Развитие функций workflow для упрощения работы и стимулирования самообслуживания

Последнее (и, возможно, наиважнейшее) требование к системе управления кадрами — максимальная функциональность в области workflow. Получив в свое распоряжение настраиваемые пользователями меню и формы, зависящие от роли сотрудника в организации, отделы кадров смогут автоматизировать процессы, которые отнимают сейчас немало времени, содержат массу этапов или требуют участия многих специалистов. К таким заданиям относится смена фамилий, изменение схемы подчиненности сотрудников, включение в организационно-штатную структуру новичков, увольнение и обучение персонала. В результате повысится производительность труда кадровых работников, снизятся расходы на подготовку специалистов и администрирование, ускорится обработка транзакций с одновременным повышением их точности, уменьшатся затраты на организацию и предоставление кадровых сервисов в масштабах всего предприятия.

ИТ-подразделению и отделу кадров следует также выбрать систему HRMS, которую можно развернуть в сети вместе с порталами самообслуживания персонала (Employee Self-Service, ESS) и самообслуживания менеджеров (Manager Self-Service, MSS). Это поможет организовать простой и вместе с тем безопасный доступ сотрудников к нужной им информации, документировать выполняемые ими операции, регистрировать рабочие процессы, а также обеспечит соответствие требованиям законодательных актов, например закона Сарбейнса — Оксли. Выбрав систему управления кадрами с развитыми функциями workflow, отделы кадров и ИТ смогут оптимизировать и расширить технологическую платформу, которая необходима для эффективной и прибыльной работы всей компании.

В целом же если организация хочет, чтобы ее сотрудники работали эффективно и при этом испытывали чувство удовлетворения, ей не обойтись без налаживания плодотворного взаимодействия между ИТ-отделом и кадровиками. Так что не стоит делить их на потомков Марса и Венеры. Будет гораздо лучше, если эти специалисты запомнят пять изложенных выше простых положений и начнут применять их для открытого обсуждения своих целей, задач и требований к системе.

 

Для подготовки окончательного решения необходимо провести тщательную подготовительную работу, которая позволит снизить риски от ошибки в выборе программного решения для автоматизации бизнес процессов кадровой службы. Эту работу можно представить в виде последовательности шагов, которые необходимо выполнить.

1. ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ

Действительно, первым делом надо принять решение о том, что мы готовы:

· потратить деньги, а автоматизация дело не дешевое;

· пожертвовать личным временем и силами, в процессе внедрения IT-технологий нагрузка на руководителя серьезно увеличивается;

· увеличить нагрузку на сотрудников HR-службы, поскольку на время освоения программы и подготовке ее к работе никто не освободит вас от исполнения текущих обязанностей;

· изменить привычный порядок работы и преодолеть сопротивление сотрудников.

Если после осознания грядущих перемен желание автоматизироваться осталось — переходим к его реализации.

2. АНАЛИЗ АВТОМАТИЗИРУЕМЫХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Необходимо описать все бизнес процессы, которые вы планируете автоматизировать. Причем описывать надо не только существующие, но и планируемые бизнес процессы. В идеальном случае план должен охватывать не только те процессы, которые появятся при внедрении системы, но и те, которые вы планируете внедрить в ближайшие два-три года. После описания бизнес процессов необходимо проанализировать качество их исполнения и при необходимости провести их оптимизацию. На этом же этапе необходимо выяснить какая кадровая информация имеется в вашей организации в электронном виде. Импорт этой информации в систему может существенно сократить сроки и трудозатраты в начале работы с новой программой.

3. РЕВИЗИЯ IT-ИНФРАСТРУКТУРЫ

С помощью своих IT-специалистов необходимо выяснить наличие и характеристики: локальной вычислительной сети, серверов, рабочих станций, установленного системного программного обеспечения и СУБД. Согласовать с IT-службой технические требования к будущей HRM-системе. По результатам этой работы либо будет составлен перечень ограничений к будущей системе, либо принято решение о модернизации имеющегося или закупке нового оборудования.

