Сроки хранения документов учета

 

Наименование учетных документов	Сроки хранения
Мирное время	Военное время
Приходные и расходные документы	3 года	3 месяца
Книги учета, отчеты	3 года	6 месяцев

 

Сроки хранения исчисляются с 1 января следующего за отчетным годом. По истечении установленных сроков хранения учетных документов в ЦМС, учреждениях и формированиях эти документы уничтожаются в установленном порядке или сдаются в архив. Бланки учетных документов учитываются в книге учета по форме М-17.

3. Порядок документального оформления движения и

Изменения качественного (технического) состояния

Медицинского имущества

 

3.1 Документальное оформление приёма медицинского имущества

Медицинское имущество, поступающее в формирования или учреждения службы медицины катастроф (получаемое от поставщиков по договорам или разовым закупкам, в виде гуманитарной помощи), принимается надлежащим образом и приходуется по учету, независимо от источников поступления. В центре медицины катастроф оно обязательно поступает на медицинский склад и приходуется по учету отдела медицинского снабжения и бухгалтерии на основании актов приема. В госпитале медицинское имущество приходуется аптекой или складом.

 

Приём медицинского имущества может осуществляться:

- от органов транспорта;

- на медицинских складах от предприятий промышленности;

- закупленного в торговых организациях или доставленного

сдатчиком грузоотправителя или приёмщиком части.

-поступившего в виде гуманитарной помощи.

Прием медицинского имущества производится порядком, установленным Руководством об особенностях организации и ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях РФ и другими руководящими документами. Прием наркотических, психотропных и ядовитых лекарственных средств, кроме того, производится в соответствии с Инструкцией по обращению с наркотическими и ядовитыми лекарственными средствами.

Прием медицинского имущества от органа транспорта производится на железнодорожной станции назначения (порту, аэропорту и т.п.) комиссией учреждения (формирования) в присутствии представителя органа транспорта. В состав комиссии, обязательно включаются заместитель директора центра медицины катастроф, начальник отделения медицинского снабжения и приемщик, как правило, начальник аптеки или материально ответственное лицо. Приемщику выдается доверенность по форме М-2 или М-2а (приложение 17).

Медицинское имущество принимается от органа транспорта на основании транспортных сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, багажной квитанции и т.п.). При этом вначале необходимо проверить исправность вагонов, контейнеров, люков трюмов судна (они не должны иметь повреждений и признаков вскрытия), целостность пломб и печатей, а также их соответствие данным сопроводительных документов, качество груза и упаковки, количество груза и т.д.

При обнаружении утрат, повреждения или порчи груза приемщик (комиссия) должен (а) потребовать от представителя станции составления и выдачи коммерческого акта. Кроме того, коммерческий акт составляется при обнаружении:

- неисправности вагонов, контейнеров, люков трюмов судна;

- признаков утраты, порчи или повреждения груза;

- нарушения пломб;

- дефектов в упаковке (таре) груза, а также при прибытии груза без документов или документов без груза;

- неподаче груза железной дорогой к месту выгрузки в течение 24 часов после оформления в товарной конторе документов на его получение.

При обнаружении других недостатков, не указанных выше, составляется акт общей формы.

Порядок составления коммерческого акта и акта общей формы и предъявления претензий органам транспорта определяется уставами (кодексами), положениями (Устав железных дорог, Кодекс торгового мореплавания, Воздушный кодекс и другие), с учетом требований ГОСТ В 15.703-78 «Порядок предъявления и удовлетворения рекламаций».

Коммерческий акт подписывается начальником железнодорожной станции (порта, аэропорта) или его заместителем, заведующим грузовым двором или весовщиком, а также представителем принимающей стороны, если он участвовал в проверке груза. В коммерческом акте должны быть точно описаны состояние груза и те обстоятельства, при которых обнаружена неисправность, недостача, порча и т.п. Акт является основанием для предъявления органу транспорта претензии на недостающее (испорченное) имущество.

В случае отказа органа транспорта от составления коммерческого акта (акта общей формы) необходимо вызвать представителя незаинтересованной организации или транспортной милиции, продолжить прием имущества и при недостаче, повреждении или порче груза, в день принятия медицинского имущества составить акт, который должен быть подписан всеми членами комиссии, в т.ч. вызванным представителем. После этого грузополучатель в течение 24 часов с момента проверки груза подает жалобу (заявление) начальнику отделения дороги (порта, аэропорта), который в трехдневный срок обязан дать мотивированный ответ о причинах отказа в составлении коммерческого акта и об удовлетворении претензии к органу транспорта. При отказе железной дороги (порта, аэропорта) от удовлетворения претензии, получатель обязан предъявить иск в Арбитражный суд.

