Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Описание процессов при помощи блок-схем

Поиск

Простейшим, но практически важным способом описания бизнес-процес­сов является методика составления блок-схем. Данный подход имеет много об­щего с графическими языками описания алгоритмов программного обеспече­ния. С точки зрения методологии формирование блок-схем проводится так же, как в нотации 1DEF3, хотя для упрощения символы логики можно опустить. Для разработки блок-схем используют стандартные офисные программные про­дукты, например MS Word или Visio. Основные графические объекты языка описания процессов при помощи блок-схем представлены в табл. 2.3.

Таблица 2.3 Графические объекты блок-схемы процесса


102_________________________________ ВВ. Репин. В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Пример описания процесса при помощи блок-схем представлен на рис. 2.44.

Блок-схемы удобно строить на листе, располагая вертикально. При этом спра­ва от блок-схемы процесса остается место для описания выполняемых функ­ций, результатов выполнения функций, исполнителей, номеров входящих и ис-

Рис. 2.44. Пример блок-схемы процесса.

ходящих документов. Такая форма представления блок-схем удобна для доку­ментирования процессов и создания регламентирующей документации: описа­ния процессов, должностных и рабочих инструкций.


Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 103

Описание процессов при помощи блок-схем имеет одно очень существен­ное преимущество — простота и доступность для восприятия руководителями и специалистами предприятия. Затраты на обучение исполнителей чтению блок-схем являются минимальными. Кроме того, для формирования блок-схем не требуются специализированные дорогостоящие программные продукты.

Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF. Выбор нотации для описания процессов

Нотации IDEF0 и ARIS VAD

В табл. 2.4 приведен сравнительный анализ нотаций моделирования бизнес-процессов ARIS VAD и IDEFO. Обе эти нотации предназначены для описания процессов организации на верхнем уровне.

Таблица 2.4 Сравнение нотаций IDEFO и ARIS VAD

 

Критерии Нотация
п.п. сравнения ARIS VAD IDEFO
  Принцип Временная последовательность Принцип доминирования
  построения выполнения процедур. (см. стандарт IDEF0).
  диаграммы Используется тип связи Функции связаны потоками
    is predecessor of данных и материальных
      ресурсов
  Описание процедуры Объект на диаграмме Объект на диаграмме
  процесса    
  Использование Не регламентировано. Стороны Регламентировано. Каждая
  сторон объекта объекта Value-added process chain сторона объекта Activity
  «процесса» не имеют специального назначения (функция, процесс) имеет
  для отображения   специальный смысл:
  различных видов   входы, выходы,
  входов   управление, механизмы
  Входящий Не используется специальный Стрелка входа, стрелка
  документ объект для отображения документов. управления
    Может использоваться объект  
    Technical Term  
  Входящая Используется отдельный объект Стрелка входа, стрелка
  информация Cluster. Может быть использован управления
    объект Technical Term  
  Исходящий Не используется специальный Стрелка выхода
  документ объект для отображения документов  
    Может использоваться объект  
    Technical Term  
  Исходящая Используется отдельный объект Стрелка выхода
  информация Cluster. Может быть использован  
    объект Technical Term  

104___________________________ В.В. Релин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Таблица 2.4 (окончание)

 

N9 Критерии Нотация  
п.п. сравнения ARIS VAD IDEF0
  Исполнитель Используются отдельные объекты Стрелка механизма
  процесса для описания: Position,  
    Organizational Unit  
  Используемое Используется отдельный объект Стрелка механизма
  оборудование для описания: Product, Product/Service.  
    Может быть использован объект  
    Technical term  
  Управление Нет средств для отображения Стрелка управления
  процессом управления процессом. (стрелка сверху)
    Возможно косвенное отображение  
    управления при помощи входящих  
    документов, информации  
  Обратная связь Не может быть отображена. Стрелка управления.
  по управлению/ Есть возможность однократно (Есть требования
  контролю показать обратную связь типа по отображению обратных
    is predecessor of связей по управлению)
  Обратная связь Не может быть отображена. Стрелка входа
  по входу Есть возможность однократно (Есть требования
    показать обратную связь типа по отображению обратных
    is predecessor of связей по информации)
  Миграция потоков Принципиально невозможна Предусмотрена
  данных и ресурсов   миграция стрелок
  при декомпозиции   вниз и вверх
  Туннелирование Принципиально невозможна Предусмотрено
  потоков данных   туннелирование стрелок
  и ресурсов   вверх и вниз
  при декомпозиции    
  Автоматическая Не предусмотрена Предусмотрена
  нумерация узлов    
  (процессов)    
  Стандартная форма Не регламентирована. Регламентирована.
  представления Нет рекомендаций Рамка IDEF0.
  диаграммы по форматированию моделей Развитая система
  процесса при ARIS VAD при документировании обозначений на диаграмме
  документировании    
  Ограничения по ко- Количество объектов Рекомендовано не более
  личеству объектов не ограничено шести. Общее количество
  на диаграмме   не ограничено
  процесса    

Сравнительный анализ нотаций показывает, что нотацию ARIS VAD можно рассматривать как инструмент простейшего схематического изображения бизнес-процессов. Это средство для эскизного описания процессов верхнего уровня, не предназначенное для построения связных, комплексных моделей деятельности организации. Более того, принцип построения моделей в ARIS VAD — последо-


Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов______________________ 105

вательность процедур во времени — больше подходит для создания моделей клас­са Work Row (например, моделей IDEF3). Метод ARIS VAD лишен важнейших практически необходимых инструментов, таких как отображение входов управле­ния процессом, возможность описания обратных связей, миграция связей (вхо­дов/выходов процесса) при декомпозиции и др.

В методических материалах [6| по использованию нотации ARIS VAD можно найти следующие рекомендации. На первом этапе работы формируют модели верхнего уровня в нотации ARIS VAD. Затем эти модели декомпозируют в нота­ции ARIS eEPC. Но допускается также создание нескольких уровней декомпо­зиции в нотации ARIS VAD, что исключительно неудобно, так как декомпози­руемые модели никак не связаны с моделями верхнего уровня (кроме формаль­ной принадлежности). При дальнейшеи декомпозиции процессов в нотации ARIS eEPC приходится «вручную» заботиться о связности создаваемых моделей, так как на верхнем уровне составляющие процессов в нотации ARIS VAD были слабо взаимоувязаны между собой через потоки информации и ресурсов, носи­ли чисто иллюстративный характер, как показано на рис. 2.45.

Справедливости ради следует отметить, что при декомпозиции процессов из нотации IDEF0 в нотацию IDEF3 мы сталкиваемся с теми же проблемами. Но


106_________________________________ В.В. Репин, В. Г Елиферов Процессный п одход к управлению

здесь мы делаем акцент на том, что описание процессов в ARIS VAD на верхнем уровне существенно менее удобно, чем в IDEF0. Кроме того, работа в ARIS VAD является значительно более трудоемкой. Так, количество операций по ото­бражению процесса в ARIS VAD увеличиваются в два и более раз, чем при создании аналогичной модели в IDEF0. На рис. 2.46 и 2.47 приводится поясне­ние данной оценки трудоемкости.

Видно, что для отображения простейшего процесса из двух функций в IDEF0, включающего один поток материальных ресурсов и две обратных связи, потре­бовалось отображение пяти объектов (две функции и три стрелки). В нотации ARIS VAD для отображения рассматриваемого процесса потребовалось 12 объек­тов (два объекта Value-added process chain, два — Cluster, один — Technical term.


Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 107

семь стрелок). Таким образом, трудоемкость описания процесса в нотации ARIS VAD существенно больше, а это отражается на времени выполнения проекта и величине требуемых ресурсов.

Если в организации поставлена задача описания деятельности организа­ции на верхнем уровне, можно решать эту задачу двумя путями, как показано в табл. 2.5.

Таблица 2.5 Способы описания бизнес-процессов верхнего уровня

 

Способ блок-схем Комплексный подход
Данный подход предполагает быстрое Использование методологии IDEF0 является
эскизное описание схем бизнес-процессов оптимальным вариантом для описания
верхнего уровня. Не требуется создавать бизнес-процессов на верхнем уровне, так как
комплексную модель. При такой постановке позволяет отобразить информационные
задачи можно использовать простейшие и материальные потоки, требования
средства визуализации блок-схем процессов, к персоналу и инфраструктуре, управляющие
например MS Word или Visio. воздействия и обратные связи. Методология
Использование IDEF0 не рекомендуется, соответствует определению процесса
так как получаемые схемы процессов в МС ИСО 9000:2000.
являются слишком сложными. Использование ARIS VAD не обеспечивает
Использование ARIS VAD возможно, получения комплексных, связных моделей
но не дает существенных преимуществ верхнего уровня, поэтому не рекомендуется
  для создания моделей такого типа

Подчеркнем, что выбор нотации для описания процессов верхнего уровня, в первую очередь, определяется задачами проекта.

Нотации IDEF3 и ARIS еЕРС

В табл. 2.6 приводится сравнение нотаций IDEF3 и ARIS еЕРС. Нотация ARIS еЕРС является более новой с точки зрения времени ее появления, но фактически она — расширение IDEF3 за счет использования объекта «Собы­тие» (Event).

Таблица 2.6 Сравнение нотаций IDEF3 и ARIS еЕРС

 

 

 

№ п.п. Критерии сравнения Нотация
ARIS еЕРС IDEF3
  Принцип построения диаграммы Временная последовательность выполнения процедур Временная последовательность выполнения процедур
  Описание процедуры процесса Объект на диаграмме Объект на диаграмме
  Входящий документ Используется отдельный объект для описания типа Document. Могут быть использованы другие объекты Используется отдельный объект для описания. (Объект ссылки типа Objec или стрелка Object flow)

108_________________________________ В.В. Репин, В.Г. Епиферов Процессный подход к управлению

Таблица 2.6 (окончание)

 

Критерии Нотация
п.п. сравнения ARIS еЕРС IDEF3
  Входящая Используется отдельный Используется отдельный
  информация объект для описания типа объект для описания.
    Cluster и Technical term (Объект ссылки типа Object
      или стрелка Object flow)
  Исходящий Используется отдельный Используется отдельный
  документ объект для описания типа объект для описания.
    Document. (Объект ссылки типа Object
    Могут использоваться или стрелка Object flow)
    другие объекты  
  Исходящая Используется отдельный Используется отдельный
  информация объект для описания типа объект для описания
    Cluster и Technical term (Объект ссылки типа Object
      или стрелка Object flow)
  Исполнитель Используется отдельный Нет. (Может быть отражен
  процедуры объект для описания типа в модели только привязкой
    Position, Organizational unit и др. объекта ссылки)
  Используемое Используется отдельный Нет. (может быть отражен
  оборудование объект для описания в модели только привязкой
      объекта ссылки)
  Связь диаграмм Для привязки к другим Для привязки к другим
  при декомпозиции диаграммам используется диаграммам используется
    объект Process interface объект ссылки
  Визуальное Интуитивно понятные, Сложно воспринимаются
  восприятие легко читаемые диаграммы  
  диаграмм процессов    
  Стандартная форма Не регламентирована. Регламентирована.
  представления Нет рекомендаций Рамка IDEF0.
  диаграммы процесса по форматированию моделей Развитая система обозначений
  при ARIS еЕРС при на диаграмме
  документировании документировании  
  Ограничения по ко- Количество объектов Рекомендовано не более
  личеству объектов не ограничено шести. Общее количество
  на диаграмме   не ограничено
  процесса    

Строго говоря, формально нотации ARIS еЕРС и IDEF3 не отличаются друг от друга, так как базируются на одних и тех же принципах моделирования пото­ков работ (Work Flow), предполагающих использование символов логики («пе­рекрестков» в IDEF3). При помощи этих символов отображаются ветвления и слияния потоков работ в рамках бизнес-процесса.

