Поняття та класифікація облікових регістрів

В системі бухгалтерської обробки первинних документів основна робота проводиться в облікових регістрах.

Облікові регістри – це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм і т.д., призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування і узагальнення інформації з первинних документів, які взяті на облік. З цього визначення випливає, що облікові регістри – спеціальні таблиці, призначені для облікового запису (реєстрації) господарських операцій, відображених у документах. У них групуються дані первинних документів за однорідними ознаками, які використовуються для ведення бухгалтерського обліку і управління господарською діяльністю підприємства.

Різноманітність облікових реєстрів вимагає їх класифікації за певними ознаками.

За зовнішнім виглядом облікові регістри діляться на бухгалтерські книги, картки, вільні листи, машинограми та регістри на без паперовій основі.

Бухгалтерська книга – пронумерований і прошнурований регістр, скріплений печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Сторінки книги розграфлені для реєстрації фактів господарської діяльності залежно від специфіки відображуваних об'єктів спостереження, наприклад, касова книга, Головна книга, книга складського обліку, книга депонованої заробітної плати.

Книги знайшли широке застосування як основний обліковий регістр ще в ХІІІ столітті. У наш час вони втратили свою роль як єдиного облікового регістра, оскільки їх використання виключає можливість застосування ЕОМ і розподілу праці облікових працівників, оскільки запис в книзі одночасно може роботи тільки один працівник.

Картки – це окремі листи паперу (тонкого картону) у вигляді розграфлених таблиць. Як правило, картки виготовляються певних стандартних розмірів, що дозволяє зберігати їх разом в картотеці. Картотека може поділятися на необхідні розділи і групи картонними роздільниками, до яких прикріпляються пластинки різних кольорів, що називаються індикаторами. Це необхідно для швидшого знаходження потрібних карток. Їх раціонально застосовувати на тих ділянках облікової роботи, де ведеться значна кількість аналітичних рахунків, наприклад, в обліку матеріалів, готової продукції, товарів, основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. Картки в картотеці розташовуються за видами матеріалів, а всередині них – за сортами, розмірами та іншими ознаками. Застосування карток дозволяє здійснювати розподіл праці облікових працівників, підвищувати її продуктивність, широко використовувати ЕОМ для облікових записів.

Вільні (окремі) листи – це різновид карток; вони містять велику кількість показників, тому мають порівняно великий формат, друкуються на тонкому папері. До них відносять журнали-ордери, різні відомості аналітичного і синтетичного обліку.

Машинограми – паперові регістри, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки і роздруковані на пристроях виведення інформації. Таблиці облікових реєстрів роздруковуються на рулонному, фальцьованому папері або стандартних листах, не вимагаючи попередньої друкарської графлення. Вони не мають обмежень за способом розграфлення реєстрів і зображення записів, забезпечують високу наочність та якість таблиць.

До реєстрів на без паперовій основі відносяться облікові таблиці, сформовані в оперативній пам'яті комп'ютерів, на магнітних носіях, оптичних і магнітооптичних носіях даних. Сучасна відеотехніка дозволяє проектувати облікові реєстри (відеограми) на екрані дисплеїв комп'ютерів або телевізорів.

За характером записів, тобто в залежності від того, чи розносяться операції по бухгалтерських рахунках або тільки реєструються в хронологічному порядку без групування по рахунках, розрізняють хронологічні, систематизовані і комбіновані.

У хронологічних облікових регістрах господарські операції відображаються у міру їх здійснення на підставі первинних документів у хронологічному порядку, в послідовності їх надходження без групування і рознесення по рахунках. Прикладом такого облікового регістру є реєстраційний журнал господарських операцій. За допомогою хронологічного запису забезпечується контроль за збереженням документів, за правильністю записів у них. Загальний підсумок операцій, зареєстрованих в журналі, дозволяє перевірити повноту записів на рахунках.

Систематичні облікові регістри призначені для угрупування однорідних операцій і запису їх у певній системі на бухгалтерських рахунках. До систематичних облікових регістрів відносять як регістри аналітичного, так і регістри синтетичного обліку. Прикладами таких облікових регістрів є Головна книга, картки обліку виробничих витрат за об'єктами калькуляції, картки складського обліку і т.ін.

Комбіновані регістри поєднують в собі хронологічні та систематичні записи. У таких регістрах записи більш наочні, скорочуються витрати праці по обліковій реєстрації, зменшується можливість помилок, оскільки хронологічні і систематичні записи проводяться в один робочий прийом в сумісному обліковому регістрі. Прикладами комбінованих облікових регістрів є журнали-ордери і відомості до них.

За обсягом змісту, тобто за ступенем узагальнення проведених записів, облікові регістри діляться на синтетичні, аналітичні і комбіновані. У синтетичних облікових регістрах запис робиться в узагальненому вигляді, тільки в грошовому виразі, без пояснювального тексту із зазначенням дати і номера бухгалтерського запису. Прикладом синтетичного регістру є Головна книга, в якій відображаються підсумкові дані по всіх синтетичних рахунках, а також журнали-ордери з обліку грошових коштів, основних засобів і т.д.

В аналітичних облікових регістрах записи здійснюються за окремими аналітичними рахунками того чи іншого синтетичного рахунку. Вони використовуються для контролю наявності і руху кожного виду матеріальних цінностей, стану розрахунків з дебіторами і кредиторами. Записи в аналітичні реєстри супроводжуються пояснювальним текстом, крім вартісних, зазначаються в необхідних випадках натуральні і трудові вимірники. Прикладами регістрів аналітичного обліку є картки складського обліку, інвентарні картки обліку основних засобів і т.ін.

Комбіновані облікові регістри об'єднають синтетичний і аналітичний облік, тому їх застосування скорочує обсяг облікових робіт, дозволяє вести облік окремих об'єктів в аналітичному розрізі і одночасно одержувати узагальнені показники синтетичного обліку. При цьому відпадає необхідність в складанні оборотних відомостей по аналітичних рахунках. Прикладами комбінованих облікових регістрів є відомості аналітичного обліку по розрахунках з постачальниками і підрядниками, покупцями і замовниками, з підзвітними особами і багато інших. У вказаних регістрах приводяться відомості про розрахунки з кожним дебітором і кредитором на підставі первинних документів і одночасно узагальнені дані по субрахунках і балансових рахунках.

Записи в облікові регістри можуть проводитися як вручну, так і за допомогою обчислювальних машин. Залежно від кількості одержаних відтисків (наявність копій) записи бувають прості і копіювальні. Простими є записи без копій, наприклад, в Головній книзі, картках аналітичного обліку. Копіювальні записи дозволяють одержати відтиски в декількох облікових регістрах за допомогою копіювального паперу. Застосування копіювальних записів скорочує обсяг облікової роботи, зменшує кількість помилок, можливих при переписуванні одних і тих же даних, підвищує продуктивність праці облікових працівників.

Залежно від виду і призначення облікового регістру використовується і різна техніка його заповнення: лінійна (позиційна) і шаховий запис. При лінійному запису сума операції по кредиту рахунку відображається на тому ж рядку, де записана відповідна їй сума по дебету цього ж рахунку. Цей запис поширений в обліку розрахункових операцій підприємства: з постачальниками, покупцями, з підзвітними особами, з працівниками з оплати праці. Як правило, в цих регістрах аналітичний облік поєднується з синтетичним.

Шаховий запис робиться так, що подвійний запис здійснюється в один робочий прийом одночасно по дебету і кредиту рахунків. Реєстри з шаховою формою запису характерні для журнально-ордерної форми обліку. Шаховий принцип запису значно скорочує облікову реєстрацію, роблячи облік більш наочним.