Стандартизация и учет ключевых элементов организации

Общие положения о структуре и содержании между­народного стандарта учета

Международный стандарт на структуру стандарта для элементов системы управления

Система отчетности на элементы организационной системы

Общие положения о структуре и содержании международного стандарта учета

Любая теория (см. §1.4) стремится выработать универсальный подход к анализу и синтезу в соответствующей предметной об­ласти. В конечном счете этот подход реализуется в методиках, инструкциях, нормах и стандартах.

Теория организации — это молодая наука и она только на под­ходе к серьезным практическим результатам. Законы, принципы и коммуникации, рассмотренные выше, служат основой для состав­ления стандартов на ключевые элементы организации. В основу разработок стандартов положены принципы построения междуна­родных стандартов учета и нормативов аудита, опубликованных Комитетом международных стандартов учета (КМСУ).

Законодательство РФ находится на пути создания необходи­мой базы документов для стандартизации системы управления организации. Так, ГОСТы Российской Федерации Р1.4-92 и Р 1.0-92 «Стандарты предприятия. Общие положения» наделяют правом научно-технические, инженерные и другие обществен­ные объединения создавать и утверждать свои стандарты. Фор­мы оформления таких стандартов приводятся в ГОСТ Р1.5-92. При этом согласно ст. 3.24 ГОСТ Р1.0-92 применение междуна­родного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется путем включения его полного со­держания в отечественный нормативный документ по стандар­тизации.

 

Успешная деятельность организации в первую очередь зави­сит от профессионализма руководителей и специалистов в об­ласти управления. Даже частичная стандартизация элементов управленческой деятельности и механизма управления органи­зации позволяет:

• регламентировать выполнение функций управления по содержанию и времени,

• добиваться внедрения наилучших управленческих техно­логий,

• уменьшать дублирование, непроизводительные затраты и

потери времени,

• согласовывать цели, средства и методы их достижения,

• формировать критерии для оценки деятельности аппарата управления.

Стандартизация и аудит являются элементами системы профес­сионализации управленческой деятельности. Разработка стандартов на элементы системы управления должна идти параллельно раз­работке приемов и методов их проверки (аудитом). Структура международного стандарта и стандарта общественного объеди­нения имеет следующий вид: наименование стандарта, положе­ние о нем, набор параграфов, статей.

Каждый параграф положения включает одну или несколько статей, нумерация всех статей сквозная. Наименования парагра­фов положения в общем виде следующие: введение; определения; объяснение; методы, способы, формулы, особенности учета; стан­дарт на заполнение учетных форм; дата вступления в силу. Во введении рассматриваются особенности данного положения о стандарте (ограничения или расширения) и особенности процесса подготовки к нему со стороны заинтересованных лиц.

В определении приводится глоссарий основных терминов

положения.

В объяснении дается более подробное, чем в определении, толкование отдельных терминов.

Методы, способы, формулы, особенности учета являются со­держанием нескольких статей. В них отражается технология об­работки и представления информации по данному стандарту. В стандарте на базе перечисленных ранее статей положения при­водится алгоритм учета с комментариями.

В параграфе «Дата вступления в силу» имеется одна статья с текстом «Стандарт действителен с «___»___________ г.».

 

 

Все статьи дополнительных параграфов и параграфа «Дата вступ­ления в силу» составляют неотъемлемую часть параграфа «Стандарт».

В тексте международного стандарта учета приводятся все сведения о параметрах проверенного элемента и порядок учета его или процесса. Международный стандарт учета работает в пакете с набором бланков учета (рис.7.10).

 

 

 

 

Международный стандарт учета
Стандарт на конкретный элемент или процесс	Единые бланки учета
Стандарт на особенности, формы и порядок учета проверяемого элемента или процесса

Рис.7.10. Содержание международного стандарта учета

 

Международный стандарт на структуру

стандарта для элементов системы управления

Наличие работоспособных стандартов, несомненно, активизиру­ет работы по полному и системному аудиту организаций. На ба­зе основных российских и мировых законодательных положений в Государственном университете управления разработан проект международного стандарта на структуру стандартов для элемен­тов системы управления, который включает предисловие, введе­ние, определения, объяснения, пользователей и их информаци­онные интересы, задачи управленческой отчетности, состояние системы управления, эффективность и изменения в ее состоя­нии, основополагающие принципы и кодификацию (рис.7.11). Рассмотрим элементы этого проекта.

Предисловие

Информация о состоянии отдельных элементов и всей системы управления конкретной организации представляет интерес как для ее руководителей, так и для внешних пользователей, напри­мер при санации, выборе контрагента для заключения сделки. Указанная информация об одном и том же состоянии системы управления может быть разной в силу обстоятельств, вызванных методикой ее получения, квалификацией специалиста, ее обра­батывающего, временем обработки и др. Данные различия при­вели к использованию разных определений элементов системы управления, различных критериев и приоритетов в ее оценке.

