Преимущества и недостатки использования IDEF0 для описания бизнес-процессов

Методология моделирования бизнес-процессов IDEF0, на наш взгляд, пред­назначена для описания процессов верхнего уровня. Описывая такие процессы, аналитик уделяет огромное внимание управлению процессами, обратным свя­зям по управлению и информации. Приведем основные преимущества и недо­статки методологии IDEF0:

 

Преимущества • Полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи)

Недостатки • Сложность восприятия (большое количество стре­лок)

72_________________________________ В.В. Репин, ВТ. Елиферов. Процессный подход к управлению

 

• Комплексность при декомпозиции (мигрирование и туннелирование стрелок) • Возможность агрегирования и дета­лизации потоков данных и информа­ции (разделение и слияние стрелок) • Наличие жестких требований мето­дологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида • Простота документирования процес­сов • Соответствие подхода к описанию процессов в IDEF0 МС ИСО 9000:2000

• Большое количество уровней декомпозиции • Трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации

Важнейшей характерной чертой IDEF0 является полнота описания бизнес-процесса, которая достигается за счет наличия средств, отображающих управ­ляющие воздействия, обратные связи по управлению и информации. Методо­логия IDEF0 представляет аналитику возможность не заботиться о комплексно­сти декомпозиции путем использования механизмов мигрирования и туннели-рования стрелок. Такой механизм обеспечивает связность создаваемых диаг­рамм между собой. Кроме того, она делает модель процесса наглядной. Исполь­зование возможности разделения и слияния стрелок также способствует созда­нию более наглядных и проработанных моделей. Резюмируя, можно сказать, что жесткие требования по формированию моделей в IDEF0 в сочетании с гиб­кими средствами представления потоков информации и ресурсов, обеспечива­ют создание IDEFO-моделей стандартного вида.

Основным преимуществом методологии IDEF0 является также соответствие формата представления процесса в IDEF0 определению процесса МС ИСО 9000:2000, что позволяет выбирать IDEF0 в качестве внутреннего стандарта орга­низации, регламентирующего описание бизнес-процессов.

К недостаткам IDEF0 можно отнести сложность восприятия схем процессов сотрудниками организации, особенно руководителями. Следует отметить, однако, что эффективное применение любой нотации предполагает обучение как сотруд­ников, так и руководителей умению читать и анализировать схемы процессов.

Кроме того, применяя IDEF0, сложно увязывать между собой модели не­скольких процессов (например, сбыт и производство) при необходимости со­здания отдельных моделей для каждого из этих процессов. Однако недостаток является, скорее, техническим и может быть устранен путем предварительных договоренностей о правилах моделирования.

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 73

На практике часто встречаются ситуации, когда модели IDEF0 используют для описания последовательно выполняемых работ. В таких моделях, как пра­вило, слабо отражено управление процессом, не указаны руководители, почти нет обратных связей. На наш взгляд, использовать IDEF0 для описания после­довательно выполняемых работ некорректно.

Методология IDEF3

Нотация IDEF3 является второй важнейшей нотацией (после IDEF0) и пред­назначена для описания потоков работ (Work Flow Modeling). IDEF3 широко используется для создания моделей бизнес-процессов организации на нижнем уровне — при описании работ, выполняемых в подразделениях и на рабочих местах. Следует отметить, что нотация IDEF3 была взята за основу при созда­нии методики описания процессов ARIS еЕРС — «расширенной цепочки про­цесса, управляемого событиями».

Основными графическими объектами модели, используемыми в IDEF3, яв­ляются четырехугольники и стрелки. Первые служат для описания функций (работ, процессов), вторые — для отражения в модели последовательности вы­полнения функций во времени либо последовательности выполнения функций, обусловленной потоком материальных ресурсов. Прежде чем перейти непос­редственно к нотации IDEF3, рассмотрим следующий пример. На рис. 2.17 пред-стаапены два варианта возможного описания потока работ.

Рис. 2.17. Описание потоков работ.

