Моделирование процессов в нотации DFD

Одним из важнейших способов описания процесса являются диаграммы по­токов данных (информации) DFD (Data Flow Diagram). Подобные диаграммы содержат, как правило, два типа графических объектов: четырехугольники и стрелки. Первые описывают функции (работы, процессы), вторые — потоки данных между этими функциями. Простейшая схема процесса в формате DFD показана на рис. 2.24.

На диаграмме DFD функции обычно располагаются слева направо в порядке, соответствующем последовательности их выполнения во времени, хотя это не является обязательным. Если придерживаться указанного требования, то полу­ченная схема — это описание процесса, которое схоже с описанием процесса в нотации IDEF3. Процесс, представленный на рис. 2.24, имеет два входящих и три исходящих потока данных. На верхнем уровне рассмотрения этот процесс выгля­дел бы в виде одной функции с двумя входами и тремя выходами. Таким образом, к описанию процессов в DFD применимы типовые правила декомпозиции. Что касается сторон четырехугольников, то в нотации DFD они не имеют того значе­ния, как в IDEF0. Следует отметить, что существует несколько подходов к фор­мированию моделей потоков данных. В данной книге мы рассматриваем нота­цию DFD. реализованную в инструментальной среде BPWin.

82____________ ____________________ В.В Репин, В.Г. Елиферов Процессный по дход к управлению

Часто нотацию DFD путают с простым описанием потоков информации между подразделениями. Это далеко не одно и то же. На рис. 2.25 представлена мо­дель, отражающая потоки данных между подразделениями, но не являющаяся моделью процесса.

Рис. 2.25. Пример момели потоков данных между подразделениями организации.

В чем здесь дело? Почему нельзя рассматривать простое описание потоков между подразделениями организации как схему процесса? Ответ достаточно прост. В каждом большом подразделении (например, отдел сбыта крупного пред­приятия) выполняются различные бизнес-процессы. Часто у этих процессов существуют различные внутренние и внешние клиенты. Именно поэтому схема, приведенная на рис. 2.25, описывает только потоки данных, пересекающие гра­ницы подразделений, но не содержит информации о реально выполняемых биз­нес-процессах как на уровне подразделений, так и на уровне организации в це­лом. Кстати, рассмотренный на рис. 2.25 формат представления потоков данных является практически важным и широко используемым.

Пример описания процесса в DFD можно усложнить, используя понятие «хра­нилище данных». Под этим понимается любой носитель информации, например, бумажный документ, электронный файл, промышленная база данных на сервере организации и т.д. При построении модели процесса с использованием храни­лищ данных, необходимо помнить, что данные (информация) не могут переме­щаться между функциями процесса сами по себе. Их можно передавать только через определенных посредников — носителей информации или, что то же самое, хранилищ данных. На рис. 2.26 представлена модель процесса в нотации DFD. построенная с использованием понятия «хранилище данных».

 

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 83

Для чего служат нотации DFD? В первую очередь они нужны для описания реачьно существующих в организации потоков данных. Описания могут созда­ваться как по процессному, так и по функциональному признаку. В первом случае мы получаем модели бизнес-процессов в формате DFD, во втором — схему обмена данными между подразделениями. Созданные модели потоков данных организации могут быть использованы при решении таких задач, как:

• определение существующих хранилищ данных (текстовые документы,
файлы. Система управления базой данных — СУБД);

• определение и анализ данных, необходимых для выполнения каждой
функции процесса;

• подготовка к созданию модели структуры данных организации, так на­
зываемая ERD-модель (IDEFIX);

• выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов организации.
Следует отметить что нотация DFD может быть эффективно применена для

описания потоков документов или потоков материальных ресурсов. На рис. 2.27 показан пример применения нотации DFD для этих целей.

84 ВВ. Репин, В Г Елиферов. Процессный подход к управлению

Более того, нотация DFD может быть несколько модернизирована таким образом, чтобы на одной диаграмме можно было бы показать как потоки дан­ных, так и потоки материальных ресурсов (рис. 2.28).

На практике при создании моделей процессов часто бывает полезно исполь­зовать несколько способов описания. Сначала, например, мы создаем модель в нотации IDEF0, выявляем функции, входящие в процесс. Затем проводим декомпозицию процесса. При достижении некоторого уровня детализации (три-четыре) становится целесообразно сформировать для каждого детального про­цесса несколько схем в различных форматах: управление — IDEF0, а потоки данные и материалов — в DFD.

Более подробную информацию по принципам построения моделей бизнес-процессов в DFD можно получить в [3].

