Аудит соблюдения положений учетной политики в части учета денежных средств

 

Предприятие разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утвержденным приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. № 60н (ПБУ 1/2008), основанную на Плане счетов бухгалтерского учета и правилах ведения бухгалтерского учета.

В разделе учетной политики, определяющей особенности учета денежных средств, должны быть утверждены следующие элементы:

положение о бухгалтерской службе, где определено распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, а также указаны уровни ответственности за нарушения ведения учета банковских и кассовых операций. Должностные инструкции на работников бухгалтерии должны быть оформлены приложением к учетной политике;

график документооборота банк-касса и технология обработки учетной информации;

понятие денежных средств. Денежные средства и их эквиваленты представляют собой деньги в кассе и на текущих счетах, а также эквиваленты денежных средств, представляющие собой краткосрочные, высоколиквидные вложения, легко обратимые в заранее известную сумму денежных средств и подвергающиеся незначительному риску изменения их стоимости. Суммы, в отношении которых имеются какие-либо ограничения на их использование, исключаются из состава денежных средств и их эквивалентов.

Обязательно должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации денежных средств в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ. Необходимо указать, по каким счетам бухгалтерского учета производится инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, заключающаяся в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Кроме того, должен быть утвержден график проведения инвентаризаций в соответствии со ст.12 Закона РФ "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ от 21.11.96 г.

В учетной политике предприятия нужно зафиксировать срок отчета по денежным средствам, выданным под отчет на хозяйственные расходы согласно п.11 "Порядка ведения кассовых операций в РФ", утвержденного письмом ЦБ от 22.09.93 № 40. Рекомендуется устанавливать срок отчета по денежным средствам, выданным под отчет на хозяйственные расходы, в течение трех дней после получения денежных средств.

В учетной политики организации также необходимо указать лимит остатка наличных денег в кассе, установленный банком.

Нужно утвердить счета, используемые при учете кассовых и банковских операций, согласно рабочему плану счетов и их корреспонденции. Для счетов учета денежных средств могут вводиться дополнительные аналитические счета, например "Место нахождения кассы", "Расчетный счет в банке А, Б" и другие.

Оценка денежных средств, отражаемых на счетах "Касса", "Расчетный счет", "Средства в расчетах", "Средства в пути" и прочее, может производиться в валюте учета на дату составления баланса. В случае расчетов в иной валюте - по курсу ЦБ РФ, иной биржи или по установленному финансовым директором курсу. Данное положение также фиксируется в учетной политике предприятия. Например, денежные средства в иностранных валютах учитываются в бухгалтерском учете в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу, действующему на дату выписки денежно-расчетных документов. Курсовые разницы по операциям в иностранной валюте, в том числе разницы от переоценки остатков денежных средств на дату составления бухгалтерского отчета, относятся на финансовые результаты.

Проведем проверку отражения в учетной политике ООО УК "ДомСервис" всех необходимых моментов в части операций с денежными средствами (см. табл.10).

 

Таблица 10

РД 6. Проверка наличия необходимых элементов Учетной политики ООО УК "ДомСервис" в части операций с денежными средствами

Элементы учетной политики в части операций с денежными средствами	Степень отражения в Учетной политике ООО УК "ДомСервис" (прил.2)
Отражено	Не отражено
1. Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, а также указаны уровни ответственности за нарушения ведения учета банковских и кассовых операций		х
2. График документооборота банк-касса и технология обработки учетной информации		х
3. Понятие денежных средств		х
4. Порядок проведения инвентаризации денежных средств		х
5. График проведения инвентаризаций		х
6. Срок отчета по денежным средствам, выданным под отчет на хозяйственные расходы		х
7. Лимит остатка наличных денег в кассе, установленный банком		х
8. Счета, используемые при учете кассовых и банковских операций, согласно рабочему плану счетов и их корреспонденции		х

 

Как видно из рабочего документа, в Учетной политике ООО УК "ДомСервис" не отражен ни один из существенных элементов по операциям с денежными средствами. Это является существенным недостатком учета денежных средств на предприятии и требует устранения.