Возможность моделирования событий в ARIS еЕРС позволяет создавать бо­лее корректные и подробные описания процессов. При этом, однако, суще­ственно повышается сложность и трудоемкость описания. Дополнительные пре­имущества ARIS еЕРС заключаются в возможности визуального отображения


Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов________________________ 10 9

входящих/исходящих документов, информации, используемой инфраструктуры и т.п. при помоши специальных объектов. К сожалению, на практике наличие таких широких возможностей по описанию процесса в ARIS еЕРС часто приво­дит к отрицательным результатам — модели становятся слишком сложными и громоздкими, неудобными для документирования. С формальной точки зре­ния нотация ARIS еЕРС является наиболее применимой для детального описа­ния процессов. С ее помощью можно эффективно описывать процессы уровня рабочих мест с целью разработки должностных и рабочих инструкции

Особо следует подчеркнуть, что обе нотации не предназначены для описа­ния процессов верхнего уровня.

Распространенная ошибка моделирования в ARIS еЕРС и IDEF3 — создание «плоских» моделей потоков работ, проходящих только через рабочие места ис­полнителей нижнего звена. Подчеркнем, что этот факт не указывает на недо­статок конкретных нотаций, а свидетельствует о некорректных методических подходах к описанию процессов организации с их использованием. К сожале­нию, в российской практике эта ошибка очень распространенна.

В нотации ARIS еЕРС и IDEF3 не заложены средства описания управляю­щих воздействий, обратных связей по управлению и информации. Поэтому при формировании моделей процессов можно использовать несколько способов от­ражения управляющих воздействий. Более корректным было бы описывать про­цессы управления отдельно.

Предположим, что мы хотим использовать схему бизнес-процесса для регла­ментации (например, в документе «Регламент выполнения бизнес-процесса»). Эта схема должна удовлетворять следующим требованиям:

1) все отображенные на схеме операции бизнес-процесса должны существо­
вать реально и быть закрепленными за конкретными исполнителями;

2) на схеме должны отображаться реальные документы, файлы и ресурсы;

3) схема процесса должна быть проста и понятна для визуального воспри­
ятия;

4) схема процесса должна быть компактной.

Эти требования означают, что строить модель бизнес-процесса имеет смысл при описании операций уровня рабочего места исполнителя, в крайнем случае — лая операций небольшого (три-четыре человека) подразделения. Более укруп­ненные модели потоков работ могут дать общую информацию о процессе, но использовать такие модели для регламентации затруднительно вследствие раз­мывания ответственности между исполнителями процесса.

Если мы описываем бизнес-процесс на детальном уровне, то на выходе этой работы получаем схемы, содержащие поток операций и их исполнителей. Имен­но при формировании таких моделей и возникает важнейшая, на наш взгляд, проблема: из рассмотрения полностью исключаются руководители. Возникает сле­дующая ситуация. Группа аналитиков (или внутренних экспертов) приходит в


110________________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

подразделение, получает разрешение руководителя, начинает работать с испол­нителями процесса, переходя от одного рабочего места к другому в соответствии с ходом движения бизнес-процесса. Формируется модель бизнес-процесса, вклю­чающая операции всех рядовых исполнителей, но лишенная даже намека на ру­ководителей, владельцев бизнес-процесса. Кроме того, такие модели чаше всего описывают нормальный ход бизнес-процесса. Возможные отклонения очень час­то остаются вне рассмотрения. Так же часто опускают такие важные моменты, как действия при получении несоответствующих входов (например, документ из соседнего подразделения), получение несоответствующих требованиям выходов (брак, недоработка), регистрацию параметров процесса (измерения), контроль и т.д. Нужен ли такой результат работы руководителю? Ответ очевиден. Получен­ные схемы бизнес-процесса являются «плоскими», неполными, не могут эффек­тивно использоваться для внедрения системы процессного управления. Тем не менее, многие компании, особенно крупные, выполняют отдельные проекты по созданию внутренних стандартов моделирования «плоских» бизнес-процессов, «создания баз знаний компании по бизнес-процессам» и т.п. В итоге полученные «горы» четко структурированной, но «однобокой», неполной информации оказы­ваются бесполезными для целей реального управления.