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 85

Методология ARIS

Методология ARIS разработана в компании IDS Scheer AG. Германия. В настоящее время на рынке инструментальных средств моделирования биз­нес-процессов представлено одноименное программное обеспечение ARIS, вклю­чающее такие модули, как ARIS Easy Design, ARIS Toolset. ARIS Server и др. [6].

В методологию ARIS были интегрированы существующие стандарты и специ­фикации описания процессов и данных, например IDEF3, ERD, DFD, UML и т.д. Основная концепция ARIS по описанию организации приведена на рис. 2.29.

Изображение на рис. 2.29 часто называют «домиком ARIS». Подход к описа­нию процессов, основанный на методологии ARIS, предполагает рассмотрение деятельности организации с четырех точек зрения: организационная структура.

86____________________________ В В Репин, В Г Елиферов Процессный подход к управлению

данные (потоки и структура), функции (функциональные иерархии), контроль и управление (сводные модели бизнес-процессов).

Методология ARIS включает в себя большое количество различных нота­ций, допускающих создание различных гибких моделей организации. К числу наиболее значимых и практически используемых нотаций ARIS относятся:

• нотация Value-added Chain Diagram (диаграмма цепочки процесса, добав­
ляющего ценность);

• нотации extended Event-driven Process Chain — еЕРС (расширенная нота­
ция цепочки процесса, управляемого событиями) и PCD (диаграмма це­
почки процесса);

• нотация Organizational Chart (организационная диаграмма);

• нотация Function Tree (дерево функций);

• нотация Product Tree (дерево продуктов).

Преимущество методологии ARIS (с формальной точки зрения) заключает­ся в ее комплексности, которая проявляется во взаимосвязи моделей, построен­ных в различных нотациях. Методология ARIS позволяет описывать деятель­ность организации с разных точек зрения, при этом полученные модели будут в определенной степени связаны между собой. Следует, однако, подчеркнуть, что такой комплексный подход:

а) для реализации требует наличия инструментальной среды ARIS Toolset,
достаточно дорогостоящей и сложной в использовании;

б) трудно реализуем на практике, так как влечет большой расход ресурсов
(человеческих, материальных и финансовых) в течение длительного
времени.

Нотация ARIS Value-added Chain Diagram (ARIS VAD)

На рис. 2.30 представлена одна из важнейших нотаций ARIS — нотация ARIS VAD. Диаграмма цепочки процесса, добавляющего ценность, использует­ся при описании бизнес-процессов организации на верхнем уровне. Как прави­ло, консультанты, использующие ARIS, рекомендуют выделять шесть-восемь бизнес-процессов верхнего уровня и описывать их в нотации ARIS VAD. За­тем выполняется декомпозиция полученных процессов верхнего уровня в но­тации ARIS VAD или ARIS еЕРС. Рассмотрим объекты нотации ARIS VAD, представленные на рис. 2.30.

Основным объектом нотации ARIS VAD является Value-added chain — процесс или некоторая группа функций организации, которая служит для получения добав­ленной ценности. Объекты соединяются между собой пунктирной стрелкой, кото­рая имеет тип is predecessor of («является предшественником»). Этот тип связи по­казывает, что один процесс — предшественник другого. Очевидно, однако, что на практике все основные процессы цикличны. Кроме того, они имеют обратные свя­зи. Поэтому термин is predecessor of, на наш взгляд, является неудачным.

 

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов___________________________ 37

Между процессами, приведенными на рис. 2.30, могут быть отображены пото­ки материальных ресурсов и информации, для описания которых можно вос­пользоваться объектами типа Cluster и Technical term, соответственно. Для опи­сания инфраструктуры, необходимой для выполнения процесса, в данном приме­ре выбраны типы объектов Product/Service и Information service. Выбор типов объек­тов для отображения реальных потоков является в достаточной степени услов­ным. Очень важно в начале работ по моделированию процессов определиться, какие именно типы объектов будут использованы и какие объекты реального мира они будут отображать. Так, в случае примера, приведенного на рис. 2.30, можно было бы показать все потоки (информационные и материальные) при помощи объектов типа Technical term.

На рис. 2.30 показаны также объекты Organizational unit, отображающие под­разделения, выполняющие соответствующие процессы.

Объекты соединяются между собой при помощи связей определенного типа (см. рис. 2.30). Например, информационный поток, отображаемый объектом Cluster, является входящим для первого процесса и связан с ним при помощи стрелки типа is input for («является входом для»). Другой пример — тип связи executes («исполняет») между объектами Value-added chain и Organizational unit. Тип связи is used by показывает, что Product/Service используется процессом и т.д. Таким образом, в методологии ARIS важнейшим требованием является корректный выбор и дальнейшее использование связей и объектов определенного типа.

