Зміст документів, структура та вимоги до їх створення, юридичне оформлення документів. Функції бухгалтерських документів

 

Первинні документи, які складаються в момент здійснення господар­ської операції або безпосередньо після неї, містять в собі ознаки та показ­ники даної господарської операції (факту).

Основними показниками господарської операції є:

• матеріальні (речові) елементи залучених до господарської діяльності явищ (матеріали, гроші, позики, кредиторська заборгованість) чи проце­сів (видача грошей із каси під звіт, передача матеріалів зі складу у виро­бництво тощо);

• дата здійснення господарського факту;

• місце здійснення господарського факту;

• одиниці вимірювання матеріальних елементів, залучених до господарсь­кої діяльності фактів, - натуральні, вартісні;

• назва сторін, які брали участь у здійсненні господарського факту.

Наведені ознаки дають змогу систематизувати господарські факти, що являє собою один з прийомів отримання вихідних даних про господарську діяльність у бухгалтерському обліку.

В свою чергу, показники документів виказують кількісну суть госпо­дарських фактів у натуральних (речові, трудові) та вартісних вимірниках.

Зазначені ознаки та показники, які належать до первинних даних про господарський факт, є змістом бухгалтерського документа і називаються реквізитами.

Реквізити (від латинського recvizit - потрібний, необхідний) - най­важливіші обов'язкові відомості про господарські факти, явища і процеси, які характеризують певний їх бік (властивість).

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером господарської операції та призначенням документа. Для надання йому юридичної сили та доказовості документ повинен маги наступні обов'язкові реквізити:

1) назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;

2) назва документа (форма) (наприклад, видатковий касовий ордер, накла­дна, платіжна відомість тощо), код форми;

3) дата складання документа (число, місяць, рік);

4) місце складання документа;

 

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

 

5) зміст господарської операції (характеристика суті виконаної операції, наприклад, у видатковому касовому ордері на видачу грошових знаків з каси вказують номер наказу і на які цілі вони видані);

6) вимірники господарської операції (в натуральному та вартісному вира­женні);

7) посади, прізвища та підписи осіб, які відповідають за дозвіл та здійснен­ня господарської операції, правильність її оформлення.

 

У деяких випадках в залежності від характеру операції та технології обробки даних в первинні документи можуть бути включені додаткові рек­візити: ідентифікаційний код підприємства, відомості про документ, який посвідчує особу отримувача тощо.

Для зручності оформлення документів та подальшої їх обробки рекві­зити в них розміщують у певному порядку та послідовності, що й визначає форму документа.

Розрізняють такі форми документів:

1) зональна - документ поділено на горизонтальні та вертикальні зони;

2) анкетна - реквізити розміщені послідовно, один за одним;

3) таблична - реквізити розміщені горизонтально та вертикально у вигляді своєрідної матриці;

4) комбінована - поєднуються елементи наведених форм.

При застосуванні засобів обчислювальної техніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Записи в первинних документах повинні бути здійснені лише в тем­ному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарсь­ких машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які за­безпечили б зберігання цих записів протягом встановленого строку збері­гання документів та запобігли б внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Для заповнення документів не допускається використання простого олівця.

Вільні стрічки в первинних документах належить прокреслити.

У документах забороняються виправлення і підчищення.

Документ може бути підписаний особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символу, іншим механічним та електронним способом посвідчен­ня (пароль, код особи тощо).

Первинні облікові документи та бухгалтерська документація склада­ються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України (типові форми первинної документації див. у додатку 3), а також на бланках спеціалізованих форм, які затверджені міністерствами і відом­ствами України.

Документування господарських операцій з використанням самостійно виготовлених бланків обумовлюється обов'язковою наявністю на цих бла­нках реквізитів типових чи спеціалізованих форм.

Всі бланки суворої звітності (наприклад, квитанції, білети, талони, абонементи тощо) повинні бути пронумеровані, згідно з визначеним по­рядком нанесення даної нумерації нумератором, друкарським способом міністерствами та відомствами. Порядок використання цих бланків, їх об­лік та коло господарських операцій, оформлення яких проводиться на да­них бланках, встановлені відповідними нормативними актами.

Шляхами вдосконалення та реалізації первинних облікових докумен­тів та бухгалтерської документації с їх стандартизація та уніфікація.

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

 

Під стандартизацією розуміють встановлення однакових розмірів бланків однотипних документів. Уніфікація документа і його матеріальних носіїв - це створення єдиної структури документів для всіх галузей народ­ного господарства (наприклад, уніфіковані банківські документи).

Первинні документи повинні бути обов'язково перевірені працівни­ками, які проводять бухгалтерський облік:

1)за формою (формальна перевірка) - повнота й правильність заповнення реквізитів, ідентичність підписів, правильність виправлення помилок, якщо вони мали місце, чіткість оформлення;

2) за змістом - правильність відображення господарської операції і відпо­відність її даному документу;

3) на законність - відповідність юридичним та нормативним вимогам.

Не приймаються до виконання документи, операції в яких суперечать за­конодавчим та нормативним актам, порушують договірну чи фінансову дисципліну, спричиняють збитки державі, власникам, іншим юридичним чи фізичним особам.

4) арифметична перевірка - правильність зроблених в документі обчислень та підрахунків.

Таким чином, при прийманні документів проводиться бухгалтерський контроль господарських операцій, які в них відображені.

Документи, які пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виклю­чає можливість їх повторного використання, а саме: при її обробці - дату обробки, при застосуванні ЕОМ - відбиток штампа оператора, відповіда­льного за обробку. Касові документи та документи, пов'язані з грошовими виплатами (наприклад, документи - основа для нарахування заробітної плати), підлягають обов'язковому погашенню штампом чи вручну "Отри­мано" або "Оплачено" з вказанням дати (число, місяць, рік).

Якщо перевіркою встановлено факти неправильного складання, його повертають для виправлення, а в окремих випадках - для складання зано­во.

Після перевірки проводять бухгалтерське опрацювання документів, яке складається з трьох етапів:

I. Розцінювання (таксування) - грошова оцінка оформлених трудових або натуральних вимірників господарської операції.

II. Групування - підбирання однорідних за змістом груп документів для подальшої обробки (складання різних зведених відомостей: нагромаджу-вальних, групувальних).

III. Розміченая (контирування) - складання бухгалтерських проводок із зазначенням шифрів кореспондуючих рахунків, субрахунків та статей ана­літичного обліку.

Бухгалтерські документи виконують різні функції, першою з яких є доказовість. Дана функція має юридичний характер, оскільки бухгалтер­ські документи підтверджують факт здійснення господарської операції.

Інформаційна функція полягає в використанні даних, які містить документ для отримання інформації, формування показників тощо.

Бухгалтерські документи використовуються для передачі розпоря­джень від адміністрації, власника виконавцю, тобто для управління госпо­дарською діяльністю підприємства, що й зумовлює їх управлінську функ­цію.

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

Рисунок 7. 1 - Класифікація бухгалтерських документів

 

 

7Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

 

За допомогою документації контролюється правильність здійснення операцій - контролююча функція, та проводиться поточний аналіз викона­ної роботи - функція аналітична.

Накопичувальна функція (функція зберігання) полягає в зберіганні да­них, адже є можливість дістати ці документи в майбугньому і проводити порівняння, аналіз тощо.