Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: Археология Биология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Техника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ? Влияние общества на человека Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления

Главная Избранные Случайная статья Познавательные Новые добавления Обратная связь FAQ Развитие организационно-управленческой мысли ⇐ ПредыдущаяСтр 15 из 18Следующая ⇒ Контроллинг Философия развития и совершенствования организа­ционных систем Контроллинг организации Философия развития и совершенствования организационных систем Основными функциями развития и совершенствования органи­зации как процесса и как явления являются сбор информации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консуль­тирование и регулирование. В §1.1 упомянуто, что организация как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совер­шенствованию взаимосвязей между частями целого, а организа­ция как явление представляет физическое объединение элемен­тов для реализации программы или цели и действующих на ос­новании определенных правил и процедур в форме компании, общества, объединения и т.д. Развитие и совершенствование организации как процесса предусматривает: • сбор информации о процессах, происходящих в управлен­ческой, обслуживающей и производственной деятельно­сти, в сфере неформальных отношений; • сравнение ее с принятыми нормами, правилами и стан­дартами, т. е. фактический контроль полученной инфор­мации. Если при этом результаты сравнения будут удовле­творять требованиям, предъявляемым к процессу, то вся процедура заканчивается, так как в совершенствовании и развитии нет необходимости. Если же выявятся сущест­венные отклонения, то развитие или совершенствование необходимы; • исследование полученной информации на степень ее влия­ния друг на друга и на результирующие характеристики процесса. Выявляют главную и второстепенную информа­цию, определяют возможности влияния для ее изменения в требуемую сторону; • диагноз процесса по результатам исследования сильных и слабых сторон рассматриваемого процесса. Например, процесс не представляет единого целого или слабые сто­роны доминируют над сильными, процесс безнадежно ус­тарел и т.д.; • консультирование при известном диагнозе процесса и тре­буемом состоянии процесса, т. е. разрабатывают набор решений либо по созданию нового процесса (развитие), либо по усилению сильных сторон реального процесса и уменьшению слабых (совершенствование). Если ни один набор решений не подходит по экономическим, органи­зационным или другим соображениям, то на этом проце­дура завершается; • регулирование — если существует выбранный вариант реше­ний, то он практически реализуется либо самими работни­ками компании, либо консультантами, либо совместно. Классическим примером успешной реализации перечислен­ных функций является деятельность лечащего врача. У пациента сначала берутся анализы и определяются их характеристики — информация, затем эти данные вписывают в таблицы соответст­вующих бланков, где в отдельных колонках уже имеются сведе­ния о диапазоне нормальных значений — контроль; проводится их исследование, ставится диагноз; собирают врачебный конси­лиум и принимается решение о конкретных методах лечения; и наконец, проводятся соответствующие действия: операция, при­ем медикаментов и т.п. — это регулирование. Примерно такая же логика рассуждений и при осуществле­нии развития или совершенствования организации как явления, в том числе организационной структуры компании, ее персона­ла и т.д. Каждая из перечисленных функций развития или со­вершенствования, являясь самостоятельной, связана с другими определенной последовательностью выполнения (рис.7.1).     