Технология проведения организационного аудита

Структурная часть процесса аудита Содержание этапов процесса организационного ау­дита

Основные принципы формирования процесса органи­зационного аудита

Щ Структурная часть процесса аудита

Упрощенная схема процесса управления любым видом деятель­ности представляется в виде следующей схемы (рис.7.12).

Рис. 7.12. Упрощенная схема процесса

Процесс состоит из четырех этапов: выработка цели, оценка ситуации, определение проблемы, принятие решений. В зависи­мости от сложности и трудоемкости этапы могут представляться в виде либо иерархии процессов, либо простого набора процедур и операций. Так, например, этап С| (рис.7.13) «оценка ситуации» может быть представлен в виде целого процесса Ц2-С2-П2-Р2, a каждый этап нового процесса — своим процессом, например, этап Пг — процессом Ц3-С3-П3-Р3 и т.д. до набора процедур и операций.

Рис.7.13. Варианты расщепления этапов на процессы

Процесс аудита отражает количественные и качественные изменения как явления во времени. Результат этого процесса — достижение цели аудита. С точки зрения системного подхода процесс аудита составляет часть общего процесса управления организацией.

С учетом специфики терминологии аудита его этапы полу­чили следующие наименования (рис.7.14): цели аудита (Ц), формирование набора рабочих стандартов (НС), выбор и запол­нение учетных форм (УФ), выявление отклонений (П), оценка отклонений (О), принятие решения о дальнейших действиях (Р), составление аудиторского заключения (A3).

Рис.7.14. Схема этапов процесса аудита(1, 2, 3, 4 - варианта решений): 1 - решение направлено на корректировку учетных форм, 2 - решение направле­но на формирование нового или совершенствование старого набора стандартов, 3 -решение направлено на изменение цели аудита, 4 - решения нет, процесс заканчива­ется составлением аудиторского заключения (без оговорок или с оговорками)

Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разра­ботку, согласование, утверждение, организацию и принятие.

Каждая процедура состоит из следующего набора операций: оп­ределение, формулировка, расчет вариантов и средств реализа­ции, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка.

Изображенные на рис. 7.14 варианты решений имеют сле­дующие приоритеты:

• В случае неудовлетворительных оценок результатов аудита необходимо принимать решения по варианту №1, при ко­тором следует внимательно проанализировать все контро­лируемые параметры в учетных формах и скорректировать их количество и параметры контроля.

• Если состав и содержание учетных форм соответствуют элементам контроля, то необходимо принимать решения по варианту №2. При этом следует проанализировать нормы, правила и стандарты на элементы системы управ­ления и выявить устаревшие, ненужные или несоответст­вующие конкретным элементам системы управления. Ес­ли такие найдены, то следует в установленном порядке их изъять, скорректировать или ввести новые.

• Если состав и содержание набора правил, норм и стандар­тов соответствуют требуемому состоянию элементов систе­мы управления, то необходимо принимать решения по ва­рианту №3. Этот вариант требует отказа от проведения ау­дита в дальнейшем и ликвидации данного элемента или всей системы управления, либо изменения самого элемента системы управления или системы в целом. Например, лик­видация компании и создание новой или подбор нового управленческого персонала или технологии управления.

Результаты аудита предопределяют дальнейшие действия ап­парата управления по изменению состояния объекта управления. Более детальный анализ этого процесса позволит профессио­нально использовать его возможности.

Содержание этапов процесса организационного аудита

Содержание этапа «цели аудита». Исходя из приведенного в §7.1 определения аудита можно сформулировать общую цель аудита элементов систем управления: формирование мнения аудитора о степени соответствия реального состояния элементов системы управления организации (управленческой деятельности или механизма управления) или заявленных как реальные состояния принятым стандартам, правилам и нормам на базе законов и закономерностей организации и для организаций.

Аудит призван определить, решена ли основная задача сис­темы управления — сформирована ли профессиональная управ­ленческая деятельность.

Аудитор должен собрать достаточно свидетельств о деятель­ности организации для проведения аналитической работы с ра­бочими стандартами, касающимися системы управления.

Общая цель аудита элементов систем управления состоит из ряда составляющих ее частных целей, отражающих глубину и широту проведения аудита. Исходя из этого, аудит элементов систем управления может проводиться как одним аудитором, так и группой аудиторов, специализированных по его видам и на­правлениям. Широта проведения аудита отражается в договоре

на его осуществление.

Содержание этапа «формирование набора рабочих стандартов».

