Специфические законы социальной организации

Общее и особенное в социальных организациях. Принципы оптимизации деятельности людей.Взаимосвязь законов организации

Общее и особенное в социальных организациях

Каждая организация представляет собой маленькое общество, со своим населением и территорией, экономикой и целями, мате­риальными ценностями и финансами, коммуникациями и ие­рархией. Она имеет свои историю, культуру, технологию и пер­сонал.

Основной элемент социальной организации — человек. Ме­жду людьми в организации возникают многообразные отноше­ния, строящиеся на различных уровнях симпатии, престижа и лидерства. Большая часть этих отношений стандартизована в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы органи­зационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности, либо в силу

нецелесообразности. Например, врожденный темперамент чело­века объясняет особенности в отношениях и восприятии ин­формации. Влюбленный в коллегу сотрудник вносит в сложив­шийся регламент отношений свои личные чувства. Постоянно^; болеющий человек лучше понимает другого больного и больше заботится о нем, чем здоровый человек

Трудно поддается стандартизации творческая деятельность человека, хотя попыток формализовать деятельность творца, на­пример изобретателя, было много. Так, известный изобретатель Г.С. Альтов разработал алгоритм создания изобретения¹. По этому алгоритму любой специалист за отведенное время мог сделать изобретение в своей области деятельности и получить свидетельство об изобретении. И действительно, с помощью этого алгоритма под руководством автора было разработано не­сколько изобретений. Однако что-то помешало триумфальному шествию этого алгоритма в нашей стране.

Аналогично и на производстве, например, организация на­правляет работника за сырьем к смежнику, наделяя его соответ­ствующими (формализованными) полномочиями. Действия этого работника на месте заранее трудно запрограммировать. Чтобы успешно выполнить задание, он должен поступать по об­становке: с кем-то душевно поговорить, другому жестко напом­нить об обязательствах, третьему обещать содействие и т.д.

Иначе говоря, формализация не в состоянии полностью ох­ватить деятельность человека в организации.

Человек — это центр организации.

Соотношение формализованных коммуникаций и нефор­мальных отношений человека с другими людьми (рис. 4.9) в организациях должно заранее определяться руководителем, а еще лучше — проектантом организации.

¹ Альтов Г.С. Алгоритм изобретения. — М.: Московский рабочий, 1973. — 286 с.

 

Порядок служебных отношений определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установив­шимися порядками, подписанными контрактами, договоренно­стями и регламентами. Порядок неформальных отношений оп­ределяется чувствами людей друг к другу, симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.

Руководители большинства организаций больше всего забо­тятся о формализованной стороне отношений. Они создают различную нормативную документацию, полагая, что этим можно ограничить процесс управления коммуникациями. Однако не­формальными отношениями также необходимо управлять, чтобы добиться гармонии отношений в организации. В этом плане ру­ководители должны усиливать роль профсоюзов, женских и мо­лодежных организаций. Это дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень вы­годно для организации, так как она получает значительно боль­ше от высокопроизводительного и творческого труда работни­ков. Среди элементов, влияющих на формализованные комму­никации и неформальные отношения, можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды норма­тивной документации. Особенное — это колорит отношений, ко­торый в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Учесть общее в организации может каждый руководитель по материалам справочников, учебников и т.д., а особенное — может лишь профессиональный руководи­тель с большим опытом работы и хорошей управленческой подготовкой.

Сочетание общего и особенного в отношениях людей суще­ственно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, в ее реакции на действие того или иного закона.

 

Принципы оптимизации деятельности людей

Что же первично: человек или организация? Организация выво­дит человека в «люди» или человек своим трудом создает имидж организации? В одной из известных в 60—80 годы песен из к/ф «Весна на Заречной улице» есть слова, которые приоритет отда­ют организации:

«И заводская проходная, что в люди вывела меня».

Теория организации предлагает методологию ответа на по­ставленный вопрос в форме ряда принципов. Напомним, что принципы — это набор правил, положений, либо узаконенных органами власти, либо являющихся общепринятыми значитель­ной частью общества, либо получивших признание авторитет­ных ученых. В отличие от закона принципы можно выбирать, выполнять или не выполнять. Например, статьи Трудового за­конодательства, заповеди Библии, принцип «кнута и пряника». Большинство принципов имеет ряд альтернатив. Например, за­поведи Библии имеют альтернативы в виде заклинаний Корана, теория мотивации «X» имеет даже две альтернативы: теорию «У» и теорию «Z». Ряд принципов не имеет альтернатив и считается аксиомами, например, «хочешь мира — готовься к войне» — принцип Госдепа США во времена холодной войны.

