Особенности изучения делопроизводственных источников

Делопроизводственные документы являются объектом изучения целого ряда научных дисциплин: документоведения, истории организации делопроизводства, архивоведения, археографии, источниковедения и других вспомогательных исторических дисциплин. Угол зрения на делопроизводственные документы в каждой из них определяется теми функциями, которые свойственны документам на различных стадиях их бытования. Решая свои специфические задачи, каждая из этих дисциплин вносит определенный вклад в разработку источниковедения делопроизводственной документации.

Документоведение определяет принципы формирования внешней и внутренней формы документов в соответствии с их назначением и управленческими функциями, принципы взаимодействия документов и их систем в управленческих процессах, тенденции их развития⁴⁸.

Системы делопроизводственной документации образуют определенные комплексы документов, выполняющих общую функцию.

Задачей документоведения является также установление единообразия состава и форм документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций. С этой целью разрабатываются унифицированные формуляры — государственные стандарты⁴⁹. Специальный стандарт, периодически дорабатываемый в соответствии с изменениями в деятельности органов управления, определяет значение ключевых понятий в области документационного обеспечения управления ⁵⁰. Так, ныне действующим стандартом (ГОСТ Р 51141—98) дается следующее определение термина «документ»: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В зависимости от средств документирования (карандаш, ручка, пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника, компьютеры) различают текстовые; кино-, фото-, видеодокументы и электронные документы. Несмотря на массовую компьютеризацию и переход во многих учреждениях на безбумажную технологию работы с документами, традиционное делопроизводство доказало свою жизнеспособность. Практика хранения электронных документов и организации специальных хранилищ в отечественных государственных архивах, начавшаяся с 80-х годов XX в., выявила большие трудности в их воспроизведении и использовании. Не случайно, даже в США во всех учреждениях рекомендуется сохранять письменный бумажный документ наряду с его машинным носителем. Использование в делопроизводстве электронных версий документов внесло коррективы в традиционное понимание того, что такое оригинал и что такое копия. Оригиналом в данном случае будет являться текст электронного документа, скопированный на бумаге и имеющий все необходимые элементы заверения. По существующим нормативам для деловой переписки письмо одного учреждения другому должно быть оформлено на бланке. Использование компьютера при этом позволяет «создать» бланк любого учреждения и воспроизвести соответствующую подпись, тем самым появляется благодатная почва для подлогов. А при обращении к электронным документам историков будет весьма проблематичным определение их подлинности: традиционная методика здесь неприменима.

Основными нормативными актами, регламентирующими требования к внешним и внутренним параметрам документов, способы их изготовления и обработку сведений, являются Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), пришедшая в 1990 г. на смену Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.).

Развитие научно-технического прогресса, в частности разработка и внедрение автоматизированных систем управления (АСУ), выдвигает на первый план задачу интеграции всех видов делопроизводственной документации, создания условий для комплексной обработки показателей, содержащихся, например, в бухгалтерской, статистической и другой документации. Таким образом, в современных системах документации идут два процесса: отделение и развитие самостоятельных систем документов и в то же время — интеграция различных видов с целью комплексной обработки их данных. Вторая тенденция еще не стала объектом изучения документоведов и не привлекла внимания источниковедов.

История делопроизводства тесно смыкается как с документоведением, так и с архивоведением, черпая свою базу из архивных фондов учреждений. Последовательное изучение изменений в содержании и форме делопроизводственных документов, предпринятое в работах по истории делопроизводства, предоставляет источниковедению материал для разработки малоисследованных теоретических проблем: изучения видовой эволюции делопроизводственных источников, уровня зрелости разновидностей источников внутри вида и др.

После истечения срока оперативной службы «средой обитания» делопроизводственного документа, отобранного на хранение, становится архивный фонд соответствующего учреждения-фондообразователя. Таким образом создается потенциальная база для проведения исторических исследований. «В подавляющем большинстве источники не создаются специально как таковые, — писал советский источниковед М.А. Варшавчик. — Лишь когда они попадают в поле специального исторического изучения, возникает феномен исторического источника, свойственный исключительно историческому познанию (везде, где оно применяется)». Основополагающую роль в формировании целостного комплекса архивной документации, способного адекватно отразить исторические процессы и события, играет разработка и осуществление научных принципов комплектования государственных архивов и экспертиза ценности документов. Изучением этих проблем занимается архивоведение. Учитывая тесную связь архивоведения с источниковедением при оценке информационных возможностей документов, установлении полноты и достоверности, представительности их информации, атрибутировании документов, в середине 70-х годов был введен в научный оборот термин «архивное источниковедение» ⁵¹.

