Понятие метода моделирования процессов

Формирование модели бизнес-процесса является сложной задачей, требу­ющей для своего решения определенного набора методов и средств. Как уже отмечалось в главе 1, существуют различные методики ведения проектов по описанию процессов. Для каждого проекта выбирается конкретная методика представления процессов в виде схем (диаграмм), выполненных определен­ным образом.

Метод создания схемы бизнес-процесса — важнейшая часть методологии проекта описания бизнес-процессов организации. В соответствии с определе­нием, любой метод я&тяется способом достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи. Говоря другими словами, метод — это совокупность прак­тических и теоретических приемов, позволяющих получить решение постав­ленной задачи. Подробная структура любого метода, используемого для созда­ния моделей процессов, предсташгена на рис. 2.1 [1].

Каждый метод предоставляет пользователю определенный язык описания объектов реального мира при помощи специально разработанного синтаксиса, использующего ряд графических символов, которые отражают реальные объек­ты и связи между ними, а также свой способ описания деятельности организа­ции. Поскольку любая организация представляет собой сложную, многогран­ную систему, то не существует какого-то одного, выделенного метода описа­ния, при помощи которого можно было бы полно описать ее модель. Поэтому

50__________________________________ ВВ. Репин, В Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.1. Структура метода моделирования процессов.

часто споры о том, какой метод лучше, бывают лишены смысла. Выбор подхо­дящего метода описания зависит от целей, поставленных перед аналитиком, создающим модель организации. Например, для описания управления деятель­ностью организации на верхнем уровне было бы неправильно использовать ме­тод Work Flow (IDEF3) или Data Flow (DFD) и наоборот, для описания рабочих процессов нецелесообразно использовать стандарт IDEF0.

Следует обратить внимание на использование терминов «моделирование» и «описание». На практике эти два понятия часто не различаются. Под ними пони­мается создание схем (диаграмм) процессов при помощи определенного метода. Строго говоря, моделирование процессов подразумевает создание некоторой ма-

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 51

тематической модели процесса, например, модели стоимости, времени выполне­ния и т.д. Сама по себе схема яачяется некоторым чертежом, построенным по определенным требованиям, с целью передачи информации о деятельности сис­темы. Было бы правильным называть этот чертеж именно «описанием» процесса, а не «моделью». Поэтому, употребляя слова «модель процесса», следует уточнять, какие именно параметры превращают простое «описание» в «модель». Для при­кладных задач внедрения процессного подхода к управлению, на наш взгляд, целесообразнее использовать термин «описание процесса». Помимо сказанного выше, такой термин яштяется простым и понятным при составлении документов, регламентирующих процесс или сеть процессов организации.

В главе 2 мы не затронем теоретические основы создания моделей процессов организации, сложные математические модели и т.п. Основное внимание будет уделено наиболее важным и широко применяемым на практике методам описа­ния процессов - их графическому языку и важнейшим способам построения схем процессов. Более того, мы не будем даже подробно описывать все методы. как они приводятся в оригинальных спецификациях. Существует достаточно специальной литературы, в которой подробно рассмотрены методы описания процессов, например, [2]—[7|. К сожалению, большинство из них ограничено ЛИШЬ поверхностным и формальным описанием, не затрагиваются проблемы применения методов, не приводятся примеры и рекомендации по их эффектив­ному использованию. В этой главе мы попытались в какой-то мере восполнить дефицит информации. Читателям, желающим ознакомиться с детальным опи­санием методов, рекомендуем обращаться к первоисточникам — спецификаци­ям стандартов.

Понятие объекта и связи

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Обычно объект модели отображается на диаграмме процесса при помощи определенного графического символа, напри­мер, четырехугольника. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области или, проще говоря, организации. При создании моделей процессов объектами могут быть функции, люди, доку­менты, машины и оборудование, программное обеспечение и т.д. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности ре­ального мира, также являются различными.

Вторым важнейшим элементом являются связи. Связи предназначены для описания взаимоотношения объектов между собой. К числу таких взаимоотно­шений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и т.д. На схемах моделей связи между объектами чаще всего отображаются стрелками.

52_________________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов, Процессный подход к управлению

При помощи объектов модели и связей реальная деятельность организации представляется в виде описания, как показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Представление деятельности организации в виде модели.

Бывают и более сложные ситуации (стандарт IDEF0), когда объект одновре­менно служит для описания некоторой сущности реального мира и в то же время указывает на использование его другим объектом, т.е.. по сути, отражает связь объектов.

Каждый объект и связь обладают рядом параметров или, как часто принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта.

Состав атрибутов зависит от типа объекта модели, точнее от типа отобража­емого при помощи модели ре&чьного объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, дли­тельность выполнения (для функций), стоимость и др. (рис. 2.3).

На практике, при создании моделей организации, описание атрибутов объек­тов модели осуществляется при помощи специальных возможностей инстру­ментальных средств моделирования бизнес-процессов, что позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой проводят определенные вычисления, анализ и оценивание процесса.

Связи, используемые в моделях процессов, также играют важнейшую роль. С их помощью удается описать взаимодействие между объектами модели. Свя­зи, выраженные специальными условными обозначениями (стрелками), делают схему процесса информативной. Следует отметить, что в зависимости от смыс­ла связи одна и та же модель может описывать совершенно различные практи­ческие ситуации.

 

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 5 3

Рис. 2.3. Атрибуты объекта модели.

Говоря об отражении деятельности организации при помощи моделей, сле­дует подчеркнуть, что сами по себе описательные схемы процессов предостав­ляют руководителю лишь очень ограниченную информацию для анализа и при­нятия решений. Не понимая этого, многие руководители ставят задачу «тоталь­ного» описания деятельности организации. Создаются огромные по объему под­шивки моделей, каждая из которых в отдельности является лишь описательной схемой небольшой части процессов. К сожалению, в этом случае количество не переходит в качество. Никому в организации не по силам работать с таким количеством чертежей, анализировать их и предлагать какие-то решения. В итоге наработки нескольких (четырех-шести) месяцев идут в корзину. Что делать в этом случае? Прежде всего, необходимо понять, что улучшение деятельности организации зависит не от объема и детальности созданных моделей процессов. а от того, как будут с ними работать, от качества этих моделей, их способности помочь выявить реальные проблемы, возможности их применения при регла­ментации деятельности подразделений предприятия в рамках внедрения про­цессного подхода. Это означает, что цели формирования моделей процессов организации должны быть четкими и понятными, разработанные требования к этим моделям — конкретными, а порядок их практического использования — продуманным.

54__________________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению