Основные методологии описания процессов

В настоящее время для описания бизнес-процессов используется несколько методологий. К числу наиболее распространенных относятся методологии мо­делирования бизнес-процессов (Business Process Modeling), методологии описа­ния потоков работ (Work Flow Modeling) и методологии описания потоков дан­ных (Data Flow Modeling).

Наиболее широко используемой методологией описания бизнес-процессов является стандарт США IDEF0. Подход IDEF0 был разработан на основе методо­логии структурного анализа и проектирования SADT. С момента разработки стан­дарт не претерпел существенных изменений. В настоящее время развитие мето­дологии IDEF0 сопряжено с развитием поддерживающих ее инструментов — про­граммных продуктов для моделирования бизнес-процессов (например, BPWin 4.0, РгоСар, IDEFO/EM Tool и др.). Методология IDEF0 предоставляет аналитику прекрасные возможности для описания бизнеса организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Нотация позволяет отражать в модели процесса обратные связи различного типа: по информации, по упраапению, дви­жение материальных ресурсов. Продуманные механизмы декомпозиции модели процесса в IDEF0 существенно упрощают работу аналитика. Следует отметить, что модели в нотации IDEF0 предназначены для описания бизнеса на верхнем уровне. Их основное преимущество, на наш взгляд, состоит в возможности опи­сывать управление процессами организации.

Второй важнейшей методологией описания процессов является методология IDEF3. Формально эта методология называется Work Flow Modeling, что отра­жает ее сущность. Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процес­сов или, говоря другими словами, потоков работ. Методология описания IDEF3 очень близка к алгоритмическим методам построения схем процессов и стан­дартным средствам построения блок-схем (см., например, построение блок-схемы в программе MS Word). Следует отметить, что стандарт IDEF3 включает два существенно различающихся метода описания процессов. В данной книге мы рассмотрим метод, получивший наибольшее распространение. Основа методо­логии IDEF3 состоит в построении моделей процессов по принципу последова­тельно выполняемых во времени работ (функций, операций). Можно обосно­ванно утверждать, что IDEF3 лежит в основе популярной в настоящее время методологии ARIS еЕРС.

Еще одной группой методологий, активно используемых на практике, явля­ются нотации DFD (Data Flow Diagramming). Эти нотации предназначены для описания потоков данных. Они позволяют отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Кроме того, нотация DFD позволяет описывать потоки доку­ментов (документооборот) и потоки материальных ресурсов (например, движе-

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_____________________________________ 55

ние материалов от одной работы к другой). Методология DFD может эффек-швно использоваться для описания процессов при внедрении процессного под­хода к управлению организацией, так как позволяет максимально снизить субъек­тивность описания бизнес-процессов. С помощью схемы процессов в DFD вы­являют основные потоки данных. Это важно для последующего создания моде­лей структуры данных и разработки требований к информационной системе организации.

Одной из современных методологий описания процессов является методо­логия ARIS.

Методология была разработана немецкой компанией IDS Scheer AG. Осно­ва методологии состоит в том, что любая организация рассматривается как слож­ная система, описание которой состоит из четырех основных групп моделей: моделей организационной структуры, моделей функций, моделей данных и объе­диняющих эти три группы моделей бизнес-процессов. Архитектура ARIS вклю­чает большое количество типов моделей, использующих различные графичес­кие объекты для построения разносторонних моделей организации. Однако сле­дует подчеркнуть, что на практике используется очень ограниченное число но­таций архитектуры ARIS. К числу наиболее практически важных относится ос­новная нотация архитектуры ARIS — нотация еЕРС, что означает «расширен­ная цепочка процесса, управляемого событиями». По сути, данная нотация дей­ствительно является расширением методологии IDEF3 путем использования понятия события (Event). Кроме нотации еЕРС, ARIS предостаапяет аналитику и другие средства описания процессов организации.

