Тема 2. Автоматизация как способ совершенствования деятельности по управлению персоналом

 

Прежде, чем начинать работу по автоматизации работы по управлению персоналом, необходимо провести оптимизацию всех процессов управления. Оптимизация процессов управления персоналом — выбор наилучшего из возможных вариантов, придание оптимальных свойств, показателей данной системе.

Это обусловлено тем, что без предварительного анализа ситуации, оптимизации основных управленческих процессов в результате можно получить «автоматизированный хаос», который только усложнит работу.

Более того, для каждой конкретной организации будут свои собственные особенности и принципы автоматизации, обусловленные спецификой деятельности. Также важно выявить требования к информационной системе и преимущества использования информационных технологий в управлении персоналом для конкретной организации.

Таким образом, четко определенные принципы и функции, специфика системы управления персоналом конкретной организации будут непосредственно связаны с осуществлением определенного пути автоматизации.

Автоматизация работы по управлению персоналом может проводиться несколькими путями. Прежде всего, это использование базовых информационных технологий. Такое программное обеспечение должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т.е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникацию и принятие решений. Основное информационное накопление проводится сотрудниками службы управления персоналом, а руководитель может принимать эффективные решения, если умеет использовать всю базу информационной структуры.

Информационная система создаётся для автоматизации выполнения таких задач, как:

персональный учет кадров;

составление отчетности по кадрам;

анализ качественного состава и движения кадров;

выдача по запросам требуемой информации;

подготовка и повышение квалификации кадров.

Информационная система может найти свое организационное оформление в виде автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы. Под автоматизированным рабочим местом понимается профессионально ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с персональным компьютером. Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме, выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ предоставляет пользователю возможность:

- ввода и корректировки данных о работнике;

- формирования и выдачи различного рода выходных документов;

- создания баз данных;

- изменения структуры массива данных;

- добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню.

Исходная информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общегосударственных классификаторов. Информация по конкретному работнику содержит данные о месте его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейном положении, движении в организации (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

Создание АРМ предполагает использование локальной сети для обмена кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

Примером подобного пути автоматизации работы по управлению персоналом может служить использование офисных программ фирмы Microsoft Corporation.

Базовые информационные технологии и АРМ помогают выполнять руководителям и специалистам наиболее типичные виды работ в любой организации:

· обрабатывать различную текстовую документацию (письма, отчеты и др.);

· производить расчет данных, представленных в табличной форме, в графическом виде (отчеты за определенный период времени, учет работы сотрудников и т.д.);

· составлять расписания встреч, телефонных переговоров;

· представлять сведения о лицах, участвующих в совместной работе, и т.д.;

· обеспечивать оперативную связь между сотрудниками;

· оказывать помощь в подготовке к совещаниям, выступлениям руководителя.

Эти работы выполняются с помощью текстового редактора MS Word, электронных таблиц MS Excel, органайзера (планировщика) MS Outlook и электронной почты Интернет, презентационного пакета MS Power-Point, системы управления базами данных (СУБД) MS Access.

Использование базовых информационных технологий — путь автоматизации работы по управлению персоналом для организаций-представителей малого и среднего бизнеса с ограниченными финансовыми ресурсами.

Преимуществами этого пути являются:

1. Доступность базовых информационных технологий (пакеты MS Office). Они присутствуют практически на каждом компьютере, использующем операционную систему Windows.

2. Отсутствие необходимости специального обучения персонала работе с офисными программами.

3. Построение информационной системы с учетом специфики организации.

4. Экономичность, т.к. при небольшом объеме документации нет необходимости внедрения дорогостоящей и сложной автоматизированной системы.

Следующий путь автоматизации работы по управлению персоналом — использование специализированной автоматизированной системы управления персоналом. Эти системы обеспечивают:

- оперативность контроля и гибкость управления;

- возможность получения полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- контроль за деятельностью дочерних предприятий (при наличии таковых);

- настраиваемость на разработку отчётной документации;

- переход на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда и т.д.

Однако, слабым звеном в такого рода автоматизации является одна из составляющих кадрового учёта — работа с бумажными документами.

Практически каждая из операций кадрового учёта требует работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учёта (с точки зрения бумажного документооборота) можно разделить на:

· учёт и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

· формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

· подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

· хранение копий приказов по основной деятельности.