Принципы могут иметь разную степень конкретизации и де­тализации. Например, каждый работник должен добросовестно трудиться; рабочий день составляет 8 часов; за год работник должен отработать 1800 часов. В теории организации принципы имеют две направленности:

• принципы организации организаций,

• принципы организации людей.

Принципы организации организаций

• Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура.

Несмотря на существующую типологию организационных структур управления (линейную, функциональную, штабную и др.), в каждой организации имеются особенности (нюансы) ее построения в зависимости от набора и сочетания субъективных факторов. Каждая организация, как и человек, неповторима, поэтому нет никакого смысла полностью копировать ее структу­ру, методы и т. п. для других организаций.

• Для каждой организации существует минимальный кпд (коэффициент полезного действия) или эффективность, при кото­рой организация должна быть ликвидирована или «заморожена».

Представьте себе три одинаковые организации А, Б, и С, изготовляющие сборные металлические гаражи для автомобилей. В организации А работают преимущественно холерики, в Б — преимущественно меланхолики, а в С — заключенные в тюрьме. При спаде производства (рис.4.10) действия руководителя долж­ны быть адекватны организации.

Энергия холериков ранее всех должна быть переключена на новое дело, в противном случае организация А может потерять свой потенциал и имидж.

 

Рис. 4.10. Последовательность ликвидации предприятий

Меланхолики организации Б могут выдержать и большие спады, они спокойнее реагируют на цикличность спада-подъема. Слабая заинтересованность, низкий имидж и дотации государства создают условия для работы заключенных организации В даже при работе на склад, т. е. в отрицательных областях (рис. 4.10).

• Для каждой организации развитие социальной сферы увели­чивает производительность труда как за счет повышения эмоцио­нального уровня работника, так и за счет большего изобретатель­ства (генерации идей).

Социальная сфера играет большую объединяющую роль. Ес­ли в организации коммуникации ограничиваются рамками отдела, цеха и другими формальными структурами, то в рамках со­циальной сферы это объединение значительно^ шире, оно напо­минает матричную структуру, которая наиболее способствует появлению новых идей. В ряде организаций вводят новые под­разделения социального назначения, например, кабинет психо­логической гармонии, комнату-буфет, плавательный бассейн и др. Данные подразделения кроме оздоровительной функции иг­рают роль клуба для людей разных специальностей. Кроме всех прочих тем, разговор в таких подразделениях всегда заходит и о работе, нерешенных проблемах. Люди разных профессий в не­формальной обстановке значительно быстрее находят решения производственных проблем или подходы к ним.

Принципы организации людей

• Для каждого человека существует оптимальный объем за­грузки работой.

Очень большой объем работы может сразу напугать работника и вместо мобилизующего фактора вступит тормозящий. Малый объем работы заставляет человека искать предмет приложения своих ресурсов, что не всегда идет на пользу организации. Найти оптимум для каждого человека можно с помощью тестирования либо с помощью специалистов консультационных фирм.

В настоящее время широко используется методика «мелких шагов» для загрузки работников. Руководитель для каждого ра­ботника выбирает такой объем работы, который тот может вы­полнить в течение недели. Затем добавляет еще небольшой объ­ем (шаг) и смотрит на ход выполнения и т.д. до снижения каче­ства или сроков выполнения. После этого объем работы, экви­валентный последнему, снимается. Такой цикл повторяется многократно.

• Процессы восприятия и запоминания необходимо прибли­жать к процессу мышления.

Работнику любой организации приходится много просматри­вать информации и часть из нее он должен запоминать или за­писывать. Например, на фондовой бирже часто приходится ме­нять информацию в прайс-листах на акции, облигации и другие ценные бумаги различных организаций. Как эти цены запом­нить брокеру или дилеру, чтобы быстро давать справки своим клиентам? Не каждый сам способен научиться этому. Руководи­тель должен либо набирать работников с ассоциативным мышлением, либо научить их запоминать цены по ситуациям или цифрам индивидуальной «прочной памяти». Например, цена изделия в 2000 руб. может ассоциироваться с лодкой, а цена.МП с парусником и т.д.