Дальнейший прием полученного имущества производится комиссией в срок от 5 до 10 дней. Председателем комиссии по приему наркотических средств, психотропных и ядовитых веществ назначается заместитель директора центра медицины катастроф. В состав комиссии обязательно включается лицо, ответственное за их дальнейшее хранение, учет и отпуск.

Несвоевременное поступление нарядов, накладных и других документов не должно служить причиной задержки приема. В этом случае имущество принимается по фактическому наличию.

Медицинское имущество принимается путем пересчета, взвешивания, тщательного осмотра каждого предмета и сопоставления фактического наличия и качества имущества с данными сопроводительных документов. При приеме лекарственных средств, реактивов и т.п. необходимо обращать внимание на качество препаратов (по внешним признакам), на наличие этикеток с данными контрольных анализов или номерами серий, на сроки годности.

При приеме наркотических средств, психотропных и ядовитых веществ все заводские оригинальные и складские упаковки ампул, и т.п. (пачки, бандероли) вскрываются и их содержимое пересчитывается (перевешивается).

Прием материальных ценностей от органов транспорта оформляется:

- основных средств - актом приема-передачи основных средств в бюджетных учреждениях по форме ОС-1 бюдж.;

- остального медицинского имущества - по сопроводительным первичным учетным документам (накладным, счет-фактурам и др.).

В случае прибытия материальных средств без документов, при обнаружении недостачи, при несоответствии фактического количества и качества материальных ценностей данным сопроводительным документов составляется акт приема по форме М-7.

Акт приема составляется так же во всех случаях приема наркотических, ядовитых и психотропных веществ.

При отсутствии недостач в поступившем имуществе, грузоотправителю высылается извещение по форме 280 (приложение 17).

Акт приема оформляется в трех экземплярах: первый остается у получателя второй - направляется грузоотправителю; третий -представляется органу управления ВСМК который отдал распоряжение на отпуск (отгрузку) медицинского имущества. Указанные документы высылаются не позднее трех дней после окончания приема имущества.

Получение медицинского имущества на складе другого поставщика, а также на предприятии промышленности производятся приемщиком учреждения (формирования). Для этого приемщику выдается доверенность. На право получения ядовитых лекарственных средств, этилового спирта выдаются отдельные доверенности.

Приемщик принимает имущество поштучно, а при необходимости - по весу. Если имущество было заранее упаковано, то оно принимается по числу мест, за исключением наркотических, психотропных и ядовитых лекарственных средств, спиртов, дорогостоящих и дефицитных препаратов, которые принимаются по фактическому наличию. Прием имущества оформляется распиской получателя в экземплярах наряда или накладной.

На принятое медицинское имущество приемщик должен получить от склада-поставщика второй экземпляр исполненного наряда или накладной. Затем приемщик организует доставку полученного имущества в свою организацию. Приемщик отвечает за принятое имущество с момента дачи расписки в получении, до момента оформления приема имущества в учреждении(формировании).

Если медицинское имущество принятое по одному документу (наряду, накладной), подлежит перевозке на нескольких автомобилях (самолетах, вертолетах, судах и т.п.), то приемщик выписывает и вручает каждому водителю (командиру экипажа, капитану судна) сопроводительный лист по форме 62 (приложение 18).

При перевозке груза одной транспортной единицей сопроводительный лист не выписывается. Лица, получившие медицинское имущество для перевозки, несут ответственность за его сохранность и доставку по назначению.

Медицинское имущество, доставленное в формирование в сопровождении представителя грузоотправителя, принимается комиссией по сопроводительным первичным учетным документам, выписанным грузоотправителем:

- основных средств - по акту приемки-передачи по форме ОС-1 бюдж. с приложенными ф. ОС-6 бюдж.;

- другого медицинского имущества - по накладным по форме 434 (рис.5).

При этом проверяется фактическое наличие имущества и его качество. В случае обнаружения несоответствия количества и качества принимаемых материальных ценностей данным сопроводительных документов составляется акт снятия остатков, при обязательном участии представителя грузоотправителя. Если сдатчик грузоотправителя отказался от участия в составлении или подписании акта, то в нем делается соответствующая запись с указанием должности, фамилии, имени и отчества сдатчика грузоотправителя и мотивов отказа.

