем дан-

"IT

357

нал работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструк­циями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций в коммерческих струк­турах является стратегический план фирмы и/или его кор­ректировки, а в государственных учреждениях — стратегичес­кие и регламентирующие нормативно-правовые документы, включая Положения о соответствующем министерстве или ве­домстве. Качественно подготовленная должностная инструк­ция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.

Во-первых, должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оцени­вать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, кри­терии оценки его труда.

Во-вторых, должностная инструкция — основа для прове­дения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, за­числении в резерв руководящих кадров, направлении на до­полнительное обучение и т.п.).

В третьих, должностная инструкция содержит информа­цию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых, должностные инструкции в коммерческом секторе используются при ранжировании работ (должностей) и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда. В государственных структурах имеются в виду другие виды поощрения работников — предоставление путевок в са­натории и дома отдыха, частичное или полное возмещение стоимости туристических путевок, направление на курсы по­вышения квалификации, включая зарубежные стажировки, участие в представительских компаниях, взаимодействие с за­рубежными партнерами и т.д.

358

В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) — один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирова­ния мероприятий по повышению производительности труда.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Должностная инструкция разрабатывается на основе поло­жения о работе подразделения. Обязанности работников долж­ны вытекать из основных задач, решаемых подразделением.

Должностная инструкция должна:

содержать совокупность всех основных выполняемых ра­ботником функций;

быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными;

иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об озна­комлении.

Для того чтобы должностная инструкция была не фор­мальным документом, а действительно работала, она должна содержать информацию по следующим вопросам:

название должности;

наименование структурного подразделения;

цель должности (зачем она существует);

подотчетность, место должности в рамках организацион­ной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;

критерии эффективности труда (количественные и/или качественные).

Цель должности целесообразно, по возможности, сформу­лировать одним предложением, и в своем подтексте она долж­на содержать ответ на вопрос «за что работнику платится за­работная плата». Стандарта на количество функциональных блоков и должностных обязанностей внутри каждого функцио­нального блока не существует, однако на практике должност­ная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6 —7 функциональных блоков, внут­ри каждого из которых приведены 6 — 7 должностных обязан­ностей.

359

Должности, по которым можно разрабатывать критерии эффективности труда работников коммерческих предприятий, можно разделить на три категории: доходоприносящие, за-тратноприносящие (или обслуживающие) и гибридные. Кри­терии эффективности труда для доходоприносящих должнос­тей вытекают из показателей работы подразделений. Это фак­тически плановые показатели по доходам, прибыли, сниже­нию затрат подразделения, разложенные по конкретным ра­ботникам.

Критерии эффективности труда работников по затратноп-риносящим должностям — это фактически показатели выпол­нения мероприятий стратегического плана по срокам, детали­зированные до уровней планов действий конкретных исполни­телей, или показатели качества обслуживания клиентов или работников других функциональных отделов. Последняя группа показателей связана с внедрением в организации систе­мы тотального клиентского обслуживания, когда каждый ра­ботник считает своим клиентом не только внешнего клиента, но и коллегу из соседнего отдела. Именно этот работник еже­месячно оценивает работу своего коллеги, а достижение соот­ветствующего уровня оценки закладывается в критерии эф­фективности труда работника. Гибридные должности объеди­няют критерии указанных выше двух групп.

Для государственных учреждений, таких как министер­ства и ведомства, необходима разработка других критериев оценки эффективности труда работников, связанных с изме­нением состояния объекта управления данного министерства и ведомства — реализацией проектов и программ, оказанием методической и информационной помощи, распределением ресурсов и пр.

В качестве примера ниже приводится должностная инст­рукция, разработанная в соответствии с данным методическим подходом для коммерческой структуры. В государственных учреждениях современные методы управления персоналом, включая пересмотр подходов к разработке должностных инст­рукций, пока не внедрены, используются прежние схемы уп­равления, сложившиеся в период командно-административной системы.

Утверждаю»

2001 г.

Должностная инструкция

Общие положения.

1.1. Должность: Начальник отдела учета, отчетности и
оформления финансовых операций.

1.2. Подразделение'. Отдел учета, отчетности и оформления
финансовых операций.

1.3. Цель должности: Организация и контроль ведения
бухгалтерского (в том числе депозитарного) учета, составления
отчетности и оформления арбитражных операций, операций с
ценными бумагами, операций привлечения и размещения ресур­
сов на рынке МБК, операций доверительного управления иму­
ществом для соблюдения установленных в п. 3 настоящей
инструкции критериев эффективности труда.

1.4. Подчинен: Заместителю Главного бухгалтера банка, отве­
чающему за финансовые операции.

1.5 .Руководит:

Ведущими экономистами отдела (__ чел.)

Экономистами 1 категории (___ чел.)

Экономистами 2 категории (___ чел.)

Методологические функции.

2.1.1. Участвует в определении порядка ведения бухгалтер­
ского учета и в разработке внутренних нормативных документов
по операциям, указанным в п. 1.3 настоящей инструкции.

2.1.2. Проводит текущий мониторинг действующего порядка
ведения бухгалтерского учета, предписанного Центральным бан­
ком РФ, и при необходимости вносит предложения Заместителю
Главного бухгалтера о необходимости соответствующих измене­
ний в учетной политике банка.

2.1.3. Участвует в подготовке запросов в ЦБ РФ по вопро­
сам, требующим разъяснения.

2.1.4. Организует и участвует в постановке задач по автоматиза­
ции бухгалтерского учета, оформлении операций и составлении
отчетности по операциям, указанным в п. 1.3 настоящей инструкции.

2.1.5. Участвует совместно со специалистами Финансового
управления в проработке финансовых схем в части бухгалтерско­
го учета и оформления операций, контролирует их исполнение.

361

2.1.6. Подает предложения руководителю об изменении (мо­дернизации) порядка проведения и оформления операций отдела и их перспективному развитию.

2.2. Контролирующие функции.

2.2.1. Проверяет правильность направляемой в ЦБ отчетности
по операциям, указанным в п. 1.3 настоящей инструкции, при
отсутствии Заместителя Главного бухгалтера.

2.2.2. Осуществляет оперативный контроль выполняемых
платежей по операциям Финансового управления, подписывает
контрольной подписью платежные поручения.

2.2.3. Осуществляет последующий контроль документов для
отдела учета, отчетности и оформления финансовых операций
при отсутствии специалистов, отвечающих за данные вопросы.

2.3- Административные функции и кадровая работа.

2.3.1. Организует процесс повышения квалификации сотруд­
ников подведомственного подразделения.

2.3.2. Участвует в решении (урегулировании) спорных вопро­
сов текущего операционного процесса со смежными подразделе­
ниями банка.

2.3.3. Разрабатывает и поддерживает в актуальном состоянии
должностные инструкции и спецификации личности на сотрудни­
ков подведомственных подразделений.

2.3.4. Вносит предложения по назначению и увольнению со­
трудников подведомственного подразделения.

2.3.5. Осуществляет контроль за исполнением поставленных
в стратегическом плане задач, относящихся к подведомственному
подразделению, по срокам, объемам и качеству.

2.3.6. Осуществляет контроль производственной дисциплины
сотрудников подведомственного подразделения.

2.3.7. Участвует в организации мотивации труда сотрудников
подведомственного подразделения, в том числе вносит предложе­
ния по премированию и депремированию. Участвует в формиро­
вании «кадрового резерва» подведомственного подразделения.
Совместно с Начальником отдела кадров и Заместителем Главно­
го бухгалтера участвует в процедуре отбора, найма и аттестации
персонала по подчиненным подразделениям.

2.4. Бюджетирование.

Составляет проект бюджета отдела и представляет на рас­смотрение руководителя.

Контролирует выполнение бюджета и подает предложения по его корректированию.

362

Отчитывается перед руководителем по результатам выполне­ния бюджета.

Предоставляет бухгалтерии плановые показатели по счетам, формирующим финансовый результат банка.

2.5. Другие функции.

Выполняет отдельные задания по поручению Заместителя Главного бухгалтера, отвечающего за финансовые операции.