Управление сроками в проекте

После того как мы определили перечень работ проекта, нам надо определить его логику, то есть какие работы от каких зависят, что выполняется после чего и т.п. Также нам нужно наложить все это на календарь, то есть определить сроки каждой работы.

Сетевой график

Это один из базовых инструментов управления проектом. Именно он лежит в основе популярной диаграммы Гантта, и, не понимая, как устроено сетевое пла­нирование, осознанно использовать диаграмму невозможно. Поэтому мы рассмо­трим сетевой график подробно.

Если у вас техническое образование, то вполне вероятно, что вы изучали сетевые графики в вузе. Однако людей, которые реально используют этот мощнейший ин­струмент, увы, не так много. Я сам оценил его пользу только спустя много лет после окончания института, хотя сетевые графики были у меня в программе обучения.

¹ Вспоминается детский анекдот: «Летели два крокодила. Один зеленый, а другой - на север».

Сетевой график (диаграмма) - любое схематическое представление логических вза­имосвязей между работами проекта. Всегда строится слева направо для изображения хронологии проекта. Сетевой график - это НЕ схема бизнес-процесса. Он моделирует только логические зависимости между элементарными работами. На нем не отражают­ся процессы, входы и выходы, не допускаются условия (делаем так ИЛИ так) и циклы.

Далее описан алгоритм построения и применения сетевого графика.

1. Определите перечень операций (элементарных работ), из которых состоит проект. Вам необходимо решить, насколько мелкие работы вы включите в график¹.

2. Оцените длительности операций.

3. Выявите зависимости работ. Например, нельзя обучать пользователей, пока программы не установлены на компьютеры.

Результаты можно записать в таблицу.

Рассмотрим пример проекта: развертывание программной системы в компа­нии. Он специально упрощен для наглядности: в нем всего 6 операций. В реальных проектах их могут быть сотни и тысячи.

 

Операция	Непосредственна предшествующие операции	Длительность (дни)
Установка компьютеров	-
Прокладка сети	-
Подготовка регламентов	-
Установка и наладка программной системы	• Установка компьютеров • Прокладка сета
Стыковка с другими системами	• Установка и наладка программной системы
Обучение пользователей	• Подготовка регламентов • Установка и наладка программной системы

Рисунок 28. Сетевой график

^1 См. п. 4.3.1 «Управление предметной областью проекта».

4. Теперь мы можем построить сам сетевой график проекта, который отража­ет последовательность выполнения работ. Работы обычно представляют прямо­угольниками, а связи между ними - стрелками. Наш сетевой график будет выгля­деть следующим образом (рис. 28):

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 50

Постройте сетевой график по приведенным ниже данным.

Это одна из немногих задач, которые я предлагаю вам выполнить не на основе вашего собственного примера, а на абстрактном кейсе. Это связано с тем, что, решая свой кейс, вы не сможете проверить правильность. В этой задаче правильный ответ есть, в отличие от большинства других, которые встречаются в работе управленца. Ре­шение вы сможете найти дальше по тексту. Важно: даже если вы владеете компьютерными программами по управлению проектами, выполните задания этой главы вручную, луч­ше на бумаге. Компьютер дает иллюзию понимания: я встречал десят­ки людей, которые ошибочно думали, что они понимают календарное планирование проектов только благодаря тому, что несколько раз за­пускали Microsoft Project¹.

 

Операции	Непосредственно предшествующая операция	Время, дней
А	-	8
В	-	10
С	-	6
D	А, В	8
Е	В,С	9.
F	С	14
G	D,E	14
Н	F,G	6

Метод критического пути

Когда мы построили сетевой график, мы можем провести его расчет. Это по­зволит нам определить:

• длительность проекта;

• какие работы имеют резервы времени, а какие - нет;

• плановые и крайние сроки по каждой работе и т.д.

Для этого расчета применяется метод критического пути, МКП (critical path method, CPM) - один из главных в проектном менеджменте. Он выполняется в не­сколько этапов.

Сначала мы идем по сетевому графику слева направо и рассчитываем «ранние сроки» работ («раннее начало» и «раннее окончание»). А затем справа налево, по­лучая «поздние сроки» работ («позднее начало» и «позднее окончание») и резервы

¹ Здесь и далее я привожу в качестве примера систему Microsoft Project как самую распространенную. Ее бес­платный упрощенный аналог - OpenProj, его можно скачать с сайта openproi.org. В своей работе вы можете ис­пользовать и другие программы, такие как Primavera, Spider Project и др.

времени. «Ранние сроки» работы - это раньше которых она не может начаться / завершиться, поздние - крайние сроки ее начала/завершения.

Рассмотрим МКП более деталька. Метод очень прост, но потребует от вас вни­мательности. Зато если вы его один раз хорошо поймете, это поможет вам в реше­нии важных управленческих задач.

Опытные менеджеры проектов, глядя на график, сходу, без всяких расчетов, почти безошибочно определяют критические работы, временные резервы, пред­лагают мероприятия по оптимизации проекта. Это уже образ мысли, «встроенный на подкорку». Сможете и вы.

Мне не знаком ни один русскоязычный источник, где метод критического пути объяснялся бы просто и практично.