Профессия историка была всегда неразрывно связана с освоением архивных документов, как носителей новых, не введенных в научный оборот фактов. Другой вопрос, доступны ли были рядовому историку необходимые источники? Главная особенность политико-историографической ситуации, сложившейся после 1991 г., — доселе невиданный доступ к источникам, к архивным документам. К началу XXI в. Архивный фонд России увеличился более чем вдвое и насчитывает свыще 460 млн дел с документами, подлежащими вечному хранению⁵². Как следствие — огромный приток исследователей, значительную часть которых впервые стали составлять иностранные ученые. Прежде всего кардинально изменилась «среда обитания» как источников, так и их «потребителей». Для этого времени характерно значительное расширение информационного пространства, освобождение от регламентации и цензурных запретов. Произошло небывалое расширение тематики исследований, смена приоритетов. Появилась возможность по-новому взглянуть на, казалось бы, максимально изученные традиционные сюжеты в советской историографии во всей их многомерности и неоднозначности и начать исследование ранее невидимой части исторического айсберга. В центре внимания оказалось изучение теневых сторон деятельности партийно-государственной власти, взаимоотношений власти с различными слоями общества, протестных движений, процессов внутри отдельных категорий населения, таких, как пьянство, проституция, суициды, всего того, что якобы не могло существовать в социалистическом обществе.

Самой массовой формой научного использования архивных источников в последнее десятилетие прошлого века стала подготовка сборников документов, главным образом по истории XX в. Только за 1992—1997 гг. было издано более 285 сборников архивных документов, плюс тысячи публикаций в периодических изданиях⁵³. В настоящее время число публикаций архивных документов продолжает расти, равно как и справочной литературы о содержании документальных фондов центральных и местных архивов. Появляются публикации на новых технических носителях: компакт-дисках, микрофильмах и микрофишах. Отдельные документы и их комплексы размещаются сегодня на Интернет-сайтах.

В результате проделанной работы были обнародованы огромные массивы неизвестных, до недавнего времени находившихся на секретном хранении делопроизводственных документов. На основе фронтального изучения широкого круга фондов был получен богатый материал для анализа различных видов документов, исследования информационных и иерархических связей между ними, выявления пробелов в документах. По объективным причинам содержащаяся в них информация носит, как правило, негативный характер. На протяжении всего советского периода она тщательно скрывалась, да и из находившихся на открытом хранении документов позволялось публиковать только сведения об успехах и достижениях, свидетельствовавших о движении советского общества «от победы к победе». Новая картина вызывает психологический дискомфорт среди ряда ученых, но это та объективная реальность, которая не зависит от того, удобна она или нет⁵⁴.

Отличительной чертой современной издательской деятельности в научно-организационном плане является интеграция усилий отечественных и иностранных ученых в рамках крупномасштабных научных проектов, а также целенаправленная работа по подготовке сборников документов по актуальным проблемам отечественной истории, осуществляемая специальными научными фондами⁵⁵.

Обширный поток публикаций новых документов поставил вопрос об упорядочении и практической организации этой работы. На эту тему в 1999 г. Федеральной архивной службой России совместно с Российским обществом историков-архивистов и Отделением истории РАН была проведена научно-практическая конференция, материалы которой были изданы несколько позже⁵⁶. На конференции был отмечен ряд опасностей и трудностей в публикации архивных документов, главные из которых касаются снижения уровня археографической культуры, отсутствия адекватной документальным публикациям системы финансирования и книгораспределения, удорожания книг. Проблема усугубляется тем, что издание источников — дело трудное и дорогостоящее, которое плохо вписывается в параметры рынка книжной продукции.

В зависимости от происхождения и состава публикуемых архивных документов сборники подразделяются на три вида: пофондовые, видовые и тематические. Подавляющее большинство изданных сборников относятся к последнему из них. В свою очередь их можно разделить на сборники монографического характера, содержащие документы по истории конкретного исторического события⁵⁷ или исторического лица⁵⁸, и сборники, освещающие крупные исторические проблемы⁵⁹. Публикуются сборники и видового характера. Так, была продолжена публикация протоколов президиума ВСНХ, методика подготовки которых была разработана еще в конце 1970-х годов. Изданы протоколы Реввоенсовета за 1918—1919 гг.^60. При подготовке таких сборников важное значение имеет изучение сохранности комплекса протокольной документации, их информационной ретроспективности по отношению к документам всего фонда. Для видовой публикации характерно также использование метода сокращенной передачи содержания отдельных структурно-законченных частей документов — регестов. Публикация протокольных комплексов, занимающих в силу своей делопроизводственной функции ключевое положение в фонде, в значительной степени может заменить пофондовую публикацию.

Использование разнообразных методик при публикации текста делопроизводственных документов в видовых сборниках основано на особенностях их формы и характере содержащейся в них информации. Наиболее лаконичный вариант оптимального использования информационных возможностей протокола был применен при публикации повесток заседаний политбюро ЦК РКП(б).

Методические приемы публикации комплекса информационных документов были разработаны при источниковедческом изучении рассекреченных документов ВЧК—ОГПУ. В ходе предварительного изучения источниковой базы научного проекта «Советская деревня глазами ВЧК—ОГПУ—НКВД» было проведено максимально возможное выявление сохранившегося комплекса различных информационных документов не только в фонде ВЧК и его преемников, но и в составе фондов учреждений-получателей информации. В результате поиска удалось выявить ряд несохранившихся в ЦА ФСБ РФ документов. Итогом этой работы было также изменение начальных хронологических рамок первого тома публикации и отказ от первоначального намерения подготовки сугубо видового издания. Документы одной разновидности, информсводки, были опубликованы только в первом томе проекта. Второй и последующие тома включают в свой состав тематические сводки, спецсообщения, докладные записки, шифротелеграммы и другие делопроизводственные документы информационного характера. Здесь же впервые были опубликованы ежемесячные обзоры о политико-экономическом состоянии страны в той их части, которая отвечала задачам проекта.

