Закон информированности-упорядоченности

Общие сведения об управленческой информации. Характеристики управленческой информации. Организация безопасности информации. Особенности закона информированности-упорядоченности. Основные понятия о рекламе

Общие сведения об управленческой информации

Все коммуникации в организации основаны на получении, об­работке, передаче и хранении данных. Данные — это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. Управленческая информация — это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для приня­тия специалистом обоснованного решения (рис. 4.1).

Информация представляет важнейший элемент информаци­онной среды управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ включает:

• информационные технические средства управления (компью­тер, телефон, факс и др.),

• технологии,

• профессионализм работников аппарата управления и ра­ботников сферы производства,

• общую культуру управленческих отношений,

• систему документооборота.

Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимно соот­ветствовать, при этом среда играет активизирующую роль, вы­ступая как дополнительный ресурс. При большом несогласова­нии составляющих ИСУ друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.

Основная задача ИСУ — доведение до конкретного работни­ка нужной информации в нужное время.

Если соответствие элементов в ИСУ будет нарушено, то вся система саморазрушается и начинаются трудности, доводящие до отторжения информации. Рано пришедшая информация мо­жет затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительской стоимости. Организационная сторона форми­рования ИСУ очень важна. Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом ИСУ? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, а не специалист по информатике, знакомый с элементами теорий управления или организации (как это часто и бывает).

Работа с документами без подписей и печатей, высокий пре­стиж делового слова характеризуют высокий уровень управлен­ческих отношений.

Задача придания характеристикам управленческой информа­ции измеряемый вид еще не решена.

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

• объективную, овеществленную в товаре;

• субъективную, отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объек­та управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожитель­ство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы на продук­цию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Со­отношение субъективного и объективного в отраженной инфор­мации зависит от многих факторов, в том числе от уровня про­фессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уров­ня и технических средств управления.

Таким образом, хотя сам источник информации носит объ­ективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом

начале.

Субъективность информации нельзя отождествлять с оши­бочностью, недостоверностью — это разные категории. Субъек­тивная информация может иметь высокий уровень объективно­сти и достоверности.

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Че­ловек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управ­ления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная инфор­мационная связь).

Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:

• отделить ценную информацию от «шумов»;

• выделить из информации наиболее важную часть, позво­ляющую анализировать текущее состояние объекта управ­ления и выработать правильное решение.

Важное значение имеет работа со слухами. В типичный пе­речень тем для слухов входит следующая информация:

• предстоящие сокращения;

• новые дисциплинарные и экономические меры наказания;

• изменения в структуре организации;

• грядущие кадровые перемещения и повышения;

• подробности споров руководителей;

• подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превра­титься в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основ­ных метода:

• воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распростране­ние несанкционированной бытовой информации;

• информирование работников об интересующих их вопро­сах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. На ряде японских фирм введена долж­ность информатора по бытовым и общефирменным во­просам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руко­водителя компании и т.д.

Управление информационным процессом, связанным со слу­хами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в целом.

При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий их участники не все однозначно вос­принимают информацию, а некоторые понимают ее неправиль­но и даже наоборот (рис. 4.2). И даже каждый человек в тече­ние рабочего дня непременно находится в областях А, Б и В. Представьте себе, что руководитель вызвал на совещание группу специалистов. В начале совещания руководитель может нахо­диться в области В, а специалисты в областях А и Б, т. е. в тече­ние 24 минут (8 часов*5%) руководитель будет воспринимать информацию от специалистов не так как нужно. Какое он мо­жет принять решение?

А — доля работников, которые все правильно понимают (75%). Б — доля работников, которые не все правильно понимают (20%). В — доля работников, которые понимают все наоборот (5%).

 

Рис.42. Диаграмма восприятия информации среди участников собрания

 

Характеристики управленческой информации

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики ин­формации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон — как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации определяется количеством *>укв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов).

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), времен­ного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, теку­щего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

• информационная избыточность,

• субминимальный уровень,

• недостаток информации (информационный голод).

Информационная избыточность об объекте управления по­вышает качество решения, однако увеличивает время на приня­тие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, i е. создание информационной избыточности.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных эко­номико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Моно­полизация проявляется в двух направлениях:

• засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

• стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социаль­ного и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе к интересующей информа­ции через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Субминимальный уровень информации — это минимально-полный объем информации для конкретного человека, при ко­тором он может принять обоснованное управленческое решение. Естественно, этот уровень — величина субъективная и его сле­дует подстраивать под конкретного человека. Технология опре­деления этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизирован­ных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.

Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах.

Современные руководители частных организаций (они же и владельцы) постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику? Считается, что утечка 20% коммерческой информа­ции может привести организацию к краху.

Достоверность информации — это процент реальных сведений к общему объему информации (в дальнейшем под объемом ин­формации будем понимать объем воспринимаемой информа­ции). Достоверность имеет три уровня:

• абсолютный (100%),

• доверительный (более 80%),

• негативный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит от методики документо­оборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, пере­даче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно по­вышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно полу­чить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с нега­тивным уровнем достоверности.

Ценность информации характеризуется снижением уровня за­трат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие пра­вильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:

• нулевой,

• средний (сокращение уровня затрат или повышение при­были более чем на 10%),

• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),

• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в

10 раз).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информа­ция, повторяющая известные характеристики объекта управле­ния или представляющая ненужные для принятия решения ха­рактеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к рабо­те специалистами. Высокую ценность представляют имитацион­ные модели организаций, позволяющие руководителю правиль­но предусмотреть возможные последствия реализации при раз­личных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представ­ляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная инфор­мация имеет криминальный источник.

Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

• улучшения настроения;

• поднятия эмоционального уровня;

• предварительной настройки внимания на заданную тему. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты,

сведения о материальном и моральном стимулировании, преду­преждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то по­лезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринима­ется. При обилии фоновой информации можно пропустить или воспринять необходимый объем полезной информации частич­но. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распо­ряжении много «воды». Насыщенность имеет три уровня:

• высокий (80-100%),

• нормативный (50—80%),

• низкий (менее 50%).

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления. Со­временной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

Открытость информации — это возможность предоставления! ее различным контингентам людей. Существует три уровня от­крытости информации:

• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использо­вание. Например, информация об обороне страны. Сте­пень секретности информации отражается в грифах: осо­бая важность, совершенно секретно, секретно.

• конфиденциальная (для служебного пользования) — от­ражает интересы общества, потребности группы или кол­лектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.):

инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрактов.

• публичная (открытая) — отражает интересы общества, по­требности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Например, в организации, не связанной с государственными военными заказами, не должно быть секретной информации.

Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.

Процесс формирования заданных характеристик информа­ции может идти по двум вариантам: по упреждению и по ре­зультатам. Формирование по упреждению требует хорошего на­бора статистических данных, аналитических методов и совре­менных информационных технологий. В единую систему пере­численные составляющие еще не сведены. Пока лучшие резуль­таты дает процесс формирования требуемых характеристик ин­формации по результатам путем корректировок характеристик (рис 4.3). В табл. 4.1 приведены показатели среды, определяю­щие характеристики информации.

 

 

Набор (база данных) характеристик информации (НХИ) оп­ределяется сочетанием (С) уровней соответствующих показате­лей среды:

НХИ₍₍,,,».„)«—•> С (УП„ СП,, ВР_Ь УТ„),

где /, j, k, n — уровни соответствующих параметров.

Приведем тенденции возможного изменения характеристик информации, поступающей к работнику, в зависимости от па­раметров среды ее обработки.

Увеличение уровня профессиональной подготовки допускает:

• снижение достоверности и объема,

• увеличения насыщенности и ценности. Увеличение сложности процесса управления требует:

• увеличения достоверности и объема,

• увеличения насыщенности и ценности.

Увеличение времени на разработку управленческого решения

допускает:

• снижение достоверности и объема,

• снижение насыщенности и ценности.

Увеличение уровня технических средств и информационных технологий допускает:

• снижение достоверности и объема,

• повышение насыщенности и ценности.

Конечная, обработанная информация, используемая руково­дителем для разработки управленческого решения, должна иметь следующие уровни характеристик:

ценность: средний и высокий;

достоверность: абсолютный уровень;

насыщенность: средний уровень;

открытость: конфиденциальный и открытый уровень

Обобщающим показателем конечной информации как ресур­са является эффективность ее использования. Она оценивается по следующему соотношению:

Эф-

фектив- = Резуьтат (Ценность информации)

ность Затраты (Объем, Насыщенность, Достоверность, Открытость)

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимо­стный эквивалент, поэтому расчет эффективности может произ­водиться сравнением вариантов используемых уровней характе­ристик информации.

В условиях применения современных информационных тех­нологий можно отметить следующие особенности управленче­ского труда (УТ).

 

 

1. Основным предметом и продуктом УТ становится инфор­мация. Она постепенно переходит в категорию товара и приоб­ретает потребительскую стоимость.

