Облікові регістри. Види і форми облікових регістрів

 

 

Під час господарювання господарські факти зазнають постійних змін свого стану. Для дослідження і вивчення цих явищ та процесів у бухгал­терському обліку застосовують вторинні докази у формі регістру.

Регістр (від латинського rejestr, regictrum - список, опис, показник, книга для запису) - це носій спеціального формату (паперовий, машин­ний), призначений для відображення докуметально оформлених господар­ських операцій в системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Інформація до облікових регістрів переноситься з первинних докуме­нтів після перевірки їх за формою та змістом в міру надходження до місця обробки (бухгалтерія, оператор ЕОМ), але не пізніше терміну, який забез­печував би своєчасну звітність. Отже, в регістрах господарські факти запи-

7 Документування та інвентаризація як аспидові методу бухгалтерського обліку

суються за двома ознаками: системності та хронології. Наприклад, скла­дання статистичної звітності, декларації, бухгалтерської звітності тощо.

Для систематичного та аналітичного обліку господарських операцій підприємства, організації та установи застосовують облікові регістри, ре­комендовані Державним комітетом з бухгалтерського обліку.

Відображення даних про здійснену господарську операцію в обліко­вих регістрах називають обліковою реєстрацією. Облікова регістрація -другий етап облікових робіт після первинної документації.

Облікові регістри є важливим засобом здійснення бухгалтерського обліку. Дані облікових регістрів використовують для складання бухгалтер­ської звітності, проведення аудиту й аналізу господарської діяльності під­приємства, організації, установи.

В бухгалтерському обліку використовують різні за формою, змістом та способом відображення інформації регістри (рисунок 7.2).

 

Рисунок 7.2 - Класифікація реєстрів

 

 

Отже, облікові регістри поділяють за ознаками групування в них да­них первинних документів:

а) за зовнішнім виглядом;

б) за видами записів;

в) за побудовою;

г) за змістом операцій, що обліковуються.

 

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

За зовнішнім виглядом їх поділяють на вільні аркуші (бухгалтерські картки, відомості), зброшуровані листи (бухгалтерські книги журнали) та реєстратори.

Бухгалтерські книги - це спеціально пографлені листки паперу, збро­шуровані в одну справу, в яких відображаються дані про наявність госпо­дарських засобів, джерела їх утворення, господарські процеси за синтетич­ними і аналітичними рахунками.

Залежно від призначення бухгалтерські книги виготовляються різного формату. Сторінки в книгах нумеруються, а на обкладинці зазначають на­зву підприємства, назву реестра, рік, на який його заведено (зазвичай один календарний рік).

На останній сторінці книги вказують загальну кількість сторінок у ній і завіряють підписами керівника, головного бухгалтера підприємства й пе­чаткою підприємства.

Кожна сторінка книги має відповідні графи для запису порядкового номера, тексту, суми, кореспондуючих рахунків тощо.

Прикладами бухгалтерських книг г касова книга, книга депонованих сум, головна книга.

Основна цінність книг: кожна сторінка в них зберігається недоторка­ною (немає змоги замінити сторінки).

Недоліки книг: громіздкість, ведення та обробка їх неможливі засо­бами обчислювальної техніки; неекономічність (залишається велика кіль­кість невикористаних сторінок).

Бухгалтерські картки - це спеціально розграфлені форми, виготовле­ні з цупкого паперу чи картону, призначені для фіксації господарських за­собів, їх застосовують на певних ділянках обліку (головним чином для аналітичного обліку) - пооб'єктний облік основних фондів, сортовий облік товарно-матеріальних цінностей тощо.

Картки систематизуються у встановленому порядку і зберігаються у спеціальних ящиках. При відкритті картки реєструються в бухгалтерії у спеціальному журналі, їм надають порядковий номер (номер картки відпо­відає реєстраційному номеру в журналі). Зареєстровані картки під розпис­ку передають матеріально відповідальній особі.

Порівняно з бухгалтерськими книгами картки мають наступні перева­ги: відкриваються за потребою; легкість групування; систематизація та за­стосування засобів механізації.

Окремі бухгалтерські відомості (листи, машинограми) - це табличні форми спеціального графлення, не скріплені між собою, для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку.

