Системы автоматизации кадрового документооборота

Чтобы сохранить конкурентоспособность, управление персоналом должно быть так же динамично, как и современный мир с его постоянными изменениями законодательства, правил хозяйственной деятельности и условий работы. Многие организации подвержены постоянным изменениям: слияниям, разукрупнениям, крупномасштабным реорганизациям и т. д. Система управления персоналом должна обеспечивать быстрый отклик на объединение разнородных структур, специальностей и должностных иерархий, а также на изменение организационной структуры компании.

Подавляющее число предприятий, как подтверждает статистика, используют пока малую часть возможностей, представляемых компьютеризацией деятельности компании. Помимо замены печатной машинки на персональный компьютер в основном это – бухгалтерский учет и справочные правовые системы. Эта статистика – печальное подтверждение того факта, что пока редкая фирма заботится о создании у себя единой и долгосрочной кадровой инфраструктуры, охватывающей все процессы кадрового делопроизводства. Стратегия развития персонала и материально-техническое обеспечение кадровых служб пока не входит в число главных забот среднестатистического российского руководителя. Вполне очевидно, что при современной насыщенности рынка программными продуктами просто невозможно подробно остановиться на каждом из них, охарактеризовать их достоинства и недостатки. Поэтому авторами сделана попытка классификации наиболее распространенных систем автоматизации кадрового документооборота, а также обобщены критерии, которые можно использовать при выборе той или иной системы.

Западная практика менеджера по персоналу зиждется на трех китах: высокой технической оснащенности, наличии обширной армии специалистов в резерве и множества рекрутерских фирм по подбору сотрудников. Все чаще и чаще кадровики вынуждены при отборе будущих сотрудников увеличивать охват, рассматривая кандидатуры даже не столько специалистов, сколько “нормальных”, “хороших”, “потенциально сильных”, “с обостренным желанием работать” специалистов. Высокая динамика нормативно-правовой базы, большое количество приказов и распоряжений, существенные затраты времени на анализ документов каждого сотрудника (определение сроков аттестации, очередных отпусков, дней рождения и т. д.) определяют необходимость компьютеризации кадровой документации.

Анализ программ автоматизации кадрового делопроизводства

В своем развитии ЭВМ прошли несколько поколений, аналогично и программное обеспечение, используемое в контуре автоматизации деятельности предприятий и организаций, прошло такой же путь: от отдельных расчетных программ к комплексам программ, к АРМам, комплексам АРМов и, наконец, к интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления, представляющим собой вершину системной интеграции. В настоящее время комплексные системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже явно наметился переход к корпоративным системам, в которых производится реинжиниринг и перестройка бизнес-процессов предприятия.

Аналогичный путь прошли и системы автоматизации кадрового делопроизводства.

Первую группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами. (“WDATEOK”, “Кадры”, “Отдел кадров и ДОУ”, “Табель”). Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций и не сопровождаются авторами.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами для своей организации с целью экономии средств. Можно упомянуть такие системы, как “SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”, “Triamant” и др. Более чем двадцатилетний опыт разработки и эксплуатации системы “Кадры” в Московском государственном автомобильно-дорожном институте показал, что сама по себе система непрерывно развивалась и совершенствовалась, а затраты на ее эксплуатацию и сопровождение превышали затраты на приобретение готового программного обеспечения. Ситуация не изменилась при переносе данной концепции в среду Windows.

Третья группа образована бухгалтерскими системами, в состав которых включен функциональный модуль “Кадры”. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. Причем эти кадровые модули в составе бухгалтерии не только не помогают менеджеру по персоналу, а порой и мешают, так как эти отделы имеют слишком разные задачи.

Наиболее яркими представителями систем такого класса являются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”, “БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой группы характерна узость базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями системы. Сюда же можно отнести системы автоматизации деятельности предприятий с включенными в них модулями “Кадры”. К чести авторов системы 1С следует отнести быстрый прогресс в развитии и улучшении кадрового модуля, что вместе с возможностью использования накопленных ранее данных и стоимостью делает эту систему весьма привлекательной для вузов и организаций среднего размера.И, наконец, четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются “Orakl-Кадры” и “NS2000”, представляющие собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражающие современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий. Основные отличия зарубежных интегрированных систем управления предприятием от российских заключаются в следующем:

• ориентация на хорошо структурированную иерархическую систему процессов, выполняемых на предприятии;
• опора на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять, например стандарт ММAS;
• поддержка полного набора управляющих функций (в рамках процесса или предприятия): планирование – контроль отклонений (учет) – регулирование;
• наличие приложений, использующих методы, позволяющие оптимизировать решение ряда частных управленческих задач.

Рекомендации по выбору системы автоматизации кадрового делопроизводства

Фирмы и люди, разрабатывающие различные программы автоматизации кадрового документооборота, ориентируются на определенные задачи, на какой-то круг пользователей со своими потребностями, предпочтениями и вкусами. С потребительской точки зрения, автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др. Однако целью настоящей статьи является оценка возможностей систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.

Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office 97).

Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle 7.3, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных. Клиентские места разработаны на программной системе Delphi 3.0 и могут функционировать в операционных системах Windows NT или Windows’95.

