Нумерация и индексация документов организации

РК 00.00'. Руководство по качеству — основной документ, описывающий в целом СМК организации. Оформляется в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000.

Д 00. О*². Документированная процедура СМК №*. Оформляется в соответ­ствии с требованиями Д 00.01 «Порядок управления документацией» Приложе­ние **³. Количество обязательных процедур — шесть. Требования к ним изло­жены соответственно в разделах:

¹ Нули — условное обозначение данных документов в принятой в организации системе
документации.

² * - номер конкретного документа.
³** - номер документа, процесса.

Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 323

4.2.3. Управление документацией.

4.2.4. Управление записями по качеству.
8.2.2. Внутренний аудит.

8.3. Управление несоответствующей продукцией.

8.5.2. Корректирующие действия.

8.5.3. Предупреждающие действия.

П 0*.00. Описание процесса № *. Оформляется в соответствии с требовани­ями Д 00.01 «Порядок управления документацией». Приложение **. Далее ссылки на Д 00.01 «Порядок управления документацией». Приложение ** означает, что в данной организации существует одна документированная процедура «Поря­док управления документацией», в которой установлены единые требования и формы регламентирующей документации. Формы записей по качеству приве­дены в описаниях процессов. Иногда организация регламентирует порядок опи­сания процесса в специальном документе. Такой документ называют «Стандарт описания процессов (бизнес-процессов)» или «Регламент описания процессов». Этот документ может иметь статус седьмой документированной процедуры, не указанной в требованиях МС ИСО 9001:2000.

ПП 0*.00. Положение о подразделении № * (для организации номер подраз­деления может совпадать с номером процесса). Оформляется в соответствии с требованиями Д 00.01 «Порядок управления документацией». Приложение **. Для сохранения единообразия и полноты положений о подразделениях бывает полезно разработать типовые формы Положения о подразделении и Должност­ной инструкции для всей организации.

ДИ 0*.**. Должностная инструкция № ** для ИТР (менеджера, специалиста, начальника подразделения и других должностных лиц), выполняющих работу в процессе № *. ДИ оформляется в соответствии с требованиями Д 00.01 «Поря­док управления документацией». Приложение **. Пример схемы для Должнос­тной инструкции приведен в Приложении 3.

И 0*.0**. Инструкция по выполнению работы № ** при выполнении про­цесса № *. Инструкция оформляется в соответствии с требованиями Д 00.01 «Порядок управления документацией». Приложение **. (Варианты: ТИ — тех­нологическая инструкция, ТО — техническое описание, ОКУ — операционная карта универсальная, ТК — технологическая карта, КК — контрольная карта, МК — маршрутная карта и т.д.). Порядок оформления может соответствовать требованиям Единой системы технологической документации или форме, раз­работанной для организации. Пример такой формы приведен в Приложении 2. Форма, приведенная в Приложении 2, учитывает все требования, предъявляе­мые к содержанию документа МС ИСО серии 9000 версии 2000 г.

РИ 0*.**. Рабочая инструкция № ** для оператора (наладчика, лаборанта, кладовщика, такелажника, секретаря и т. д.) о порядке действий в течение рабочей смены при выполнении работ в процессе № *. Оформляется в соот-

324__________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

ветствии с требованиями Д 00.01 «Порядок управления документацией». При­ложение **.

Ф 0*.0**.**. Форма сбора записей по качеству № **, порядок заполнения которой приведен в инструкции № **, при выполнении процесса № *. Как самостоятельный документ формы существуют крайне редко. Гораздо чаще их размещают в инструкциях и регламентах (в том числе в Регламенте процесса) или (в крупных организациях, имеющих собственную множительную базу) в Альбоме действующих форм. Это делается для облегчения исполнения типо­вых бланков в соответствии с их номерами.

Примечание. В случаях, когда форма и содержание инструкций для персо­нала, занятого проведением опасных работ, определена действующей НД внеш­него происхождения, применяются эти формы вместо форм, указанных в до­кументации. В этом случае недостающие требования по взаимодействию вно­сятся в другие документы.

Для того чтобы упорядочить и зафиксировать размещение НД и записей по качеству, в подразделениях назначается ответственный за ведение документа­ции и составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, ус­тановленный в подразделении предприятия, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Пример 5.11