При отсутствии расхождений в имуществе, доставленном сдатчиком грузоотправителя, на первом экземпляре сопроводительного документа заполняется расписка о получении имущества, которая заверяется гербовой мастичной печатью получателя. Второй экземпляр сопроводительного документа остается у получателя, а первый -возвращается сдатчиком на склад. В данном случае акт приема обязательно составляется при приеме доставленных наркотических средств, психотропных и ядовитых веществ, подвижных медицинских установок. Акт приема составляется в четырех экземплярах.

Недостачи медицинского имущества в пределах норм естественной убыли, выявленные при приеме, списываются с учета на основании актов приема, утвержденных директором (начальником) учреждения. К актам, в этом случае, необходимо приложить расчеты естественной убыли. Нормы естественной убыли медицинского имущества установлены Руководством по хранению медицинского имущества.

Недостачи, превышающие нормы естественной убыли при транспортировке, а также недостачи медицинского имущества, для которых нормы естественной убыли не установлены, записываются в книгу учета утрат материальных средств и в книгу учета недостач на основании акта приема и приказа директора (начальника) формирования. На копии каждого приказа делают отметки с указанием даты записи в книгу учета утрат материальных средств медицинской службы и в книгу учета недостач, и после этого недостающее медицинское имущество списывается с учета. Для выявления причин недостачи или порчи медицинского имущества и виновных в этом лиц, назначается административное расследование.

В тех случаях, когда обнаружена недостача при приеме медицинского имущества, доставленного сдатчиком грузоотправителя, административное расследование о причинах недостачи производится грузоотправителем. Недостачи этого имущества в книги учета утрат и учета недостач не записываются.

Прием имущества внутри учреждений производится:

- основных средств - на основании накладной на внутреннее перемещение основных средств по форме ОС-2 (приложение 2);

- остального медицинского имущества по накладной форма 434,

Принятое медицинское имущество должно быть не позднее следующего дня оприходовано в книгах учета.

Сдача медицинского имущества от подразделений в аптеку и от подразделений на склад медицинского имущества производится по накладным.

Закупленное по безналичному или наличному расчету медицинское имущество принимается и приходуется по накладным, выписанным на основании оплаченных счетов или товарных чеков.

Прием отремонтированного имущества, относящегося к основным средствам и ранее числящегося на учете, от мастерских по Акту приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств формы ОС - 3 бюдж. составляемому на каждую единицу техники.

3.2 Документальное оформление отпуска, передачи и сдачи медицинского имущества

 

Выдача медицинского имущества неснижаемого запаса в пользование производится согласно распоряжениям о приведении в готовность медицинских формирований и учреждений. Такие распоряжения должны одновременно доводиться до получателей и аптечных учреждений, где хранится для них медицинское имущество. Одновременно (при необходимости) решаются вопросы выделения транспорта для его подвоза.

При крупномасштабных ЧС созданные неснижаемые запасы медицинского имущества могут оказаться недостаточными как для формирований службы медицины катастроф, так и для обеспечения большого количества населения в зоне ЧС и населения, эвакуируемого в другие регионы. Решение о получении для этих целей медицинского имущества принимают межведомственные комиссии на основании доклада, представленного органами управления фармацевтической деятельностью.

Документы на выдачу (получение) медицинского имущества оформляются заблаговременно согласно расчетам на выдачу (наряды, накладные, доверенности) в требуемых количествах экземпляров.

Имущество неснижаемого запаса, хранящееся в учреждениях здравоохранения для лечебных отделений и формирований, получают материально ответственные должностные лица, назначенные приказом руководителя учреждения.

Отпуск основных средств из аптеки в подразделения, а также из отделения медицинского снабжения в подразделения и аптеку оформляется накладной по форме ОС-2, остального имущества по накладной формы 434. При этом выданное инвентарное имущество переводится с учета аптеки (склада медицинского имущества) на учет подразделений по книге учета наличия и движения материальных средств форма 27. Накладные выписываются в трех экземплярах: первый экземпляр остается у начальника аптеки (склада) и служит основанием для записей в книге учета; второй - выдается материально ответственному получателю медицинского имущества, третий передается в финансовый орган (бухгалтерию). Полученное подразделением инвентарное имущество в тот же день приходуется в книгу учета по форме М-17, а полученное расходное медицинское имущество не приходуется.

Выданные в функциональные подразделения наркотические, психотропные и ядовитые лекарственные средства записываются начальником аптеки на приход в книге учета форма 49 этих подразделений (приложение 15). Запись о количестве отпущенного препарата заверяется подписью начальника аптеки в графе «Примечание» книги.

