Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Основные функции и методы управленияСодержание книги
Поиск на нашем сайте
2.1. Анализ и планирование РОЛЬ АНАЛИЗА В ПЛАНИРОВАНИИ Анализ (от греческого analysis — разложение, расчленение) — метод научного и практического познания, основанный на мысленном выделении и рассмотрении отдельных сторон, свойств, составных частей (элементов) чего-либо целого. У Анализ является обязательным элементом системного подхода к объекту исследования наряду с синтезом и другими методами познания. В этой связи он широко используется в организаторской и, прежде всего, аналитической деятельности сотрудников органов управления. Анализ представляет собой процесс переработки информации, результаты которого служат исходным пунктом организации и осуществления управления. Склонность к анализу (аналитической работе) — важнейшее и необходимое качество каждого руководителя и специалиста в области управления. Другими словами, специалист должен уметь осуществить оценку исходных условий при принятии решения по конкретной управленческой проблеме. Анализ выступает как стадия процедуры выработки управленческого решения по проблемной ситуации. Предполагается, что управленец должен получить ответы на следующие вопросы: • что обусловливает необходимость принятия решения, ка • кто может или должен принимать решение в данной си 67 • какая и в каком объеме необходима дополнительная инфор • где лучше принять решение по возникшей ситуации; • когда, на каком этапе развития ситуации надо принять • как, в какой форме оно должно быть выражено. По содержанию проводимых аналитических исследований выделяют системный и ситуационный анализ. Системный анализ — это совокупность методов и средств, позволяющих исследовать свойства и структуру объекта в целом, представив его в качестве системы, подготовить и обосновать управленческие решения. Использование системного подхода к теории управления позволяет рассматривать управление как целостную, динамично развивающуюся, открытую систему. Она имеет собственную структуру в виде совокупности взаимосвязанных элементов, присущих любой деятельности (объект, субъект, цель, средства, результат и т.д.), свой процесс функционирования, включающий ряд последовательных этапов (так называемый управленческий цикл), свои принципы, формы и методы. Иначе говоря, использование системного подхода означает: • учет всех взаимосвязей; • изучение отдельных структурных частей; • выявление роли каждой из них в общем процессе • выявление воздействия системы в целом на отдельные ее Теория выделяет системный анализ как научную дисциплину, разрабатывающую общие принципы исследования сложных объектов с учетом их системного характера. Кроме того, выделяют ситуационный анализ, представляющий собой один из методов выработки решения. Суть его заключается в применении системного подхода к анализу конкретной управленческой ситуации и определении на этой основе соответствующих методов ее разрешения. Ситуация в данном случае рассматривается как совокупность событий, обстоятельств, которые развиваются во времени и пространстве, имеют или могут иметь определенные fc последствия для управляемой системы и вынуждают субъект 68 управления данной системой принимать соответствующие решения. Применительно к деятельности органов управления ситуация — это факты, события, происшествия, которые относятся к обстановке на конкретном участке, направлении деятельности организации (подразделения, сотрудника) или возникают в процессе управления этой деятельностью и требуют принятия соответствующих решений субъектом управления. Иными словами, ситуация — это определенный пространственный и временной срез обстановки, своего рода ее «молекула». Состояние и развитие этих «молекул» в совокупности и определяют состояние и развитие обстановки в целом. Отсюда и необходимость развития «ситуационного мышления» субъекта управления, т.е. его способности правильно оценить ситуацию и принять адекватное решение, что является важнейшим условием эффективного управления. Поэтому основным методом выработки и принятия абсолютного большинства решений в управлении является ситуационный анализ. Каждая ситуация, согласно ситуационному подходу, характеризуется определенной совокупностью критериев, важнейшими из которых применительно к деятельности органов государственного управления являются: • место возникновения ситуации (участок или направление • время возникновения ситуации, ее продолжительность и • носитель ситуации (конкретное лицо, процесс и др.); • причины возникновения ситуации, а также условия, спо • масштаб (круг подразделений, сотрудников, других лиц, • степень важности, сложности, перспективность; • содержание (суть вопроса, требующего принятия реше Среди всего многообразия ситуаций, возникающих в сфере организации управления (простые и сложные, типичные и нетипичные, благоприятные и неблагоприятные и т.