В последние годы активно развивается спецификация UML (Unified Modeling Language). Методология UML предназначена для описания функционирования сложных программных продуктов, основанных на объектно-ориентированных языках программирования, например, [8] и [9|. Хотя в рамках этой методологии рассматривается ряд диаграмм (например, Activity Diagram), которые можно ис­пользовать для описания процессов, в целом UML не предназначена для описа­ния бизнес-процессов организации.

Помимо указанных выше методологий, существуют и другие, предложенные различными частными фирмами — производителями программных продуктов.

В заключение краткого описания существующих методологий следует отме­тить, что бизнес-процессы предприятия могут быть описаны при помощи стан­дартных блок-схем. По сути дела, блок-схемы основаны на идеологии нотации IDEF3, но при этом они содержат некоторые дополнительные специальные гра­фические объекты. Использование этих графических объектов позволяет сде­лать блок-схемы процессов более наглядными и понятными для исполнителей.

Сводная информация о существующих методологиях представлена на рис. 2.4.

Таким образом, в настоящее время организация, решившая описать бизнес-процессы, может выбрать методологию из нескольких стандартных, использовать

56__________________________________ ВВ. Репин, В Г Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.4. Существующие методологии описания бизнес-процессов.

простейшие блок-схемы или, наконец, разработать собственную форму описа­ния. Выбор методологий должен базироваться на понимании их возможностей и недостатков, четкого понимания целей использования создаваемых моделей бизнес-процессов. Более подробно методологии моделирования бизнес-процессов будут рассмотрены в следующих параграфах.

Методология IDEF0

В § 2.4 рассмотрены основные практически важные аспекты использования нотации IDEF0 для описания бизнес-процессов предприятий. Более полная ин­формация содержится в стандарте IDEF0, а также в SADT [2], [3] и [5].

Объекты и связи в IDEF0

Основным объектом диаграммы процессов в нотации IDEF0 яааяется объект Activity. Графически он представляет собой четырехугольник, изображающий функции, выполняемые в организации (см. рис. 2.5). Напомним, что каждую функцию (процедуру, работу) можно рассматривать в качестве некоторого про­цесса. На верхнем уровне каждый процесс может быть рассмотрен как «черный ящик», преобразующий входящие ресурсы в исходящие. Такое определение фактически совпадает с определением процесса в МС ИСО 9000:2000.

Второй основной составляющей стандарта IDEF0 являются стрелки (см. рис. 2.5). На диаграмме процесса в IDEF0 стрелки, входящие в функцию сле­ва, служат для описания потоков материальных ресурсов или потоков инфор­мации, документов.

Входящие ресурсы преобразуются функцией (работой, процессом). Резуль­татом этого преобразования являются материальные выходы или информация.

Г пава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 57

Рис. 2.5. Формирование модели бизнес-процесса.

которые показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны четыреху­гольника.

Для выполнения любой реальной работы необходимы основные средства, инструменты, персонал, программные продукты и т.д. Все эти ресурсы отобра­жаются на диаграмме стрелками, входящими в четырехугольник снизу.

Что еще необходимо показать на диаграмме для того, чтобы можно было описать реальный процесс организации? Следует отобразить управляющие воз­действия, которые определяют порядок выполнения работы, управляют рабо­той. Такими воздействиями могут быть, например, устное распоряжение руко­водителя, нормативный документ, государственный, отраслевой стандарт, тех­нические условия и т.д. Управляющие воздействия показываются на диаграмме стрелками сверху. Любое управляющее воздействие существует в виде опреде­ленной информации, поэтому стрелки сверху в нотации IDEF0 обозначают уп­равляющие информационные потоки.

Следует подчеркнуть, что порядок отображения стрелок должен строго соблю­даться при формировании моделей. Каждая сторона четырехугольника определя­ет тип стрелки. Нарушать эти правила нельзя. В противном случае создаваемые модели не только не соответствуют стандарту, но их невозможно будет читать.

Все стрелки начинаются от края диаграммы и подходят к функциям. Таким образом, край диаграммы в IDEF0 имеет глубокий смысл.

