Принципы организационного аудита

Общие сведения о профессиональном контроле ор­ганизаций

Особенности организационного аудита Основные принципы организационного аудита

Общие сведения о профессиональном, контроле организаций

Контрольная деятельность в организации всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функци­ей для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида — организационного

аудита.

В наиболее общем виде аудит — это процесс получения и оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормати­вы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соот­ветствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их со­ответствия определенным критериям, нормам и стандартам. При­менительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармониза­ция, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопос­тавимость, стабильность, своевременность (рис.7.6).

Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям и полноте охвата (рис.7.7).

Отрасли аудита: аудит имущества (АИ); аудит профессиона­лизма персонала (АПП); аудит интеллектуальной собственности (АИС); аудит методологии и процесса управления (АМПУ); ау­дит механизма управления (АМУ); аудит технологии и процесса производства (АТПП); аудит организации производства (АОП);

 

операционный аудит (ОА); управленческий аудит (УА); аудит бухгалтерского учета (АБУ). Среди них: • полностью разработанные отрасли — ОА, АБУ; • отрасли разрабатываются — АПП, АИС, АМПУ, АМУ, АТПП, АОП,АУ; • отрасли еще не разрабатываются — АИС.

Подотрасли аудита имущества:

• аудит основных и оборотных управленческих средств;

• аудит основных и оборотных производственных средств;

• аудит основных и оборотных технологических средств. Подотрасли аудита профессионализма персонала:

• аудит профессионализма руководителей;

• аудит профессионализма специалистов;

• аудит профессионализма рабочих и служащих;

• аудит повышения квалификации персоналом. Подотрасли аудита интеллектуальной собственности:

• аудит интеллектуальной собственности руководителей;

• аудит интеллектуальной собственности специалистов;

• аудит интеллектуальной собственности рабочих и служащих. Подотрасли аудита методологии и процесса управления:

• аудит целей и задач;

• аудит законов и принципов функционирования организации;

• аудит функций;

• аудит стратегий;

• аудит технологий управления;

• аудит коммуникаций;

• аудит свойств и схем процесса управления;

• аудит управленческих решений;

• аудит информационных технологий.

Подотрасли аудита механизма управления:

• аудит функциональных структур;

• аудит организационных структур;

• аудит оргтехники;

• аудит офисной мебели;

• аудит сетей связи;

• аудит схем и свойств документооборота. Подотрасли аудита технологии и процесса производства:

• аудит техники и технологии производства;

• аудит процесса производства;

• экологический аудит.

 

 

Подотрасли аудита организации производства:

• аудит схем и свойств документооборота;

• аудит укомплектованности производства;

• аудит эргономики и техники безопасности;

• аудит должностных инструкций и положений.

Подотрасли операционного аудита:

• технологический контроль изделий;

• ведомственная приемка изделий;

• аудит самоконтроля изделий.

Подотрасли управленческого аудита:

• аудит деловых операций;

• аудит затрат ресурсов;

• аудит экономичности и эффективности производства.

По уровню полноты аудит может быть функциональный, комплексный и системный. Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский учет, финансы, персо­нал, делопроизводство, экология и др. Комплексный аудит харак­теризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов в деятельности организации, например, аудит управленческих технологий, целей и функций одновременно. Он осуществляется на базе функциональных аудитов, либо самостоятельно по при­нятому перечню проверок. Выделяют комплексный аудит произ­водства и управления. Системный аудит — это более глубокий по сравнению с комплексным аудитом контроль организации путем учета влияния каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов и процессов, связывающих организа­цию с внешней средой. Системный аудит может использоваться в организации для подтверждения правильности расчетов по:

• экономической, организационной и социальной эффек­тивности работы организации,

• прогнозированию рисков,

• определению стоимости организации для продажи или страхования,

• определению стоимости системы управления для продажи или страхования,

• аттестации руководителей и специалистов,

• затратам на лоббирование интересов организации,

• затратам на услуги консультационных фирм.

По направлению аудит организации делится на технологический, экономический, организационный, правовой

и социальный.