д.), особого внимания заслуживают следующие: 69 проблемная ситуация — известно, что надо сделать, но не известно, как это сделать; ситуация неопределенности — нет достаточно полной и точной информации, характеризующей данную ситуацию, а потому затруднительно принять адекватное решение; ситуация риска — степень неопределенности ситуации превышает предел достаточности информации, необходимой для принятия решения без опасности нанесения серьезного ущерба интересам организации, жизни и здоровью участников разрешения такой ситуации; конфликтная ситуация — интересы носителей ситуации или других участников ее разрешения противоположны, и их столкновение чревато негативными или даже разрушительными последствиями; экстремальная ситуация — развитие контролируемых параметров ситуации приближается к критическому значению, превышение которого может привести к кризису, переходу в иное качество; кризисная ситуация — состояние наиболее концентрированного, бурного и разрушительного проявления контролируемых параметров ситуации, переломный момент ее перехода в новое качество. Естественно, что в чистом, «рафинированном» виде названные ситуации встречаются довольно редко. Как правило, они выступают в различных сочетаниях, один тип переходит в другой и т.д. Но в любом случае своевременное выявление руководителем симптомов таких ситуаций является непременным условием их успешного разрешения, обеспечения нормального течения управленческого процесса. С учетом изложенного можно констатировать, что системный и ситуационный анализы сложившейся реальности, осуществление на их основе прогнозных оценок развития событий и последующее планирование мероприятий по влиянию на развитие ситуации в выгодном направлении являются важным средством управления, включая государственное. • Теория и практика деятельности организаций и подразделений свидетельствуют, что содержание анализа на разных периодах и уровнях управленческой деятельности может быть различным, но оно непременно должно включать следующие этапы: • исследование процессов и явлении в их пространствен • объективную оценку эффективности деятельности по ка • научное обоснование планируемых мероприятий, систе • выявление внутренних резервов, изучение и обобщение • критическое осмысление выдвигаемых стратегических за Анализ сложившейся реальности, осуществление на ее основе прогнозных оценок развития событий и последующее планирование мероприятий по влиянию на развитие ситуации в выгодном для организации направлении представляют собой единый процесс познания, включающий такие элементы, как: подготовка исходных данных (информации), поступающих от различных источников; их систематизация и предварительный анализ. Можно выделить следующие основные виды анализа: > Целевой. Этот вид анализа связан с динамикой управ > Текущий (конъюнктурный). Само название данного > Перспективный. Призван обеспечить решение задач пер 71 > Теоретический. Проводится для изучения основных закономерностей развития управленческой деятельности, ее востребованности на практике, социально-политической значимости, места и роли в системе правовых отношений. Кроме того, при осуществлении управленческих функций руководящий состав организации (подразделения) выполняет аналитическую работу, призванную обеспечить каждое принимаемое решение. Поэтому различают также предварительный анализ, предшествующий принятию конкретного решения, и последующий анализ при подведении итогов, подготовке отчетных данных за определенный период работы. Закономерно предположить, что суть аналитической работы сводится к одной из важнейших целей — прогнозу развития ситуации для использования его в управленческой деятельности. Очень важно разграничивать понятия прогноз и гипотеза. v Прогноз (от греч. prognosis — предвидение, предсказание) — это научно обоснованное суждение о возможных состояниях объекта изучения или процесса (развития его отдельных элементов) в будущем или об альтернативных путях и сроках достижения этих состояний в целях оптимизации управления. Иногда прогноз составляется на осно ее предвидения, т.е. интуитивного, недостаточно осознанного представления о будущем. По временному признаку прогноз подразделяется на следующие виды: краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный. Таким образом, временной горизонт прогноза зависит от характера его задач. Большинство прогнозов, используемых в управлении, сопровождается оценкой степени их вероятности, называемой вероятностным прогнозированием. Прогнозирование как система аналитических и научных исследований направлено на выявление тенденций развития обстановки в целом или ее элементов, управленческих ситуаций и поиск оптимальных путей достижения целей в новых условиях. Прогнозирование наиболее широко используется на этапе оценки обстановки и при выработке решений. Как правило, осуществление прогнозных оценок дает представление о том: • в каком направлении будут происходить изменения обстановки; 72 • какими способами при таких изменениях могут быть • что может быть получено в результате осуществления у Гипотеза (от греч, hipothesis — предположение) — представляет собой предположение о чем-либо (о возможном решении проблемы, сущее твовании какой либо зависимости между рас сматриваемыми явлениями, тенденции развития обстановки и т.д.), выполняющее вспомогателъ ную роль при первичной обработке информации, требующее доказательства, аргументации. В управлении гипотеза широко используется при оценке обстановки (особенно прогнозировании развития), в процессе выработки и принятия решений. Иначе говоря, и прогноз, и гипотеза имеют схожие признаки, так как выражают предположение на основе оценки и анализа отдельных фактов. Однако надо иметь в виду их коренные отличия, которые заключаются в том; что прогноз всегда нацелен на описание будущего и опирается на уже известные и изученные закономерности развития. Гипотеза же может быть отнесена и к прошлым, и к настоящим событиям. Ее предположения опираются чаще на интуицию и воображение. Выведение гипотезы на основе анализа малоизученных фактов, без определения их пространственно-временной и причинно-следственной зависимости представляет опасность при планировании работы. Вероятная в данном случае подмена прогноза гипотезой может привести к ошибочным решениям. Умением прогнозировать развитие событий во многом определяется успех в любой сфере человеческой деятельности. Для придания логической законченности процессу прогнозирования теория и практика выработали следующие его этапы: • проблемная постановка возможных вариантов в перспек • анализ и оценка полученного решения; • подготовка программы работ по решению избранного ва 73 Прогнозирование основано на использовании методов моделирования, экстраполяции и экспертных оценок. > Моделирование — метод исследования каких-либо > Экстраполяция — логическая процедура перенесения > Экспертные оценки — количественные и качествен Таким образом, в результате прогнозирования — выявления и предвидения объективных (реальных) тенденций развития событий создается одна из важнейших предпосылок планирования. ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Планирование (в самом общем смысле) представляет собой процесс разработки плана. Это относительно самостоятельная функция управления, а также этап управленческого 74 цикла и организаторской деятельности руководителя. Исходя из такого понимания вопроса, сущность планирования можно сформулировать как определение: • вытекающих из принятого решения задач; • необходимых для их реализации сил и средств (из числа • системы и последовательности мер, направленных на ре • исполнителей; • способов и сроков реализации задач. специальных документов — планов, определяющих конкретные мероприятия организации (подразделения, работника) по достижению стоящих целей в рамках предстоящего (планового) периода. В этой связи различают следующие основные виды планирования: по продолжительности планируемого периода: долгосрочное (пять и более лет); среднесрочное (три-четыре года); краткосрочное (полтора-два года); текущее (на срок менее одного года); по степени творческого начала: стандартное; типовое; прогностическое. Теория и практика управления выработали ряд основных принципов планирования служебной деятельности. Среди них выделяют: законность, правомочность, соответствие управления деятельности организаций (подраздел'ений) внешней и внутренней политике государства, целенаправленность, эффективность, реальность, обоснованность, оптимальность, конкретность, гибкость, динамичность, преемственность, комплексность, системность. К числу основных методов планирования относят: > метод консервативного планирования (или планирование от достигнутого), заключающийся в том, чтобы в предстоящий период сделать если не лучше и не больше, то, по крайней мере, не меньше и не хуже, чем в предшествовавший. Та- 75 кое планирование связано, как правило, с простым воспроиз > метод адаптивного