Итак, на рис. 2.5 показаны основные принципы построения диаграммы в IDEF0. На первый взгляд все очень просто. Однако с момента появления нотации (в виде методологии SADT) в начале 70-х гг. XX в. более удачных способов описания про­цессов организации на верхнем уровне не было предложено. Дело в том. что важ­нейшей особенностью IDEF0 является возможность отображения управляющих воздействий, или более обще, возможность описания управления процессами орга­низации. Заметим, что в соответствии с требованиями стандарта IDEF0 для каждой функции на диаграмме должно быть показано хотя бы одно управляющее воздей­ствие. Это означает, что никакая функция без управления выполняться не может.

58 В.В. Репин, В.Г Елиферов Процессный подход к управлению

Моделирование процессов в нотации IDEF0 начинается с создания так назы­ваемой контекстной диаграммы, описывает деятельность организации или про­цесса в целом. На контекстной диаграмме отображаются важнейшие входы и выходы, механизмы, необходимые для работы, а также управляющие воздействия.

Для понимания принципов моделирования в IDEF0 рассмотрим пример по­строения простейшей диаграммы процесса.

2.4.2. Обратные связи по управлению и информации — возможность отражения реального процесса

Начнем описание процесса с того, что поместим на диаграмму три функции, как показано на рис. 2.6. Первую функцию назовем «Планировать деятельность», вторую - «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической ин­формации», третью — «Анализировать, контролировать и управлять деятельнос­тью». Обратим внимание, что для наименования функций могут быть использо­ваны только глаголы или отглагольные существительные. Это одно из базовых требований нотации. Было бы, например, неправильно называть объект «На­чальник коммерческого отдела» или «Отдел закупок».

РЯС. 2.6. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 2.

Важнейшими требованиями нотации являются количество объектов на диаг­рамме и количество стрелок, входящих в каждую сторону четырехугольника. В стандарте рекомендовано располагать на одной диаграмме не более шести и не менее двух функций. С каждой стороны в четырехугольник может входить не более шести стрелок одновременно. Оба этих требования ограничивают коли­чество объектов на диаграмме процесса и заставляют аналитика более тщатель­но продумывать схему создаваемого процесса.

Объекты на диаграмме расположены в шахматном или так называемом по­рядке доминирования [3]. Важно отметить, что этот порядок является практи­чески удобным и не следует, по возможности, от него отступать. Необходимо

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 59

также подчеркнуть, что расположение объектов на диаграмме может не соответ­ствовать реальной последовательности выполнения функций. Дело в том, что модели IDEF0 предназначены именно для описания процессов с точки зрения управления, а любые процессы управления системами являются цикличными. Рассмотрим рис. 2.7. Представим себе, что функцию планирования выпол­няет Коммерческий отдел (КО), который использует при этом средство автома­тизации MS Excel. Для планирования КО использует информацию о рынке (прайс-листы и т.п.) и заявки клиентов. Регламентируется деятельность КО «Рег­ламентом планирования». «Планом организации на год». Результатом работы КО является «План отгрузки ГП (готовой продукции)». Посмотрим, как эта информация будет отображена на диаграмме.

Рис. 2.7. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 3.

Рассмотрим функцию «Осуществлять деятельность...». Ее выполняет Произ­водственный отдел (ПрО) и Цех. Для выполнения работ требуется сырье и мате­риалы. Работы регламентируются нормативами на расход сырья государствен­ными, отраслевыми стандартами, техническими условиями, требованиями кли­ента. Для работы ПрО требуется АСУ ТП собственной разработки. Для произ­водства готовой продукции Цеху необходимы станки и прочее оборудование, т.е. основные средства (ОС).

Результат работы ПрО и Цеха — готовая продукция, которая является выхо­дом функции «Осуществлять деятельность и вести регистрацию фактической информации». Кроме того, выходом этой функции является также фактическая информация о выполнении плана производства и отгрузки. На рис. 2.8 показа­ны все перечисленные выше ресурсы и информация.

60__________________________________ B_B. Репин, В.Г Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.8. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 4.

