Развитие организационно-управленческой мысли

Контроллинг

Философия развития и совершенствования организа­ционных систем Контроллинг организации

Философия развития и совершенствования организационных систем

Основными функциями развития и совершенствования органи­зации как процесса и как явления являются сбор информации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консуль­тирование и регулирование.

В §1.1 упомянуто, что организация как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совер­шенствованию взаимосвязей между частями целого, а организа­ция как явление представляет физическое объединение элемен­тов для реализации программы или цели и действующих на ос­новании определенных правил и процедур в форме компании, общества, объединения и т.д.

Развитие и совершенствование организации как процесса

предусматривает:

• сбор информации о процессах, происходящих в управлен­ческой, обслуживающей и производственной деятельно­сти, в сфере неформальных отношений;

• сравнение ее с принятыми нормами, правилами и стан­дартами, т. е. фактический контроль полученной инфор­мации. Если при этом результаты сравнения будут удовле­творять требованиям, предъявляемым к процессу, то вся процедура заканчивается, так как в совершенствовании и развитии нет необходимости. Если же выявятся сущест­венные отклонения, то развитие или совершенствование

необходимы;

• исследование полученной информации на степень ее влия­ния друг на друга и на результирующие характеристики процесса. Выявляют главную и второстепенную информа­цию, определяют возможности влияния для ее изменения в требуемую сторону;

• диагноз процесса по результатам исследования сильных и слабых сторон рассматриваемого процесса. Например, процесс не представляет единого целого или слабые сто­роны доминируют над сильными, процесс безнадежно ус­тарел и т.д.;

• консультирование при известном диагнозе процесса и тре­буемом состоянии процесса, т. е. разрабатывают набор решений либо по созданию нового процесса (развитие), либо по усилению сильных сторон реального процесса и уменьшению слабых (совершенствование). Если ни один набор решений не подходит по экономическим, органи­зационным или другим соображениям, то на этом проце­дура завершается;

• регулирование — если существует выбранный вариант реше­ний, то он практически реализуется либо самими работни­ками компании, либо консультантами, либо совместно.

Классическим примером успешной реализации перечислен­ных функций является деятельность лечащего врача. У пациента сначала берутся анализы и определяются их характеристики — информация, затем эти данные вписывают в таблицы соответст­вующих бланков, где в отдельных колонках уже имеются сведе­ния о диапазоне нормальных значений — контроль; проводится их исследование, ставится диагноз; собирают врачебный конси­лиум и принимается решение о конкретных методах лечения; и наконец, проводятся соответствующие действия: операция, при­ем медикаментов и т.п. — это регулирование.

Примерно такая же логика рассуждений и при осуществле­нии развития или совершенствования организации как явления, в том числе организационной структуры компании, ее персона­ла и т.д. Каждая из перечисленных функций развития или со­вершенствования, являясь самостоятельной, связана с другими определенной последовательностью выполнения (рис.7.1).

 

 

Рис. 7.1 Взаимосвязь функций развития и совершенствования организации

 

Каждая из упомянутых функций вносит существенный вклад в развитие или совершенствование организации. Сбор инфор­мации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консультирование и регулирование могут осуществляться тремя

путями (вариантами):

1) по авторской методике исходя из профессиональной под­готовки руководителя или консультанта. При этом они сами формируют механизм проведения соответствующей функции. Этот путь может быть очень хорошим, но трудно воспроизво­дится другими людьми, например, при возможном замещении конкретного руководителя или заключении договора на кон­сультационное обслуживание с другой фирмой;

2) по результатам сравнения с деятельностью других анало­гичных подразделений или организаций в целом. Руководитель заранее выбирает для себя пример организации или деятельно­сти, показатели которой служат для него ориентирами в работе. Этот путь позволяет без большого риска поддерживать приемлемый уровень выполнения функций. Однако аналог никогда не может быть точным идеалом какой-то организационной систе­мы, поэтому руководитель должен постоянно сопоставлять ана­лизируемые объекты своей организации и аналога;

3) по утвержденным нормам или стандартам на ключевые элементы организационной системы. Данный путь формирует преемственность при анализе и совершенствовании элементов организационной системы в течение значительного времени. Этот путь успешно реализуется с помощью системного аудита.

Первый и второй варианты при высоком уровне профессио­нализма могут также давать хорошие результаты.

Каждая из функций, представленных на рис.7.1, может рас­сматриваться в узком и широком смысле. В узком смысле функ­ция обслуживает только саму себя, формируя соответствующую базу данных. В широком смысле функция рассматривается как составная часть всех других функций, изображенных на рис.7.1.

Из шести рассмотренных функций развития и совершенство­вания организации только две составляют предметную область для теории организации: сбор информации и контроль. Матери­ал об информации уже рассмотрен в §3.3 при изучении закона информированности—упорядоченности. Контроль — это первая аналитическая функция развития или совершенствования орга­низационных систем. Функция «исследование» изучается дис­циплинами «Исследование операций», «Исследование систем управления» и др.; «диагностика» рассматривается в дисципли­нах «Теория управления», «Основы менеджмента» и др.; «управ­ленческое консультирование» — в одноименной дисциплине; «регулирование» частично отражено в дисциплине «Разработка управленческих решений».

