Общие правила составления и ведения учетных документов

 

Все первичные документы, предназначенные для обращения внутри центра медицины катастроф подписываются заместителем директора ЦМС и заверяются мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов». Первичные документы, связанные с отпуском (передачей) медицинского имущества в другие формирования и учреждения подписываются материально ответственными лицами директором центра медицины катастроф (руководителем учреждения, формирования), главным бухгалтером и заверяются мастичной гербовой печатью. Все первичные документы должны быть зарегистрированы в книге регистрации первичных учетных документов по форме 25 (приложение I I), при этом порядковый номер регистрации является номером документа и записывается под реквизитом «Номер документа». Учетные документы регистрируются только после их подписания или утверждения соответствующими должностными лицами. Номер указывается на каждом листе документа, а при наличии приложений (например, расчетов естественной убыли к акту снятия остатков или к акту приема), то также на всех их листах.

Поступающие в ЦМК, учреждения и формирования первичные учетные документы (входящие), также регистрируются в книге по форме 25 в строгой последовательности по мере поступления, при этом порядковый номер регистрации является регистрационным номером документа. Для регистрации как составляемых, так и поступающих документов в книге целесообразно выделить отдельные разделы для приходных и расходных документов.

По документам, не зарегистрированным, не подписанным правомочными должностными лицами и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить прием, списание и другие операции, связанные с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества, категорически запрещается.

Один экземпляр исполненных первичных документов подлежит сдаче в бухгалтерию учреждения или формирования.

Записи в первичных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации.

Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные учетные документы. При ведении учета вручную на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества. В отметке указываются номер книги учета и страница, на которой записана учетная операция (например, кн. 112, стр. 116). Для отметок используется графа реквизита «Примечание» или чистое поле документа. При наличии в документе нескольких наименований имущества отметка производится по каждому наименованию.

Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например: «Исправленному (указывается правильная запись) верить». Исправление заверяется в книге учета подписью исполнителя, а в первичном учетном документе - подписью начальника, подписавшего документ. В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: «Исправлено». Запись заверяется теми же должностными лицами, что и при исправлении ошибок. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью.

Делать исправления в рецептах и требованиях не разрешается. При исправлении записи в книге учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более неправильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения. Дела, как правило, заводятся по однотипным (приходным, расходным и т.п.) документам. По мере подшивки документов в дело, листы нумеруются. Их количество в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника отделения медицинского снабжения и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Рецепты и требования подшиваются отдельно по месяцам. Рецепты и требования, а так же первичные учетные документы на наркотические, психотропные и ядовитые лекарственные средства, подшиваются отдельно от всех остальных рецептов и требований.

 

2.4 Общие правила оформления и ведения книг учета

 

Все книги учета медицинского имущества, ведущиеся в учреждениях и формированиях ЦМК регистрируются в делопроизводстве ЦМК и выдаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, под расписку в карточках выдачи. Отделению медицинского снабжения выдается выписка из «Номенклатуры дел, книг и журналов» с перечислением всех зарегистрированных (заведенных) службой книг учета.

В каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов». Количество листов в книгах учета удостоверяется подписью

- в отделении медицинского снабжения - заместителя директора ЦМК

- в подразделениях - начальника подразделения.

При этом на обратной стороне последнего листа записывается: «В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _ листов. Начальник оперативного отдела.Салахов. 2 января 2009 г.»

В книге учета для каждого наименования медицинского имущества, в зависимости от частоты записей, отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной Нормами снабжения медицинской техникой и имуществом или отчетом-заявкой форма. В начале книги учета указывается ее содержание, в котором последовательно записываются наименования медицинского имущества и номера страниц, отводимых для них.

Записи в книгах учета должны производиться только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. Первоначальные записи в новых книгах учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг учета. Записи об остатках медицинского имущества, перенесенные из других книг учета, подтверждаются подписями лиц, отвечающих за ведение учета и ведущих учет медицинского имущества. При этом на первой странице книги учета записывается, например: «Остатки медицинского имущества из предыдущих книг учета перенесены правильно. Начальник отдела медицинского снабжения Жариков. Начальник аптеки Кузьмин. 2 декабря 2009 г.» В предыдущих (заменяемых) книгах указывается номер и страница книги учета, в которую перенесен остаток предмета.

Перед составлением отчета-заявки за отчетный год, а также при инвентаризациях, в книгах учета подводятся итоги о приходе и расходе. Итоги за определенный период определяются суммированием показателей по всем предыдущим строкам реквизитов «Прибыло» и «Убыло». Полученные результаты записываются отдельной строкой в графах одноименных реквизитов итогом. Данные об итогах по графе «Состоит» переносятся из последней записи. Итоги подчеркиваются чертой (годовые - двумя чертами) и заверяются подписями:

- лица, непосредственно ведущего учет - в графе 3 книг учета по форме М-17 и 27

- лица, ответственного за учет - в графе 4 книг учета по форме М-17 и 27 или на первой странице книги учета.

При этом на первой странице книги учета делается запись, например: «Итоги за отчетный год (1.01.2008 г.. по 1.01.2009 г.) подведены правильно. Начальник отделения медицинского снабжения Брызгалов. 3 января 2009г.».

Сверка учетных данных по инвентарному медицинскому имуществу в подразделениях ЦМК, учреждений и формирований с учетными данными аптеки или отделения медицинского снабжения проводится перед инвентаризацией медицинского имущества, передаче должности материально ответственным лицом, ревизиях, проверках и в других необходимых случаях.

Отметка о сверке записывается в книгах учета очередной строкой. При этом в книге учета по форме М-17 подразделения, производившего сверку с учетными данными аптеки, записывается: в графе 1 указывается дата сверки; в графе 2 делается запись «Сверено», а в графах реквизита «Состоит» показываются остатки медицинского имущества на день сверки. Начальник аптеки, производивший сверку, расписывается в графе 4 книги учета по форме М-17, начальник подразделения - в книге учета форма 27 аптеки. В графе 1 указывается дата сверки, в графе 2 делается запись «Сверено», а под лицевыми счетами расписываются лица, ответственные за учет в подразделениях.

Книги учета медицинского имущества должны вестись до полного использования. Остающиеся на следующий год книги перерегистрируются согласно новой «Номенклатуры дел, книг и журналов» в делопроизводстве учреждения (формирования).

 

Хранение учетных документов

 

Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах или ящиках, обеспечивающих их сохранность. При этом книги учета и приходно-расходные документы на наркотические, психотропные и ядовитые лекарственные средства должны храниться отдельно от документов учета остального медицинского имущества. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и не запирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Ответственность за организацию хранения учетных документов несет начальник отделения медснабжения а в подразделениях -начальники подразделений. Учетные документы хранятся в течение установленных сроков (см. табл.)