Учитывая, что международные стандарты учета для аудита эле­ментов систем управления находятся в процессе разработки, рассмотрим разработанные проекты стандартов на отдельные элементы системы управления. Набор разработанных рабочих стандартов существенно меньше требуемого для систем управле­ния в целом. И эта работа, несомненно, будет продолжена. Тео­ретическая и методологическая суть формирования рабочих стандартов отражена в §7.3.

Содержание этапа «выбор набора форм и их заполнение». Ор­ганизационный аудит элементов систем управления — это дос­таточно широкая сфера контрольной деятельности. Он преду­сматривает аудит организационных структур управления, кон­кретных схем органов управления, целей, функций, применяе­мых принципов и методов, технических средств и технологий управления. В дальнейшем при развитии аудита может потребо­ваться еще проводить и аудит аудита.

В организационном аудите так же, как и в бухгалтерском уче­те, существует набор форм учета и отчетности, отражающих со­стояние ключевых элементов системы управления. Информация, отраженная в таких формах, и является предметом аудита. Раз­работка и совершенствование форм — естественная составляю­щая данного этапа. В §7.2 приведен характерный набор таких форм, составляющий лишь небольшую часть требуемого набора.

Содержание этапа «выявление отклонений». Сравнение дан­ных, представленных в рабочих стандартах, с реально полученными аудиторами или синтезированными ими на основе кос­венных данных, формирует отклонения. Сравниваемые значения проверяемых параметров с рабочими стандартами заносят в таб­лицу, которая составляет неотъемлемую часть при оформлении аудиторского заключения.

Содержание этапа «оценка результатов аудита». Величина от­клонений, зафиксированная в таблице, является основанием для оценки результатов аудита. Оценка отражает уровень функцио­нирования системы управления и имеет четыре значения: ста­бильно профессиональный, преимущественно профессиональ­ный, непрофессиональный. Оценка фиксируется в табл. 7.3.

Таблица 7.3. Оценочная таблица

Вид и направление аудита_______________________________________________________________________________________________________________________________

 

п/п	Наименование эле­мента системы управления	Шифр учетной формы	Шифр стан­дарта	Оценка

Содержание этапа «принятие решения о дальнейших действи­ях». На рис 7.14 рассмотрены основные варианты действий ру­ководителя при неудовлетворительных результатах, полученных при сопоставлении реальных и требуемых данных аудитором.

Содержание этапа «аудиторское заключение». Аудиторское за­ключение — важнейший документ, отражающий все этапы про­цесса аудита элементов систем управления. Общий подход к со­ставлению аудиторского заключения, несомненно, должен отра­жать международные нормативы аудита. Структура аудиторского заключения независимо от полученных результатов должна включать восемь основных частей: наименование заключения, адресат аудиторского заключения, вводную часть, сферу аудита' мнение аудитора, название аудиторской фирмы (полное и крат­кое) и ее реквизиты, подписи аудиторов, дату аудиторского за­ключения.

Для аудита элементов систем управления рассмотренная структура заключения целесообразна. Она послужила основой для разработки варианта формы заключения и его заполнения для аудита элементов систем управления (табл.7.4).

 

 

 

 

 

Независимый контроль управленческой деятельности существенно повышает ее эффективность.

Основные принципы формирования процесса организационного аудита

Структурная сторона процесса проведения организационного аудита, включающего семь этапов, достаточно хорошо реализу­ется на практике. Процессорная сторона организационного ау­дита базируется на пяти принципах:

• процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий;

• при формировании стандартов и норм необходимо учиты­вать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, существенно влияющих на процесс;

• следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс;

• процесс должен обеспечиваться оптимальной информаци­онной средой;

• процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

Резюме

■ С учетом специфики терминологии аудита его этапам можно дать следующие наименования: цели аудита, формирование на­бора рабочих стандартов, выбор и заполнение учетных форм, выявление отклонений, оценка отклонений, принятие решения о дальнейших действиях, составление аудиторского заключения. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разра­ботку, согласование, утверждение, организацию и принятие ре­шения. Каждая процедура содержит следующий набор опера­ций: определение, формулировку, расчет вариантов и средств реализации, накопление, хранение, обработку, анализ и оценку.

■ Структурная сторона процесса проведения организационного аудита, включающего семь этапов, достаточно хорошо реализу­ется на практике. Процессорная сторона организационного ау­дита базируется на пяти принципах.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем смысл разбиения этапов процесса на новый набор процессов?