2. Освобождается часть рабочего времени за счет ИСУ, кото­рое на первом этапе будет идти на расширение коммуникаций с работниками, а на втором этапе — на работу с системой управ­ления (методологией и механизмом управления).

3. Возрастает комфортность УТ за счет получения качествен­ной информации и работы с пакетами прикладных программ, имитирующих интеллектуальную вставку в общий потенциал организации или подразделения.

4. Руководитель выбирает из набора правильных решений лучшее на его взгляд, а ранее он обычно выбирал из ряда имеющихся решений (правильных и ошибочных) лучшее на его взгляд.

5. Увеличивается стоимость результатов принятого решения. Информация в форме управленческого решения многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в материально-вещественные элементы производства. Неверно принятое реше­ние в масштабах отрасли может привести к большим материаль­ным и социальным убыткам. Так, решение о строительстве на озере Байкал целлюлозно-бумажного комбината было признано через несколько лет неправильным. Теперь требуются много­миллионные ассигнования для возможного перебазирования этого комбината в другое место.

6. Уменьшается двойственный, а то и тройственный характер работы руководителя. Современные руководители часто совме­щают функции высококвалифицированных специалистов (инженеров, экономистов, врачей и т.д.), непосредственных ор­ганизаторов производства (менеджеров) и руководителей менед­жеров. Информационные системы управления организации мо­гут существенно сократить время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

7. Существенно уменьшается мобильность УТ. Руководитель может меньше ездить в командировки, перемещаться по закреп­ленным подразделениям. ИСУ обеспечивает руководителей дос­товерной и полной информацией о состоянии объекта управле­ния для принятия решения и последующей проверки его испол­нения. Постепенно будет идти процесс перехода к преимущест­венно кабинетному стилю работы. Использование ИСУ дает возможность расширить набор форм реализации УТ. В качестве новых форм можно выделить деловые игры (тренинги) и моде­лирование с помощью компьютеров; электронные записные книжки; массовые мероприятия (совещания, заседания) с по­мощью современных технических средств при нахождении уча­стников на своих рабочих местах; деловое слово, основанное на предварительном расчете и анализе с помощью компьютера. Информационной основой для новых форм являются база зна­ний и база данных.

Новые формы существенно улучшают традиционные состав­ляющие содержания УТ и дополняют их. Из традиционных сле­дует отметить:

• воспитательную работу,

• представительскую деятельность,

• повышение эффективности и качества труда в управлении и производстве,

• совершенствование системы управления,

• организацию личной работы,

• повышение профессионального уровня персонала. В качестве новых составляющих содержания отметим:

• информационную деятельность,

• моделирование и работу с моделями. Автоматизация УТ с помощью ИСУ способствует усилению

позитивного действия законов и принципов управления. В пер­вую очередь это касается законов, свойственных управлению в целом. К ним относятся законы:

• единства систем управления;

• соотносительности управляющей и управляемой систем;

• пропорциональности производства и управления;

• экономии времени.

Закон единства систем управления должен предусматривать:

• неразрывную связь информационной базы всех звеньев организации в результате создания единой достоверной и доступной информационной базы;

• объединение разрозненных элементов, подсистем управ­ления в систему на единой информационной базе. В на­стоящее время в рамках одной организации можно обна­ружить фактически обособленные друг от друга подразде­ления. Разрозненность приводит к большим экономиче­ским и социальным издержкам;

• накопление статистических данных о работе организации для учета исторических факторов при подготовке решений.

Реализация закона соотносительности управляющей и управляемой систем должна идти в результате:

• соотносительности фондовооруженности рабочего места производственного работника и работника аппарата управления. В ряде компаний уровень фондовооруженно­сти производственных работников существенно выше уровня оснащения оргтехникой работников аппарата управления. В этом случае управляющая система не в со­стоянии качественно решать базисные задачи;

• повышения профессионального уровня руководителей и специалистов до уровня современной производственной технологии.

Закон пропорциональности производства и управления реализу­ется в следующем:

• составление обоснованных бизнес-планов;

• поддержание оптимальных пропорций в производствен­ной, экономической и социальной области.

Закон экономии времени требует постоянного уменьшения трудоемкости операций в процессе управления. Это в первую очередь относится к информационным операциям по подготовке и реализации решений. Возможности компьютеров позволяют успешно (революционно) реализовать данный закон. Напомним, что быстродействие современных компьютеров составляет сотни миллионов операций в секунду, а человека — в среднем одна операция в секунду. Широкий набор экономико-математических методов позволяет экономить время при формировании опти­мальных решений, а наличие базы знаний экономит время на повышении квалификации работников аппарата управления.