Технологический аудит — это контроль профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используе­мых объектом аудита.

Экономический аудит — это контроль соблюдения экономи­ческих норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтер­ского учета является его составной частью.

Организационный аудит — это контроль (функционирования процесса управления или реорганизации компании) на основе принятых норм, законов и принципов организации как процесса

и явления.

Правовой аудит — это контроль выполнения международ­ных, государственных и местных законодательных актов и по­ложений, а также внутренних для организации уставных доку­ментов и распоряжений руководителя.

Социальный аудит — это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллекти­вов в организации, выполнения психофизиологических реко­мендаций при назначении работников на должность, соблюде­ния требований эргономики.

Например, аудит информационного обеспечения процесса управления складывается из следующих конкретных видов кон­троля:

• технологический аудит (ТА) — контроль наличия инфор­мационной техники и технологии, числящейся на балансе организации, и проверка ее состояния, совместимость между собой;

• экономический аудит (ЭА) — контроль эффективности ис­пользованной информационной техники и технологии, эффективности полученной и произведенной информации;

• организационный аудит (ОА) — контроль схемы докумен­тооборота, параметров информации для заявленных под­разделений или специалистов, условий хранения инфор­мации и обеспечения ее защиты от несанкционирован­ного доступа, распределения прав и ответственности ра­ботников информационных подразделений;

• правовой аудит (ПА) — контроль за соблюдением законо­дательства РФ, условий договоров и уставных документов в части приема и выдачи информации, контроль за ведением представителями организации дел в суде или арбитраже;

• социальный аудит (СА) — контроль за выполнением усло­вий коллективного договора в части информирования ра­ботников по заявленным сторонам деятельности органи­зации и социально-бытовым вопросам.

Организационный аудит — связующий элемент системы об­щих видов аудита (рис.7.8).

 

 

 

 

 

	ТА		ЭА		ПА		СА
		ОА

Рис.7.8. ОА - связующее звено всех видов аудита

 

Особенности организационного аудита

Организационный аудит (ОА) можно рассматривать как процесс и как явление. Как процесс ОА — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управле­ния и совершенствованию самого ОА. Этот процесс включает:

• разработку, корректировку или замену стандартов, норм и правил для соответствующих элементов механизма и структуры управления;

• сбор и оценку информации об организационной сфере деятельности системы управления.

Как явление ОА — это объединение элементов для реализа­ции программы или цели, действующих на основании опреде­ленных правил и процедур.

Объектами организационного аудита выступают элементы системы управления организации, рассмотренные в §2.1. Отрас­ли, подотрасли, направления и полнота ОА соответствуют схеме, приведенной на рис.7.7. Особо следует остановиться на полноте проведения ОА. Функциональный ОА (аудит по отдельным эле­ментам системы управления) — это первый шаг на пути к сис­темному аудиту. Второй шаг — планирование и проведение комплексного ОА одновременно по ряду элементов для дости­жения двух целей:

 

 

• оценки соответствия реально полученных данных о функ­ционировании элементов системы управления с нормами или стандартами;

определение степени соответствия между функциониро­ванием этих элементов, так как в организации все эле­менты системы управления связаны между собой и оказы­вают существенное взаимовлияние.

На рис.7.9 приведены некоторые направления контроля по нескольким элементам системы управления. Среди направлений комплексного ОА в настоящее время отработаны:

• аудит целеполагания (реализации программ собственни­ка). Предусматривает выявление и согласование стратеги­ческих и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и выполняемых программ, анализ их выполнения с точки зре­ния возможного, необходимого, желательного и историче­ски приемлемого;

аудит соответствия управленческой технологии организа­ционной структуре управления организации. Это проце­дура ОА на уровне центров хозяйственной ответственно­сти для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности. Данное направление осо­бенно актуально в связи с введением по ГК РФ широкой номенклатуры организационных форм юридического ли­ца: товарищества, общества, кооперативы, фонды, учреж­дения и др.:

аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функ­ций управления, типовых процедур и набора операций; аудит информационной инфраструктуры. Также произво­дится по ряду показателей, характеризующих важнейшую сторону деятельности организации.

