Методология проектирования организационных систем

При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления организационной структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Организационная структура управления - понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации в процессе разработки и принятия решений.

Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала цели, а затем - механизм их достижения. Главным условием разработки адекватных организационных проектов является анализ и по возможности соблюдение принципов рационализации структуры организации. По отдельным разделам или проблемам организационного проекта могут применяться разные методы разработки. Планировка подразделений может быть спроектирована с применением методов аналогии и основана на апробированных проектах. Нормы и нормативы расхода ресурсов, нормативные документы, регламентирующие функционирование элементов организации, могут быть разработаны с применением опытно-статистических методов, основанных на использовании опыта работников, либо с применением экспериментальных (опытно-промышленных) и расчетно-аналитических методов.

 

Методологические подходы к проектированию организационных структур управления можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.

К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления

Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

Разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;

Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;

Составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы);конкретные результаты, за достижения которые устанавливается ответственность; права, которыми наделяется для достижения результатов (согласовать, подтверждать, контролировать).

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных

 

15. Интегральные характеристики организационной структуры управления.

Структуру управления характеризуют с помощью таких поня­тий, как сложность, уровни формализации и централизации, меха­низмы координации.

Сложность организационной структуры управления определя­ется по количеству отделов, групп, квалифицированных специа­листов и уровней иерархии. Эти параметры в организациях могут существенно различаться в зависимости от принятого разделения работ и характера связей между ними (см. гл. 1.1).

Количество и состав отделов, групп, высококвалифицированных специалис­тов и уровней иерархии могут меняться при существенных изменениях как в структуре самой организации, так и в ее отношениях с внешней средой. Поэтому, к примеру, увеличение ассортимента выпускаемой продукции может вызвать необходимость пересмотра разделения работ среди управ­ленческого персонала и формирования в составе отделений новых служб, ориентированных на продуктовую, географическую или потребительскую специализацию. Одновременно это может повлиять и на другие парамет­ры структуры управления, например на уровень централизации принятия решений, механизмы координации, сложность.

Формализация характеризует масштабы использования правил и регулировочных механизмов для управления поведением людей, т.е. уровень стандартизации работ внутри организации. Стандар­ты ограничивают возможности выбора исполнителей, указывая им, что, когда и как надо делать. Работа должна выполняться в соответствии с требованиями, инструкциями, правилами, описа­нием процедур и операций по всем процессам, протекающим в организации. Их значение при снижении уровня формализации падает и исполнителям предоставляется большая свобода выбора и возможностей принятия собственных решений.

Централизация отражает степень концентрации принятия ре­шений на самом высоком уровне организации. Она показывает формальное распределение прав, обязанностей и ответственности по вертикали управления, а ее уровень характеризует, в какой мере члены организации привлекаются к принятию управленческих ре­шений. Управление централизовано, если все ключевые решения принимаются высшим менеджментом, а участие остальных уров­ней незначительно. Высокий уровень децентрализации обеспечи­вает более быструю реакцию на события и принятие ответных мер. К их реализации привлекается большее количество управленцев, что повышает уверенность в решении проблем. Критерии, по ко­торым можно определить реальный уровень децентрализации в управлении организацией, связаны с оценкой системы отношений между исполнителями и менеджерами, между менеджерами разных уровней, между менеджерами и клиентами и т.п.

Координация базируется на использовании механизмов интегра­ции разделенных ресурсов и действий. Интеграция осуществляется как по горизонтали, «сцепляя» элементы структуры одного уровня, так и по вертикали, распространяя систему прав сверху вниз.

 

 

16. Характеристика связей между элементами организационной структуры.

Структура управления представляет собой упорядоченную сово­купность связей между звеньями и работниками, занятыми решени­ем управленческих задач организации. В ней выделяют такие поня­тия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементы — это служ­бы, группы и работники, выполняющие те или иные функции управления в соответствии с принятым разделением управленче­ских задач, функций и работ. Отношения между элементами под­держиваются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающи­ми за деятельность организации или ее структурных подразделе­ний. Функциональные связи имеют место по линии движения ин­формации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Прямые связи – первичные исходные воздействия на определенный объект (сверху вниз)

Обратные связи – это отражение данных объектом оказанного на него прямого воздействия, направленные на источник этого воздействия. (снизу вверх)

При переходе от прямой связи к обратной происходит взаимозаменяема субъекта и объекта воздействия.

 

17. Процесс диагностики организационной структуры управления.

Организационная диагностика рассматривается как исследовательская деятельность, направленная на установление, анализ и оценку проблем развития и повышения эффективности системы менеджмента организации и выявление главных направлений их решений.
Цель диагностики – формирование общего представления о предприятии и определение направлений углубленных исследований.

^ Диагностика состояния организации включает в себя:

· выявление и структуризацию существующих и потенциальных проблем организации;

· выявление текущих возможностей и скрытых резервов организации.