Ряд законов и закономерностей отражает отдельные стороны управления при использования ИСУ. Это законы:

• экономии интеллектуальной энергии (труда),

• перехода от административных к организационным мето­дам управления.

Закон экономии интеллектуальной энергии реализуется путем создания базы знаний. База знаний основана на современной технологии управления и включает следующие компоненты:

• экономико-математические пакеты прикладных программ;

• набор типовых целей, ситуаций, проблем и вариантов их ре­шения с перечнем возможных последствий (положительных и отрицательных);

• набор нештатных целей, ситуаций, проблем и решений;

• набор обучающих тренингов и ситуаций;

• набор нереализованных и глупых предложений.

Закон перехода от административных к организационным ме­тодам управления реализуется в результате увеличения объема информации об объекте управления и использования интеллек­туальных возможностей компьютера для разработки качествен­ных решений. Как известно, администрирование является след­ствием недостатка информации о состоянии объекта управления 1 либо слабой профессиональной подготовки руководителя. Основу организационных методов управления составляет планирова­ние и сопутствующая ей организация, т. е. управление по упре­ждению. Эти методы предусматривают составление бизнес-плана и обоснованное организационное проектирование. Научная организация труда должна создавать условия для эффективной работы аппарата управления и производственного персона­ла. Организационные методы управления связывают между со­бой экономические, социально-психологические и идеологиче­ские методы, являясь их фундаментом.

Перечисленные законы позволяют сформулировать ряд принципов организации управленческого труда при использова­нии ИСУ:

• стабильности и регламентации,

• гибкости построения ИСУ,

• адаптации работников к ИСУ,

• адаптации ИСУ к работнику аппарата управления,

• горизонтальной интеграции процессов управления (объедине­ние операций, усиление внутренних связей, уменьшение количества связей),

• вертикальной интеграции,

• альтернативности управленческих решений,

• интеграции и кооперации управленческого труда.

Организация безопасности информации

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), действующему с 1 января 1995г. «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения. «Кто владеет информацией — тот владеет миром», —

 

писал У. Черчиль. По данным журнала «Business-week» (США), утеря и хищение информации на фирме IBM за последние 10 лет оцениваются в 1 млрд. долл. упущенной прибыли.

Хорошая информация — это основное условие конкурентной способности организации. Бизнесменов интересует информация о физических и юридических лицах, о передовой технологии, экономической и финансовой ситуации.

Информация в отличие от классического товара при переда­че ее другому лицу остается и у продавца (в виде копий). Поэтому пропажу сразу заметить сложно. Получение информации идет легальным (легитимным) или криминальным путем. Регла­мент использования информационного пространства и защита информации от несанкционированного доступа отражены в Фе­деральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., принятом ГД РФ

25 января 1995 г.

Способы получения информации различны:

• от сотрудников: контакты, подкупы, угрозы;

• путем использования технических средств;

• кража.

Также существуют способы ее защиты:

• защита офисов и персонала (охрана);

• подбор или воспитание лояльных сотрудников (лояльность — корректное, благожелательное отношение к чему-либо);

• создание системы защиты документооборота.

Для получения и защиты информации используются сле­дующие технические средства:

• устройства акустического съема информации («жучки»);

• устройства съема информации с телефонной линии;

• выносные микрофоны и переходники;

• приемные устройства для микропередатчиков;

• устройства защиты от прослушивания и обнаружители

«жучков»;

• диктофоны и радиостанции;

• системы видеонаблюдения.

Серьезный подход к информационному обеспечению персо­нала компании требует больших затрат как на получение ин­формации, так и на ее охрану. Так, обследование 1 м² помеще­ния на наличие «жучков» профессионалами стоит 40 ам. долл.

Особенности закона информированности-упорядоченности

Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. ИСУ подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармонич­ное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — ко­эффициентов пропорциональности.

Формулировка закона информированности-упорядочности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

 

где к\, к₂, к₃, к₄, к$ — коэффициенты пропорциональности влияния

уровней характеристик информации друг на друга. V_b C_b D_b Н„ О, — соответственно уровни характеристик информации: объем, ценность, достоверность, насыщенность и полнота в области / (финансы, экономика, персо­нал и т.д.).

Pj — ресурс компании в области /;

L, — ресурсы, направленные на ликвидацию компа-

нии в области /.

Первая формула соотношения суммирует информационные массивы и обязывает руководителей собирать максимальное ко­личество информации в каждом направлении деятельности.

