Форми ведення бухгалтерського обліку

 

Всі бухгалтерські проводки (записи) робляться на підставі первинних або виправданих документів. Як правило, на первинних документах ро­биться бухгалтерська проводка. А далі ці документи фіксуються (запису­ються) в різного роду таблиці, які ведуть робітники бухгалтерії. Ці таблиці називаються бухгалтерськими обліковими регістрами. Таким чином, бух­галтерські (облікові) регістри - це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групування і уза­гальнення господарських операцій.

За зовнішнім виглядом бухгалтерські регістри можуть бути у формі книг, карток, окремих листків.

Бухгалтерські регістри відрізняються також за характером запису, за обсягом змісту, за формою.¹

Порядок відображення господарських операцій в облікових реєстрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що застосовується на підприємстві. В даний час на практиці використовують такі форми ведення бухгалтерського обліку:

1) спрощену;

2) меморіально-ордерну;

3) журнально-ордерну;

4) автоматизовану (комп'ютерну).

Слід звернути увагу на те, що в практичній роботі бухгалтер завжди повинен вирішувати три питання:

1. Коли відбулася господарська операція, тобто якою датою зробити запис цієї операції в бухгалтерському обліку. Наприклад, підприємство придбає матеріали. При цьому відбуваються такі події:

а) від підприємства направлена заявка на придбання матеріалів;

б) постачальник відвантажив матеріали;

в) підприємство отримало матеріали;

г) підприємство отримало рахунок від постачальника;

д) підприємство сплатило рахунок за матеріали.

Виникає питання: при якій з цих подій треба відобразити в обліку при­дбання матеріалів. Традиційно дотримуються такого правила: коли настав

^{_______________________________________}

¹ Детально регістри бухгалтерського обліку і первинні документи буде розглянуто в на­ступному розділі.

_____________________ 6 Техніка ведення бухгалтерського обліку ________________

момент передачі права власності, тобто дія "в", але може бути й інакше, на­приклад, дія "д". Дуже складне це питання при встановленні дати отриман­ня доходу: коли відвантажили продукцію, чи коли отримали гроші.'

2. За якою ціною треба зробити запис в обліку (проблема оцінки). Згідно з загальноприйнятими бухгалтерськими принципами всі активи, пасиви, власний капітал, доходи, витрати відображаються за первинною вартістю, яку часто називають фактичною собівартістю. Наприклад, хтось продає дім за 150000 грн., а його оцінка у бухгалтерському обліку продавця -100000 грн. Один потенційний покупець пропонує за дім 130000 грн. а другий - 140000 грн. Врешті решт продали цей дім за 145000 грн. Всі на­ведені суми виступають різними оцінками, але тільки за останньою буде зроблено запис в обліку. Ринкова вартість дому може мінятися з роками, але в обліку покупця вона залишиться як 145000 грн., як правило, до тих пір, поки дім знову не буде продано.

Мета бухгалтерського обліку не у визначенні вартості, яка може змінюватися після здійснення господарської операції, а у визначенні собівартості, або вартості на момент здійснення господарської операції. Інша справа - оцінка елементів фінансових звітів, де можуть використову­ватись такі види оцінки: історична собівартість, поточна собівартість, вартість реалізації, теперішня вартість².

3. Яку бухгалтерську проводку зробити. Як вирішується це питания, вже детально було розглянуто.

Згідно з Вказівками про склад і порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами (затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31.05.96 р. № 112), підприємства з простим процесом виробництва продукції, виконанням робіт, наданням послуг, які мають за місяць не більше 300 господарських операцій, можуть застосовувати спрощену схему бухгалтерського обліку. Спрощена схема бухгалтерського обліку згідно з цими вказівками може бути:

- у простій формі (без використання регістрів обліку майна малого

підприємства)³;

- у формі бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку

майна малого підприємства.

Малі підприємства, які мають не більше 100 господарських операцій за місяць і не мають виробництва продукції і робіт, пов'язаних з великими матеріальними витратами, використовують просту форму ведення бухгал­терського обліку, при якій підприємство веде тільки два бухгалтерські регістри: Книгу обліку господарських операцій і Відомість обліку за­робітної плати. Розглянемо на прикладі такий метод обліку (див. табл. 6.1.), використовуючи умову, наведену на стор. 41. Таким чином, при простій формі ведення бухгалтерського обліку господарських операцій облік ведеться на рахунках-літачках, які приставлені один до одного. Сама Книга обліку господарських операцій складається з двох частин: в першій частині ведеться реєстрація господарських операцій (№ п/п, дата, доку­мент, зміст операції і сума), а в другій - облік, тобто відображення госпо­дарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

 

_______________________________

' Як вирішується ця проблема в нашому бухгалтерському обліку, буде розкрито трохи пізніше

" Ці види оцінок будуть розкриті в наступних розділах

" Цю форму ведення бухгалтерського обліку ще називають Журнал-головна

 

 

_____________________ 6 Техніка ведення бухгалтерського обліку___________

 

_____________________ 6 Техніка ведення бухгантерського обліку __________

В кінці звітного періоду при будь-якій формі ведення обліку скла­дається:

1) оборотна або садьдово-оборотпа відомість:

2) баланс.