Рис.7.11 Логика построения международного стандарта на систему управления

Международные стандарты на систему управления должны способствовать уменьшению этих различий путем гармонизации подходов к пониманию, оценке и принятию решений относи­тельно системы управления организации. По мере развития представлений об организации как явлении международные стандарты будут совершенствоваться.

Международные стандарты на систему управления должны от­вечать общим требованиям большинства пользователей, которые на базе реального состояния системы управления принимают ре­шения о ее изменении. Разработка данных проектов поможет:

• решить вопрос о финансировании работ по совершенст­вованию системы управления;

• оценить профессионализм управленческого персонала;

• выявить слабые или сильные стороны в управлении;

• подготовить предложения по реорганизации подразделений;

• регулировать деятельность управленческого персонала;

• установить рейтинг организации;

• организовать обучение части управленческого персонала;

• определить управленческую стратегию;

• оснастить персонал современными информационными технологиями;

• за счет единого подхода создать совместные предприятия в РФ или смешанные общества за рубежом.

Идея создания международных стандартов на систему управ­ления исходит от хорошо зарекомендовавших себя международ­ных стандартов учета и международных нормативов аудита.

Введение

Целями создания стандарта на элементы системы управления организации являются:

• содействие гармонизации действующих норм, правил и положений, касающихся проектирования, создания и оценки системы управления организации;

• создание поясняющих материалов о системе управления организации как ключевой части всей организации;

• содействие профессиональным управленческим организа­циям по разработке новых и совершенствованию сущест­вующих стандартов (в том числе национальных) на систе­му управления;

• содействие объективному рассмотрению арбитражными судами вопросов, касающихся ответственности элементов системы управления за неисполнение или ненадлежащее исполнение заключенных договоров;

• формирование схожего подхода специалистов по системам управления к их анализу и оценке;

• оказание помощи при обучении ревизоров, консультантов и аудиторов по системам управления организации;

• содействие в создании типовой базы данных по элементам системы управления;

• оказание помощи руководителям в оценке эффективности системы управления организации.

Определения

Международные стандарты на систему управления — это набор стан­дартов по основным элементам системы управления организации.

Стандарт — это база, повторяемость, стабильность. Стандар­ты определяются так же, как узаконенные нормы, процессы или цель, продвижение к которым поддается измерению.

Стандартизация — это способ целенаправленного воздейст­вия на систему управления для достижения взаимодействия как внутри ее самой, так и с системой производства.

Система управления — это совокупность всех элементов, подсистем управления, коммуникаций между ними, обеспечи­вающих заданный процесс управления.

Объяснения

Стандартизация основных элементов системы управления орга­низации позволяет:

• регламентировать выполнение функций управления по содержанию и времени,

• добиваться внедрения наилучших управленческих техно­логий,

• уменьшать дублирование, непроизводительные затраты и потери времени,

• согласовывать цели, средства и методы их достижения,

• формировать критерии для оценки деятельности аппарата управления.

Система управления организации состоит из четырех состав­ляющих: методологии, структуры, процесса и техники управления.

Методология управления включает цели, законы и принципы, функции, методы, технологию управления и практику управлен­ческой деятельности.

Процесс управления представляет собой систему коммуника­ций, последовательность действий по разработке и реализации решений, информационное обеспечение.

Структура управления включает функциональную и органи­зационную структуры управления, схему организационных от­ношений, конкретную схему взаимодействия высших органов управления и профессионализм персонала.

Техника управления включает организационную технику, офисную мебель, сети связи (внутренние или внешние типа Internet), систему документооборота.

Методология и процесс управления формируют управленче­скую деятельность, а структура и техника управления — меха­низм управления.

Состояние системы управления непосредственно отражается на эффективности управленческой деятельности.

Пользователи и их информационные интересы

Пользователями информацией об элементах систем управления организаций и их состояниях могут быть настоящие и потенци­альные инвесторы, вышестоящие руководители, заемщики и кредиторы, консультанты внутренние и внешние, служащие, правительство и общественность. Они используют информацию о системе управления организации для решения личных или служебных проблем.

• Инвесторы. Имеют интерес к информации, связанной с перспективой развития системы управления (гибкие и сете­вые структуры, информационные технологии, персонал и т.д.), так как это определяет конкурентные преимущест­ва, а следовательно, и прибыль объекта вложения капитала.