планирования (или планирование > программно-целевой метод обусловлен наличием в уп Выделяют также и два основных подхода к планированию: •«планирование сверху» и «планирование снизу». Суть «планирования сверху» состоит в том, что субъект управления (руководитель, вышестоящий орган управления) формирует и доводит до сведения объекта управления (подчи- ненных органов, подразделений, отдельных сотрудников) целевую установку, основной замысел работы на предстоящий период и основные направления их реализации. Чтобы данные установки, замыслы и направления реализации были восприняты правильно и глубоко, их сопровождают рекомендациями по планированию работы на предстоящий период. На практике «планирование сверху» органично сочетается с «планированием снизу». «Планирование снизу* заключается в том, что объект управления (подчиненные органы, подразделения, сотрудники), получив целевую установку планирования (рекомендации по планированию), разрабатывает и представляет субъекту управления свои предложения об имеющихся возможностях, способах и средствах реализации общего замысла этой установки в условиях конкретной обстановки на том или ином участке (направлении) деятельности. Такой подход не исключает (более того, даже предполагает) инициативную постановку «снизу» проблем, вопросов организационного и иного характера, от решения которых зависит эффективность деятельности данной организации в целом и которые предполагают проведение мероприятий, требующих совместного с другими органами (подразделениями, сотрудниками) приложения усилий и т.д. В целом же процедура планирования может быть представлена следующими основными стадиями: • создание исходной информационной базы планирования, • разработка проекта плана и согласование его положений с • корректировка проекта плана с учетом замечаний и пред • экспертная оценка проекта плана (визирование соответ • утверждение плана начальником органа (подразделения). Как было отмечено, исходной стадией процедуры планирования как этапа управленческого цикла является создание информационной базы. На этой стадии проводится анализ до- 77 стигнутого в результате выполнения предшествующего плана. Одновременно осуществляется прогнозирование развития обстановки для определения задач на предстоящий период. Затем формируется макет плана, который корректируется по объектам управляющего воздействия, исполнителям, срокам и согласуется с заинтересованными должностными лицами. После утверждения план приобретает значение распорядительного документа, обязательного для исполнения, и составляет основу контроля над деятельностью органа (подразделения, сотрудника). Принято считать, что планирование представляет собой сердцевину управления и организации коллективного труда в любом подразделении (органе). Плановость — одно из важнейших условий эффективности управления. Итак, планирование заключается в создании научно обоснованной программы будущих действий организации, коллектива, личности. Другими словами, планирование охватывает все уровни, участки и направления работы подразделений государственной организации. Оно призвано обеспечить целенаправленность и согласованность действий всех элементов организационной структуры и оптимальное использование имеющихся сил и средств. Именно в планировании наиболее полно воплощается организующее начало всего процесса управления. Это — ведущая и направляющая функция управления, исходный пункт всех мероприятий и действий по обеспечению деятельности организации. Придание планам способности менять направленность в зависимости от изменений обстановки — принцип гибкости — позволяет своевременно учитывать динамику развития событий, оперативно управлять организационным процессом и не Терять инициативу. Шаблон и инерционность в выполнении плановых позиций при резком изменении обстановки создают только видимость напряженной работы, которая чаще оказывается безрезультатной. "• Рассмотрим основные определенные теорией и нашедшие Ухарское применение на практике виды планирования. 