Полное издание этого уникального по насыщенности информацией и стабильного по структуре и времени существования источника осуществляется в рамках многотомного издания «Совершенно секретно: Лубянка — Сталину о положении в стране (1922—1934 гг.)». Подготовка публикации ведется Институтом российской истории РАН и ЦА ФСБ совместно с рядом иностранных ученых.

Важной особенностью современных публикаций, подготовленных на хорошем профессиональном уровне, является включение в их состав объемного и, как правило, основанного на новых источниках научно-справочного аппарата. Большое внимание уделяется комментариям по содержанию документов, персоналиям.

В лучших из сборников имеются не только исторические предисловия, но и предисловия источниковедческие и археографические.

Важной стороной взаимодействия источниковедения и архивоведения в области изучения делопроизводственных документов является работа по созданию научно-справочного аппарата архивов: путеводителей и различных справочников о составе архивных фондов. Без них невозможно успешное решение эвристических (поисковых) задач, встающих перед каждым исследователем. В свою очередь научный уровень справочного аппарата в немалой степени обусловлен разработанностью источниковедческих аспектов архивных документов, уровнем источниковедческой подготовки сотрудников архивной службы. Благодаря политическим изменениям в стране впервые появилась возможность обнародовать информацию о составе фондов партийных и государственных архивов. К концу 90-х годов было подготовлено 235 справочников о составе и содержании документов архивов, из которых около 90 издано⁶¹. Началась совместная работа архивистов и историков по созданию электронных справочников. В рамках международных проектов и подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России», рассчитанной на 2001—2005 гг.; предполагается провести компьютеризацию архивов Коминтерна и СЭВ, а также создать электронный каталог РГА КФД. Предусмотрено создание архива микрофильмов документов, перемещенных в СССР в ходе Второй мировой войны и подлежащих возвращению в страны их происхождения⁶².

Проблемы взаимодействия архивоведения и источниковедения в современных условиях активно обсуждаются в научном мире. Оригинальная точка зрения была высказана руководителем Архивной службы России В.П. Козловым. По его мнению, архивный документ, даже содержащий исторически значимую информацию, еще не является историческим источником. «Главное отличие архивного документа от исторического источника заключается в известности и доступности его подлинника. Иначе говоря, архивный документ становится историческим источником только тогда, когда он становится публичным, т. е. известным и равнодоступным»⁶³,

Однако имеется немало случаев, когда достоверно известно о существовании конкретного исторического документа и о его содержании, но он не доступен. Например, из различных источников было известно о существовании и особом хранении секретных протоколов к пакту Молотова—Риббентропа, но М.С. Горбачев публично отрицал этот факт. В конце концов руководство страны признало наличие этого документа. Но это совсем не означает, что только с этого момента архивный документ приобрел статус исторического источника. Независимо от того, попал документ в поле зрения историка или нет, информация, содержащаяся в нем, существует объективно. А иначе архивы являлись бы складом пыльной макулатуры, хранящейся без всякой цели⁶⁴.

За необходимость пересмотра сложившихся представлений о социальных функциях исторических документов в жизни современного общества выступает известный источниковед О.М. Медушевская. Четкое осознание государством незаменимой роли документов как инструмента управления и как следствие защита социальной информации документов делопроизводства, с одной стороны, и равнодушие к охране других фрагментов прошлого — произведений культуры, с другой, составляют суть управленческой концепции. Подход к документу, историческому источнику как средству исторического познания, характерный для историков, составляет суть историко-научной концепции. Однако существует целый ряд социальных явлений, которые не укладываются в эти трактовки документа. В общественном сознании широких социальных слоев фрагменты прошлого воспринимаются как часть новой, сегодняшней реальности. Независимо от осознания этой ситуации, источники воздействуют на общественное сознание. Для решения актуальных проблем современного общества, для осознанного выбора общественной или личной позиции требуется полная ретроспективная информация, и, по мнению О.М. Медушевской, изменить сложившиеся неадекватные реальности стереотипы могут фундаментальные, создаваемые по единому плану, доступные для читателей публикации документов⁶⁵.

Видное место в современных дискуссиях занимает вопрос о взаимодействии архивоведения и вспомогательных исторических дисциплин. О.М. Медушевская считает, что многие различия возникают в силу разной трактовки понятий «документ» и «исторический источник», «административный подход» и «научный подход». Но даже при совпадении научного объекта один и тот же документ рассматривается с помощью различных критериев_; мотивов и обоснований для принятия решений. В каждом реальном случае существенным фактором становится личность ученого, выполняющего административные функции, и администратора, разрабатывающего научные проблемы. Совмещение этих аспектов составляет специфику работы архивиста. Только на этой основе возможно преодоление кризисных явлений в исторической науке, переосмысление и объективный анализ нашего прошлого.