По второй формуле вычисляется производная по времени от отношения ресурсов компании к ресурсам, направленным на ее ликвидацию. Она обязывает руководителей ограничить сбор та­кой информации разумными рамками самосохранения. Приве­денное соотношение регулирует выбор уровней характеристик информации и ее количество.

Закон исходит из известного соотношения неопределенности информации (Л/), определяющей качество разработки решения:

где Р; — вероятность поступления i-й информации. Закон может действовать в трех вариантах.

Первый вариант: руководитель и подчиненные ни­чего не знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат стихийного действия закона. Персонал будет ста­раться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресур­сов, кроме того, компании могут подбросить ложную информа­цию, которая несомненно будет принята. В результате бессис­темной, но естественной гонки за информацией компания мо­жет понести серьезные убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а

его подчиненные нет.

Результат действия закона. Персонал будет стараться принес­ти руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в про­смотре всей информации и отборе существенной. Это весьма трудная работа, и руководитель может что-то важное пропус­тить. Если эта пропущенная информация приведет к отрица­тельным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руко­водителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для ру­ководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат действия закона будет самым благоприятным. Все ра­ботники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте «туфта» (пустая информация) или дезинформация с большой веро­ятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого канала информации увеличивает веро­ятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Закон требует от руководителей создания и развития источ­ников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных тех­нологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Следствие закона: информированность работника после дости­жения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет воз­можность создать первоклассный информационный ресурс сво­ей организации.

Основные понятия о рекламе

Рекламная деятельность — это самое важное приложение закона информированности-упорядоченности. Знание характеристик информации существенно влияет на стратегию рекламной дея­тельности. Реклама — это информация о потребительских свой­ствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них. Например, реклама о продаже автомобилей «КамАЗ», объявления службы знакомств.

Существует следующая классификация рекламы:

• по объему: обвальная, нормативная, ползучая (рис. 4.4);

• «по рынкам сбыта: традиционная, новая, новая в

ранее традиционном сегменте;

• по затратам: сверхнормативная, нормативная, спон­танная;

• по эффективности: высокая, средняя, низкая.

Пример. Автозавод ЗИЛ остановил конвейер по выпуску гру­зовиков, так как склады переполнены, а машины по цене и качеству неконкурентны аналогам европейских и американских компаний. Ка­кие характеристики должна иметь реклама, чтобы изменить к лучшему данную ситуацию?

Возможно несколько решений.

1. Создать обвальный объем рекламы в традиционных сегментах рынка: в Индии, Китае, арабских странах.

2. Возобновить нормативный объем рекламы в утерянных сегментах

рынка.

3. Переключить акцент рекламы с любопытства на интерес потен­циальных покупателей.

Приведем известные правила подготовки реклам:

• Высказывайтесь просто: упрощайте и оттачивайте пред­ложения. Рассчитывайте на любого человека, избегайте технического жаргона.

• Высказывайтесь интересно: пытайтесь возбудить любо­пытство людей, говоря об их возможных выгодах.

• Высказывайтесь по существу: вводную часть необходимо сразу выкинуть.

• Высказывайтесь утвердительно: предложения не должны носить вопросительного или отрицательного характера. Например, вместо текста: «Не хотите ли вы проконсуль­тироваться по составлению бизнес-плана в консультаци­онной фирме «ПРОФИ» следует дать текст: «По вопросу составления бизнес-плана вам лучше всего проконсульти­роваться в фирме «ПРОФИ».

•.Излагайте факты: описания действий запоминаются значительно хуже, чем красочные факты.

• Будьте оригинальными: создавайте свой стиль в заголов­ках, иллюстрациях, текстах и девизах. Однако не пересту­пайте грань между непривычным и нелепым, оригиналь­ным и откровенно глупым.

Приложение 1.

Основные правила составления документов

При составлении документов необходимо акцентировать внимание на:

1) эмоциональном воздействии на пользователя;

2) краткости изложения;

3) сочетании текстов, графики, таблиц и формул;

 

4) указании срока жизненного цикла документа;

5) идентификации документа;

6) соответствии документа организационной структуре, в которой он обрабатывается;

7) соответствии уровня изложения уровню потребителя документа;

8) наличии механизма обработки и ответа.

В качестве примера рассмотрим Типовой отчет брокера товарной бир­жи (искомый документ) и вариант его изменения с учетом приведенных правил (результирующий документ).

Искомый документ

Брокерская контора № ______

Наименование _____________________________________________________

Почтовый адрес____________________________________________________

 

КОД КЛИЕНТА

Наименование Клиента:

_____________________

_____________________

Почтовый адрес: