Вопрос Управыленческий контроль в системе менеджмента организации и повышение его эффективности

Управленческий контроль является одной из основных функций менеджмента, цель которой количественная и качественная оценка работы и учет результатов работы организации Главными инструментами реализации этой функции является наблюдение, проверка вс сих сторон деятельности, учет и анализ В общей системе управления контроль выступает как элемент обратной связи По результатам контроля проводится корректировка ранее принятых решений, планов норм и нормативов Эффективно поставленный контроль имеет стратегическое направление, ориентируется на конечные результаты, осуществляется своевременно и достаточно является простым Последнее требование особенно важно в современных их условиях, когда организация стремится строить работу на принципе доверия к людям, ведет к существенному сокращению контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами При таких условиях контроль в ае менее жестким и более экономичныммічним. Контроль выступает одним из главных инструментов развития организации В менеджменте без контроля невозможно управленческий процесс Контроль - это обязательная функция менеджмента, является заключительной стадией управ влинського процесса и играет роль связующего звена между управляющей и управляемой системми. Существуют несколько причин обуславливающих необходимость управленческого контроля: во-первых - необходимость наблюдать за тем, чем работающие заняты, что и как они делают Совокупный эффект даже мелких ошибок может существенно повлиять на снижение потенциала деятельности организации; во-вторых - постоянные изменения в окружающей среде с которыми организация и их менеджеры сталкиваются, требует соответствующего реагирования Изменения требуют управления не только намеченных планов, а также целей в организации Хорошо организованный контроль помогает менеджерам своевременно приспосабливаться к изменениямн; в-третьих - постоянно возрастающая сложность работы организаций, которые занимаются бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства С ростом производства менеджеры, ответственные за в выполнения всех задач организации, не могут персонально наблюдать за каждым видом деятельности, а также изменениями условий на рынке и лично решать возникающие проблемы Поэтому им необходима формальная сист ема контроллю

Деятельность организации требует, чтобы контроль и планирование были плотно связаны между собой и были непрерывными Сущность контроля заключается в трех основных элементах [1, С115-117, 10, с353] установление контролируемых стандартов деятельности; анализ результатов деятельности посредством контроля; корректировки технологических, хозяйственных и других процессов в соответствии с обоснованных выводов и принятых решений Менеджеры начинают осуществлять функцию контроля с того момента, когда они определили цель и создали организацию Без контроля начинается хаос и объединить деятельность работающих становится невозможно Изменение зак законов, технологий, условий конкуренции и других внешних факторов могут превратить реальные планы в недосягаемые Для своевременного реагирования на изменения в организациях должен быть налажен эффекты ный контрололь. Контроль - это процесс обеспечения организацией своих целей.

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если они будут осуществляться в соответствии с определенными принципами

Принципы контроля - это основные элементы научно - обоснованной системы контроля [11, с193-194] Контроль должен соответствовать следующим требованиям: всеобъемлющим, т.е. удерживать в поле зрения основные сферы деятельности организации - внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Но это не значит, что контроль должен быть тотальным, фиксировать все события в ор рганизации. Необходимо добиваться научно - обоснованного подхода, позволяющего иметь достаточно полную и объективную информацию К его осуществления необходимо привлекать весь персонал организации и макси мально расширять полномочия работающихих; постоянным и оперативным, т.е. должен осуществляться постоянно с определенными интервалами и обязательно своевременно или с некоторым опережением, в целях устранения выявленных недостатков; объективным и непрерывным, значит чтобы выводы контролеров были аргументированными, строились на достоверных фактах, установленных с помощью доказательств и свидетельств, а сам процесс контроля осуществлялся по остийно массовым и гласнымпредусматривающий всеохватность контроля, распространение его на все виды деятельности, структурные подразделения и всех работающих в организации действенным и плановым означает, что по результатам контрольных проверок должны приниматься меры, направленные на ликвидацию выявленных недостатков Плановость необходима для избежания как излишнего контроля так и бесконтрольности со по некоторым видам деятельности или работниками; иметь конечные результаты есть контроль рассматривается как средство достижения целей; гибким есть контроль должен быть тесно связан с планированием, системой управления, с изменениями в структуре организации, иначе он будет опаздывать и станет недееспособным; ориентированным на человека предполагает не только объективность контроля, но его доброжелательность, исключение которого слежки за человеком, существенно может ухудшить морально-психологический климат в коллективе; экономическим означает, что польза от контроля должна превышать затраты на его проведение По этой причине необходимо сократить до минимума все связанные с контролем расходы на технические средства, сбор, переработку и хранения информацииї. Главная цель контроля - не исправление ошибок, а предотвращение их, что для организации будет значительно дешевле Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать Основными задачами контроля являются следующие: определить во внешней и внутренней среде организации факторы, которые могут осуществлять существенное влияние на ее функционирование и развитие, своевременно на них отреагировать; раскрыть неизбежны в деятельности организации нарушения и ошибки и оперативно принять меры по их устранению; оценка работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею В итоге, контроль позволяет предотвратить негативных результатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала

Основными функциями контроля являются: диагностическая - ведущая функция, которая предусматривает обязательную необходимость изучения состояния дел в организации, то есть поставить диагноз; обратной связи - информация, поступающая руководителю о ходе решения задач, дает возможность влиять на процесс; ориентирующая - проявляется в том, что все вопросы, которые постоянно контролирует начальник, приобретает особое значение в сознании исполнителей, направляет их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя; стимулирующая - близка к ориентирующей, но она направлена??не на конкретные работы, а на выполнение и вовлечение в процесс труда неиспользованных резервов, и в первую очередь

Повышенеи эффективности:

4. С целью повышения эффективности управленческого контроля в организации необходимо блокировать или, по меньшей мере, ограничить возможные негативные тенденции при его проведении: гипертрофия контрольных функций; уход в «дурную бесконечность»; тотальное электронное наблюдение; совмещение в одном лице субъекта и объекта контроля; распространение поведения, ориентированного на контроль; склонность к предоставлению непригодной информации; ложные каузальные объяснения (волюнтаризм, фатализм, каузальная атрибуция); склонность к недооценке другого человека; коррупцию.

5. Совершенствование управленческого контроля в организации возможно посредством его оптимизации в системе отношений «руководитель — подчиненный», что предусматривает повышение эффективности управленческих оценок и санкций. Важное значение имеет при этом: соблюдение правил учета самооценки, учета ожиданий, объективизации, определенности, деперсонализации, ситуационности; применение методов прямой и косвенной социальной коррекции; соблюдение правил эффективного поощрения и порицания. С целью исключения возможного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и, соответственно, повышения его эффективности рекомендуется: установление реальных по достижению стандартов, установление двустороннего общения, исключение чрезмерного контроля, вознаграждение достигнутого стандарта, оптимизация организационных коммуникаций.

6. Для повышения эффективности управленческого контроля важно освободиться от возможных ошибок, допускаемых при его проведении. В зависимости от источника и характера проявления выделяется пять групп контрольно-оценочных ошибок: перцептивные, диспозиционные, когнитивные, оценочные, технологические.

 

В числе современных тенденций в области корпоративного управления:

- формирование стабильных правил ведения бизнеса;

- рост реальной конкуренции между бизнес-группами;

- растущий спрос российских компаний на инвестиции;

- налаживание новых отношений с инвесторами;

- осознанное участие акционеров в процессах экономического развития, общественном контроле над корпоративным сектором;

- формирование новых профессиональных сообществ (корпоративные директора, секретари компаний) и расширение поля их деятельности.

 

3 вопрос. Управленческие решения в процессе менеджмента: признаки, требования и факторы качества, роль руководителя в процессе принятия решений

Рассмотрим основные признаки управленческого решения

1. Важнейшим признаком управленческих решений является его направленность на систему организации коллективного труда, в отличие от решений, принимаемых человеком в отношении самого себя или отдельных вещественных элементов труда. Все многообразие управленческих решений, принимаемых в социальной системе, можно считать направленными на осуществление:

• стратегического планирования;

• управления управленческой деятельностью;

• управления человеческими ресурсами;

• управления производством и обслуживающей деятельностью;

• формирования системы управления организации;

• управленческого консультирования;

• коммуникаций с внешней средой.

2. В процессе исторического развития, управленческий труд выделился в самостоятельную функцию. Поэтому управленческое решение как основной «инструмент» управляющего воздействия на коллективный труд принимается не всяким работником, а лишь субъектом решения - ЛПР (руководителем, менеджером, коллегиальным или коллективным органом). Тем не менее, не всякое решение, разработанное и реализованное, руководителем - является управленческим. Так, например, решения, связанные с технической стороной деятельности организации (оформление документации), не являются управленческими.

3. Существенным отличительным признаком управленческих решений является то, что оно принимается при наличии назревшей проблемы.