Оборотна (або сальдово-оборотиа) відомість мас велике контрольне значення. Вона складається з метою контролю правильності записів. Скла­демо сальдово-оборотну відомість за результатами наведеного прикладу (таблиця 6.2). Бачимо, що в сальдово-оборотній відомості три рівності:

1 - сума залишку на 1.01 по дебету дорівнює сумі залишку по кре­диту, тому що це початковий баланс;

2 - сума всіх оборотів по дебету дорівнює сумі всіх оборотів по кре­диту, тому що в обліку використовували метод подвійного запису.

 

Таблиця 6.2. - Сальдово-оборотна відомість І.'I'D "Студент" за січень

 

Рахунки	Залишок на 1.01	Обороти	за січень	Залишокна 1.02
	Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Kт
	10.000		-
		10.000	-	-		10. 000
					-	-
	-	-				-
	-
Всього	10.000	10.000

 

При цій формі ведення бухгалтерського обліку підсумок оборотів звіряється з підсумком колонки "Сума" в Книзі обліку господарських опе­рацій.

З - сума залишку на 1.02 по дебету дорівнює сумі залишку по креди­ту, тому що це баланс на кінець звітного періоду.

Основною перевагою цієї форми обліку є простота і наочність записів синтетичного обліку. Проте при використанні великої кількості синтетич­них рахунків ця форма втрачає наочність записів і стає дуже громіздкою. Окрім цього, ведення обліку у книжкових регістрах ускладнює викори­стання обчислювальної техніки при опрацюванні облікової інформації.

 

___________________ 6 Техніка ведення бухгалтерського обліку ____________

Але ці недоліки зникають, якщо Книгу обліку господарських операцій розділити таким чином:

- відокремити реєстрацію операцій і зробити окремий журнал реєстрації операцій, але додати ще колонку, в яку треба запи­сати, в дебет якого і в кредит якого рахунка слід зробити запи­си;

- кожний рахунок вести окремо.

Така форма дуже легко комп'ютеризується: оператор або бухгалтер набирає на комп'ютері тільки реєстрацію операцій з вказівкою, в дебет якого і в кредит якого рахунку треба записати цю господарську операцію. Все інше робиться автоматично: розноска по рахунках, розрахунок сальдо по рахунках, складається сальдово-оборотна відомість і баланс.

За такою формою ведуть бухгалтерський облік практично всі закор­донні фірми (і малі, і великі).

Малі підприємства, на балансі яких обліковуються власні основні за­соби, виробничі запаси, товари і готова продукція, у яких за місяць більш ніж 100 господарських операцій, ведуть бухгалтерський облік з викори­станням наступних облікових регістрів:

- Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) - форма В-1;

- Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції і товарів - фор­ма № В-2;

- Відомість обліку витрат на виробництво - форма № В-3;

- Відомість обліку грошових коштів і фондів - форма № В-4

- Відомість обліку розрахунків та інших операцій - форма № В-5;

- Відомість обліку реалізації - форма № В-6;

- Відомість обліку розрахунків з постачальниками - форма № В-7;

- Відомість обліку заробітної плати - форма № В-8;

- Відомість шахова- форма № В-9.

При меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку на підставі первинних або згрупованих первинних документів складають меморіальні ордери. В них роблять посилання на документ, що служить підставою для записів (або коротко викладається зміст запису), його номер, дата складан­ня, вказуються кореспондуючі рахунки по даній операції і сума. Ме­моріальний ордер має таку форму:

Меморіальний ордер

за 20 січня 200... р.

 

Підстава (посилання на до- кумент або зміст запису)	На дебет рахунка	На кредит рахунка	Сума,грн..
Платіжна відомість №1на виплату заробітної плати			20.000

Бухгалтер_____________ 20 січня 200...р

підпис Дата

 

Меморіальні ордери реєструються в реєстраційному журналі. Нуме­рацію меморіальних ордерів щомісячно починають з першого номера. Реєстраційний журнал призначений для забезпечення збереження ме-

 

 

___________________ 6 Техніка ведення бухгалтерського обліку ____________

моріальних ордерів, а також для наступної перевірки повноти і правиль­ності записів господарських операцій в системі рахунків.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну кни­гу.

Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку наведена на рисунку 6.1.