Нам осталось показать входы и выходы функции «Анализировать, контроли­ровать и управлять деятельностью». Кто должен ее выполнять? Для нашего при­мера будем считать, что контролирует работу тот, кто ее планирует, т.е. КО. Подчеркнем еще раз, что мы рассматриваем условный пример. Более сложные и реальные примеры будут рассмотрены в главе 3.

В своей работе по анализу и контролю КО руководствуется регламентом анализа и контроля. Не стоит забывать и годовой план работы организации в целом. Для работы КО использует MS Excel.

Судя по схеме процесса, представленной на рис. 2.8, КО использует вход «Фактическая информация по выполнению плана». Что еще необходимо для выполнения работы КО по анализу и контролю? Конечно, плановая информа­ция, иначе не с чем будет сравнивать фактические данные и принимать реше­ния. Таким образом, необходимо показать на схеме, что «План отгрузки ГП», являющийся выходом первой функции процесса и попадающий на вход функ­ции «Осуществлять деятельность», должен также попадать и на вход функции «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью». При этом, как видно на рис. 2.8, стрелка, изображающая «План отгрузки ГП», ветвится.

Результатом работы КО является отчет для руководства организации «План/ факт», как показано на рис. 2.9.

Вы заметили, что стрелка, изображающая КО (как и MS Excel), не повторя­ется на диаграмме дважды? Она ветвится. Ветвление стрелок - прекрасный инструмент, позволяющей сделать диаграмму процесса более наглядной.

 

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 61

Рис. 2.9. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 5.

Итак, диаграмма готова. Что же забыли на ней указать? Каким образом осу­ществляется управление этим циклическим процессом? Очевидно, что необходи­мо отобразить на схеме процесса, по крайней мере, два типа обратных связей — по информации и управлению (рис. 2.10).

Первым типом обратной связи в диаграммах IDEF0 являются обратные свя­зи по информации. Они показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны четырехугольника и входящих в левую сторону другого четырехуголь­ника. Обратные связи этого типа на диаграмме процесса обязательно отобража­ются снизу, т.е. обходят функции снизу. В нашем примере покажем обратную связь по информации «Информация для корректировки плана». Стрелка, ото­бражающая эту обратную связь, выходит из правой стороны четырехугольника «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью» и входит в левую сторону четырехугольника «Планировать деятельность». Таким образом, мы ото­бразили на диаграмме процесса тот факт, что КО регулярно анализирует выпол­нение плана и, в случае отклонений от него, формирует информацию, необхо­димую для корректировки плана на следующий период.

62____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.10. Формирование модели бизнес-процесса. Шаг 6.

Итак, обратные связи по информации позволяют отобразить на диаграммах информационные потоки, необходимые для корректировки действий, выпол­няемых по ходу бизнес-процесса.

Вторым видом обратной связи является обратная связь по управлению. Воз­можность отображения этих обратных связей — важнейшее преимущество но­тации IDFE0. Обратная связь по управлению отличается от обратной связи по информации тем, что стрелка, изображающая ее на диаграмме, обходит ее сверху функций и входит в верхнюю сторону четырехугольника.

В нашем примере покажем обратную связь по управлению «Оперативное управляющее воздействие» в виде стрелки, выходящей из правой стороны четы­рехугольника «Анализировать, контролировать и управлять деятельностью» и входит в верхнюю сторону четырехугольника «Осуществлять деятельность...». Эта обратная связь означает, что при анализе и контроле выполнения плана, КО принимает оперативные управленческие решения, регулирующие выполне­ние работ ПрО и Цеха по производству готовой продукции.

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_________________________________ 53

На рис. 2.10 мы добавили еще одно ветшание стрелки «План отгрузки ГП». Дело в том, что данная стрелка может являться одновременно и информацион­ным входом и входом по управлению.

Рассмотренный пример показывает, что при формировании моделей про­цессов в IDEF0 можно (и нужно!) эффективно использовать стрелки, отобража­ющие обратные связи по информации и упраш1ению.