Не определяя сейчас сущность понятия «назревшая проблема» и «проблема» (эти понятия будут рассмотрены немного позже), напомним только, что в теориях управления и менеджменте проблемой принято называть ситуацию, характеризующуюся таким различием между необходимым (желаемым)и существующим состоянием управляемой системы, которое препятствует ее развитию или нормальному функционированию. Проблема может стать острой, если сложившаяся ситуация угрожает самому существованию системы (например, резкое падение спроса на продукцию предприятия или фирмы).

4. Принятие управленческого решения связано с переработкой информации, относящейся крешаемой проблеме, и выбором на основе анализа этой информации наиболее предпочитаемого варианта действий.

5. Система критериев и принципов принятия решения базируется да знании объективных закономерностей функционирования и развития управляемых систем и учета всех условий и особенностей конкретной ситуации, в которой принимается решение. Поэтому управленческое решение и процесс его принятия содержат в себе элементы научного знания и элементы творчества, искусства.

Объединив рассмотренные выше признаки, получим определение понятия «управленческое решение» с точки зрения фиксированного результата.

Управленческое решение (УР) - это творческий результат субъекта управления, определяющего на основе знания объективных законов функционирования системы и анализа информации, отражающей ее состояние, программу и характер деятельности коллектива по разрешению назревшей проблемы.

Характерной особенностью управленческих проблем вообще и проблемы подготовки и принятия управленческих решений (У Р) в частности, является их междисциплинарный характер, объединение различных по своему предмету областей науки.

В разработке методологических основ подготовки и принятия управленческих решений участвуют психологи и социологи, юристы, математики, философы, экономисты, специалисты по информационным технологиям и ряд других. Это вполне естественно, так как каждое управленческое решение затрагивает экономические, организационные, социальные, правовые и технологические интересы организации, и для понимания сущности подобного комплексного явления необходимо знать его основные аспекты.

Факторы, влияющие на качество управленческого решения. Качество, управленческого решения в значительной мере определяет конечный результат и зависит от ряда факторов:

• качества исходной информации, определяемого ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок, формой представления (известно, что точность результатов расчета не может быть выше точности, используемой для расчета информации);
• оптимального или рационального характера принимаемого решения;
• своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;
• соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующихся на нем методов управления;
• квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;
• готовности управляемой системы к исполнению принятых решений.

Требования, предъявляемые к управленческим решениям. Для того чтобы быть эффективным, т.е. достигать некоторых поставленных целей, решение должно удовлетворять ряду требований:

• единство целей — непротиворечивость решения ранее поставленным целям. Для этого должна быть проведена структуризация проблемы и построение дерева целей;
• обоснованность и правомочность — аргументированность и обоснованность решения, а также соответствие прав и обязанностей органов принятия решения. Аргументы по возможности должны носить формализованный характер (содержать статистические, экономические и другие данные). Для достижения научной обоснованности и правомочности необходимо обеспечить:

— применение к разработке решения научных подходов менеджмента;
— изучение влияния экономических законов на эффективность решения;
— применение методов функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования для каждого решения.

• ясность формулировок — ориентация на конкретного исполнителя;
• краткость формулировок принятого решения — выполнение этого требования повышает конкретность, действенность решений и способствует лучшему усвоению задачи исполнителем;
• гибкость — существование алгоритма достижения цели при изменении внешних или внутренних условий, описания состояний объекта управления, внешней среды, при которых выполнение решения должно быть приостановлено и начата разработка нового решения;
• своевременность и оперативность принятия решений, повышающие ценность принятого решения;
• объективность — менеджеры не должны игнорировать фактические условия или фактическое положение дел при разработке вариантов решений. Для этого необходимо:

— получить качественную информацию, характеризующую систему разработки решения;
— обеспечить сопоставимость (сравнимость) вариантов решений;
— обеспечить многовариантность решений;
— достичь правовой обоснованности принимаемого решения;

• возможность верификации и контроля, отсутствие реальных мероприятий по контролю, особенно когда это известно еще на стадии разработки решений, могут делать всю остальную работу по подготовке и принятию решений бессмысленной;
• автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений — использование средств вычислительной техники, что значительно сокращает время разработки решения и повышает его обоснованность;
• ответственность и мотивация при принятии качественного и эффективного решения;
• наличие механизма реализации — содержание решения должно включать разделы, охватывающие организацию, стимуляцию, контроль при реализации решений.

Требования:

Обоснованность решений. Обоснование решения предполагает определение и указание на то, что оно основано на истинном знании назревших (а не надуманных) потребностей, опирается на необходимые и достаточные средства, учитывает сложившиеся условия ситуации и возможную динамику их изменений, предусматривает использование лучшего варианта действий, имеет необходимые резервы. Оно обеспечивает полезность, выполнимость и эффективность получения нужного результата. Тем самым обоснование решения гарантирует его действительную необходимость и реализуемость, предотвращает его отмену, невыполнение или неполную реализацию.