2. Как именуются этапы процесса аудита?

3. В чем суть функционирования схемы этапов процесса ауди­та?

4. Какое решение из набора решений могут принять аудиторы в процессе аудита?

5. Каково содержание этапа «цели аудита»?

6. Какие виды деятельности входят в содержание этапа «формирование набора рабочих стандартов»?

7. Каково содержание этапа «выбор набора форм и их запол­нение»?

8. Что входит в содержание этапа «выявление отклонений»?

9. В чем суть содержания этапа «оценка результатов аудита»?

10. Какова структура аудиторского заключения?

11. Напишите аудиторское заключение на деятельность кон­кретного студента при подготовке к занятию.

12. Перечислите принципы формирования процесса организа­ционного аудита.

 

Заключение

Освоение премудростей управления организацией занимает у иных руко­водителей всю их жизнь. Многие осваивают их на практике методом проб и ошибок, растрачивая свои силы и теряя время на постижение то­го, что уже разработано учеными в виде объективных законов или зако­номерностей, обобщений опыта.

Развитие общественных отношений часто снижает эффект накоп­ленного опыта, поэтому многие выдающиеся в прошлые времена орга­низаторы оказываются невостребованными в современном мире. Вся­кий опыт хорош там, где он накоплен. Когда человек, руководивший одной организацией, переходит на работу в другую, он сталкивается с большими трудностями в области управления новым коллективом, ор­ганизацией.

Научная основа организационных отношений, представляющая знания в области общего и особенного, является фундаментальной базой для раз­работки и реализации управленческих решений. Знания по теории органи­зации — это хороший капитал, а затраты на изучение теории организации — хорошее вложение капитала.

Возможны два пути для человека стать хорошим руководителем организации.

• Первый путь предполагает сначала практическую работу менеджером в небольшой фирме, а затем изучение комплекса управленческих на­ук, в том числе и теории организации.

• Второй путь основан на первоначальном изучении комплекса управленческих наук, проведении аудиторных тренингов с по­следующим накоплением опыта.

В любом случае только теория или только практика не дает воз­можности руководителю чувствовать себя комфортно в организации. Решение выбора пути остается за конкретным человеком.

Изучение теории организации — увлекательное занятие, так как каждый из нас всегда может использовать во благо себе даже часть изу­ченного материала и получить при этом быстрый положительный эф­фект, например, использовать материалы по закону синергии. Объектов для применения теории организации много — семья, коллектив друзей, производственный коллектив, работа в чрезвычайных ситуациях и др.

 

Темы для размышления

1. Критерии системности компании и ее подразделений.

2. Классификация социальных организаций.

3. Влияние технической системы на социальную.

4. Развитие виртуальных структур построения компаний.

5. Структуры производственных кооперативов.

6. Частные случаи жизненного цикла развития организации.

7. Особенности управленческой деятельности в Европе, Америке и Азии.

8. Формирование наборов функций для малых предприятий.

9. Противоречия и конфликты в деятельности венчурных компаний.

10. Условия перерастания самоорганизации в управляемую организацию.

11. Типовые управленческие зависимости в деятельности малых пред­приятий.

12. Механизм формирование эффекта синергии в организации.

13. Технология практического проведения организационного аудита системы управления компании.

14. Управленческое консультирование компаний.

15. Структура и содержание диагностики организаций.

16. Эффективность системного аудита: экономическая, социальная и организационная.

17. Субъекты организаторской деятельности.

18. Предметные области для организаторской и управленческой дея­тельности.

19. История стандартизации организационной деятельности.

20. Защита конфиденциальной информации в компаниях.

21. Управление самосохранением в организаций.

22. Факторы, влияющие на скорость проведения преобразований в компании.

23. Соотношение искусственности и естественности в гармонии.

24. Социальная мотивация законов организации.

25. Соотношение организационной, технической и этической культур.

26. Характеристики организации, исследуемые в статическом режиме.

27. Иррационализм и сенсуализм как факторы совершенствования организации.

28. Информационные источники об отечественных и зарубежных партнерах.

29. Организация оффшорных компаний.

30. Механизм формирования организационной культуры компании.

Основные термины и понятия

Аудит элементов системы управления — это контроль фактических данных о деятельности или состоянии элементов системы управления организации в соответствии с утвержден­ными в установленном порядке нормами или стандартами и оп­ределение степени этого соответствия. По результатам этого ау­дита составляется аудиторское заключение. Аудит позволяет ти­пизировать устоявшиеся процессы и явления в управленческой деятельности и повысить ее качество и эффективность.