3.2 Аудит документального оформления и правильности процедур совершения операций с денежными средствами

 

В начале проверки проведем аудит соответствия нормативным требованиям оборудования помещения кассы ООО УК "ДомСервис" (см. табл.8). При этом сверяется фактическое состояние оборудования помещения кассы и нормативы, предъявляемые к нему.

 

Таблица 8

РД 7. Соответствие нормативным требованиям оборудования помещения кассы ООО УК "ДомСервис"

Требования	Степень выполнения
Выполняются	Не выполняются
Наличие помещения кассы, изолированного от других служебных и подсобных помещений.		+
Наличие капитальных стен, прочных перекрытий пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.		+
Наличие двух дверей в помещении кассы: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы.		+
Оборудование специального окошка для выдачи денег.		+
Наличие сейфа (металлического шкафа) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленного к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.	+
Наличие исправного огнетушителя.		-

 

Как видно из рабочего документа аудитора, требования по оборудованию помещения кассы на предприятии не выполнены и данный недостаток требует немедленного устранения. Данное обстоятельство было объяснено главным бухгалтером тем, что предприятие недавно переехало в новый офис и помещение кассы еще не отремонтировано и не оборудовано.

Следующим этапом является аудит соответствия фактической суммы денежных средств в кассе установленному лимиту. При этом аудитором были выборочно проверены листы кассовой книги за 1 полугодие 2012 г. (Приложение 14), и составлен рабочий документ аудитора (см. табл.11).

 

Таблица 11

РД 8. Соответствие фактической суммы денежных средств в кассе ООО УК "ДомСервис" установленному лимиту

Дата	По данным ООО УК "ДомСервис"	По данным аудитора
Сумма лимита, руб.	Фактическое наличие на	Сумма лимита, руб.	Фактическое наличие на
26.01.2012	50 000,00	30227,75	50 000,00	30227,75
27.01.2012	50 000,00	30227,75	50 000,00	30227,75
31.01.2012	50 000,00	227,75	50 000,00	227,75
27.02.2012	50 000,00	227,75	50 000,00	227,75

 

При аудите соответствия фактической суммы денежных средств в кассе ООО УК "ДомСервис" установленному лимиту нарушений не выявлено.

Проверка правильности ведения кассовой книги осуществляется в двух направлениях:

проверка правильности оформления кассовой книги;

проверка достоверности записей в кассовой книге:

выборочная арифметическая проверка правильности итогов по приходу и расходу операций за день;

проверка правильности переноса остатка с одной страницы на другую;

сверка записей в кассовой книге, отчете кассира, с данными регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

При этом необходимо убедиться, что кассовая книга организации пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, а количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Данное требование в организации соблюдено (рабочий документ - таблица 12). При проверке проверяется правильность расчета остатков с учетом прихода и расхода денежных средств.

 

Таблица 12

РД 9. Проверка правильности оформления кассовой книги ООО УК "ДомСервис" за 1 полугодие 2012 г.

№ документа	Дата документа	Остаток	Приход	Расход	Перенос
Лист 1 кассовой книги	26.01.2012	227,75	30000,00	0,00	30227,75
Лист 2 кассовой книги	27.01.2012	227,75	30000,00	0,00	30227,75
Лист 3 кассовой книги	31.01.2012	227,75	30000,00	30000,00	227,75
Лист 4 кассовой книги	27.02.2012	227,75	244200,00	244200,00	227,75

 

Проверив записи кассовой книги, можно сделать выводы о том, насколько правильно оформлена кассовая книга и достоверны записи в ней. Записи по приходу и расходу денежных средств с учетом арифметической проверки отражены верно.

Далее проведем проверку правильности переноса остатка с одной страницы на другую кассовой книги ООО УК "ДомСервис" (см. табл.13). При этом остаток на конец дня должен быть равен остатку на начало следующего дня.