Прикладами окремих відомостей можуть бути: оборотні відомості, журнали-ордери, меморіальні ордери, групувальні відомості тощо.

їх зберігають у спеціальних папках (реєстраторах), виймають для виборок, підрахунків, записів тощо.

Перевага окремих відомостей над книгами і картками в тому, що їх можна застосувати як реєстри для всіх видів облікових записів, вони зруч­ні в роботі, не потребують реєстрації.

Після закінчення звітного періоду (місяця, кварталу, півріччя, року) і складання балансу книги, картки та окремі відомості закриваються шляхом підрахунку підсумків по кожному рахунку та запису суми залишку.

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

Реєстратори - спеціальні папки з розсувними кільцями, куди вкла­даються облікові регістри синтетичного чи аналітичного обліку.

Як і в книгах, на обкладинці реєстратора зазначається назва підприєм­ства, реєстратора і звітний рік.

Суттєвий недолік реєстраторів - трудомісткість розкладання по них облікових регістрів.

За видами записів облікові регістри поділяють на:

а) хронологічні;

б) систематичні;

в) комбіновані.

Хронологічні регістри - регістри, в яких документально оформлені го­сподарські операції фіксуються у календарній послідовності їх здійснення як без зазначення кореспондуючих рахунків, так і з ним (таблиця 7.1.).

Таблиця 7.1 - Журнал реєстрації господарських фактів-операцій за________(місяць) 200_р.

 

	Проведення	Документ, на­зва та зміст господарської операції (факту)	Сума	Взаємозв'язок (кореспонденція рахунків)
Дата	Номер документа	Часткова	загальна	перший	другий

 

Прикладом хронологічного регістру може бути реєстраційний журнал касових ордерів тощо. Запис, який роблять у цих регістрах, називають хро­нологічним.

Систематичні регістри - регістри, в яких відображаються однорідні за економічним змістом господарські операції у певній системі щодо за­стосування рахунків бухгалтерського обліку. Прикладом таких регістрів є синтетичні та аналітичні рахунки, головна книга, касова книга в межах од­ного дня тощо. Запис, який роблять у цих регістрах, називають системати­чним.

Систематичні регістри за обсягом облікових показників поділяють на:

♦ регістри синтетичного обліку;

♦ регістри аналітичного обліку;

♦ регістри, які поєднують синтетичний і аналітичний облік.

Комбіновані - регістри, в яких записи здійснюють одночасно в хроно­логічному і синтетичному порядку, тобто господарські операції у календа­рній послідовності систематизують на рахунках. Прикладом таких регіст­рів є журнали-ордери і відомості до них.

За побудовою регістри бухгалтерського обліку поділяють на:

а) односторонні;

б) двосторонні;

в) багатографні;

г) шахові.

Односторонні - регістри, в яких графи для дебетових і кредитових оборотів записів розміщені поряд на правому боці (напр., касова книга).

 

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

Двосторонні - регістри, в яких графи для дебетових оборотів подані з лівого боку, а для кредитових - з правого (напр., картка складського обліку матеріалів).

Багатографні — регістри, в яких одна з граф, дебетова чи кредитова (частіше дебетова), поділена на кілька частин за статтями витрат або вида­ми продукції (напр., головна книга).

Шахові - регістри, в яких відображення запису сформоване за двома ознаками - по вертикалі та по горизонталі (принцип шахової дошки). За­писи в шаховій відомості роблять у клітині на перетині стовпчика і рядка таблиці, що відповідає дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках.

Залежно від змісту операцій, що обліковуються, регістри бувають:

а) контокорентні;

б) кількісні;

в) кількісно-сумові;

г) кількісно-сортові.

Контокорентні - регістри, призначені для обліку розрахунків з різ­ними фізичними та юридичними особами, операцій на фондових рахунках.

Кількісні - регістри, які використовуються для обліку кількості одно­рідних товарно-матеріальних цінностей, що є у господарстві.

Кількісно-сумові - регістри, в яких проводиться облік товарно-матеріальних цінностей в натуральному і грошовому вимірниках.

Кількісно-сортові - регістри, призначені для обліку кількості товарно-матеріальних цінностей, що є в господарстві, за ознаками сорту.