На рис. 2.31 представлен пример модели верхнего уровня, выполненный в нотации ARIS VAD. Вы уже знакомы с этим процессов. Выше, на рис. 2.16, этот же процесс представлен в нотации IDEF0.

88____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов Процессный подход к управлению

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов________________________________ 89

Принципы построения диаграммы процесса верхнего уровня в нотации ARIS VAD существенно отличаются от нотации IDEF0. Так. в нотации ARIS VAD стрелки могут входить в любую сторону объекта Value-added chain. (Напомним, что в нотации IDEF0 каждая сторона объекта Activity (функция) имеет глубоки и смысл). На рис. 2.32 представлена ситуация, возможная в нотации ARIS VAD. когда на диаграмме процесса приводится множество обратных связей, которые понятны только аналитику, создавшему модель.

Указанный недостаток нотации ARIS VAD можно исключить, заранее ого­ворив возможность специального использования обратных связей, как, напри­мер, на рис. 2.33. Отметим, что у специалистов по ARIS такой подход может вызвать критику, так как противоречит нотации. Но мы придерживаемся той точки зрения, что это вполне допустимо, так как модели верхнего уровня в нотации ARIS VAD реально могут быть использованы лишь в качестве простей­шего способа графического изображения цепочки процесса.

Заканчивая обзор нотации ARIS VAD, еще раз акцентируем внимание на том, что указанная нотация в большей степени носит иллюстративный характер и не предназначена для создания комплексных моделей процессов верхнего уровня организации.

90 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

2.7.2. Нотация ARIS еЕРС — расширение нотации IDEF3

Нотация ARIS еЕРС (extended Event Driven Process Chain) — расширенная цепочка процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалис­тами компании IDS Scheer AG, Германия, в частности, профессором Шеером. В табл. 2.2 приводятся основные объекты, используемые в рамках нотации.

Таблица 2,2 Основные объекты, используемые при построении диаграмм еЕРС

Помимо основных объектов, указанных в табл. 2.2, при построении диаграм­мы еЕРС могут быть использованы многие другие объекты. На практике приме­нение большого числа объектов различных типов нецелесообразно, так как это значительно увеличивает размер модели и затрудняет ее прочтение.

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 91

Для понимания смысла нотации ARJS сЕРС рассмотрим основные используе­мые типы объектов и связей (рис. 2.34—2.38). На рис. 2.34 представлена простей­шая модель ARIS еЕРС, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Из рис. 2.34 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрел­ка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» (activates) или иници­ирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» (creates) Событие 2, за которым следует символ логического оператора «И», «запускающий» выпол­нение Функций 2 и 3.

Внимательный анализ нотации ARIS еЕРС показывает, что она практически не отличается от нотации IDEF3. Важнейшим отличием ARIS еЕРС является наличие объекта «событие» (event). Этот объект служит для отображения в модели возможных результатов выполнения функций, в зависимости от которых выпол­няется та или иная последующая ветвь процесса. Нотация ARIS еЕРС называет­ся, очевидно, расширенной именно вследствие наличия в ней объекта «событие» (в IDEF3 такого объекта нет). На рис. 2.35 приводятся примеры применения символов логики и событий при построении моделей в нотации ARIS еЕРС.

При построении моделей в ARIS еЕРС необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждая функция должна быть инициирована событием и завершаться
событием;

2. В каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускаю­
щей» ее выполнение, и выходить не более одной стрелки, описывающей
завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные требования к формирова­нию моделей в ARIS. Их можно изучить с помощью методического материала «Методы ARIS». который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта, а также в [6].

На рис. 2.36 показано применение различных объектов нотации ARIS еЕРС при создании модели бизнес-процесса.

92____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Из рис. 2.35 и 2.36 видно, что бизнес-процесс в нотации ARIS еЕРС представ­ляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполне­ния. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в ARIS еЕРС визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено вы-

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов___________________________________ 93

полнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели СИМ-ЮЛЫ логики позволяют отразить ветачение и слияние бизнес-процесса. Для по­лучения информации о реальной длительности процессов и визуального отобра­жения загруженности персонала в процессе можно использовать другие инстру­менты описания, например диаграммы Гантта в системе MS Project.

Рассмотрим примеры применения нотации ARIS еЕРС для описания биз­нес-процессов. На рис. 2.37. представлен бизнес-процесс обработки заказа кли­ента. Этот же процесс изображен в нотации IDEF3 на рис. 2.23.