• Для эффективного осмысления нового необходимо иметь Польше знаний по данной тематике.

Руководитель любой организации не должен скупиться на повышение квалификации своих наиболее перспективных со­трудников, так как знания всегда дают наибольшую отдачу.

• Любой человек видит в тексте или слышит в беседе ту ин­формацию, на которую он настроился и к которой приготовился.

Руководитель организации должен заранее оповещать своих работников о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Дополнительная информация, включенная в ходе проведения собрания, не запоминается.

• Первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем вторичная.

Руководитель должен вовремя доводить информацию до подчиненных, чтобы опередить ложную или непроверенную.

• Доходчивость сообщения будет выше при использовании не­скольких форм подачи одной и той же информации.

При проведении собраний или совещаний руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи мате­риала: слова и музыка; слова и плакаты; слова и образцы.

Взаимосвязь законов организации

Выше мы рассмотрели законы: синергии, информированности-упорядоченности, самосохранения, единства анализа и синтеза, развития, композиции и пропорциональности. Профессиональ­ное использование законов организации способствует установ­лению устойчивых количественных и качественных соотноше­ний между управляющей и управляемой системами. Они явля­ются составной частью управленческой технологии организации. В любой технологии действует принцип-аксиома: все эле­менты целого должны соответствовать друг другу, иметь между собой связи и иерархию, а также реализовывать общую цель. Этот принцип соответствует определению системы. Мы снова в который раз возвращаемся к системному подходу при рассмот­рении организации.

Перечисленные выше законы организации и законы для ор­ганизаций будут эффективно работать на организацию, если ру­ководитель сумеет найти их разумное сочетание-, выделит глав­ный на текущий момент закон и обеспечит подчинение ему всех других для достижения глобальной цели организации.

Закон информированности-упорядоченности, закон самосо­хранения и закон развития — это функциональные законы, свя­занные с организацией как процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон композиции и пропорцио­нальности — это структурные законы, связанные с организацией как явлением.

Законы оказывают друг на друга как положительное, так и отрицательное влияние.

Например,

• по закону синергии путем увеличения до известных пре­делов численности персонала можно добиться резкого увеличения потенциала организации, что соответствует закону развития, однако закон композиции и пропорцио­нальности и закон единства анализа и синтеза будут тор­мозить такое расширение;

• выполнение руководителем требований закона компози­ции и пропорциональности обеспечивает стабильность организации, однако это противоречит закону самосохра­нения, который требует быстрой перестройки в условиях рыночной экономики.

Разобраться в пересечениях законов непросто даже для про­фессионала.

Принцип единства дает подход для эффективного использо­вания приведенного набора законов. Этот подход состоит в сле­дующем.

Законы имеют объективный характер и поэтому будут вы­полняться независимо от нашего желания, т. е. набор элементов (законов) уже задан. Задачи руководителя:

• из списка целей организации выявить основную (на ме­сяц, квартал, год);

• выбрать из набора главенствующий закон, которому сле­дует уделить основное внимание;

• подчинить реализацию остальных законов главенствую­щему;

• добиться соответствия законов друг другу путем установ­ления пропорций, приоритетов и сроков их выполнения.

Невыполнение принципа единства приводит к ухудшению показателей производственно-хозяйственной деятельности.

В социальной организации, центром которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особен­ных законов и принципов, которые представляют еди­ное целое в мире организаций.

Резюме

■ Каждая организация представляет собой маленькое общество со своими населением и территорией, экономикой и целями, ма­териальными ценностями и финансами, коммуникациями и ие­рархией. Она имеет свою историю, культуру, технологию и пер­сонал.

■ Среди элементов, влияющих на формализованные коммуника­ции и неформальные отношения, можно выделить общее и осо­бенное. Общее в отношениях людей в организации можно про­гнозировать и на этой базе создавать различные виды норма­тивной документации. Особенное — это колорит отношений, ко­торый в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, ее реакции на действие того или иного закона.

■ В теории организации принципы имеют две направленности: принципы организации организаций и принципы организации

людей.

■ Профессиональное использование законов организации способ­ствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Они составляют часть управленческой технологии организации.

Вопросы для самоконтроля

1. Является ли организация (компания, фирма и т.д.) умень­шенным прототипом мира, цивилизации?

2. В чем заключается особенность регламентации организаци­онных отношений?