• Вышестоящие руководители, в том числе руководители объединений, в которые входит конкретная организация. Они заинтересованы в информации, касающейся выпол­нения поставленных ими целей и задач, т. е. распределе­ния функций, контроля выполнения, обеспечения необ­ходимыми средствами.

• Заемщики и кредиторы. Заинтересованы в получении ин­формации о стабильности и профессионализме системы управления организации.

• Консультанты. Наиболее заинтересованные потребители разнообразной информации о реальном состоянии эле­ментов системы управления организации для ее развития или совершенствования.

• Служащие. Заинтересованы в обобщенной информации об управленческой деятельности для осознанного представ­ления степени стабильности и перспективности своей организации.

• Правительство и его службы. Если федеральные или муни­ципальные органы власти имеют свою долю в уставном капитале организации, то естественно, что информация о состоянии системы управления будет ими изучаться. Кроме того, ведение статистики наиболее важных элементов системы управления (например, персонала) может помочь правительству или его службам решать свои локальные

задачи.

• Общественность. Заинтересована в получении информа­ции о социальной направленности управленческой дея­тельности организации, общественных связях. Первоочередная обязанность организации — быть информа­ционно прозрачной для своих настоящих и потенциальных кли­ентов, контрагентов и других сотрудничающих организаций. Сведения о состоянии элементов системы управления организа­ции должны публиковаться наряду с данными о продукции, ре­квизитами фирмы.

Управленческая отчетность

Задача управленческой отчетности заключается в предоставлении информации о состоянии элементов системы управления органи­зации для оценки ее общего состояния. Подготовленная управ­ленческая отчетность должна отвечать общим запросам пользова­телей и показывать результаты управленческой деятельности ру­ководства организации. Те пользователи, которые хотят опреде­лить эффективность системы управления, должны иметь возмож­ность сделать это сами по имеющейся учетной отчетности.

Организационные и экономические решения, принимаемые пользователями управленческой отчетности, основаны на оцен­ке способности организации перестраивать свою структуру, мо­дернизировать технические средства управления, воспринимать новые управленческие технологии, упреждающей подготовке персонала, а также уверенности в такой способности. Эта оцен­ка определяет возможность организации создать работоспособ­ные управленческую и производственную системы, позволяю­щие оплатить труд персонала, выделить ресурсы на инноваци­онную деятельность и обучение, погасить ссуды и другие плате­жи, осуществить распределение прибыли.

Состояние системы управления, изменения и эффективность

Состояние системы управления находится под воздействием кон­тролируемых ею производственных и управленческих процессов и ресурсов, а также способности отражать изменения окружающей

 

среды, в которой она действует. Информация о контролируемых системой управления ресурсах (в том числе производственных) и ее способности изменить указанные ресурсы полезна в предвиде­нии способности организации и в дальнейшем эффективно управлять подведомственными ресурсами.

Состояние системы управления чаще всего представляется в отчетах руководства собранию акционеров. Эффективность сис­темы оценивается по решению собрания акционеров. Однако информация о состоянии системы управления может быть пред­ставлена и по инициативе вышестоящего руководства для про­ведения внешнего или внутреннего аудита системы управления.

При этом состояние системы управления организации может быть оценено как стабильно профессиональное, профессиональ­ное, преимущественно профессиональное, непрофессиональное.

Части управленческой отчетности по четырем направлениям (методология, структура, процесс и техника) связаны между со­бой, так как отражают различные аспекты одних и тех же со­стояний. Хотя каждая часть управленческой отчетности пред­ставляет информацию, отличную от других ее частей, ни одна часть не может представлять всю информацию, необходимую для удовлетворения особых требований пользователей. Так, структура управления организации не дает полной картины без информации о методологии и процессе управления.

Основополагающие принципы

С учетом философии построения широко используемого текста международных стандартов для бухгалтерского учета, одобрен­ного Комитетом международных стандартов учета (КМСУ), к числу основополагающих для данного стандарта можно отнести два принципа:

• принцип продолжающего функционирования;

• принцип понятности, уместности, материальности, досто­верности, нейтральности, осмотрительности, своевремен­ности и сопоставимости информации.

Кодификация

Международные стандарты на элементы системы управления рассматриваются по четырем группам и составляющим их эле­ментам (табл.7.2).