Процесс начинается с события «Поступил заказ клиента». Это событие ини­циирует функцию «Выполнить учет заказа в системе», которую выполняет менед­жер Отдела сбыта. Для выполнения работы он использует «Систему учета зака­зов». Результат выполнения функции отображается событием «Учет заказа вы­полнен». После этого менеджер Отдела сбыта выполняет функцию «Выполнить анализ на соответствие номенклатуре». Результатом выполнения функции явля­ются два альтернативных события «Заказ соответствует номенклатуре» и «Заказ не соответствует номенклатуре». Процесс ветвится. Для отображения ветвления процесса используется символ логического оператора — исключающее «ИЛИ».

Функция «Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа» может выполняться в двух случаях: 1) заказ не соответствует номенклатуре и 2) произ­водство невозможно. Для отображения на схеме процесса этих вариантов ис­пользуется символ логического оператора «ИЛИ» и т.д.

Как видно из рис. 2.37, схема процесса в ARIS еЕРС отличается от схемы в IDEF3 наличием объектов: событий, документов, прикладных систем и долж­ностей. Схема в ARIS eEPS визуально предстаатяется более информативной и воспринимается лучше, однако размер этой схемы существенно превышает раз­мер схемы в IDEF3.

Рассмотренный выше процесс может быть представлен также в нотации ARIS PCD (Process Chain Diagram) — разновидности ARIS еЕРС. На рис. 2.38 показан бизнес-процесс обработки заявки клиента в нотации ARIS PCD. При описании этого процесса использованы все объекты, которые составляют процесс, по­казанный на рис. 2.37, но расположены они в виде столбцов таблицы. В пер­вом столбце представлены события и некоторые символы логики, во втором — функции, в третьем — входящие и исходящие документы, в четвертом — виды прикладного программного обеспечения, в пятом — должности сотрудников, задействованных в процессе. Такое представление процесса является более «стан­дартным». Оно лучше подходит для целей документирования процессов. Одна­ко представление в нотации ARIS PCD обладает существенным недостатком — его можно эффективно применять для простых (не более пяти-восьми функ­ций), желательно линейных, процессов. Сложные процессы с разветвленной логикой отображать при помощи нотаций ARIS PCD неудобно, что наглядно видно на рис. 2.38.

94_________________________________ ВВ. Репин. В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.37. Пример модели процесса

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 95

в нотации AR1S eEPC.

96____________________________ В.В, Репин, В.Г. Елиферов. Проц ессный подход к управлению

Рис. 2.38. Пример обработки

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 9 7

заявки и нотации AR1S PCD.

X4

98 В.В. Репин, В Г. Елиферов Процессный подход к управлению

2.7.3. Нотация AR1S Organizational Chart

Нотация ARIS Organizational Chan яа!яется одной ИЗ основных нотаций ARIS и предназначена для построения схем организационной структуры предприя­тия. Как правило, эта модель строится в начале проекта по моделированию бизнес-процессов. В модели отражаются существующие подразделения пред­приятия в виде иерархической структуры, как показано на рис. 2.39.

Модель строится из объектов Organizational unit, Position, Internal person и др. Заложенные в нотацию типы связей позволяют отразить различные виды от­ношений между объектами организационной структуры. В представленном на рис. 2.39 примере Предприятие управляется Директором, при этом используется тип связи is Organization Manager for. Иерархия подразделений строится при по­мощи связей типа is composed of. Кроме того, могут быть указаны должности — Position и фамилии реальных сотрудников, их занимающие — Internal person, тип связи occupies.

Кроме моделей иерархии подразделений, могут быть построены модели иерар­хии подчиненности в проектных командах, группах и т.д. Все отраженные в моделях объекты можно использовать в дальнейшем при формировании моде­лей бизнес-процессов. При построении сложных иерархических структур может быть применена декомпозиция, например, структуру подразделения возможно представить более детально.

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_________________________________ 99

Нотация ARIS Function Tree

Нотация ARIS Function Tree предназначена для формирования моделей де­рева функций. Пример такой модели представлен на рис. 2.40. Все функции на диаграмме соединены связями. Чаще всего используются типы связей is execution-oriented superior и is process-oriented superior. Первый тип связи служит для по­строения дерева по функциональному признаку (описания функций подразде­ления). Второй тип связи используется при построении дерева функций, входя­щих в некоторый бизнес-процесс, третий — при построении дерева продуктов.

На практике чаще используется первый тип связи - создаются модели иерар­хии функций подразделения.

Нотация ARIS Product Tree

На рис. 2.41 представлена нотация ARIS Product Tree. Эта нотация предназ­начена для создания моделей дерева продуктов. Модели такого типа могут ис­пользоваться для описания материальных входов и выходов процесса.

100 _______________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов Процессный подход к управлению