К основным диагностируемым аспектам компании относятся:

• финансово-экономический (структура финансовых потоков, структура затрат и прибылей, положение на рынке и т.д.);
• организационно-производственный (система бизнес-процессов, функционально-организационная структура, структура и состояние технологий производства);
• социально-психологический (психологический климат организации, корпоративна культура, система стимулирования и мотивации, степень готовности персонала к проведению преобразований и т.д.).

В ходе процесса диагностики:

– консультант знакомится с организацией, получает информацию, которая в

дальнейшем становится отправной точкой для выработки комплекса решений и

комплекса мер воздействия на организацию, поэтому диагностика проводится

комплексно по всем аспектам;

– клиент получает «взгляд со стороны» на собственную организацию, его пред-

ставления о природе и взаимосвязях организационных проблем углубляются и

приобретают систематичность;

– идет процесс взаимного знакомства и «притирки» консультанта и клиента;

– консультант делает первоначальные «прикидки», какие методы он будет при-

менять в работе с организацией и каким образом;

– начинается поиск «агентов преобразования» в организации — факторов, людей

которые максимально влияют на организационные процессы и которые можно

использовать для процесса организационных преобразований;

– в этот же момент начинает формироваться так называемая «команда проекта»

— команда людей, призванных помогать как консультанту в его работе (пре-

доставлять информацию, обсуждать проблемы, согласовывать единую точку

зрения и единый подход), так и своей организации — быть «проводниками» но-

вого понимания, новых идей, технологий, взаимоотношений внутри компании;

сглаживать возможные возникающие негативные реакции на проводимые пре-

образования.

Алгоритм диагностического обследования можно представить в виде следующих этапов:

• предварительное интервьюирование руководства фирмы;
• подготовка сотрудников к восприятию идей рационализации и участию в работе по разрешению проблемы;
• анализ итогов предварительного интервью, подготовка к анкетированию и интервьюированию сотрудников;
• анкетирование;
• детальное интервьюирование;
• предварительный анализ собранной информации и сбор недостающих материалов;
• углубленный анализ диагностической информации, выработка и сопоставление предложений по разрешению проблемы.

Результатом диагностики является:

Аналитическое заключение, включающее:

– содержательную формулировку и описание (сущность, причины, место возник-

новения, глубина, актуальность) значимых проблем, иерархию (дерево) про-

блем, взаимовлияния проблем;

– содержательную формулировку и описание возможностей и сильных сторон

организации, их влияние и ориентировочные пути использования;

– системно-целостную картину состояния организации, которая является основой

для разработки вариантов и принятия управленческих решений, с целью комплексного решения проблем и использования возможностей организации.

-Новое, более глубокое осознание состояния организации ее персоналом, и, в первую очередь, руководящими работниками и командой проекта.

 

 

18. Проектирование и методы корректировки организационных систем

Проектирование организации – это процесс создания прообраза будущей организации, постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Ключевыми организационными переменными являются: миссия организации; цели; экономический потенциал; структура организации; бизнес-процессы, организационная культура и др.

Проектирование и корректировка организационных структур осуществляется на основе нескольких взаимодополняющих методов. Рассмотрим некоторые из них.

Метод аналогий заключается в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками (целями,

технологией, спецификой, размером и т.д.) по отношению к проектируемой организации.

К методу аналогий относится разработка типовых структур управления, а также определе-

ние границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании

и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением руководителей, что позволяет выявить специфические особенности проблем и

≪узкие места≫ в работе аппарата управления. Метод дает возможность выработать рациональные рекомендации по формированию или перестройке управления, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Данный метод является

наиболее гибким и всеобъемлющим.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей и подцелей организации, включая их количественную и качественную формулировки и последующий анализ организационных структур с позиций их соответствия системе целей.

Метод организационного моделирования состоит в разработке формализованных математических, графических и других отображений (моделей) распределения полномочий и

ответственности в организации. Разработанные модели являются базой для проведения вычислительного эксперимента с целью построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур во взаимосвязи их переменных. В настоящее время появились автоматизированные системы, позволяющие по функциональным целям и сведениям

о состоянии ресурсов организации и о динамике развития внешней среды получить соответствующий проект организации. Однако не следует слишком преувеличивать роль автоматизированных информационных систем в решении задачи

проектирования организаций.

Работа автоматизированных систем предусматривает использование процедур имитационного моделирования, основу которых составляет ориентация на использование опыта и интуиции проектировщика. Соответственно ответственность за возможные просчеты и ошибки в процессе проектирования целиком возлагается на человека, так как принятие окончательного решения остается за ним, а экспертная система только предлагает набор альтернатив, удовлетворяющих поставленным условиям, или, что не менее важно, сообщает проектировщику об отсутствии таковых.

Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от результатов соответствующего исследования. Должны приниматься во внимание качество и эффективность используемой методики,наличие необходимой информации, квалификация разработчиков системы, сроки выдачи рекомендаций, материальная инаучно-техническая база и т.д.

Приведение структуры организации в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации. Значительные по масштабам преобразования не должны начинаться до тех пор, пока не появятся для этого серьезные причины, не вызывающие сомнений.