78 Стратегическое планирование на уровне организации определяет: • стратегию деятельности, долгосрочные комплексные ме • основные направления развития, подготовки ресурсов, Как разновидность стратегического существует перспективное (долгосрочное) планирование. Оно предназначено для обеспечения выполнения стратегических решений субъектов управления соответствующего уровня и может охватывать как всю деятельность органа, так и отдельные ее направления или проблемы. При перспективном планировании действие планов рассчитано на два и более года. В нем закладывается реализация концептуальных подходов организации на определенном этапе развития. Тактическое планирование предполагает деятельность субъекта управления по определению тактических целей и задач, вытекающих из стратегического планирования, и необходимых для их реализации взаимосвязанных мероприятий, способов и сроков исполнения, а также конкретных исполнителей. Разновидностью тактического является планирование текущее. Оно направлено на организацию решения текущих, постоянно возникающих в процессе управления служебной деятельностью задач, вызванных изменениями обстановки, возникновением конкретных управленческих ситуаций. Такое планирование осуществляется в масштабах органа, подразделения, участка служебной деятельности. Республиканское планирование, осуществляемое в целях сосредоточения сил и средств в масштабе всей республики, используется для решения наиболее важных, сложных и насущных задач. Региональное планирование осуществляется субъектом управления служебной деятельностью, специально созданным или уполномоченным субъектом управления этой деятельностью более высокого уровня. Региональное планирование 79 предназначено определять цели, задачи и вытекающий из них комплекс мероприятий, подлежащих реализации одновременно несколькими органами (подразделениями). Оно призвано разрешать назревающие или уже возникшие проблемы (ситуации) на определенной территории с наличием совокупности общих для нее внешних и внутренних угроз, исторически сложившихся экономико-географических, военно-стратегических, этнических и иных особенностей обстановки. Таким образом, региональное планирование имеет целью объединение сил и средств нескольких органов для совместного решения поставленных задач. Результатом регионального планирования является, как правило, план совместных организационных мероприятий заинтересованных органов (подразделений), действующих в данном регионе. При разработке и реализации таких планов для обеспечения координации и эффективного взаимодействия участвующих подразделений обычно выделяется головной орган. Организационное планирование — вид планирования, под которым понимается деятельность субъекта управления по определению и реализации целей, задач, комплекса мероприятий и соответствующей им совокупности организационных методов воздействия на объект управления в интересах обеспечения необходимого или желательного его состояния. Организационное планирование используется в интересах совершенствования структуры государственного управления и повышения эффективности ее функционирования. Организационное планирование заключается в разработке планов по управлению деятельностью подчиненных органов или подразделений. Оно обеспечивает координацию и взаимодействие используемых сил и средств в решении основных управленческих задач. Такое планирование включает разработку планов проведения аналитических исследований по соответствующим тематикам и направлениям деятельности, а также планы работы по подбору и расстановке кадров. Специальное планирование представляет собой вид планирования взаимосвязанных мероприятий, предназначенных ДЛЯ рациональной организации и решения специальных или иных отдельных узких задач в рамках общей деятельности. 80 Оно заключается в разработке планов по конкретным направлениям деятельности. Специальное планирование чаще используется на уровне подразделения и сотрудника министерства (ведомства). С помощью планирования решаются следующие задачи: • приведение системы мер и расстановки средств в соответ • обеспечение единства и согласованности действий всех • обеспечение комплексного и рационального использова • определение порядка взаимодействия и последователь • создание системы контроля, обратной связи и слежения • совершенствование научной организации труда, обуче • сосредоточение усилий коллектива (органа, подразделе СТРУКТУРА ПЛАНА Планирование позволяет отрегулировать слаженное взаимодействие элементов системы и добиться максимально возможного результата при минимальных затратах, используемых в системе технических и человеческих ресурсов, для чего и составляются планы. У План — это одна из форм управленческого решения, объединенный общей целью комплекс мероприятий, которые необходимо выполнить в определенной последовательности и в установленные сроки. План фиксирует (или определяет) показатели, которые должны быть достигнуты в результате его реализации к определенному сроку, а также необходимые для этого ресурсы (людские, технические и т.п.). __________________________________________________________ 81 Плановые решения многообразны, как многообразна и сама жизнь. Однако многообразие принимаемых нами плановых решений не препятствует их строгой классификации. Различают три основных вида планов: общие, частные и специализированные. Общие планы и плановые решения (многоцелевые комплексные) охватывают деятельность органа (подразделения) в целом и имеют директивный характер. Важнейшим из них является план основных мероприятий на определенный период времени. Частные планы, как правило, одноцелевые. Они обязательны для исполнения какой-либо группой сотрудников или даже одним сотрудником. Специализированные планы разрабатываются для одного действия или мероприятия, но требуют специальной санкции руководства. По значимости принятых решений и длительности их реализации (планируемого периода) планы могут быть перспективными и текущими (одноразового и многоразового действия). Первые составляются на определенный срок для проведения связанных между собой общим замыслом мероприятий, по выполнении которых эти планы считаются реализованными. Вторые разрабатываются для заблаговременной организации служебной деятельности на случай возникновения чрезвычайных или иных острых ситуаций (поэтому их называют еще ситуационными планами). Наряду с собственными планами у органов (подразделений) государственного управления могут быть и совместные планы с другими органами — планы взаимодействия. Это так называемые региональные, специальные и иные планы, направленные на усиление координации и улучшение взаимодействия с другими органами (подразделениями), осуществляющими свою работу в пределах региона или по конкретной проблеме. Планы в государственном управлении могут иметь следующие формы: описательную, календарную или табличную. Описательная форма плана является основной формой, наиболее часто используемой. Эта форма имеет определенные реквизиты: 6 С. Н. Князев 82 = • утверждение (полное название должности; фамилия и ини • название плана; • порядковые номера и названия разделов плана; • порядковые номера мероприятий в разделах, • подпись и полное указание лица, составившего план; • согласование (полное название должности, фамилия и • учетный (регистрационный) номер и дата регистрации, • указание служебных данных о количестве экземпляров Чаще всего структура такого плана предполагает наличие вводной и основной части. Во вводной части (преамбуле) указываются основания и поводы для проведения определенных мероприятий. В зависимости от уровня и вида подготавливаемого плана во вводной части могут находить отражение и другие вопросы. Главными требованиями к ним остаются краткость и емкость изложения, опора на фактический материал и очевидная полезность. Основная часть состоит из конкретных пунктов плана, которые описывают программу действий государственного оргг-на управления (подразделения или сотрудника) на определенный период времени, с конкретной целью. Указанная программа действий предполагает конкретизацию общих функциональных обязанностей. В описании каждого пункта плана должны присутствовать: • фактические данные, являющиеся основанием (поводом) • формулировка задачи (что необходимо сделать); • сведения о действии (каким образом это сделать); • сведения о конкретных силах и средствах, задействован • сведения о тактических приемах осуществления действия • сведения о сроках проведения мероприятия; • сведения об исполнителях и ответственных (исполните 83 В зависимости от уровня планирования и решаемых задач может складываться различная внутренняя иерархия расположения пунктов плана. Однако в практике чаще придерживаются определенной последовательности их изложения. Календарная форма плана обычно используется как вспомогательная. Намечаемые мероприятия в таком случае излагаются последовательно по срокам исполнения или промежуточного контроля, что способствует организации четкого повседневного контроля над ходом реализации плана. С этой целью и описательная форма плана основных организационных мероприятий органа (подразделения) может переводиться в календарную. Табличная форма плана в последнее время находит применение в вопросах управления служебной деятельностью организации в связи с использованием ЭВМ. При этом план основных мероприятий обычно имеет следующие пункты: • номер раздела и порядковый номер мероприятия; • краткое изложение содержания намечаемого мероприятия; • его исполнитель (исполнители); • ответственный за исполнение; • срок проведения мероприятия или промежуточного • отметка об исполнении или причины неисполнения (пе Эта форма достаточно наглядна и удобна, в
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-07-11; просмотров: 297; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.117.91.170 (0.014 с.) |