 

Таблица 13

РД 10. Проверка правильности переноса остатка с одной страницы на другую кассовой книги ООО УК "ДомСервис"

№ п/п	Номер отчета	Дата	Остаток на конец дня, руб.	Остаток на начало дня, руб.	Примечание аудитора
	Лист 1 кассовой книги	26.01.2012	227,75	227,75	Нарушений не выявлено
	Лист 2 кассовой книги	27.01.2012	30227,75	227,75	Выявлено нарушение
	Лист 3 кассовой книги	31.01.2012	30227,75	227,75	Выявлено нарушение
	Лист 4 кассовой книги	27.02.2012	227,75	227,75	Нарушений не выявлено

 

На втором и третьем листах кассовой данные по переносу остатков денежных средств отражены не верно. Остаток на конец дня не соответствует остатку денежных средств на начало следующего дня.

По данному факту главных бухгалтер объяснил это тем, что в начале года был сбой в работе компьютерной программы и до сих пор не все ошибки в бухгалтерских документах произошедшие в результате этого сбоя устранены.

Ошибки в первых листах кассовой книги обусловлены тем, что там не отразился расход денежных средств равный сумме прихода, что в результате привело к неправильному вычислению остатка на конец операционного дня. Однако, по словам главного бухгалтера, это не привело к искажению данных отчетности, так как программа автоматически выставляла правильную сумму остатка денежных средств на начало дня.

Главному бухгалтеру ООО УК "ДомСервис" рекомендуется внести исправления в кассовую книгу и устранить выявленные ошибки.

Остаток переносится с одной страницы на другую верно, все записи кассовой книги совпадают с данными регистрации журналов приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров.

При проверке отражения записей в кассовой книге, отчете кассира, а также в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров все записи с соответствующими суммами находят отражение. Несоответствий в сверке записей не обнаружено.

При проверке кассовых операций необходимо проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по соотвствующим первичным документам (авансовый отчет, чек и пр.) путем сверки идентичных сумм, записанных в первичных документах, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денежных средств). В рабочем документе (см. табл.14) сверяется сумма по приходному ордеру и по кассовой книге.

 

Таблица 14

РД 11. Проверка правильности и полноты оприходования денежных средств в кассу за 1 полугодие 2012 года

Дата	Кассовая книга	Приходный ордер	Сумма по приход. ордеру, руб.	Сумма по кассовой книге, руб.	Мнение аудитора
27.12.2012	Лист 4 кассовой книги	Приходный ордер № 2	244200,00	244200,00	Оприходована полностью
14.06.2012	Лист 8 кассовой книги	Приходный ордер № 7	50000,00	50000,00	Оприходована полностью

 

Выборочная проверка показала, что суммы в кассовой книге отражены полностью.

При проверке денежных средств в части банковских операций, в первую очередь проверяется наличие и правильность оформления договора на расчетно-кассовое обслуживание, в том числе его номер, дата составления, срочность договора, и составляется рабочий документ аудитора (см. табл.15).

 

Таблица 15

РД 12. Оформление договора с банком на расчетно-кассовое обслуживание ООО УК "ДомСервис"

№ п/п	Договор	№	Дата	Срок действия
	С ОАО "Северный банк Сбербанка России" об обслуживании банковского счёта	№ 136	13.01.05	бессрочно

 

По результатам аудита наличия и правильности оформления договора на расчетно-кассовое обслуживание делается вывод, о наличии в ООО УК "ДомСервис" договора на расчетно-кассовое обслуживание с ОАО "Северный банк Сбербанка России". Договор составлен по установленной форме и нарушений не содержит. Далее проводится аудит соответствия порядка и сроков сдачи выручки в банк, дней выдачи заработной платы в ООО УК "ДомСервис" и составление рабочего документа аудитора (см. табл.16).

 

Таблица 16

РД 13. Порядок и сроки сдачи выручки в банк, дни выдачи заработной платы в ООО УК "ДомСервис"

№ п/п	Показатель	Значение показателя
	Сроки сдачи выручки	Ежедневно в конце дня
	Время сдачи выручки в кассу банка	16 час.30 мин.
	Дни выдачи заработной платы А) Б)	1 число каждого месяца 10 число каждого месяца

 

По результатам аудита соответствия порядка и сроков сдачи выручки в банк, дней выдачизаработной платы в ООО УК "ДомСервис" установлено, что выручка из кассы доставляется в банк своевременно и в полном объеме, а денежные средства на выдачу заработной платы поступают из банка 1-го и 10 - го числа каждого месяца, что соответствует требованиям законодательства в части того, что заработная плата должна выплачиваться сотрудникам не реже двух раз в месяц.