3. Какие интересы и потребности человека и общества способ­ствуют процессу формализации коммуникаций?

4. Какие потребности и интересы человека и общества способ­ствуют развитию неформальных отношений?

5. Каков механизм формализации организационных отноше­ний?

6. Для каких целей в организации следует развивать нефор­мальные отношения?

7. Что входит в концепцию общего и особенного в коммуни­кациях?

8. Какие коммуникации в студенческой группе можно отнести к общим, а какие к особенным?

9. В чем состоят особенности реализации принципов органи­зации?

10. Какова философия оптимизации деятельности людей?

11. Перечислите принципы организации организаций.

12. Перечислите принципы организации людей.

13. В чем заключаются общие особенности действия законов организации?

14. Приведите классификацию законов организации.

15. В чем суть принципа единства при выполнении законов организации?

 

 

Приложение

Тест по законам организации

1. В управленческой деятельности вы предпочитаете использовать:

A. Справочники, тесты, рекомендации. Б. Советы специалистов.

B. Свой опыт.

2. Планируя свой отпуск, вы:

A. Рассчитываете на «горящие» путевки.

Б. Заранее готовитесь, собираете информацию, заказываете биле­ты и путевки.

B. Получаете профсоюзную путевку из имеющихся к распределению.

3. Ваше хобби:

A. Шахматы (домино). Б. Пешие прогулки.

B. Чтение детективной литературы.

4. По складу ума вас больше влечет к:

A. Философии. Б. Искусству.

B. Технике.

5. Вы прогнозируете свою деятельность на:

A. 5 и более лет. Б. На 1 — 2 года.

B. Не прогнозируете, а подчиняетесь складывающимся ситуациям.

6. Ваши знания совершенствуются преимущественно за счет:

A. Личного опыта. Б. Опыта коллег.

B. Изучения теории и систематизации эмпирики.

7. Коллектив, который вам подчиняется, является дружным и:

A. Поддерживает все ваши действия.

Б. Относится к вашим действиям с позитивной критикой.

B. Не признает вас как лидера.

8. При работе с подчиненными вы в первую очередь учитываете:

A. Квалификационные характеристики работника. Б. Потребности и интересы работника.

B. Важность поручения.

9. Вы предпочитаете:

A. Ритмичную работу.

Б. Старт-стопную работу (типа работы пожарных)

B. Аккордную.

10. Вы считаете, что участие ваших подчиненных в рабочее время в работе самодеятельных органов управления (комиссиях, советах всех уровней, забастовочных комитетах и т.д.) является:

A. Недопустимым.

Б. Нормальным явлением.

B. Полезным.

11. При принятии решения по типовым задачам вы:

A. Собираете совещание.

Б. Приглашаете на консультацию 1 — 2 специалистов.

B. Сами принимаете решение.

12. При подготовке и принятии решения по новым, неординарным

задачам вы:

A. Собираете совещание.

Б. Приглашаете на консультацию 1—2 специалистов.

B. Сами принимаете решение.

13. Ваше руководство придерживается административно-командных методов управления, а вы используете:

A. Экономические.

Б. Социально-психологические.

B. Административно-командные.

14. В своей работе вы предпочитаете:

A. Постоянное совершенствование методов, функций и структур управления.

Б. Постоянное проведение экспериментов для нахождения луч­шего варианта.

B. Критиковать сложившуюся практику управления организация­ми.

15. Законы организации для вас:

A. Выдумки ученых-теоретиков.

Б. Директивные материалы для выполнения.

B. Справочный материал.

16. Выполнение законов организации, по вашему мнению:

A. Происходит автоматически независимо от руководителя. Б. Зависит только от руководителя.

B. Зависит от системы управления.

17. Обычно ваш рабочий день длится:

A. Свыше 10 часов. Б. 8 — 10 часов.

B. Менее 8 часов.

Теперь по всем ответам подсчитайте очки по таблице:

Если вы в сумме набрали не больше 27, то мы советуем еще раз проработать темы, касающиеся законов организации, и по­смотреть соответствующую литературу по вопросам теории орга­низации. Если набрано от 28 до 40, то вы — начинающий руко­водитель, которому необходимо углублять свои знания с помо­щью специальной литературы и консультаций у специалистов по организации организаций. При наборе свыше 41 очков вы профессионал, однако не обольщайтесь этим и постоянно по­полняйте свои знания в области организации.

 

Принципы организации