Таблица 72. Кодификация элементов системы управления

 

Наименование групп и элементов	Коды
Буква	Индекс
Методология управления Цели Законы организации Функции управления Методы управления Управленческая технология Процесс управления Коммуникации Схема процесса управления Методы разработки решений Управленческая информация Структура управления Функциональная структура Организационная структура Профессионализм персонала Техника управления Оргтехника и офисная мебель Сети связи Система документооборота	М МА ML MF ММ МТ Р PC РР РМ PI S SF SO SP Т ТО TN Т1	N N [.К. L] N (.К. L] N [.К. L] N [.К. L] N [.К. L] N N [.К. L] N [.К. L] N [.К. L] N [.К. L] N N [.К. L] N [.К. L] N [.К. L] N N [.К. L] N [.К. L] N [.К. L]

Примечание. Индекс N обозначает номер, а индексы К, L — подгруппы стандартов одной группы (в случае отсутствия подгрупп символы, указанные в квадратных скобках, не учитываются). Например, управленческая технология «Регламентное управление», являющаяся третьей составной частью технологии «Управление по целям», имеет обозначение: МТ1.3

 

Система отчетности на элементы организационной системы

В основе любого аудита лежит отлаженная система учета в виде отчетов по утвержденным формам. Так, в бухгалтерском учете, обязательном для организаций всех форм собственности, эти отчеты утверждены Минфином РФ, Пенсионным фондом РФ, Госкомстатом РФ и Госналогслужбой РФ в виде форм приложе­ний, расчетов, отчетов и справок. Заполнение отчетов и их про­верка регулируются международными или национальными стан­дартами учета. Таким образом, связка между формами учета и стандартами очевидна.

В других видах учета деятельности организации (маркетинговом, геологическом или экологическом) регламентация учетных до­кументов идет на уровне собственных разработок. Возможен со­блазн взять за основу принципы составления форм учета, при­нятые для бухгалтерского учета, и сформировать набор форм для учета элементов системы управления организации. Однако сле­дует учитывать, что с точки зрения теории управления операции бухгалтерского учета относятся к технической системе, в кото­рой высока детерминированность всех процессов и невелик на­бор возможных решений. Операции, а точнее, процессы, проис­ходящие в системе управления, относятся к социальной системе, в которой преимущественно преобладают многовариантность решений, частичная неопределенность их реализации и относи­тельная размытость единиц измерения параметров состояния элементов системы управления организации. Обработка данных таких отчетов в строгом понимании должна проводиться мето­дами кластерного анализа на базе теории размытых множеств — это перспектива развития учетного дела в системе управления. Наша задача заключается в том, чтобы, используя современный уровень развития теории организации и квалификации руково­дителей и специалистов, совместно сформировать проекты отче­тов и стандартов на элементы системы управления.

Резюме

■ В основу разработок стандартов положены принципы построе­ния международных стандартов учета и нормативов аудита, опубликованных Комитетом международных стандартов учета (КМСУ).

■ ГОСТы Российской Федерации Р1.4-92и Р1.0-92 «Стандарты предприятия. Общие положения» наделяют правом научно-технические, инженерные и другие общественные объединения создавать и утверждать свои стандарты.

■ Даже частичная стандартизация элементов управленческой деятельности и механизма управления организации позволяет:

• регламентировать выполнение функций управления по со­держанию и времени,

• добиваться внедрения наилучших управленческих техноло-

гии,

уменьшать дублирование, непроизводительные затраты и потери времени,

• согласовывать цели, средства и методы их достижения,

• формировать критерии для оценки деятельности аппарата управления.

Структура международного стандарта и стандарта общественно­го объединения имеют следующий вид: наименование стандар­та, положение о нем, набор параграфов. Каждый параграф по­ложения включает одну или несколько статей. В тексте между­народного стандарта учета приводятся все сведения о прове­ряемом элементе, особенности, формы и порядок учета прове­ряемого элемента или процесса. Международный стандарт уче­та работает в пакете с набором бланков учета. К числу основополагающих принципов стандарта относят:

• принцип продолжающего функционирования;

• принцип понятности, уместности, материальности, досто­верности, нейтральности, осмотрительности, своевременно­сти и сопоставимости информации.

| Вопросы для самоконтроля

1. Какие материалы положены в основу создания стандартов на ключевые элементы организации?

2. Какие положительные стороны вносит стандартизация в систему управления организации?

3. В чем различие государственного стандарта и стандарта об­щественного объединения?

4. Какова структура международного стандарта учета?

5. В чем сущность процесса стандартизации в организацион­ных отношениях?

6. Какова структура международного стандарта на структуру стандартов, касающихся элементов системы управления ор­ганизации?

7. Какой типовой материал дается в предисловии стандарта?

8. Какова структура материала во введении стандарта?

9. В каком параграфе международного стандарта учета приво­дятся сведения о стандарте на искомый контролируемый элемент системы управления?

10. Кто являются пользователями стандарта?

11. В чем заключаются задачи управленческой отчетности?

12. Какие принципы заложены в систему построения стандар­тов?

13. Как формируется система кодификации элементов системы управления?

14. Что положено в основу разработки системы отчетности на элементы системы управления организации?