Умовні позначення:

--------------► Записи поточного обліку

....................... Звірка записів

____________Складання звітності

Рисунок 6.1 - Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку

 

 

Меморіально-ордерна форма має багато переваг, але має і суттєві не­доліки: трудомістка, значний обсяг робіт (звірка даних) припадає на кінець звітного періоду та інше. В зв'язку з чим в даний час в такому вигляді вона

 

4-"⁷

 

_________________ б Техніка ведення бухгалтерського обліку ______________

майже не зустрічається. Але спрощені форми бухгалтерського обліку схожі на меморіально-ордерну форму, можна сказати, що вони є її різновидом.

Майже 40 років існує журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку. До цього часу вона ще є найбільш поширеною, але вже суттєво по­сунута автоматизованою (комп'ютерною) формою ведення бухгалтерсько­го обліку.

Основними бухгалтерськими регістрами при журнально-ордерній формі ведення бухгалтерського обліку є журнали-ордери. Записи в журналі-ордері здійснюються безпосередньо на підставі первинних документів в міру їх надходженім і опрацювання (без складання меморіальних ор­дерів). Лише при значній кількості однорідних документів по операціях роблять попереднє групування у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять у відповідні журнали-ордери.

Форма журналів-ордерів, розміщення граф і порядок записів залежать від особливостей обліковуваних операцій. В усіх журналах-ордерах зав­часно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер (від 1 до 15).

Журналів-ордерів значно менше, ніж рахунків, тому для деяких ра­хунків призначено окремий журнал-ордер для окремого рахунка. А частіше в одному журналі-ордері збирається інформація про декілька пов'язаних між собою рахунків.

Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунка і дебету кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу побудови журналів-ордерів тому, що во­на більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних опе­рацій. Кредит рахунка в більшості випадків показує мовби початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет - його закінчення, тобто куди за­соби надходять або де вони використані. Схематично форма журналу-ордера мас такий вигляд:

 

З форми журналу-ордера бачимо, що всі кредитові обороти по синте­тичному рахунку збираються в одному журналі-ордері, а дебетові обороти по цьому рахунку будуть записані в інших журналах-ордерах, у яких роб­лять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного рахунка.

Для посилення контролю за рухом і зберіганням грошових коштів по окремих рахунках ("Каса", "Рахунки в банках") поряд з журналами-ордерами ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.

Окремі журнали-ордери і допоміжні відомості призначені для ведення не тільки синтетичного, але й аналітичного обліку (по рахунках "Розра­хунки з постачальниками та підрядниками", "Розрахунки з підзвітними особами" та ін.).

 

_________________ б Техніка ведення бухгалтерського обліку _______________

Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку наведена на рисунку 6.2.

 

Рисунок 6.2 - Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку

 

 

Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, журнали-ордери підписуються працівниками бухгал­терії, що склали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу.

В Головній книзі для кожного синтетичного рахунку відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів - окремий рядок. Кредитові обо­роти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком, а дебетові - окремими сумами із різних журналів-ордерів. Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одна одну і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного ра­хунку.

У Головній книзі по кожному рахунку виводиться щомісячний зали­шок. За даними Головної книги складається баланс.

Автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського обліку грун­тується на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпе­чують процес збирання, реєстрації і опрацювання облікової інформації. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається сис­темою програмного забезпечення. Зараз існує дуже багато різноманітних програм для ведення бухгалтерського обліку, починаючи з найпростіших і малопотужних (БЕМБІ) і закінчуючи складними і багатофункціональними програмами (ГАЛАКТИКА). На практиці найчастіше застосовується про­грама 1-С Бухгалтерія. При автоматизованій формі ведення бухгалтерсько­го обліку досить або ввести зміст операції, суму і кореспонденцію ра-

4*

__________._______ 6 Техніка ведення бухгалтерського обліку ______________

хунків, або заповнити первинний документ в комп'ютері, а все решта ма­шина робить автоматично: веде рахунки, складає всі звіти і т. д. Перевага автоматизованої форми ведення бухгалтерського обліку наочна: це і опе­ративність, і достовірність, і зменшення трудомісткості і т.д. В зв'язку з тим майбутнє за автоматизованою формою ведення бухгалтерського обліку.

В даний час розробляється нова форма ведення бухгалтерського обліку, нові бухгалтерські реєстри, яких вимагає перехід бухгалтерського обліку на нові стандарти. Зараз ще невідомо, як буде виглядати нова форма ведення бухгалтерського обліку, але враховуючи досвід країн, які ведуть бухгалтерський облік відповідно до вимог МСБО, можна припустити, що в Україні незабаром бухгалтерський облік буде вестися за такою формою (рисунок 6.3).

 

 

Рисунок 63 - Можлива схема форми ведення бухобліку в майбутньому