Далее проводится аудит процедуры доставки наличных денежных средств ООО УК "ДомСервис" в банк и из учреждения банка и составляется рабочий документ аудитора (см. табл.17). В рабочем документе проверяется степень правильности выполнения процедуры доставки наличности в банк.

 

Таблица 17

РД 14. Процедура доставки наличных денежных средств ООО УК "УК "ДомСервис" в ОАО "Северный банк Сбербанка России" и из ОАО "Северный банк Сбербанка России"

Требования	Степень выполнения
Выполняются	Не выполняются
Доставка денежной наличности инкассаторами банка;	+
Самостоятельная доставка кассиром денежных средств без должного сопровождения (охраны);		-
Доставка денежных средств с предоставление кассиру транспортного средства.	+

 

По результатам аудита процедуры доставки наличных денежных средств ООО УК "ДомСервис" в ОАО "Северный банк Сбербанка России" можно сделать вывод, что доставка денежных средств производится с соблюдением требований безопасности.

В ходе аудиторской проверки операций с денежными средствами по счетам в банке в первую очередь проверяется наличие выписок банка и отсутствие в них подчисток и исправлений. Для проведения данной проверки составим рабочий документ (см. табл.18). Информационной базой для проверки являются выписки банка (УК "ДомСервис" предоставило возможность ознакомления с банковскими выписками на территории предприятия, но руководство не разрешило сделать ксерокопии документов, т.к. информация содержащиеся в них является коммерческой тайной). Проверка проводилась выборочным методом.

 

Таблица 18

РД 15. Проверка наличия выписок банка и отсутствие в них подчисток и исправлений

Предмет проверки	Дата выписок
с 20.01.12 по 22.01.12	23.01.12	24.01.12	25.01.12
1. Наличие выписок банка	+	+	+	+
2. Наличие исправлений в выписке банка	нет	нет	нет	нет
3. Наличие подчисток в выписке банка	нет	нет	нет	нет
4. Входящее / исходящее сальдо по выписке	45000,00/1448,58	1448,58/2706588,58	2706588,58/ 1806588,58	1806588,58/33448,58

 

Как видно из рабочего документа банковские выписки на предприятии находится в полной мере. Это подтверждает переходящий остаток по счету. Также проверка показала отсутствие подчисток и исправлений в выписках банка.

Далее проведем проверку соответствия сумм отраженных в банковских выписках и в оправдательных документах. Для этого составим следующий документ аудитора (см. табл. 19). Источниками информации для проверки являются выписки банка, приходные кассовые ордера (прил.4,5,6), платежные поручения (прил.10,11), чеки.

 

Таблица 19

РД 16. Проверка соответствия выписок банка и оправдательных документов

Операция	Сумма
Согласно выписки банка	Согласно оправдательному документу
1. Поступление денег с расчетного счета по чеку	50000,00	50000,00
2. Оплата поставщику по договору подряда	2961850,00	2961850,00
3. Оплата поставщику по договору подряда	1600000,00	1600000,00

 

Проверка показала наличие оправдательных документов по банковским операциям, а также соответствие сумм выписок банка и оправдательных документов.

Следующим этапом аудита банковских выписок является проверка их на наличие штампа банка о принятии документов для обработки. Для проведения данного этапа аудиторской проверки был составлен рабочий документ (см. табл. 20).

 

Таблица 20

РД 17. Проверка банковских выписок на наличие штампа банка о принятии документов для обработки

Дата выписок	Наличие штампа банка	Комментарий аудитора
с 20.01.12 по 22.01.12	+	-
23.01.12	+	-
24.01.12	+	штамп плохо пропечатан
25.01.12	+	-

 

Проверка показала, что на всех проверяемых выписках есть штампа банка о принятии документов для обработки. На одном из документов штамп не достаточно пропечатан, однако он читается и является подлинным.