Контроллинг организации

Процесс развития контроля сформировал новое направление в теории контрольной деятельности — контроллинг. Он определя­ется как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оце­нить работу организации для ее развития или совершенствова­ния исходя из поставленных целей.

Составные части (виды контроля) контроллинга: администра­тивный контроль, технологический контроль, ревизия, функциональный, комплексный и системный аудит (более подробно об организационном аудите см. §7.2). Объекты контроллинга — сис­тема производства и управления. Общая схема взаимодействия составляющих контроллинга представлена на рис.7.2.

Административный контроль — это проверка процессов и яв­лений и постоянное наблюдение за ними в целях фиксирования текущих состояний и отклонений от установленных админист­рацией значений для обеспечения достижения организацией

своих целей.

Технологический контроль — это операция, являющаяся неотъ­емлемой частью технологического процесса (производственного или управленческого). Синонимы технологического контроля — операционный контроль, специальная приемка продукции и управленческий контроль использования ресурсов.

 

 

 

 

Контроллинг	-----------»	Объекты контроллинга (предметная область)
	• Административный контроль • Технологический контроль • Ревизия • Функциональный, комплексный и сис­темный аудит			Деятельность: • Функции управления; • Функции производства
Результаты: • Технологические параметры продукции; • Параметры влияния продукции на внешнюю среду; • Влияние внешней среды на па­раметры продукции

Рис.72. Типология контроллинга

Ревизия — это документальная проверка финансово-хозяйст­венной деятельности организации или должностного лица с це­лью определения правильности и законности их действий. Реви­зия обычно проводится по заданию правоохранительных и кон­трольно-ревизионных органов, вышестоящих ведомств или собст­венника организации. При плановой ревизии проверяются доку­менты на соблюдение финансовой дисциплины, правильность постановки бухгалтерского учета, достоверность и законность со­вершения операций в целом. Ревизия по инициативе правоохра­нительных и вышестоящих органов обычно связана с установле­нием и проверкой фактов экономических или правовых преступ­лений в организации. Юридической основой для проведения плановой ревизии служат учредительные документы организации, а для внеплановой — Уголовно-процессуальный кодекс РФ, поста­новления вышестоящих органов управления, в том числе поста­новления собрания акционеров организации. Ревизоров обычно назначает вышестоящая организация.

Устав организации включает пункты, касающиеся плановой ревизии:

• Контроль финансово-хозяйственной деятельности организа­ции осуществляется ревизионной комиссией, а при необходи­мости также внешним аудитором. Порядок осуществления ре­визионной комиссией своих полномочий, ее количественный и персональный состав утверждаются общим собранием учре­дителей по представлению совета директоров.

• Проверки осуществляются ревизионной комиссией по плановому регламенту, поручению общего собрания учре­дителей, по собственной инициативе.

• Член ревизионной комиссии вправе требовать от должно­стных лиц организации предоставления всех необходимых документов и личных объяснений.

• Ревизионная комиссия обязана потребовать созыва чрез­вычайного собрания учредителей, если возникла серьез­ная угроза интересам организации.

Аудит — это документальная проверка данных в соответствую­щей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Ауди­торов обычно выбирает контролируемая организация (см. §7.2).

Приведенные определения видов контроллинга содержат не­которые элементы неопределенности в их различии. В табл.7.1 административный и технологический контроль, ревизия и ау­дит рассмотрены с точки зрения объекта и субъекта контроля, отношения к стандартам и направления контроля.

Пассивный контроллинг (рис.7.За) характеризуется периоди­ческими действиями специалистов или руководителей по анали­зу текущей информации о функционировании системы произ­водства и управления организации (процесс активизируется в исключительных случаях).

Активный контроллинг (рис.7.3б) характеризуется непрерыв­ным контрольным процессом обеспечения достижения целей ор­ганизации. При неудовлетворительной оценке контролируемого процесса или явления должно разрабатываться решение, направ­ленное в первую очередь (воздействие 1 рис.7.3 б) на изменение организационной системы, во вторую очередь (воздействие 2) —

на корректировку методики контроллинга и в третью очередь (воздействие 3) — на изменение критериев (перечня контроли­руемых параметров, диапазона их приемлемых изменений и т.д.).

 

 

Пассивному контроллингу соответствуют ревизия и аудит, актив­ному — административный и технологический контроль (рис.7.4).

Рис.7.4. Контроллинг организаций

Таким образом, объектами контроллинга являются элементы, входящие в систему управления и систему производства, в том числе элементы технологии, структура и процесс управления, информация. Для реализации контроллинга в организациях соз­дают структурные подразделения, подчиняющиеся либо ком­мерческому, либо генеральному директору. Работника, реали­зующего функции контроллинга в организации, иногда называ­ют «лоцманом организации».

Основу контроллинга составляют стандарты, нормы, правила, допуски и посадки. Контроллинг охватывает основную часть параметров организации.

При обычном контроле большая часть параметров не отра­жается в документах и часто безвозвратно теряется.

Контроллинг может быть предварительный, текущий и за­ключительный.