Глубокая обоснованность решений предполагает и предусмотрение необходимого риска, когда результат не является гарантированным. Правда, любой риск должен быть хорошо просчитан, заранее обеспечен необходимыми резервами. Методология анализа риска дает возможность при принятии решений рассматривать варианты решений с учетом их выгоды, эффективности, затрат на реализацию, степени риска.

Логичность содержания решений. Логичность содержания решения предполагает его внутреннюю и внешнюю взаимоувязку, согласованность с ранее принятыми решениями по вертикали и горизонтали управления.

Внутренняя взаимоувязка означает, что все пункты решения соотносятся друг с другом, вытекают друг из друга, не противоречат друг другу. Этим обеспечивается и соблюдение пропорций содержания решения, когда все его компоненты соответствуют друг другу по своему весу и целевой направленности. Предусмотренные в решении средства должны полностью соответствовать цене разрешаемой проблемы и условиям существующей обстановки, а применяемые способы и последовательность действий должны быть соразмерны удовлетворению данной потребности.

Внешняя взаимоувязка означает, что решение соответствует предыдущим и не противоречит им. Если такое противоречие есть, оно обязательно должно быть оговорено с указанием тех ранее принятых решений, которые должны быть отменены.

К сожалению, множество противоречий присуще даже федеральным законам, когда многие из них не соответствуют друг другу. Более того, в одном законе находятся взаимоисключающие тезисы. Последствия такого брака выливаются в неразбериху и произвол при толковании законов.

Ясность выражений в решениях. К логичности решения близко примыкает и ясность его изложения, которое позволяет избегать разночтений, различного толкования одних и тех же его пунктов.

Туманные формулировки и недоговоренности свидетельствуют либо о непродуманности решения, либо о некомпетентности человека, его принявшего. Нельзя допускать, чтобы по существующим нормативным актам одни и те же действия человека можно было бы трактовать совершенно по-разному.

Особенно важно применять точные и однозначные понятия, давать четкие определения сложным понятиям и устанавливать смысловые связи между словами, по возможности избегать омонимов или оговаривать их понимание, поскольку они имеют одинаковое написание, но сильно различаются по смыслу, что может вводить в заблуждение исполнителей.

Гибкость требований к исполнителям. Решение предполагает эластичность содержания, оптимальное для достижения цели сочетание жесткости и гибкости, предоставление исполнителям в определенных рамках необходимого простора для инициативы и самостоятельности при текущих изменениях обстановки, возможности корректировки некоторых моментов решения при неуклонном соблюдении своевременности и точности его выполнения. Одна лишь жесткость решения означает требование к исполнителям действовать только так и никак иначе, что полностью связывает им руки, не дает возможности для проявления творческой инициативы и находчивости. Жесткой в решении должна быть только содержащаяся в нем цель (если вносятся изменения в цель, то меняется и само решение), процесс же достижения цели должен быть достаточно гибким, учитывать изменения ситуации, конкретные возможности использования средств и потенциала исполнителей.

Своевременность введения решений в действие. Своевременность введения решения в действие означает точный выбор момента его принятия и начала реализации — без опозданий и забегания вперед.

Забегание вперед делает введение решения в действие преждевременным и потому неосуществимым, когда для его реализации еще не возникла необходимость и не созрели соответствующие условия. Опоздание с началом реализации решения делает его ошибочным, а потому ненужным, потерявшим актуальность и даже наносящим вред.

Наиболее полное соблюдение требований к управленческим решениям приводит их к высокому уровню социально-экономической эффективности.

Эффективность решений. Эффективность решения означает выбор такого варианта действий, который ведет к надежному, своевременному и полному достижению намеченного результата при меньших затратах или к получению максимального результата при заданных затратах. Здесь принимается во внимание соотношение намеченного полезного результата и планируемых затрат, полнота отдачи от используемых ресурсов, высокая степень использования возможностей средств для получения намеченного результата при минимуме отрицательных последствий, снижающих его ценность.

Требование эффективности решения нацеливает исполнителей на умение считать, сопоставлять получаемый результат со всеми видами затрат — материальных, финансовых и др., чтобы намеченное удовлетворение потребностей людей обеспечивалось наиболее полно и при меньшем расходовании сил, времени, средств.

Таковы необходимые требования к управленческим решениям.