Принципиальное отличие интегрированной системы от сколь угодно сложного комплекса АРМов состоит, прежде всего, в идеологии проектирования. АРМы проектируются как автоматизация существующих рабочих мест, и в дальнейшем осуществляется их увязка между собой. При этом, естественно, подобная информационная система может реализовать только те управленческие технологии, которые имелись на предприятии на момент ее создания, поскольку само проектирование модулей осуществлялось исходя из конкретных существующих рабочих мест.

Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.

Кроме того, АРМы, созданные в рамках архитектуры файл-сервер, не отвечают современным требованиям ни по скоростным характеристикам, ни с точки зрения безопасности и надежности систем. При этом следует отметить, что работа, которая была проведена по созданию АРМов, не пропадет. Во-первых, многие элементы созданных рабочих мест могут быть использованы в качестве модулей для создания рабочих мест в рамках новой системы, особенно если учесть, что проектирование рабочих мест занимает, по крайней мере, 50 % времени их создания. Во-вторых, у пользователей появились навыки работы с компьютерами, без чего невозможно внедрить никакую систему. В-третьих, в рамках этой работы сформировались кадры программистов, знающих специфику предприятия, которые также понадобятся при написании рабочих мест в среде новой интегрированной системы. Поэтому вложения в прежние разработки, безусловно, окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении интегрированной системы происходит не просто автоматизация имеющихся рабочих мест, а осуществляется реконструкция всей системы обработки информации с проектированием новых рабочих мест применительно к новым технологиям.

Одновременно с внедрением системы М-2 производится обучение специалистов с выдачей им соответствующих сертификатов. Подготовленные таким образом специалисты получают право на создание собственных модулей в системе М-2, а также изменение существующих модулей в рамках, оговоренных сертификатом. Таким образом, предприятие не попадает в зависимость от фирмы – разработчика системы и способно поддерживать функционирование системы самостоятельно.

Система корпоративного учета NS2000 отвечает требованиям функциональной полноты и является лауреатом шестого Международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Система спроектирована и разработана с использованием средств BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Схема комплекса, таким образом, представляет собой набор модулей, все они могут быть сгруппированы по трем основным направлениям: управление, финансы, логистика.

В состав системы R/3 входит модуль “Управление персоналом Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который позволяет добиться максимальной отдачи от сотрудников за счет эффективного набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и планирования карьеры. На сегодняшний день в своем классе продуктов модуль “Управление персоналом Oracle Applications” является одной из наиболее функционально полных систем для организации работы отдела кадров современного предприятия.

Его использование позволяет решать следующие задачи:

• планирование организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации;
• планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников и т. д.;
• персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;
• анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.

Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем. Однако она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов. Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы (согласно постановлению Госкомстата карточка должна содержать не менее 55 тем).

Предусмотрена возможность произвольной модификации штатного расписания с автоматическим подсчетом вакансий, а также развитый модуль обработки нерегламентированных запросов. В системе предусмотрены процедуры ведения табеля (персонального и на подразделение) с автоматическим контролем отпусков, командировок, материальной помощи и т. п. Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме. Поэтому с учетом приемлемой ее стоимости (до 500 долл.) можно утверждать, что в настоящее время указанная система является лидером среди систем автоматизации деятельности предприятий, включая все функции автоматизации кадрового документооборота.

Критерии выбора программ автоматизации кадрового делопроизводства

Каждый потенциальный потребитель программного обеспечения, предназначенного для автоматизации деятельности предприятия, естественно, свободен в своем выборе и оценках. Для такой категории клиентов целесообразно предложить некий инструмент, позволяющий оценить ту или иную программу среди их большого многообразия, т. е. предложить ему ряд критериев, позволяющих выбрать программу для своих требований. Причем критерии должны носить достаточно общий характер, а второстепенные критерии (объемы словарей справочников данных, удобство интерфейса и т. д.) при этом не учитываются. К таким критериям относятся:

• функциональная полнота системы;
• возможность работы в сети. Все программы должны работать как в локальных, так и в глобальных информационно-вычислительных сетях. При этом стоимость программного обеспечения не должна резко возрастать с ростом количества рабочих мест;
• наличие сервисных функций.Разрабатывать дополнения и расширения к программе (даже если это называется настройкой) – задача не менеджеров по персоналу и даже не системных администраторов, а только самих разработчиков. Ведь менеджеры по персоналу в большинстве своем простые пользователи ПК, а не программисты и они должны иметь возможность доступа к дополнительным сервисным модулям и модулям расширения;
• наличие системы помощи и “защиты от дурака”. В большинстве современных систем должны быть предусмотрены развитая система контекстно-зависимой помощи и система защиты от ошибочных действий. Все люди, все могут ошибаться. Важнейшие записи внутри программы должны иметь окно подтверждения, а в случае ошибочных действий программа вообще должна их блокировать;
• интуитивно понятный “дружественный” интерфейс. Внешний вид должен быть интуитивно понятен, а работа с программой должна доставлять удовольствие. Нелогичность, непонятность размещения кнопок, отсутствие надписей и т. п. как правило, начинает замечаться только в процессе работы. Поэтому мы обращаем Ваше внимание на них заранее. Интерфейс должен характеризоваться максимально упрощенным доступом к различным пунктам меню внутри разделов;
• возможность стыковки. Имеется в виду не только стыковка с другими модулями системы (бухгалтерия, снабжение и т. д.), но и возможность связи с другими кадровыми системами (тестирования, анкетирования, обучения и т. п.).