 

Одним из вариантов решения задачи автоматизации работы с бумажными документами является использование в кадровой службе автоматизированных систем по делопроизводству. Во многих подобных системах существует блок управления кадровой документацией («Канцлер» компании IBA). Работа с документами личных дел часто разделяется на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причём, как правило, бумажные документы служат только для обеспечения правовых взаимоотношений работника и организации. Непосредственная же работа ведётся с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства автоматизации кадрового учёта поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А ведь поиск по электронной базе данных с последующим выводом на печать или отправкой по почте копии необходимого документа выполняются значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему ее лицу.

Архивное хранение личных дел, ведение номенклатуры, поиск и прочие операции с архивом не автоматизированы в большинстве систем по управлению персоналом. Безусловно, системы автоматизации архивной деятельности существуют, но они функционируют и предлагаются как отдельный программный продукт. Формирование приказов по личному составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета, но его ведь еще нужно завизировать, утвердить, исполнить и разослать копии другим исполнителям. И если исполнение приказа, хоть и без автоматической фиксации изменений проекта, как правило, реализовано, то все остальные этапы часто являются полностью ручной операцией. Через автоматизированную систему документационного обеспечения управления всё это сводится к контролю за прохождением документа, т.е. система автоматически доводит информацию до исполнителей и других заинтересованных должностных лиц, круг которых определен внутренними инструкциями организации. Для текущей работы необходимо своевременно получать копии отдельных документов по основной деятельности. Системы по делопроизводству могут предоставить любую информацию, находящуюся в базе данных системы.

Важной проблемой является настраиваемость всех выше описанных систем. Далеко не каждая из представленных на рынке систем автоматизации может учесть специфику каждой отдельно взятой организации.

Эта задача решается при помощи создания собственных разработок для конкретной организации или использования отраслевого решения. Однако, такой подход имеет свои особенности. Именно он позволяет учесть специфику конкретной организации и создать систему, соответствующую требованиям работников отдела кадров. Этот подход используется крупными организациями, в структуре которых есть собственное ИТ-подразделение. В таких случаях внедрение системы может обойтись гораздо дешевле, чем при покупке системы у сторонней компании и её настройка. Более того, разработанная собственными средствами информационная система управления персоналом хорошо интегрируется с другими информационными системами организации.

Анализируя вышеизложенное, можно сделать вывод, что существуют объективные показатели в пользу каждого из подходов к автоматизации работы по управлению персоналом. На территории Республики Беларусь размеры бизнеса и уровень постановки бизнес-процессов зачастую не самые передовые, и многие организации используют на данном этапе базовые информационные технологии, программы типа «Галактика» («Галактика») или специализированные системы типа «Кадры» («ЭОС»), а зачастую ограничиваются автоматизированной системой документационного обеспечения управления. Это связано со спецификой экономического развития: рыночная экономика пришла на территорию Республики Беларусь сравнительно недавно. Большинство руководителей белорусских государственных предприятий или крупных акционерных обществ, сохранивших методы управления и традиции предыдущей экономической системы, используют старые принципы. Организации, учреждения, предприятия малого бизнеса, как правило, не считают нужным применение каких-либо информационных технологий в работе с персоналом и используют ситуационный подход. В классическом виде автоматизация работы по управлению персоналом используется там, где персонал составляет основу деятельности, то есть крупные компании, а также совместные предприятия с иностранным капиталом.

Таким образом, необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объёма разнообразной кадровой информации, предоставления её пользователям (субъектам управления — кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания в организации информационной системы управления персоналом. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных, рационально организованный учёт, приспособленный для информационного обеспечения решения задач по управлению персоналом, совокупность приёмов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основу информационной системы составляет единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определённой организации информации и методов оперирования с массивом данных.

Рациональное построение и использование информационной системы в сфере управления персоналом позволяет своевременно обеспечивать необходимой информацией процессы управления, способствует качественной реализации функций, обеспечивает обратную связь, помогает установить зависимость между принятыми решениями и полученными результатами. Эффективность использования информационной системы управления зависит от чёткой организации процессов управления и выбора технологии в соответствии с определёнными принципами и функциями, спецификой системы управления персоналом конкретной организации.