А насколько вообще нужна автоматизированная система?

Казалось бы, подобный вопрос неуместен на этапе выбора HRM-системы: раз уже начали что-то подбирать, значит, система нам нужна. На самом деле это может быть и не так. Дело в том, что руководство предприятий может начать задумываться об автоматизации управления трудовыми ресурсами (и не только) в самых разных случаях. Например, речь может идти о плановой автоматизации всех бизнес-процессов предприятия в процессе пошагового внедрения ERP-системы . Может сказаться фактор "моды на автоматизацию" или информация об успехе внедрения у конкурентов или партнеров. В этих случаях актуальность внедрения HRM-системы и ее экономическую целесообразность необходимо подвергнуть серьезной проверке (если, конечно, компанию заботит вопрос минимизации нецелевых расходов).

В то же время, даже если реально существуют проблемы с потерей квалифицированных сотрудников и трудностью (или даже невозможностью) их замены специалистами аналогичного уровня, совсем не обязательно, что для решения проблемы следует прибегать к автоматизации или смене уже используемой автоматизированной системы. В вопросах работы с персоналом на первом месте всегда был и всегда будет вопрос человеческих взаимоотношений. И если, например, творческий подход и инициативность талантливых сотрудников никак не влияют на уровень оплаты их работы и/или карьерный рост, необходимо устранять причины проблемы на уровне работы с соответствующими менеджерами и разработки политики мотивации персонала. Простой перенос существующей в коллективе системы взаимоотношений в "электронную среду" едва ли приведет к кардинальным переменам и решению проблемы.

Конечно, в HRM-систему можно вносить данные об инициативах и идеях сотрудников, но люди - слишком сложный материал для примитивной оценки на основе "штучного" учета и без перестройки отношения менеджмента к сотрудникам автоматизированная система не будет эффективной.

Речь, в данном случае, идет не столько о том, что внедрять HRM-систему не следует. В любом случае, автоматизированный учет персонала сокращает число рутинных операций, которыми вынуждены заниматься работники кадровой службы, число ошибок и неточностей в расчетах и оформлении документов. Но, тем не менее, необходимо понимать причины, по которым будет осуществляться внедрение автоматизированной системы. Если существуют проблемы на уровне мотивации и удержания персонала, скорее всего, следует до начала подготовительных работ к внедрению решить вопросы политики управления трудовыми ресурсами компании, возможно и с помощью внешних HR-консультантов.

Решит ли автоматизация существующие проблемы?

В продолжение поднятой выше темы следует понять, насколько автоматизация процессов управления трудовыми ресурсами улучшит эффективность персонала, сократит существовавшие до нее проблемы и отразится на эффективности компании в целом.

Объективный ответ на этот вопрос может дать компании по крайней мере два преимущества: сокращение расходов на внедрение бесполезной в конкретных условиях функциональности и избавление от ложных ожиданий.

В первом случае можно будет составить общее представление о функциональном наполнении HRM-системы, которое действительно требуется компании (разумеется, с учетом перспектив развития и углубления управления "человеческим капиталом"), а не рекламируется разработчиками и дистрибьюторами. Это представление будет играть центральную роль во всем дальнейшем процессе выбора конкретного продукта, который потом будет внедряться.

Второй случай не менее важен. Как уже не раз подчеркивали специалисты по автоматизации бизнес-процессов, сама по себе внедренная система не решит проблем компании. Это лишь мощный инструмент, который необходимо применять по назначению. Только лишь его наличия никак не достаточно для "качественного скачка" и повышению эффективности компании.

Таким образом, определение тех областей, в которых HRM-система сама по себе ничем помочь не сможет, поможет организовать действительно комплексное решение проблемы, учитывающее, в том числе, организационные, экономические, правовые, психологические и иные ее аспекты.

Каковы цели проекта?

Так работа без определенной заранее цели - бесцельный труд, очень важно на самых первых этапах четко определить стоящие перед будущим проектом цели. Изначально они могут быть сформулированы в общем виде и указывать стратегические направления проекта, но при подготовке к выбору конкретного программного решения эти цели должны быть конкретизированы, подразделены на задачи и приведены в вид, доступный для численной оценки.

Иными словами, окончательная формулировка целей проекта должна включать утвержденный набор критериев эффективности и согласованные их конкретные значения (например, "снижение затрат на персонал на 20%" или "доведение средней продолжительности работы специалиста в компании до 5 лет").

Из очерченных таким образом целей на следующем этапе следует выделить те, которые достижимы за счет автоматизации управления трудовыми ресурсами, и руководствоваться ими при дальнейшей оценке альтернативных вариантов внедрения.

Те же цели, достижение которых в результате автоматизации невозможно или затруднительно, должны быть учтены при планировании сопровождающих (или предваряющих) проект внедрения мероприятий.