Организационное проектирование.

Организация отличается относительным постоянством взаимодействия, границами организации, распределением ролей, нормами и правилами, культурой, миссией и целями, руководством.

Для эффективного функционирования организации она должна быть соответствующим образом спроектирована.

Организационное проектирование представляет собой разработку проектов создания новых эффективных или совершенствования существующих организаций.

Организационный проект представляет собой совокупность документов, регламентирующих этапы и процессы построения организации, а так же организационно-технические, финансовые, экономические и другие механизмы ее функционирования и развития.

Потребность в оргпроектировании определяют:

¨ невозможность использования сложившихся организационных форм вследствие быстро меняющейся среды;

¨ невозможность использования механистического подхода в управлении;

¨ необходимость научных методов организационного проектирования;

¨ необходимость привлечения к проектированию специалистов-консультантов и работников организации.

Выделяют два основных вида оргпроектирования - комплексное и локальное.

Комплексное оргпроектирование предусматривает несколько направлений:

¨ разработка проекта новой организации;

¨ рационализация организационной структуры;

¨ рационализация технологии выполнения основных видов работ, совершенствование условий труда, использования рабочего времени и т.п.;

¨ совершенствование информационного, кадрового, финансового, материально-технического и других видов обеспечения;

¨ совершенствование документационного обеспечения процессов управления, рационализация документооборота;

¨ комплексное оснащение рабочих мест сотрудников организации средствами механизации, автоматизации, вычислительной и организационной техники;

¨ совершенствование технологии управления;

¨ разработка организационных и функциональных структур организации и структурных подразделений;

¨ проектирование рационального пространственного размещения элементов структуры;

¨ обоснование количества и качества персонала организации

Локальное организационное проектирование осуществляется по одному из выбранных направлений или участков работы организации.

Концепция оргпроектирования основана на принципиальной возможности улучшения деятельности организации.

Условия оргпроектирования:

¨ анализ и учет факторов среды;

¨ миссия и цели новой организации;

¨ требования к новой организации;

¨ возможности новой организации;

¨ научные достижения в теории организации и управления;

¨ отечественный и зарубежный опыт создания и перестройки аналогичных организаций.

К главным элементам проектирования организации относят:

¨ вертикальное и горизонтальное разделение труда и кооперацию труда;

¨ централизацию и децентрализацию;

¨ охват контролем (масштаб управления);

¨ иерархию в организации;

¨ распределение прав, обязанностей, ответственности и др.

Чаще приходится не проектировать, а реорганизовывать организацию.

Этапы реорганизации (Б.З.Мильнер, гл.29):

1. Подготовка:

¨ каковы задачи и ожидаемые результаты деятельности высших руководителей организации по данному проекту, какова степень их вовлеченности в разработку проекта;

¨ каковы цели данного проекта в целом, каким путем следует их достигать без нанесения организации сколько-нибудь заметного ущерба;

¨ кто должен быть включен в группу по реорганизации, каким должен быть набор квалификационных и профессиональных знаний, навыков и опыта для членов группы;

¨ какие необходимые качества членов группы отсутствуют у сотрудников организации, каким образом их можно восполнить - за счет дополнительной подготовки сотрудников или привлечения специалистов со стороны;

¨ какие специфические навыки реорганизации должны приобрести члены группы;

¨ по каким вопросам следует обратиться ко всем работникам организации для получения их поддержки и доверия.

2. Сбор информации и определение проблем:

¨ каковы главные процессы в деятельности организации;

¨ как эти процессы соотносятся с процессами потребителей и поставщиков;

¨ каковы стратегические процессы организации;

¨ какие процессы должны быть реорганизованы в течение квартала, одного года, периода свыше одного года.

3. Выработка общего и полного понимания решаемых проблем.

¨ каковы основные и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом реорганизации, в каком порядке они исполняются;

¨ как совершается движение ресурсов, информации и операционного потока в ходе процесса;

¨ почему организационные изменения происходят именно так, как в настоящее время, какие могут быть намечены изменения в методах выполняемой работы;

¨ есть ли способы реализации разработанных бизнес-планов и запросов потребителей, которые кажутся невыполнимыми сегодня, но в случае их осуществления могли бы фундаментально изменить деятельность организации;

¨ какие границы взаимодействия с деловыми партнерами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками, как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы;

¨ каковы основные сильные и слабые стороны отдельных процессов реорганизации;

¨ как другие компании того же уровня осуществляют процессы реорганизации и преодолевают связанные с ними трудности;

¨ какие мероприятия должны быть проведены, учитывая результаты сравнения организационной работы компании с другими, более преуспевающими компаниями того же уровня;

¨ каковы причины отставания компании в организационной работе, чему можно научиться у других компаний;

¨ как можно использовать результаты данного этапа при проектировании намеченных процессов реорганизации;

¨ каковы специфические задачи по совершенствованию новых процессов;

¨ как донести концепцию и стратегию изменений до всех работников.

4. Организационно-техническое проектирование.

¨ какие технические ресурсы и технологии будут необходимы в период реорганизации;

¨ как наилучшим образом приобрести эти ресурсы и технологии;

¨ как будут взаимодействовать технические и социальные элементы системы.

5. Социальное проектирование.

¨ какие технические и трудовые ресурсы необходимы в период проведения реорганизации;

¨ какие существуют возможности для срочной реализации всей программы, что можно выполнить в течение квартала, одного года, за период свыше одного года;

¨ какие цели должны быть поставлены и какие мероприятия проведены в социальной сфере;

¨ как изменятся обязанности, какие программы по обучению будут необходимы;

¨ кто, наиболее вероятно, будет сопротивляться проводимым изменениям, какие еще существуют препятствия;

¨ как будет выглядеть новая организация.

6. Преобразования.

¨ когда надо начинать контролировать процесс, как узнать, насколько правильно выбрана стратегия;

¨ какие механизмы необходимо разработать для решения неожиданно возникающих проблем;

¨ как можно гарантировать, что период перехода пройдет безболезненно;

¨ как обеспечить и сохранить непрерывность процесса перемен;

¨ какие средства могут быть использованы для перестройки организации в целом.

Для обеспечения процесса постоянного совершенствования организации необходимо выполнение следующих требований:

¨ перед персоналом, участвующим в реорганизации, необходимо поставить ясные цели, довести до них мероприятия по достижению этих целей и информацию о значении и смысле текущих и прошлых мероприятий;

¨ персоналу необходимо предоставить средства для эффективного выполнения необходимых преобразований;

¨ на персонал следует возложить вполне определенные обязанности и предоставить ему конкретные полномочия, а также установить стимулы для эффективной работы.

Оценка осуществляемых изменений на каждом этапе и после завершения всех мероприятий по реорганизации осуществляется на основе определенной системы количественных и качественных показателей.