Биологическая самоорганизация основана на генетиче­ской программе сохранения вида (как процесс), призванной обеспечить соматическое (телесное) построение объекта (как явление).

Виды аудита элементов системы управления — разде­ление процесса аудита по специализациям. Выделяют пять ви­дов аудита: технологический, организационный, экономический, социальный и правовой. Каждый из них самостоятелен при ау­дите элементов системы управления организации, так как каж­дый имеет свои набор учетных форм, систему утвержденных норм или стандартов, а также аудиторов. Тем не менее объек­тивность аудита может быть достигнута только при проведении всех видов аудита и разработке общего заключения.

Гармония (от греч. «harmonia» — стройность, соразмерность) — соразмерность частей, слияние различных компонентов объ­екта в единое органичное целое

Дедукция — метод исследования, основанный на переходе от общего к частному.

Закон единства анализа и синтеза: каждая материальная система — живой организм, социальная организация (предприятие, учебное заведение и др.) — стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного из­менения своей структуры или функций.

Закон информированности—упорядоченности: чем боль­шей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую она имеет вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Закон композиции—пропорциональности: каждая мате­риальная система стремится сохранить в своей структуре все не­обходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Закон развития: каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон самосохранения: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенци­ал (ресурс).

Закон синергии: для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т.д.), либо существенно меньше.

Закон теории организации — зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах, уставах и т.д.), либо является общепри­нятой нормой для большой группы людей и организаций, либо получила признание и поддержку авторитетных ученых (синергия, пропорциональность и композиция и т.д.).

Индукция — метод исследования, основанный на переходе от частного к общему.

Информация управленческая — это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение.

Контроллинг — совокупность всех форм контрольной дея­тельности, призванная объективно и качественно проанализиро­вать и оценить деятельность организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

Конфликт — временное эмоциональное изменение на­строения человека или группы людей в связи с получением но­вых данных (возмущающих воздействий), существенно меняю­щих старое представление об интересующем объекте или про­цессе.

Неформальные организации — незарегистрированные в государственном органе организации, объединяющие людей, свя­занных личными интересами в области культуры, быта, спорта и др., имеющие лидера и не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение материальной прибы­ли.

Организационная культура — система общественно прогрессивных формальных и неформальных правил и норм деятельности, обычаев и традиций, индивидуальных и группо­вых интересов, особенностей поведения персонала данной орга­низационной структуры, стиля руководства, показателей удовле­творенности работников условиями труда, уровня взаимного со­трудничества и совместимости работников между собой и с ор­ганизацией, перспектив развития.

Организационные отношения — взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении организации.

Организационный аудит — контроль на базе норм и стандартов процессов создания, функционирования, реоргани­зации и ликвидации организации. Включает сбор и оценку ин­формации об организационной сфере деятельности системы управления. Например, аудит соответствия управленческой тех­нологии организационной структуре управления организации; аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления.

Важная сторона организационного аудита — контроль соот­ветствия норм и стандартов современному развитию управленче­ской науки и практики.

Организация (от лат. organizo — сообща, стройный вид, устраиваю) как процесс — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между час­тями целого; как явление — это объединение элементов для реализации программы или цели и действующих на основании определенных правил и процедур. Организация — это социаль­ная система, которая реализует себя в производстве товаров, ус­луг, информации и знаний.

Полнота аудита элементов системы управления — это мотивированный уровень проведения аудита, определяемый ко­личеством ключевых элементов системы управления, для которых собираются учетные данные и определяется их соответствие заданным критериям, нормам и стандартам. По полноте аудит может быть функциональный, комплексный и системный аудит элементов системы управления.

Противоречие — результат взаимодействия сторон с раз­личной степенью восприятия и оценкой одного и того же явле­ния или объекта, которые вместе с тем находятся во внутреннем единстве (в рамках одной системы) и являются источником раз­вития и познания. Имеется четыре ступени противоречия: раз­личие, поляризация, столкновение и антагонизм.

Рационализм (от лат. ratio — разум) — усовершенствова­ние, формирование более целесообразной организации чего-либо, например, производства, принятие решений по ранее раз­работанным алгоритмам, правилам, законам.

Система — это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности.

Система управления представляет совокупность всех эле­ментов, подсистем и коммуникаций между ними, а также про­цессов, обеспечивающих заданное функционирование организа­ции.