Организационный аудит позволяет проверить правиль­ность использования финансовых средств, выделен­ных на создание системы управления организации.

Основные принципы организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного ау­дита.

• Принцип выделения главного:при проведении организацион­ного аудита работник должен выделять главное, характер­ное.

• Принцип соответствия:профессионализм работника, со­ставляющего аудиторское заключение, должен соответст­вовать его сложности ввиду того, что субъективизм реше­ния может сильно исказить достоверность учетных данных.

• Принцип энциклопедичности: в группе работников, состав­ляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специа­листа широкого профиля в области всей системы управления (либо своего специалиста, либо привлеченного из консульта­ционной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокуп­ности с набором стандартов. Это даст возможность избе­жать грубых ошибок или несостыковок. Так, при состав­лении бухгалтерского учета роль индикатора правильно­сти играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных дан­ных с выводами аудитора должна перекладываться на вы­сококвалифицированного специалиста.

• Принцип полноты:чем точнее и достовернее требуется за­ключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой пол­нотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.

• Принцип системности:при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления. Так, управленческая технология «Управление по результа­там» будет эффективна только при линейной структуре управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1—7 дней в зависимости от характера производства.

• Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны сте­каться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.

• Принцип стандартизации:за каждой формой учета элемен­тов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

• Принцип своевременного использования:учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее их использование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих

руководителей.

• Принцип эластичности:эластичность определяется скоро­стью изменения текущего состояния учетных данных и со­ответственно результатов аудиторской проверки. Прин­цип эластичности требует от руководителя установления приемлемой периодичности проведения учетной работы по каждому элементу системы управления.

• Принцип планирования:каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

• Принцип координации:при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.

• Принцип включения:система внутреннего аудита должна включаться в работу при достижении критического откло­нения текущего состояния параметра элемента от расчет­ного (по нормативу или стандарту).

Резюме

■ Профессиональный подход к контрольной деятельности в об­ласти управления реализуется в концепции аудита и его кон­кретного вида — организационного аудита (АО). Аудит разделя­ется по отраслям, подотраслям, направлениям и полноте.

■ Среди отраслей аудита выделяют аудит имущества, аудит про­фессионализма персонала, аудит интеллектуальной собствен­ности, аудит методологии и процесса управления, аудит меха­низма управления, аудит технологии и процесса производства, аудит организации производства, операционный аудит, управ­ленческий аудит, аудит бухгалтерского учета.

■ Планирование и осуществление аудита проходят по одному из трех уровней полноты аудита — функциональному, комплексно­му и системному.

■ Каждое направление аудита организации состоит из пяти видов аудита: технологического, организационного, экономического, правового и социального.

■ Как процесс ОА — это совокупность действий, ведущих к обра­зованию и совершенствованию системы управления и совер­шенствованию самого ОА. Как явление ОА — это объединение элементов для реализации программы или цели и действующих на основании определенных правил и процедур.

Объектами организационного аудита являются элементы систе­мы управления организации.

Основные принципы организационного аудита: выделения главного, соответствия, энциклопедичности, полноты, систем­ности, централизации учета, стандартизации, своевременного использования, эластичности, планирования, координации, включения.

| Вопросы для самоконтроля

1. В чем заключается профессиональный подход к контроль­ной деятельности?

2. Какова структура аудита организаций?

3. Перечислите основные отрасли аудита.

4. Какие подотрасли входят в аудит профессионализма персо­нала?

5. Какие подотрасли входят в аудит механизма управления?

6. Что такое уровни полноты проведения аудита?

7. Каково содержание видов аудита?

8. В чем суть и содержание организационного аудита?

9. Какие направления в организационном аудите составляют комплексный аудит?

10. Каков механизм реализации принципов соответствия и эн­циклопедичности?

11. Как реализуются принципы полноты и системности?

12. Каков механизм использования принципов стандартизации и эластичности?

13. Как реализуются принципы своевременного использования и планирования?

14. В чем особенности принципа включения?

15. Составьте общую типологию организационного аудита.