Сущность организационного проектирования

Организационное проектирование представляет собой разработку проектов новых или комплекс работ по совершенствованию деятельности существующих организаций (фирм, компаний, служб). Необходимость организационного проектирования обусловлена следующими факторами:

1.Быстро меняющимися условиями, в которых уже нельзя использовать организационные формы, хорошо служившие в прошлом, и которые не удовлетворяют требованиям современных рыночных отношений.

2. В сфере управления организациями уже нельзя использовать механистический подход ("отрасль – винтик государства, завод – винтик отрасли, а человек - винтик завода").

3. Проектирование новых организаций или совершенствование существующих должно опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, волевой подход, но и на научные методы организационного проектирования.

4. Проектирование новых организаций и совершенствование существующих должно осуществляться специалистами управления, специалистами-консультантами с участием руководителей всех уровней управления этих организацией.

Основной целью проектирования является создание такой организации, которая достигает поставленных целей с максимальной эффективностью. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное.

Комплексное оргпроектирование предусматривает разработку системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию деятельности организации. Комплексное оргпроектирование проводится одновременно по нескольким основным направлениям, например: 1. Разработка проекта новой организации. 2. Рационализация организационной, функциональной и других видов структур. 3. Рационализация технологии выполнения основных видов работ, совершенствование условий труда, использования рабочего времени. 4. Совершенствование информационного, кадрового, финансового, материально-технического и других видов обеспечения. 5. Совершенствование документационного обеспечения процессов управления, рационализация документооборота. 6. Комплексное оснащение рабочих мест сотрудников организации средствами механизации, автоматизации, вычислительной и организационной техники. 7. Совершенствование технологии управления и других направлений.

Кроме того, к основным направлениям организационного проектирования можно отнести:

o определение числа основных подразделений организации и их функций;

o разработка организационных структур отдельных подразделений;

o разработка рациональных процедур выполнения подразделениями, аппаратами управления своих основных функций;

o определение состава, численности работников аппарата управления и подразделений и направлений организации их труда;

o проектирование рационального пространственного размещения структурных подразделений организации.

Локальное организационное проектирование осуществляется по одному из выбранных направлений или участков работы организации.

В основе организационного проектирования должна быть концепция, специально разработанная для создания новой или реформирования (перестройки) конкретной организации. В основе концепции должно быть положение о принципиальной возможности улучшить деятельность организации. Концепция создания новой или перестройки существующей организации должна строиться с учётом следующих факторов:

o социальных, экономических, политических и других условий в стране и регионах;

o миссии и целей новой (или обновлённой) организации, её целевой ориентации;

o требований к новой организации;

o возможностей новой организации;

o научных достижений в области теории управления, теории организации и др.;

o отечественного прогрессивного опыта создания и перестройки организаций в новых условиях; зарубежного опыта, который может быть использован в условиях нашей страны.

К главным элементам проектирования организации относят:

o вертикальное и горизонтальное разделение труда и кооперацию;

o централизация и децентрализация;

o охват контролем;

o иерархия в организации;

o распределение прав, обязанностей и ответственности.

Перечисленные элементы должны обязательно использоваться в процессе любого процесса организационного проектирования. Концепция должна предусматривать изменения всех структурных подразделений и их элементов (информационного, технического, кадрового, финансового и других видов обеспечения). В процессе разработки концепции оргпроектирования следует уделить особое внимание выработке нового управленческого мышления на всех уровнях управления, созданию новой системы методов организации и управления. Объектом оргпроектирования является организация как вид социальной системы. Процесс оргпроектирования охватывает практически все аспекты функционирования организации, непосредственно связанного с деятельностью её работников.

Применение системного подхода к оргпроектированию позволяет организации получить преимущества.

1.Создать систему чёткого распределения задач между подразделениями и исполнителями и, следовательно, прав и ответственности руководителей за их решения.

2. Точно ориентировать деятельность каждого подразделения, исполнителя и руководителя на достижение общей цели организации, обеспечив при этом их необходимую оперативную самостоятельность и творческий подход к достижению поставленных целей.

3.Повысить эффективность планирования деятельности организации, создав ясную систему бизнес-планирования, исключающую проблемы взаимоотношений между структурными подразделениями организации.

4.Сформировать систему объективной оценки работы всех структурных подразделений организации – от функциональной подсистемы до конкретного отдельного исполнителя и, следовательно, объективную информационную базу управления.

5.Создать условия для заинтересованности работников организации в наилучшем выполнении их функциональных обязанностей и реализации прав, которыми они наделены.

6. Обеспечить максимальную восприимчивость организации к любым нововведениям – техническим, технологическим, экономическим, организационным и управленческим – и преодолеть сопротивление их внедрению.

Использование системного подхода к оргпроектированию на практике приводит к более эффективному использованию всех ресурсов организации – материально-технических, финансовых и трудовых, что создаёт экономические преимущества – главный фактор рыночного успеха организации.

 

 

Организационная культура. Виды.

Термин «организационная культура» относительно недавно появился в отечественной литературе. Он включает в себя совокупность норм, правил, обычаев и традиций, разделяемую всеми членами организации. Сюда следует отнести устойчивость, эффективность и надежность организационных связей, дисциплину, динамизм и адаптивность к нововведениям в организации, общепринятый стиль управления, основанный на сотрудничестве, активные процессы позитивной самоорганизации и многое другое, что проявляется в организационном поведении работников.

В зависимости от организационной культуры формируются различные стереотипы поведения персонала, происходит адаптация новых сотрудников. Правильно сформированная организационная культура позволяет эффективно реализовывать стратегию компании, повышает сплочённость коллектива, тем самым, увеличивая эффективность его работы. Культура формируется годами и десятилетиями, поэтому она инерционна и консервативна. И многие нововведения не приживаются только потому, что противоречат освоенным людьми культурным нормам и ценностям.

Организационная культура – это новая область знаний, входящая в серию управленческих наук. Она выделилась также из сравнительно новой области знаний – организационного поведения, которая изучает общие подходы, принципы, законы и закономерности в организации.

Основная цель организационного поведения – помочь людям более продуктивно осуществлять свои обязанности в организациях и получать от этого большее удовлетворение.

Организационная культура – это совокупность общественно прогрессивных норм, правил и стандартов, принятая и поддерживаемая в области организационных отношений. Напомним, что организационные отношения – это взаимодействие, противодействие или нейтральное отношение элементов организации внутри или вне ее.

Характеристика организационной культуры охватывает: • индивидуальную автономность – степень ответственности, независимости и возможностей выражения инициативы в организации;• структуру – взаимодействие органов и лиц, действующих правил, прямого руководства и контроля;• направление – степень формирования целей и перспектив деятельности организации;• интеграция – степень, до которой части (субъекты) в рамках организации пользуются поддержкой в интересах осуществления скоординированной деятельности;• управленческое обеспечение – степень, относительно которой менеджеры обеспечивают четкие коммуникационные связи, помощь и поддержку своим подчиненным;• поддержку – уровень помощи, оказываемой руководителями своим подчиненным;• стимулирование – степень зависимости вознаграждения от результатов труда;• идентифицированность – степень отождествления работников с организацией в целом;• управление конфликтами – степень решаемости конфликтов;• управление рисками – степень, до которой работники поощряются в инновациях и принятии на себя риска

Организационная культура – это система общественно прогрессивных формальных и неформальных правил и норм деятельности, обычаев и традиций, индивидуальных и групповых интересов, особенностей поведения персонала данной организационной структуры, стиля руководства, показателей удовлетворенности работников условиями труда, уровня взаимного сотрудничества и совместимости работников между собой и с организацией, перспектив развития.

Организационные культуры различают по нескольким параметрам. Самый краткий и точный вариант их классификации дал американский исследователь Уильям Оучи. Он выделил три их основных вида:

1. рыночную культуру, которая характеризуется господством стои­мостных отношений и ориентацией на прибыль. Источником власти в рамках такой культуры является собственность на ресурсы;

2. бюрократическую культуру, основанную на господстве регламентов, правил и процедур. Источником власти здесь служит должность членов организации;

3. клановую культуру, дополняющую предыдущие. Ее основу составляют внутренние ценности организации, направляющие деятельность последней. Источником власти здесь служат традиции.

Структуру организационной культуры составляют набор предположений, ценностей, верований и символов, следование которым помогает людям в организации справляться с их проблемами. Шайн Э. предложил рассматривать организационную культуру по трем уровням:

1. «Поверхностный» или «символический» уровень. Этот уровень включает такие видимые внешние факты, как применяемая технология и архитектура, использование пространства и времени, наблюдаемое поведение, язык, лозунги и т.п., или все то, что можно ощущать и воспринимать через известные пять чувств человека (видеть, слышать, ощущать вкус и запах, осязать). На этом уровне вещи и явления легко обнаружить, но не всегда их можно расшифровать и интерпретировать и терминах организационной культуры.

2. Те, кто пытаются познать организационную культуру глубже затрагивают ее второй, «подповерхностный» уровень. На этом уровне изучению подвергаются ценности и верования, разделяемые членами организации, в соответствии с тем, насколько эти ценности отражаются в символах и языке. Восприятие ценностей и верований носит сознательный характер и зависит от желания людей. Исследователи часто ограничиваются этим уровнем, так как на следующем уровне возникают почти непреодолимые сложности.

3. Третий уровень - «глубинный» включает базовые предположения, которые трудно осознать даже самим членам организации без специального сосредоточения на этом вопросе. Эти скрытые и принимаемые на веру предположения направляют поведение людей, помогая им воспринять атрибуты, характеризующие организационную культуру.

Итак, организационная культура охватывает большую область явлений духовной и материальной жизни коллектива, а именно: доминирующие в нем моральные нормы и ценности, принятый кодекс поведения и укоренившиеся ритуалы.