В книгах учета по форме 49 подразделений учитываются также остродефицитные и дорогостоящие лекарственные средства, полученные из аптеки и подлежащие предметно-количественному учету. Перечень указанных препаратов определяется ежегодно.

Формированиям медицинское имущество выдается полностью в соответствии с расчетами. Полученное медицинское имущество подлежит учету согласно установленным правилам.

По завершении формированиями мероприятий по оказанию медицинской помощи пораженным и по мере освобождения перепрофилированных и дополнительно развернутых коек в отделениях лечебных учреждений высвобождающееся, а также неизрасходованное медицинское имущество приводится в порядок (при необходимости ремонтируется и проверяется) и возвращается в аптеку (аптечные учреждения) для дальнейшего хранения.

По завершении мероприятий по ликвидации медико-санитарных последствий ЧС формирования и учреждения составляют отчет по медицинскому снабжению, который представляется самостоятельным разделом в отчетных документах по организации медико-санитарного обеспечения населения в ЧС. Помимо положительного опыта, в нем отражаются имевшие место недостатки и пути их устранения, а также предложения по совершенствованию медицинского снабжения.

Выдача во временное пользование инвентарного медицинского имущества на период учений, стрельб и другие мероприятия на срок не более одного месяца производится по книге учета форма 37 (приложение 14).

Выдача инвентарного имущества во временное пользование на срок более одного месяца (на сборы учения и т.п.) оформляется накладной, при этом в ней перед перечислением наименований и количества выданных предметов имущества делается запись: «Подлежит возврату». Накладная берется на контроль до возврата имущества. Лица, получившие и выдавшие медицинское имущество во временное пользование, несут ответственность за его своевременный возврат.

Сдача изделий медицинской техники для ремонта в мастерские производится по следующим первичным учетным документам:

- основных средств по накладным формы ОС-2;

- остального имущества по накладным формы 434;

Акт по форме ОС-1 бюдж. оформляется в случаях передачи материальных средств в ремонтные учреждения объединения и на предприятия промышленности. Имущество, отправляемое для среднего ремонта с учёта не исключается.

3.3 Документальное оформление списания с учета и изменения качественного (технического) состояния медицинского имущества

 

Списание в аптеке выданных по рецептам и требованиям лекарственных и перевязочных средств, а также другого расходного медицинского имущества с учета производится в зависимости от того, подлежит ли выданное имущество ежедневному учету расхода или нет.

Номенклатура расходного медицинского имущества, подлежащего ежедневному учету расхода установлена Руководством по снабжению медицинским имуществом и Инструкцией по обращению с наркотическими и ядовитыми лекарственными средствами. Если имущество подлежит ежедневному учету расхода, то оно списывается с книг учета по форме М-17 один раз в месяц. Основанием для списания являются итоговые записи о расходе препаратов в течение месяца по книге учета форма 50 (приложение 16).

Записи в книгу учета заносятся ежедневно начальником аптеки или другим лицом, ведущим учет медицинского имущества, из сводной ведомости форма 7 (приложение 4), которая составляется на основании рецептов и требований на отпуск имущества из аптеки. При небольшом ежедневном расходе одноименных предметов имущества сводная ведомость не ведется.

Медицинское имущество выдаваемое из аптеки по накладным, списываются с книг учета прямым расходом.

Списание медицинского имущества, израсходованного для приготовления концентратов (заготовок, смесей), производится на основании Акта приемки изготовленной продукции по форме 15. Полученная смесь обязательно приходуется по книгам учета.

Медицинское имущество, взятое для проведения контрольных анализов, списывается с учета на основании Акта отбора проб для анализов по форме 55.

Закладка материальных ценностей на длительное хранение (в т.ч. в комплекты медимущества) оформляется Актом закладки материальных средств

Списание с учета снятых со снабжения, а также пришедших в негодность по истечении установленных сроков эксплуатации (хранения, годности), если они по своему качественному (техническому) состоянию не могут быть отремонтированы (приведены в состояние годности) и использоваться по прямому назначению, оформляются;

- основных средств (кроме транспорта) актом списания по форме ОС-4 бюдж. (приложение 23);

- транспортных средств - по форме ОС-4а бюдж. (приложение 24);

- малоценных предметов - по форме 443 (приложение 25);

- материальных запасов - по форме 230 (приложение 26).

Формы введены руководством по бухгалтерскому учету.