На рис. 2.48 показан «объемный» бизнес-процесс. Он состоит из нескольких моделей потоков работ, сформированных для каждого уровня: исполнители, заместители руководителя, руководитель (владелец) бизнес-процесса.

На рис. 2.48 видно, что руководитель и его заместитель активно участвуют в процессе. Существует постоянный цикличный поток информации по ходу процесса от исполнителей вверх и управленческих решений от руководителей вниз. Даже если (в предельном случае) мы полностью делегируем все права на принятие управленческих решений по процессу исполнителям, то у руководи­теля останется ключевая функция — анализ эффективности бизнес-процесса и его улучшение с ориентиром на стратегические цели компании (если таковые имеются). Улучшение процесса руководитель осуществляет за счет управления ресурсами: персонал, финансы, материалы, оборудование, программное обес­печение, информация и т.д.

Каким же образом увязать деятельность руководителей и исполнителей при построении моделей потоков работ (ARIS eEPC, IDEF3)? Очевидно, что сделать это можно несколькими способами. Первый и самый простой способ состоит в следующем: отдельно описываются потоки работ, выполняемых как руководите­лями, так и исполнителями. Такой подход имеет несколько недостатков, основ­ной из которых состоит в том, что взаимодействие руководителя и исполнителя становится в модели неявным, а опосредованным при помощи обратных связей по информации. Другой способ состоит в том, что при описании работ исполни­телей можно указать прямые ссылки на процессы, выполняемые руководителя­ми, или прямо отобразить их вмешательство в работу (рис. 2.49).


 
 

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 111

На рис. 2.49 (вверху) показана простейшая цепочка бизнес-процесса, состо­ящая из двух операций. Предположим, что эти операции выполняются испол­нителем и требуют управления со стороны руководителя. Как мы можем ото­бразить этот факт на модели? Согласно первому предложенному выше способу, мы указываем на модели процесса обратную связь по информации. В данном примере нотация ARIS еЕРС позволяет показать входящий и исходящий доку­мент А, содержащий некоторую информацию. Документ А попадает от испол­нителя к руководителю после выполнения Функции 2, а затем может быть воз­вращен на доработку при выполнении Функции 1. При этом «где-то в другом месте» мы должны описать работу руководителя по проверке этого документа и принятию решения. Это означает, что необходимо создать модель, описываю­щую деятельность руководителя.

На рис. 2.49 приводится еще два способа «встраивания» руководителя в биз­нес-процесс. Первый из них предполагает прямое включение в процесс «Функ­ции управления», второй — в виде дополнительного события «Принято управ­ленческое решение».

Какой способ для отображения участия руководителя в бизнес-процессе выбрать? Это определяет сама организация. Можно составить схему бизнес-


11 2_________________________________ В.В, Репин, В Г, Елиферов. Процессный подход к управлению


Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 113

процесса уровня исполнителей, а деятельность руководителя описать в виде подробной таблицы с указанием операций, входящих и исходящих документов, принимаемых решений. Можно сформировать схемы процесса для работы са­мого руководителя. Можно пытаться отобразить участие руководителя на одной «плоской» схеме, увеличивая количество возможных ветвлений и слияний про­цесса. Мы считаем, что нужно выбирать тот способ, который наилучшим об­разом подходит для последующей регламентации и управления бизнес-про­цессом. Моделируя, главное не забыть про руководителя, поскольку именно он отвечает за управление и улучшение бизнес-процесса и, в конечном счете, модели бизнес-процессов создаются именно для него.

Подводя итог, следует отметить, что формально нотация ARIS еЕРС являет­ся более удобной и проработанной, чем IDEF3. Но. к сожалению, стоимость системы ARIS Toolset, позволяющей создавать модели в ARIS еЕРС, многократ­но превышает стоимость систем, поддерживающих IDEF3.



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2017-02-06; просмотров: 2150; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.141.45.90 (0.023 с.)