Документальне оформлення автоперевезень

Відповідно до принципів бухгалтерського обліку кожна господарська операція повинна бути належним чином підтверджена первинними докумен­тами. На автотранспортних підприємствах використовуються специфічні форми первинних документів для оформлення процесу надання послуг з ав­топеревезень.

Для первинного обліку обсягів перевезених вантажів і транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списування товарно-ма­теріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у ванта­жоодержувача, а також для виконання розрахунків між перевізниками і замовниками автомобільного транспорту застосовуються такі типові фор­ми первинної транспортної документації:

ü подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні — ти­пова форма № 1 (міжнародна);

ü подорожній лист вантажного автомобіля — типова форма № 2 (що діє у межах України);

ü подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3 при виконанні службових поїздок, а також для обліку транспортної роботи службових легкових автомобілів;

ü товарно-транспортна накладна — типова форма № 1-ТН;

ü талон замовника — типова форма № 1-ТЗ (при роботі автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг).

Використання цих форм первинних документів є обов'язковим для всіх су­б'єктів підприємницької діяльності, установ і організацій — юридичних та фізич­них осіб — незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності:

♦ які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом на коме­рційній основі або для власних потреб;

♦ для яких виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі.

Перевізники, які експлуатують вантажні автомобілі — власні або орендо­вані (без водія) — зобов'язані при випуску автомобіля на лінію видавати водію оформлений подорожній лист відповідної типової форми.

Подорожні листи типових форм, оформлені належним чином, видаються во­дію під розпис:

№ 1 (міжнародна) — на строк відрядження автомобіля і водія для виконання
перевезення вантажу у міжнародному сполученні, визначений відповідно до
наказу чи розпорядження перевізника;

№ 2 — тільки на один робочий день (зміну), за умови здавання водієм
подорожнього листа за минулий день роботи. На більший строк подорожні
листи типової форми № 2 видаються у випадках, коли водій виконує переве­зення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до
наказу чи розпорядження перевізника.

Форма і порядок використання подорожнього листа вантажного автомобіля встановлено Інструкцією про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної документації для перевезення вантажів автомобільним транспо­ртом і обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Мінстату України і Мінтрансу України від 07.08.1996р. №228/253.

Для обліку руху подорожніх листів, виданих водіям АТП, використовується Журнал обліку руху подорожніх листів (форма № 8). У цьому Журналі реєстру­ються всі видані та здані водіями подорожні листи.

При видачі подорожнього листа диспетчер перевіряє за Журналом, чи здав водій подорожній лист за минулий день і лише тоді видає йому наступний лист.

Видача і приймання подорожніх листів від водіїв оформляється розпискою і відмітками в Журналі.

Перевезення вантажів автомобільним транспортом як на комерцій­ній основі, так і для власних потреб, здійснюються тільки при наявності належним чином оформлених товарно-транспортних накладних, що до­даються до подорожнього листа.

Товарно-транспортна накладна типової форми № 1-ТН — це єдиний первинний документ, який є підставою для списування товарно-матеріальних цін­ностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача при пе­ревезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку; вона оформлюється вантажовідправником на кожну по­їздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.

Товарно-транспортну накладну типової форми № 1-ТН виписують у чоти­рьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий при­мірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передають водію;

- другий примірник водій здає вантажоодержувачу, він є підставою для опри­буткування товарно-матеріальних цінностей;

- третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник
надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; четвертий
примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

Для вантажів нетоварного характеру, за якими не ведеться складський об­лік, але проводиться облік шляхом заміру, зважування, геодезичного заміру тощо, товарно-транспортну накладну виписують у трьох примірниках:

-перший примірник залишається у вантажовідправника і призначається для
обліку виконаних обсягів перевезень;

-другий і третій примірники водій передає перевізнику. Другий примірник,
що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, переві­зник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; третій
примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

У тих випадках, коли у розділі „Відомості про вантаж" товарно-транспорт­ної накладної неможливо перелічити всі назви і характеристики пред'явлених до перевезення товарно-матеріальних цінностей, до товарного розділу товарно-транс­портної накладної додається — як невід'ємна її частина — належним чином офо­рмлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), що застосовується підприємством для оформлення операцій з передачі товарно-матеріальних цінностей. У цих випадках графи 1, 2, 4, 5, 6 і 7 розділу „Відомості про вантаж" товарно-транспортної накладної не заповнюють­ся. У вільних рядках граф записуються назви спеціалізованих форм, номери і дати їх виписування.

