Практика внедрения процессного подхода к управлению

Составляющие части процесса

Для обозначения процесса часто используется понятие «5М» — пять состав­ляющих частей процесса (рис. 4.1): Method — технология; Man — персонал; Machinery — оборудование; Material — материалы; un Milieu ouvrier (франц.) - производственная среда.

242___________________________ В,В, Репин, В,Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Для определения пятой составляющей части процесса использованы фран­цузские слова, поскольку трудно найти подходящее английское слово на букву «М». Например, в Японии заменили состаатяющую «Производственная среда» на «Измерение» и в японской редакции 5М: Man, Machine. Material, Method. Measurement (измерения) [2].

При более подробной декомпозиции 5М можно разбить на 12 составляющих процесса. Для того чтобы процесс прошел в управляемых условиях, в распоря­жении владельца процесса должны быть псе составляющие:

1. Технология.

2. Персонал.

3. Оборудование.

4. Оснастка и инструменты.

5. Контрольно-измерительное и испытательное оборудование.

6. Нормативная документация.

7. Основные матери&пы.

8. Вспомогательные материалы.

9. Производственная среда.

10. Теплоэнергоносители.

11. Программное обеспечение (hard&soft).

12. Информация.

Этот список можно варьировать, вычеркивать или дополнять в зависимости от специфики процесса, но в основном это те составляющие части, без которых не может состояться процесс [8].

Составляющие части процесса, которыми управляет владелец, и являются ресурсами. На рис. 4.2 они объединены под названием «ресурсы». Все ресурсы, необходимые для проведения процесса, должны быть запланированы и выделе­ны до начала проведения процесса.

Однако только наличия ресурсов недостаточно для успешного хода процес­са. Определение процесса включает «совокупность видов деятельности». К со­вокупности видов деятельности, кроме обеспечения ресурсами, относятся: сбор информации о ходе процесса по трем группам показателей, управление про­цессом на основе этой информации, планирование и распределение ресурсов для достижения целей процесса.

Результат процесса может быть положительным или отрицательным. Все, что получилось на выходе процесса, должно быть проверено, прежде чем этот выход использует потребитель. На заводе ОТК проверяет продукцию, руково­дитель утверждает проект, потребитель подписывает акт приемки работы, про­екта или отчета о проведенном аудите. Продукт на выходе может пройти проце­дуру проверки успешно, а может быть отклонен и напраачен на доработку или утилизацию. Владелец процесса для принятия управленческих решений должен получить информацию о ходе процесса (показатели процесса), о результатах

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 243

процесса (показатели продукта) и информацию от потребителя о степени его удовлетворенности полученным продуктом (данные удовлетворенности клиен­та). Для получения информации владелец процесса устанавливает в процессе контрольные точки, в которых производится сбор информации о процессе, рег­ламенты сбора, обработки и предоставления этой информации.

При появлении в этой схеме владельца процесса цикл управления процес­сом становится замкнутым. Смысл управленческой деятельности заключается в том, что владелец процесса непрерывно или с установленной периодичностью контролирует ход процесса и принимает управленческие решения в случаях от­клонения параметров процесса от границ, определенных для нормального хода процесса. Владелец процесса в ходе управления планирует (Plan) распределение ресурсов для достижения постатейных целей процесса с максимальной эффек-пшностью. В ходе выполнения (Do) процесса владелец проверяет (Check) ход процесса на основании информации, которая поступает с контрольных точек. Владелец процесса ведет оперативное управление процессом, корректируя (ак­тивно вмешиваясь в ход процесса (Act)), изменяя запланированное распределе­ние ресурсов, меняя планы, сроки и результаты процесса в соответствии с из­менившейся ситуацией. Деятельность владельца процесса носит циклический

244 В В. Репин, В Г Елиферов Процессный подход к управлению

характер при нормальном ходе процесса или апериодический в случаях возник­новения проблемных ситуаций, требующих немедленного вмешательства.

Такой замкнутый цикл управления известен как цикл Деминга PDCA (Plan-Do—Check—Act): Планирование — Выполнение — Контроль выполнения — Воздействие (управление, корректировка). Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей. Цикл управления начинается с планирования [3].

Планирование — установление целей и процессов, необходимых для дости­жения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетво­ренности потребителя, планирование выделения и распределения необходи­мых ресурсов.

Выполнение — выполнение запланированных работ.

Проверка — сбор информации и контроль результата, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

Воздействие (управление, корректировка) — принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планирова­нии и распределении ресурсов.

Цикл PDCA лежит в основе управления любой деятельностью, т.е. приме­ним как к процессу в целом, так и к отдельным работам, входящим в состав процесса. Цикл может быть применен даже к самому себе. Например, если применить цикл PDCA к его же части Act — корректировка, то получится сле­дующая схема пошагового управления:

Plan — планирование, разработка корректирующих действий на основе про­веденного анализа отклонения.

Do — выполнение, внедрение корректирующих действий.

Check — проверка результативности (эффективности) корректирующих дей­ствий.

Act — проведение анализа причин неудачного устранения причины отклоне­ния и принятие решения о разработке (или не разработке) новых корректирую­щих действий.

В практической деятельности цикл PDCA применяется многократно с раз­личной периодичностью. При выполнении основной деятельности цикл PDCA применяется с периодичностью циклов отчетности и планирования. При вы­полнении корректирующих действий длительность цикла PDCA может быть меньше или больше длительности цикла отчетности и планирования и устанав­ливается в зависимости от характера, объема, длительности и содержания ме­роприятий по устранению причин отклонении.

Иногда в цикле PDCA каждый шаг разбивают на две части (рис. 4.3):

Plan — на планирование целей (Plan 1) и планирование способов достиже­ния целей (Plan 2).

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению___________________________ 245

Do — на обучение и подготовку персонала (Do 1) и собственно выполнение работы (Do 2).

Check - на сбор данных (Check 1) и обработку данных (Check 2). Act - на анализ данных (Act 1) и принятие решения (Act 2).

Управление ходом непрерывного повторяющегося процесса не всегда тре­бует обучения и подготовки персонала на каждом цикле управления. Такой подход часто применяется в проектных организациях, где выполняют один проект в течение длительного времени или при проектировании внесения из­менений в деятельность организаций. Вообще, принципы управления проект­ными организациями отличаются от управления организациями с поточным производством (промышленного предприятия).

В данной книге примеры и образцы документов даны в основном для про­мышленных предприятий с поточным производством, но это не значит, что их нельзя применять в проектном бизнесе. Выполнение любого проекта состоит из выполнения комбинации отдельных блоков, однотипных для разных проектов. Выполнение однотипных блоков может быть построено на процессной основе.

Таким образом, управление процессом является одной из неотъемлемых составных его частей. Результат процесса зависит не только от выполнения технологических операций и переходов, но и от созданной системы управле­ния. В описание процесса при его моделировании необходимо включать вла­дельца процесса, а также управленческие функции: планирование, контроль выполнения и воздействие на процесс.

Если графически представить схему процесса (см. рис. 4.2) с учетом цикла PDCA, то получим рис. 4.4.

 

246________________________________ ВВ. Репин, В Г Елиферов Процессный подход к управлению