Системный аудит элементов системы управления — процесс получения данных учета деятельности объекта контроля или его состояния по всем (ключевым) элементам системы управления и установление уровня соответствия данных учета заданным критериям, нормам и стандартам. Это более глубокий аудит по сравнению с комплексным аудитом контроля органи­зации за счет учета влияния каждого ключевого элемента систе­мы управления друг на друга. Системный аудит предполагает наличие внутреннего и внешнего аудита, кроме того, сама орга­низация как элемент бизнеса должна быть одним из объектов аудита этой инфраструктуры.

Социальная самоорганизация (как процесс) основана на общественной социальной программе гармонизации обществен­ных отношений. Реализуется за счет самообучения, самовоспи­тания и самоконтроля.

Социальный аудит — это контроль соблюдения социаль­ных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью кол­лективов в организации. Объекты его — коллективные договоры между администрацией и коллективом организации, психо­физиологические условия работы персонала, эргономика, экология, методы формирования социальных групп, методы оценки персонала, коммуникации в коллективе и организации в целом, методы обучения персонала. В качестве стандартов для проведе­ния социального аудита используются утвержденные в органи­зации методики и договоры, а также законодательные акты РФ-по социальным вопросам.

Теория организации — наука, которая изучает принципы, законы и закономерности для создания, функционирования, развития и ликвидации организации. Это научная организация организаций.

Техническая самоорганизация как процесс — это про­грамма автоматической смены алгоритма действия при измене­нии свойств управляемого объекта, цели управления или пара­метров окружающей среды. Как явление — это набор альтерна­тивных интеллектуальных адаптивных систем, обеспечивающих заданную работоспособность вне зависимости от условий функ­ционирования.

Технологическийаудит — это контроль на базе норм и стандартов профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемых аппаратом управления ор­ганизации. С его помощью выявляются соответствие или несо­ответствие уровня техники и технологии характеру производства или управления. Особенно эффективно технологический аудит используется при аудите управленческих информационных тех­нологий.

Формальные организации — зарегистрированные в уста­новленном порядке общества, товарищества и т.д., которые вы­ступают как юридические или неюридические лица.

Функция управления — совокупность действий, относитель­но однородных по некоторому признаку, направленных на дости­жение частной цели и подчиненных общей цели управления.

 

Библиографический список

1. Горбунов А. Кредитно-финансовые «оффшоры» и схемы форми­рования инвестиций в России// Консультант директора. — 1995. — №10 - С.25-30.

2. Доблаев В.Л. Теория организаций. — М.: Институт молоде­жи, 1995. - 174с.

3. Зволев П.Н. Технология «Прорыв» или как управлять организаци­онным развитием предприятия// Консультант директора. 1996. — №5. - С.6-18.

4. Олицкий А.А. Методологические проблемы теории организации и диалектика// Материалистическая диалектика и пути развития естест­вознания. — М.: Наука, 1982.

5. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и служ­бах, должностные инструкции/ Казакова К.А. и др. — М.: Экономика, НОРМА, 1997. - 526 с.

6. Пригожим А.И. Организации: системы и люди. — М.: Политиз­дат, 1983.

7. Радченко Я.В. Теория организации. Ч. 1 (конспект лекций) — М.: Изд-во ГАУ, 1998.

8. Хойер В. Как делать бизнес в Европе? — М.: Прогресс, 1990.

9. Синк Д. С. Управление производительностью: планирование, из­мерение и оценка, контроль и повышение/ Пер. с англ. — М.: Про­гресс, 1989. - 528с.

10. Словарь-справочник менеджера. Под. ред. М.Г. Лапусты, — М.: ИНФРА-М, 1996. - 608с.

11. Справочник директора предприятия./Под ред. М.ГЛапусты, — М.: ИНФРА-М.1998. 2-е изд. 784с.

12. Страссман Поль А. Информация в век электроники// Проблемы управления. — М.: Экономика, 1987.

13. Ховен фон У. Стратегия развития организационных структур фирм// Проблемы теории и практики управления. —1990. — №2.

14. Франчук В.И. Основы построения организационных систем. — М.: Экономика, 1991.

15. Хизрич Р. и др. Предпринимательство. Вып.2: Создание и разви­тие нового предприятия. — М.: Прогресс, 1992.

16. Beardshow J^Palfreman D. The organisation in its environment. Great Britain, «Pitman», 1990.