Рис. 7.1 Взаимосвязь функций развития и совершенствования организации   Каждая из упомянутых функций вносит существенный вклад в развитие или совершенствование организации. Сбор инфор­мации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консультирование и регулирование могут осуществляться тремя путями (вариантами): 1) по авторской методике исходя из профессиональной под­готовки руководителя или консультанта. При этом они сами формируют механизм проведения соответствующей функции. Этот путь может быть очень хорошим, но трудно воспроизво­дится другими людьми, например, при возможном замещении конкретного руководителя или заключении договора на кон­сультационное обслуживание с другой фирмой; 2) по результатам сравнения с деятельностью других анало­гичных подразделений или организаций в целом. Руководитель заранее выбирает для себя пример организации или деятельно­сти, показатели которой служат для него ориентирами в работе. Этот путь позволяет без большого риска поддерживать приемлемый уровень выполнения функций. Однако аналог никогда не может быть точным идеалом какой-то организационной систе­мы, поэтому руководитель должен постоянно сопоставлять ана­лизируемые объекты своей организации и аналога; 3) по утвержденным нормам или стандартам на ключевые элементы организационной системы. Данный путь формирует преемственность при анализе и совершенствовании элементов организационной системы в течение значительного времени. Этот путь успешно реализуется с помощью системного аудита. Первый и второй варианты при высоком уровне профессио­нализма могут также давать хорошие результаты. Каждая из функций, представленных на рис.7.1, может рас­сматриваться в узком и широком смысле. В узком смысле функ­ция обслуживает только саму себя, формируя соответствующую базу данных. В широком смысле функция рассматривается как составная часть всех других функций, изображенных на рис.7.1. Из шести рассмотренных функций развития и совершенство­вания организации только две составляют предметную область для теории организации: сбор информации и контроль. Матери­ал об информации уже рассмотрен в §3.3 при изучении закона информированности—упорядоченности. Контроль — это первая аналитическая функция развития или совершенствования орга­низационных систем. Функция «исследование» изучается дис­циплинами «Исследование операций», «Исследование систем управления» и др.; «диагностика» рассматривается в дисципли­нах «Теория управления», «Основы менеджмента» и др.; «управ­ленческое консультирование» — в одноименной дисциплине; «регулирование» частично отражено в дисциплине «Разработка управленческих решений». Контроллинг организации Процесс развития контроля сформировал новое направление в теории контрольной деятельности — контроллинг. Он определя­ется как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оце­нить работу организации для ее развития или совершенствова­ния исходя из поставленных целей. Составные части (виды контроля) контроллинга: администра­тивный контроль, технологический контроль, ревизия, функциональный, комплексный и системный аудит (более подробно об организационном аудите см. §7.2). Объекты контроллинга — сис­тема производства и управления. Общая схема взаимодействия составляющих контроллинга представлена на рис.7.2. Административный контроль — это проверка процессов и яв­лений и постоянное наблюдение за ними в целях фиксирования текущих состояний и отклонений от установленных админист­рацией значений для обеспечения достижения организацией своих целей. Технологический контроль — это операция, являющаяся неотъ­емлемой частью технологического процесса (производственного или управленческого). Синонимы технологического контроля — операционный контроль, специальная приемка продукции и управленческий контроль использования ресурсов.       Контроллинг -----------» Объекты контроллинга (предметная область)   • Административный контроль • Технологический контроль • Ревизия • Функциональный, комплексный и сис­темный аудит     Деятельность: • Функции управления; • Функции производства