Предварительный контроллинг осуществляется до начала реа­лизации целей и программ организации. Основная задача дан­ного контроля — разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальней­шего контроля. Неудачно разработанная система контроля мо­жет ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля.

Текущий контроль проводится в ходе выполнения работ орга­низацией по установленному регламенту.

Заключительный контроль выполняется после завершения ра­бот и достижения целей. В результате создаются или пополня­ются базы данных по следующим направлениям:

• наименование целей и составляющих их задач,

• начальные, промежуточные и конечные параметры дея­тельности организации,

• перечень критериев для оценки исходных данных и дина­мика их изменения,

• набор решений о корректировках в контрольной деятель­ности — сроки разработки и выполнения,

• побочные (положительные и отрицательные) результаты достижения целей при конкретных параметрах деятельно­сти организации,

• набор дополнительных решений по нейтрализации или усилению побочный явлений.

В деятельности Главного контрольного управления (ГКУ) США, например, направленной прежде всего на оказание услуг Конгрессу, контроллинг охватывает значительное количество областей контроля (рис.7.5).

В рамках рассмотренных областей контроля ГКУ подготав­ливает информацию для ответа на вопросы:

• Соответствует ли выполняемая программа законодатель­ным актам?

• Достоверна и своевременна ли поступающая информация

о ходе выполнения программы?

• Выполняется ли план расходования государственных средств и ведется ли учет расходов?

• Существуют ли возможности для уменьшения потерь в расходовании государственных средств?

• Выполняются ли промежуточные этапы программы?

• Есть ли необходимость в корректировке курса правитель­ства для эффективного выполнения заданной программы?

• Какие новые проблемы, возникающие при выполнении программы, должен рассматривать Конгресс?

 

Для успешной работы персонал ГКУ включает специалистов в области бухгалтерского учета, права, экономики, менеджмента, математики, социальных и физических наук, информационных технологий. В составе ГКУ имеется даже группа следователей для работ, связанных с нарушениями действующего законода­тельства. Большинство сотрудников состоят членами соответст­вующих профессиональных обществ, их труды публикуются в престижных журналах.

Философия контроллинга в широком понимании этого тер­мина, несомненно, является прогрессивным направлением в теории организации.

Резюме

■ Основными функциями развития и совершенствования органи­зации как процесса и как явления являются сбор информации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консуль­тирование и регулирование. Реализация данных функций может осуществляться: по авторской методике, по результатам срав­нения с деятельностью других аналогичных подразделений или организаций в целом; по утвержденным нормам или стандартам на ключевые элементы организационной системы. Контроллинг — это совокупность всех форм контрольной дея­тельности, призванной объективно и качественно проанализи­ровать и оценить функционирование организации для ее разви­тия или совершенствования исходя из поставленных целей. Контроллинг состоит из: административного контроля, техноло­гического контроля, ревизии, функционального, комплексного и системного аудита. Объект контроллинга — система производ­ства и управления.

Административный контроль — это проверка процессов или яв­лений, постоянное наблюдение за ними в целях фиксирования текущих состояний и отклонений от установленных администра­цией значений для обеспечения достижения организацией своих

целей.

■ Технологический контроль — это регламентированная проверка операций технологического процесса, в том числе операцион­ный контроль, специальная приемка продукции и управленче­ский контроль использования ресурсов.

■ Ревизия — это документальная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации или должностного ли­ца с целью определения правильности и законности их дейст­вий. Ревизоров обычно назначают.

■ Аудит — это документальная проверка данных в соответствую­щей профессиональной деятельности, устанавливающая уро­вень их соответствия определенным критериям, нормам и стан­дартам. Аудиторов обычно выбирает сама контролируемая ор­ганизация.

■ Процесс реализации контроллинга может быть пассивным и ак­тивным.

Различают также предварительный, текущий и заключительный

контроллинг.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие основные функции и в какой последовательности ис­пользуются для развития и совершенствования организации?

2. Каковы различия в понятиях «развитие» и «совершенствование»?

3. Каково содержание функций развития и совершенствова­ния?

4. Каковы основные пути осуществления функции «сбор ин­формации»?

5. Каковы основные пути осуществления функции «диагностика»?

6. Каковы основные пути осуществления функции «управленческое консультирование»?

7. Какие имеются особенности взаимосвязи функций развития и совершенствования организации?

8. Приведите примеры осуществления контроля путем сравне­ния с аналогами.

9. Что общего и какое различие в предметных областях дейст­вия контроля и контроллинга?

10. Какова типология контроллинга?

11. Какова предметная область использования административ­ного контроля?

12. Какова предметная область использования технологического контроля?

13. Какова предметная область использования ревизии?

14. В каких документах организации отражены элементы кон­троллинга?

15. Дайте определение понятию «аудит».

16. В чем заключаются особенности проведения различных ви­дов контроллинга?

17. В чем особенности активного и пассивного контроллинга?

18. В каких случаях применяют предварительный, текущий и заключительный контроллинг?

19. Перечислите основные области контроля в деятельности ГКУ США.

20. Какова методика проведения контрольной деятельности ГКУ США?