4. ОПРЕДЕЛИТЬ БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

Это очень неоднозначный вопрос, но без его решения очень трудно двигаться дальше. При определении суммы затрат необходимо учитывать, что в нее, в предельном варианте, войдут затраты на компьютерную технику, системное ПО, СУБД, саму HRM-систему, внедрение системы. Причем, если цены на технику и системное ПО узнать несложно, цена лицензий прикладной программы чаще всего известна, то стоимость внедрения, а она может в разы превышать стоимость самой программы, выяснится только в ходе переговоров с поставщиками этой услуги и, скорее всего, после экспресс обследования вашей организации. Для упрощения, на предварительном этапе лучше решить два вопроса: предельная сумма стоимости проекта (допустим, это будет бюджет вашей IT-службы на год) и ценовая группа, в которой вы рассматриваете будущую программу.С точки зрения этой группировки можно выделить три ценовые группы:

· недорогие отечественные программы

· отечественные программы средней ценовой категории

· программы зарубежных производителей

5. НАПИСАТЬ ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Для ведения переговоров с поставщиками составьте письменный документ, в котором укажите все ваши требования к будущей системе, выявленные на предыдущих этапах. Старайтесь соблюдать умеренность в степени детализации ваших требований. С одной стороны, чем подробнее вы сформулируете задание, тем полнее вы получите предложение. С другой стороны чрезмерно жесткие требования могут неоправданно сузить круг рассматриваемых вами программ. В качестве некоего компромисса, могу предложить разделить документ на две части: обязательные требования и дополнительные пожелания.

6. ВЫБОР ПРОГРАММЫ

Посмотрите несколько HRM-программ, желательно не менее трех. Выберите из них ту, которая будет удовлетворять все ваши обязательные требования, наибольшее количество дополнительных пожеланий и согласовываться с размером вашего бюджета. Если такая система нашлась — это ваша система. Если нет, то, скорее всего, надо пересмотреть бюджет проекта или снижать требования к системе. В некоторых случаях будет разумнее отказаться от автоматизации и подождать более благоприятных условий. В конце предлагаю несколько простых правил, которые, я надеюсь, будут полезны при выборе HRM-системы:

Во-первых, вы выбираете рабочий инструмент для себя, поэтому можете пользоваться консультациями своего IT- департамента, помощью консультантов, услугами специализированной компании — системного интегратора, советами своих коллег и знакомых, но окончательный выбор делайте сами и только сами.

Во-вторых, не теряйте времени на работу с демо-версиями. Для освоения работы с ними необходимо затратить времени не меньше, чем для обучения работе с полноценной рабочей версией. Зачем вам осваивать несколько программ, если в итоге вы будете работать только с одной из них? Устройте несколько презентаций различных HRM-систем, не стесняйтесь, просите продемонстрировать вам все интересующие вас режимы работы, создаваемые документы и отчеты. Перед окончательным выбором попросите еще раз провести демонстрацию понравившейся системы для вас и ваших сотрудников.

В-третьих, выбор программы может затянуться на длительный срок. Поэтому записывайте все существенные особенности просматриваемых вами программ, желательно это делать в единой табличной форме. Тогда вам легко будет вспомнить все подробности увиденного и сделать взвешенный осмысленный выбор.

В-четвертых, желательно внедрять программу, которая длительное время будет поддерживаться и развиваться разработчиком. Косвенно об этом можно судить по двум признакам:

1. чем дольше программа присутствует на рынке, тем скорее она будет заменена новой.

2. чем больше экономическая стабильность компании-разработчика, чем дольше он присутствует на рынке, тем больше вероятность продолжения его деятельности.

Процедура выбора программного решения для автоматизации тех или иных бизнес-процессов всегда была достаточно непростым делом. Она предполагает проведение целевого исследования предложения на рынке, анализа функциональных возможностей доступных продуктов, сопоставления набора автоматизируемых с их помощью задач с потребностями предприятия, а качества реализации функций - с ценовыми характеристиками продуктов. А, на самом деле, таких исследований должно быть, как минимум, два. И первым из них должно быть исследование бизнес-процессов предприятия и потребностей в их автоматизации.

Кроме того, что указанные исследования сложны и трудоемки сами по себе (их можно сопоставить, как минимум, с написание дипломной работы в ведущем экономическом ВУЗе), их проведение, доказательство корректности и применение результатов на практике сопряжены с целым рядом дополнительных трудностей организационного, финансового и, в какой-то мере, психологического порядка. Тем не менее, их успешное проведение вполне возможно (хотя и существует не требующая их выполнения практика выбора информационной системы случайным образом). Попробуем дать ряд рекомендаций, в данном случае, по выбору HRM-системы , которые, по нашему мнению, помогут выполнить эту работу методологически верно и в приемлемые сроки.