Результаты: • Технологические параметры продукции; • Параметры влияния продукции на внешнюю среду; • Влияние внешней среды на па­раметры продукции

Рис.72. Типология контроллинга

Ревизия — это документальная проверка финансово-хозяйст­венной деятельности организации или должностного лица с це­лью определения правильности и законности их действий. Реви­зия обычно проводится по заданию правоохранительных и кон­трольно-ревизионных органов, вышестоящих ведомств или собст­венника организации. При плановой ревизии проверяются доку­менты на соблюдение финансовой дисциплины, правильность постановки бухгалтерского учета, достоверность и законность со­вершения операций в целом. Ревизия по инициативе правоохра­нительных и вышестоящих органов обычно связана с установле­нием и проверкой фактов экономических или правовых преступ­лений в организации. Юридической основой для проведения плановой ревизии служат учредительные документы организации, а для внеплановой — Уголовно-процессуальный кодекс РФ, поста­новления вышестоящих органов управления, в том числе поста­новления собрания акционеров организации. Ревизоров обычно назначает вышестоящая организация.

Устав организации включает пункты, касающиеся плановой ревизии:

• Контроль финансово-хозяйственной деятельности организа­ции осуществляется ревизионной комиссией, а при необходи­мости также внешним аудитором. Порядок осуществления ре­визионной комиссией своих полномочий, ее количественный и персональный состав утверждаются общим собранием учре­дителей по представлению совета директоров.

• Проверки осуществляются ревизионной комиссией по плановому регламенту, поручению общего собрания учре­дителей, по собственной инициативе.

• Член ревизионной комиссии вправе требовать от должно­стных лиц организации предоставления всех необходимых документов и личных объяснений.

• Ревизионная комиссия обязана потребовать созыва чрез­вычайного собрания учредителей, если возникла серьез­ная угроза интересам организации.

Аудит — это документальная проверка данных в соответствую­щей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Ауди­торов обычно выбирает контролируемая организация (см. §7.2).

Приведенные определения видов контроллинга содержат не­которые элементы неопределенности в их различии. В табл.7.1 административный и технологический контроль, ревизия и ау­дит рассмотрены с точки зрения объекта и субъекта контроля, отношения к стандартам и направления контроля.

Пассивный контроллинг (рис.7.За) характеризуется периоди­ческими действиями специалистов или руководителей по анали­зу текущей информации о функционировании системы произ­водства и управления организации (процесс активизируется в исключительных случаях).

Активный контроллинг (рис.7.3б) характеризуется непрерыв­ным контрольным процессом обеспечения достижения целей ор­ганизации. При неудовлетворительной оценке контролируемого процесса или явления должно разрабатываться решение, направ­ленное в первую очередь (воздействие 1 рис.7.3 б) на изменение организационной системы, во вторую очередь (воздействие 2) —

на корректировку методики контроллинга и в третью очередь (воздействие 3) — на изменение критериев (перечня контроли­руемых параметров, диапазона их приемлемых изменений и т.д.).

 

 

Пассивному контроллингу соответствуют ревизия и аудит, актив­ному — административный и технологический контроль (рис.7.4).

Рис.7.4. Контроллинг организаций

Таким образом, объектами контроллинга являются элементы, входящие в систему управления и систему производства, в том числе элементы технологии, структура и процесс управления, информация. Для реализации контроллинга в организациях соз­дают структурные подразделения, подчиняющиеся либо ком­мерческому, либо генеральному директору. Работника, реали­зующего функции контроллинга в организации, иногда называ­ют «лоцманом организации».

Основу контроллинга составляют стандарты, нормы, правила, допуски и посадки. Контроллинг охватывает основную часть параметров организации.

При обычном контроле большая часть параметров не отра­жается в документах и часто безвозвратно теряется.

Контроллинг может быть предварительный, текущий и за­ключительный.

Предварительный контроллинг осуществляется до начала реа­лизации целей и программ организации. Основная задача дан­ного контроля — разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальней­шего контроля. Неудачно разработанная система контроля мо­жет ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля.

Текущий контроль проводится в ходе выполнения работ орга­низацией по установленному регламенту.

Заключительный контроль выполняется после завершения ра­бот и достижения целей. В результате создаются или пополня­ются базы данных по следующим направлениям:

• наименование целей и составляющих их задач,

• начальные, промежуточные и конечные параметры дея­тельности организации,

• перечень критериев для оценки исходных данных и дина­мика их изменения,

• набор решений о корректировках в контрольной деятель­ности — сроки разработки и выполнения,

• побочные (положительные и отрицательные) результаты достижения целей при конкретных параметрах деятельно­сти организации,

• набор дополнительных решений по нейтрализации или усилению побочный явлений.

В деятельности Главного контрольного управления (ГКУ) США, например, направленной прежде всего на оказание услуг Конгрессу, контроллинг охватывает значительное количество областей контроля (рис.7.5).

В рамках рассмотренных областей контроля ГКУ подготав­ливает информацию для ответа на вопросы:

• Соответствует ли выполняемая программа законодатель­ным актам?

• Достоверна и своевременна ли поступающая информация

о ходе выполнения программы?

• Выполняется ли план расходования государственных средств и ведется ли учет расходов?

• Существуют ли возможности для уменьшения потерь в расходовании государственных средств?

• Выполняются ли промежуточные этапы программы?

• Есть ли необходимость в корректировке курса правитель­ства для эффективного выполнения заданной программы?

• Какие новые проблемы, возникающие при выполнении программы, должен рассматривать Конгресс?

 

Для успешной работы персонал ГКУ включает специалистов в области бухгалтерского учета, права, экономики, менеджмента, математики, социальных и физических наук, информационных технологий. В составе ГКУ имеется даже группа следователей для работ, связанных с нарушениями действующего законода­тельства. Большинство сотрудников состоят членами соответст­вующих профессиональных обществ, их труды публикуются в престижных журналах.

Философия контроллинга в широком понимании этого тер­мина, несомненно, является прогрессивным направлением в теории организации.

Резюме

■ Основными функциями развития и совершенствования органи­зации как процесса и как явления являются сбор информации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консуль­тирование и регулирование. Реализация данных функций может осуществляться: по авторской методике, по результатам срав­нения с деятельностью других аналогичных подразделений или организаций в целом; по утвержденным нормам или стандартам на ключевые элементы организационной системы. Контроллинг — это совокупность всех форм контрольной дея­тельности, призванной объективно и качественно проанализи­ровать и оценить функционирование организации для ее разви­тия или совершенствования исходя из поставленных целей. Контроллинг состоит из: административного контроля, техноло­гического контроля, ревизии, функционального, комплексного и системного аудита. Объект контроллинга — система производ­ства и управления.

Административный контроль — это проверка процессов или яв­лений, постоянное наблюдение за ними в целях фиксирования текущих состояний и отклонений от установленных администра­цией значений для обеспечения достижения организацией своих

целей.

■ Технологический контроль — это регламентированная проверка операций технологического процесса, в том числе операцион­ный контроль, специальная приемка продукции и управленче­ский контроль использования ресурсов.

■ Ревизия — это документальная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации или должностного ли­ца с целью определения правильности и законности их дейст­вий. Ревизоров обычно назначают.

■ Аудит — это документальная проверка данных в соответствую­щей профессиональной деятельности, устанавливающая уро­вень их соответствия определенным критериям, нормам и стан­дартам. Аудиторов обычно выбирает сама контролируемая ор­ганизация.

■ Процесс реализации контроллинга может быть пассивным и ак­тивным.

Различают также предварительный, текущий и заключительный

контроллинг.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие основные функции и в какой последовательности ис­пользуются для развития и совершенствования организации?

2. Каковы различия в понятиях «развитие» и «совершенствование»?

3. Каково содержание функций развития и совершенствова­ния?

4. Каковы основные пути осуществления функции «сбор ин­формации»?

5. Каковы основные пути осуществления функции «диагностика»?

6. Каковы основные пути осуществления функции «управленческое консультирование»?

7. Какие имеются особенности взаимосвязи функций развития и совершенствования организации?

8. Приведите примеры осуществления контроля путем сравне­ния с аналогами.

9. Что общего и какое различие в предметных областях дейст­вия контроля и контроллинга?

10. Какова типология контроллинга?

11. Какова предметная область использования административ­ного контроля?

12. Какова предметная область использования технологического контроля?

13. Какова предметная область использования ревизии?

14. В каких документах организации отражены элементы кон­троллинга?

15. Дайте определение понятию «аудит».

16. В чем заключаются особенности проведения различных ви­дов контроллинга?

17. В чем особенности активного и пассивного контроллинга?

18. В каких случаях применяют предварительный, текущий и заключительный контроллинг?

19. Перечислите основные области контроля в деятельности ГКУ США.

20. Какова методика проведения контрольной деятельности ГКУ США?