74 В В. Репин, В.Г Елиферов Процессный подход к управлению

На рис. 2.17 (вариант 1) показано, что вначале выполняется функция 1. Пос­ле завершения выполнения этой функции начинают одновременно выполнять функции 2 и 3. Стрелки в этом случае показывают нам, каким образом заверше­ние выполнения одной функции влияет на начало выполнения другой.

Процесс варианта 2 построен по-другому. Начало выполнения функций здесь обусловлено поступлением на вход некоторых материальных ресурсов (вход функции 1), окончание — выходом материальных ресурсов (выход функции 1). Потоки ресурсов определяют начало выполнения следующих функций процес­са (функций 2 и 3) и т.д.

Чем плохи способы описания процессов, представленные на рис. 2.17? Дело в том, что построенные таким образом схемы процессов невозможно однознач­но понять (прочитать). Функции 2 и 3 могут выполняться не одновременно. Например, может сложиться ситуация, когда потребуется выполнение либо фун­кции 2, либо функции 3 процесса. Очевидно, что в этом случае выбранный нами способ описания процесса не позволит сделать вывод, какой же вариант развития событий реализуется на самом деле. Вернемся к нотации IDEF3.

Для того чтобы избежать неоднозначности описания потоков работ, в нотации IDFE3 определены дополнительные объекты, служащие для отображения возмож­ных вариантов ветвления и слияния потоков работ, реализующихся при определен­ных условиях. Указанные объекты являются логическими символами трех видов:

• логический оператор «И»;

• логический оператор «ИЛИ»;

• логический оператор — исключающее «ИЛИ».

Виды объектов нотации IDEF3 и их назначение представлены в табл. 2.1.

Таблица 2.1 Вилы объектов нотации IDEF3 и их назначение

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 75

Таблица 2.1 (окончание)

Рис. 2.18. Модель процесса с логическим оператором «И».

На рис. 2.18 показан пример применения логического оператора «И». Про­цесс начинается с функции, после которой стоит знак логического оператора «И», т.е. перекресток. После перекрестка процесс разветвляется, и одновремен­но начинают выполнять следующие две функции процесса. После того как они выполнены, происходит слияние стрелок процесса при помощи значка «И». Это означает, что последняя функция процесса начинает выполняться тогда, когда закончено выполнение двух предыдущих функций.

76_________________________________ В.В Репин, В.Г Елиферов. Процессный подход к управле нию

На рис. 2.19 предстаааена модель с логическим оператором «ИЛИ». Такой оператор означает, что после выполнения первой функции процесса могут про­изойти три события: 1) выполняется функция 2; 2) выполняется функция 3; 3) выполняются функции 2 и 3 одновременно.

Рис. 2.19. Модель процесса с логическим оператором «ИЛИ».

Рис. 2.20. Модель процесса с логическим оператором — исключающее «ИЛИ».

Рис. 2.20 иллюстрирует применение логического символа исключающее «ИЛИ». В данном случае, после выполнения функции 1 может начаться выполнение либо функции 2, либо функции 3. Далее, после выполнения какой-либо из этих функ­ций, мы снова попадаем на перекресток, т.е. логический оператор — исключаю­щее «ИЛИ». Функция 4 будет выполнена либо после окончания функции 2, либо функции 3.

 

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 77

Логические операторы могут быть синхронными и асинхронными. На рис. 2.21 показана разница между синхронным и асинхронным логическим оператором «И».

В отличие от нотации IDEF0 в нотации IDEF3 стороны четырехугольника, изображающего функцию (работу, процесс), не используют для привязки вхо­дов различного типа. Более того, в четырехугольник может входить и выходить только одна стрелка. В противном случае правила построения диаграмм в IDEF3 будут нарушены.

При декомпозиции процессов в IDEF3 не происходит мигрирования и тун-нелирования стрелок. Аналитик должен сам заботиться о связности моделиро­вания процесса и корректности декомпозиции. Возможный пример декомпози­ции функции «Выполнять подготовку производства» из нотации IDEF0 (была представлена на рис. 2.16) на процесс в нотации IDEF3 показан на рис. 2.22. Обратим внимание, что функция «Получить вспомогательное сырье на складе» инициируется поступлением утвержденного графика производства. Этот факт отражен входящей стрелкой «График производства». На диаграмме процесса показана также стрелка «Вспомогательное сырье». Подобное ее представление является нарушением нотации описания. Но, вообще говоря, таким приемом можно пользоваться, не забывая при этом менять тип стрелки на стрелку с двумя наконечниками, отображающую поток объектов (материальных ресур­сов или информации).

На рис. 2.23 приведен пример бизнес-процесса в нотации IDEF3 под назва­нием «Обработать заявку клиента». Рассматриваемый процесс является частью более общего процесса «Сбыт готовой продукции». Процесс начинается с по­ступления заявки клиента на вход функции «Выполнить учет заказа в системе». По ходу ее выполнения данные заказа клиента регистрируются в системе авто-

78____________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Глава 2 Выбор методологии описа ния бизнес-процессов_______________________________ 79

80 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

матизации (например, в MS Excel). Затем менеджер отдела сбыта выполняет проверку на соответствие номенклатуре (функция «Выполнить анализ на соот­ветствие номенклатуре»). Результатом выполнения данной функции могут быть два события: первое — «заказ соответствует номенклатуре-, иторое — «заказ не соответствует номенклатуре». Для отражения этих событий в модели процесса используют логический оператор — исключающее «ИЛИ». После этого логи­ческого оператора процесс ветвится. В случае несоответствия заказа номенкла­туре выполняется нижняя ветка процесса, а именно функции: «Уведомить кли­ента о невозможности выполнения заказа» и «Внести заказ клиента в статисти­ку неудовлетворенного спроса».

Если заказ клиента соответствует номенклатуре, начинают движение по верх­ней ветке процесса. Выполняется функция «Согласовать заявку с ПЭО». К этой функции привязан ссылочный объект «Согласовать с ПЭО в случае соот­ветствия заявки номенклатуре». ПЭО анализирует заказ и делает вывод о возмож­ности его реализации. Например, может сложиться ситуация, когда не хватает производственных мощностей из-за ремонтов, несоответствия величины заказа экономически обоснованным размерам партии и т.п. В этом случае снова пере­ходят на нижнюю ветку процесса, при этом используют логический оператор «ИЛИ». Он служит для объединения возможных входов в функцию «Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа».

Если ПЭО считает заказ выполнимым, то проводят детальный расчет себе­стоимости выполнения и определяют его цену. Устанавливают также сроки выполнения заказа (функция «Рассчитать себестоимость, цену и сроки выпол­нения заказа»). Далее расчетные цифры согласовывают с клиентом — выполня­ется функция «Согласовать условия поставки с клиентом».

Снова возможны два варианта — используют оператор логического исклю­чающего «ИЛИ». В случае если клиента не устраивают финансовые условия, то он отказывается от заказа, а заказ вносят в статистику неудовлетворенного спроса (нижняя ветка процесса). Если клиент готов работать на предложен­ных условиях, то процесс заканчивается. Выходом процесса служит «Согласо­ванная заявка клиента» и данные по рассчитанным параметрам заказа (на схеме процесса не показаны).

Обратим внимание, что описанный выше процесс приводится далее в виде модели в нотации ARIS еЕРС. так что читатель может сравнить возможности двух нотаций по описанию одного и того же процесса.

Анализ процесса, представленного на рис. 2.23, наводит на мысль о том, что нотацию IDEF3 целесообразно применять в случае относительно простых процес­сов на нижнем уровне декомпозиции, т.е. процессов уровня рабочих мест. В этом случае схема процесса может служить основой для создания документов, регламен­тирующих работу исполнителей. Очевидно, что процесс в нотации IDEF3 является «ПЛОСКИМ». При помощи этой нотации достаточно сложно создавать комбиниро-

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 81

ванные модели, в которых бы сочетались описания потоков работ и процессы уп­равления этими работами. Этот факт становится очевидным в особенности при сравнении описаний процессов в нотации IDEF3 и IDEF0. Более подробную ин­формацию по правилам создания моделей в нотации IDEF3 можно найти в [3].