При цьому у товарному розділі товарно-транспортної накладної робиться відповідна відмітка; товарно-транспортна накладна без доданої товарної накла­дної спеціалізованої форми вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водію.

При перевезенні однорідних вантажів від вантажовідправника на адресу ван­тажоодержувача на одну і ту ж відстань при умові забезпечення цілісності ванта­жу, допускається оформлення однією товарно-транспортною накладною всього обсягу вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому оформлення про­міжних поїздок проводиться з видачею вантажовідправником водію автомобіля талона на кожну окрему поїздку. Порядок оформлення талона встановлюється за домовленістю між вантажовідправником і вантажоодержувачем. Реквізити тало­на повинні включати відомості, що визначають кількість перевезеного вантажу, час роботи автомобіля та його простою за кожну поїздку, а також інші показники, необхідні для наступного їх занесення до товарно-транспортної накладної.

Перевезення вантажними автомобілями власних речей громадян за їх замо­вленням здійснюється за подорожнім листом з додатком до нього квитанції (при­буткового касового ордера) на оплату транспортних послуг.

Міжнародні перевезення вантажів автомобільним транспортом оформлюють­ся подорожнім листом типової форми № 1 (міжнародна) і товарно-транспортної накладної форми CMR.

Облік обсягів вантажних перевезень у тоннах і тонно-кілометрах ведеться в подорожніх листах на підставі товарно-транспортних накладних типових форм незалежно від форми оплати транспортних послуг (відрядної, погодинної, по кілометрової, іншої) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).

Не дозволяється включати в подорожні листи обсяги вантажних перевезень (в тоннах і тонно-кілометрах), що не підтверджені товарно-транспортними накладними.

При умові використання автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг до подорожнього листа вантажного автомобіля типової форми; № 2 додається товарно-транспортна накладна типової форми № 1-ТН і талон \\ замовника типової форми № 1-ТЗ. Товарно-транспортна накладна є підставою для визначення обсягів вантажних перевезень (у тоннах і тоннокілометpax) і включення їх у подорожній лист, талон замовника — для розрахунків || перевізника із замовником автомобільного транспорту за виконані транспортні послуги.

Талон замовника виписує відповідальна особа перевізника у двох примі­рниках:

перший примірник залишається у замовника;

- другий примірник водій разом з подорожнім листом і товаротранспортними

накладними здає диспетчеру перевізника.

Застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля типової форми № 3 при виконанні службових поїздок, а також для обліку транспортної роботи службових легкових автомобілів обов'язкове для всіх підприємств, установ і організацій незалежно від відомчого підпорядку­вання та форми власності: які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційній основі або використовують їх у службових поїздках за власними потребами; для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями.

До категорії службових легкових автомобілів належать легкові автомобілі, які знаходяться на балансі юридичних осіб всіх форм власності і використовують­ся для задоволення власних потреб, а також можуть надаватися замовнику на договірних умовах (з водієм).

Подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3 є для перевізника підставою для обліку транспортної роботи та списання витра­ченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а та­кож для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за надання транс­портних послуг.

Бланки подорожніх листів службових легкових автомобілів виготовляють­ся друкарським способом, зберігаються на складі підприємства, видаються під

розписку особі, яка відповідальна за оформлення та видачу подорожніх листів водіям. Списування використаних бланків подорожніх листів здійснюється що­квартально за актом, із вказаною їх кількістю, який затверджується керівником підприємства.

Перевізники, які експлуатують службові легкові автомобілі, зобов'язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві оформлений відповідним чи­ном подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № З (див. с. 632).

Подорожній лист службового автомобіля оформлюється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здавання водієм подорожнього лис­та за попередній день роботи. На більший строк подорожній лист видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника. Видача подорожньо­го листа реєструється у диспетчерському журналі за такими реквізитами: дата видачі, номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повернення подорожнього листа, під­пис відповідальної особи.

Форма і порядок використання подорожнього листа службового легкового автомобіля встановлено Інструкцією про порядок застосування подорожнього ли­ста службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердже­ною наказом Держкомстатом України від 17.03.1998 р. №74.

За всі наслідки недостовірності, неточності відомостей, вказаних відпо­відальними особами у первинній транспортній документації, призначеній для оформлення перевезення вантажів автомобільним транспортом і проведення розрахунків за транспортну роботу несуть перевізник, вантажовідправник і вантажоодержувач.

Особи, відповідальні за оформлення первинної транспортної документації, несуть персональну відповідальність за достовірність вказаних у цих документах даних, а нанесені збитки відшкодовуються ними у порядку, встановленому чин­ним законодавством.