1. Прямой расчет (слева направо)

Сначала определим момент начала проекта. Пусть это будет абстрактный нуле­вой день. Записываем этот ноль в левый верхний угол каждой работы, не имею­щей предшественников. Это называется «раннее начало» работы.

Затем прибавляем к раннему началу каждой работы ее длительность^ а полу­чившиеся числа записываем в правый верхний угол. Это ее «раннее окончание». Например, для «установки компьютеров»: 0 + 2 = 2.

Идем дальше. По условиям задачи мы можем устанавливать и налаживать про­граммную систему только тогда, когда установлены компьютеры и проложена сеть. Компьютеры мы закончим устанавливать на 2-й день, прокладывать сеть - на 3-й. Значит, систему мы можем начать ставить только на 3-й день (для простоты счита­ют, что работа-последователь начинается в тот же день, что заканчивается работа-предшественник). То есть при прямом расчете сетевого графика, чтобы рассчитать «раннее начало» работы, вы смотрите на ее предшественников и выбираете макси­мальное «раннее окончание». Оно и будет «ранним началом» для выбранной работы.

По аналогии рассчитываем ранние сроки для всех работ. Можно считать, что ранние сроки работы - это плановые сроки ее начала и окончания.

В итоге мы получаем день окончания проекта - в данном случае 11-й. Внима­тельно проследите логику расчета (рис. 29).

2 Обратный расчет (справа налево)

Теперь рассчитаем «поздние сроки» работ. На верхний ряд цифр, которые по­лучили на прошлом этапе, мы не смотрим. Новые могут с ними совпадать, могут не совпадать. Пока нам это не важно.

Запишем всем работам, не имеющим последователей, в правый нижний угол день окончания проекта: число 11. Оно называется «позднее окончание работы». Иначе говоря, ее крайний срок или дедлайн¹.

Теперь мы будет идти справа налево. Крайний срок для «стыковки с другими системами» - 11-й день. Вычитаем длительность и получаем: 11 - 3 = 8. То есть «позднее начало» (крайний срок начала) = 8. Записываем его в левый нижний угол.

«Обучение пользователей» рассчитываем по аналогии.

Теперь нам надо определить «позднее окончание» для «установки и наладки программной системы». При обратном расчете нам надо сравнить «поздние на­чала» работ-последователей («стыковка с другими системами» и «обучение поль­зователей») и взять минимальное из них. 8 меньше чем 10, поэтому выбираем 8.

По аналогии рассчитываем остальные работы (рис. 30).

Рисунок 30. Сетевой график с рассчитанными ранними и поздними сроками работ

3. Критический путь проекта

Он состоит из критических работ - тех, у которых ранние и поздние сроки со­впадают. Критический путь - самая длинная последовательность работ проекта, которая определяет его продолжительность: сложите длительности работ, выде­ленных на рисунке ниже (рис. 31).

Для менеджера очень важно знать и контролировать критический путь проекта. Именно критические работы требуют максимального внимания, чтобы не затянуть 'сроки проекта. Именно на них надо в первую очередь выделять ресурсы. Если мы хотим оптимизировать свой проект по срокам, мы будем сокращать именно рабо­ты, лежащие на критическом пути.

 

Рисунок 29. Сетевой график с рассчитанными ранними сроками работ

¹ От англ. deadline-предельный срок (окончания какой-либо работы, завершения проекта и т.п.)

Рисунок 31. Сетевой график с рассчитанным критическим путем проекта

4. Временные резервы

Критические работы не имеют резервов по времени. То есть мы не можем от­ложить или затянуть их ни на один день, не сорвав сроки проекта.

В то же время у других работ резервы есть. Руководителю важно их знать, что­бы понимать, какую работу можно отложить и насколько.

Существует 2 вида резервов: «частный» и «общий».

Частный резерв - это то, насколько можно отложить / затянуть выполнение работы, не сдвинув ни одной работы-последователя с ранних (плановых) сроков. Например, «подготовку регламентов» можно отложить на 4 дня, не сдвинув «обу­чение пользователей».

Формула проста:

Частный резерв работы = «Раннее начало» работы-последователя - «Раннее окончание» той работы, для которой мы рассчитываем резерв.

В нашем примере: 8-4 = 4. Если работ-последователей несколько, то у нас по­лучится несколько вариантов резервов. Мы берем минимальный из них.

Частный резерв важно знать. Например, представьте, что вы - строительная компания и у вас работает ряд подрядчиков. Если вы задержите начало работ кого-то из них, то вполне возможно, что вам придется платить ему штраф за вынужден­ный простой.

Общий резерв — это то, насколько можно отложить/затянуть выполнение рабо­ты, сдвинув выполнение работ-последователей с ранних (плановых) сроков, но все же завершив проект в срок. Например, «подготовку регламентов» можно отложить на 6 дней, сдвинув «обучение пользователей» на 2 дня.

Общий резерв работы = «Позднее начало» работы-последователя - «Раннее окончание» той работы, для которой мы рассчитываем резерв.

В нашем примере: 10-4 = 6. Если работ-последователей несколько, то берем минимальный из рассчитанных резервов.

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 51

Выполните расчеты на основе сетевого графика, который вы постро­или в прошлом задании.