Способы исправления записей в учетных регистрах

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:

– корректурным способом;

– способом дополнительных проводок;

– способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумму зачеркивают тонкой линией, так чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается подписями. Оговорка об исправлении делается на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.

Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции. Например, подотчетному лицу выдали из кассы 1000 руб., а ошибочно записали 100 руб. На разность между этими суммами (900руб.) необходимо составить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно». При этом ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденции счетов, но запись производят красными чернилами, что означает ее аннулирование. Далее составляют новую проводку правильной корреспонденцией счетов и записывают в регистры обычными чернилами. Например, из кассы организации выдано подотчетному лицу 1000 руб. Ошибочно была составлена проводка Дт 70 Кт 50 1000 руб. При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена. Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры: Дт 70 Кт 50 1000 руб. – «красным сторно». После этого составляют правильную проводку: Дт 71 Кт 50 1000 руб.

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета – это установленное сочетание особенностей построения и взаимосвязи учетных регистров, последовательности и способов записи в них хозяйственных фактов.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета:

– журнально-ордерная;

– мемориально-ордерная;

– упрощенная;

– таблично-автоматизированная на базе ЭВМ.

Журнально-ордерная форма

Название формы обусловлено названием ее основных регистров –Журналы-ордера.

Данные первичных документов записываются в накопительные ведомости, а при незначительном их количестве – непосредственно в журналы-ордера. Информация, накопленная в ведомостях (итоги в конце месяца), переносится в соответствующий журнал-ордер.

Журнал-ордер – это регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.

Журналы-ордера рассчитаны на месяц, имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Они построены по кредитовому признаку, т. е. данные записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов.

Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на 3 группы:

1 группа – журналы-ордера состоят из двух частей:

– первая часть – собственно журнал-ордер;

– вторая часть – вспомогательные ведомости.

Например, журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса».

2 группа – регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета. Например, журналы-ордера № 6 по счету 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками», № 7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т. е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии.

3 группа – записи производятся в шахматном порядке, при этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали, а кредитуемые – по вертикали регистра. Например, журнал-ордер № 10 для учета затрат на производство ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости №№ 12, 15.

По окончании месяца в каждом журнале считают обороты и выводят сальдо. После чего итоги кредитовых оборотов переносят в Главную книгу.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница. Главная книга ведется по дебетовому признаку, т. е. кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов должны быть равны. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Суммы дебетовых и кредитовых остатков также должны быть равны. На основании конечных остатков Главной книги составляется бухгалтерский баланс.

 

Схема журнально-ордерной формы учёта

Первичные документы

Регистры аналитического учета (ведомости, карточки)

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Накопительные и группировочные ведомости по синтетическим счетам

Журналы-ордера (по кредитовому признаку)

Кассовая книга

Главная книга

Баланс и другие формы отчетности

 

Условные обозначения:

запись

сверка

Мемориально-ордерная форма

Свое название форма получила от учетного регистра – мемориальный ордер.

Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. Каждому мемориальному ордеру присваивается постоянный номер, составляется один ордер в месяц. К нему прилагаются документы, на основании которых он составлен. Оформленные ордера в хронологическом порядке записывают в регистрационный журнал. Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, где каждому синтетическому счету отводится отдельный лист. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой – кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т. е. с указанием корреспондируюших счетов. В Главной книге отражаются только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится. По итогам Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, на основании ее составляется бухгалтерский баланс.

Одновременно с записями синтетического учета ведется аналитический учет в Карточках аналитического учета. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в Карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги данных ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Схема мемориально-ордерной формы учёта

 

Первичные документы

Мемориальные ордера

Накопительные и группировочные ведомости

Кассовая книга

Карточки аналитического учета

Регистрационный журнал

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

 

 

Главная книга

 

 

 

 

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

 

 

Баланс и другие формы отчетности

 

Упрощенная форма

1. Если организация совершает незначительное количество операций (не более 30 в месяц), а также относится к непроизводственной сфере, то она может вести учет в Книге (журнале) учета хозяйственных фактов по форме № К-1 и Ведомости учета заработной платы по форме № В-8. Книга (журнал) учета хозяйственных фактов представляет собой комбинированный регистр, который содержит все применяемые организацией бухгалтерские счета. В форме № К-1 на основании первичных документов в хронологической последовательности записываются все хозяйственные операции текущего месяца. При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге, отражаются методом двойной записи по Дебету и Кредиту соответствующих счетов. По окончании отчетного месяца подсчитываются обороты по каждому счету и выводятся остатки, которые переносятся в конце квартала в бухгалтерский баланс. Для учета расчетов с персоналом по оплате труда необходимо вести Ведомость учета заработной платы (форма № В-8).