Поняття комп'ютерної та інших форм обліку

Комп'ютерна (автоматизована) форма обліку базується на використанні персональних комп'ютерів і обчислювальних мереж. Її створення на підприємстві неможливо без методологічного, інформаційного, технічного, організаційного і програмного забезпечення.

В основу комп'ютерної форми, так само як і раніше розглянутих форм обліку, покладена первинна документація, що надає відомості про здійснені на підприємстві господарські операції.

Технологічний процес обробки первинної інформації складається з трьох етапів:

1. збирання і реєстрація первинних даних для обробки;

2. формування і контроль масивів облікових даних на електронних носіях;

3. одержання результативної інформації як за звітний період, так і з початку року у вигляді регістрів синтетичного і аналітичного обліку в паперовому виді (машинограми) або на екрані дисплея (відеограми) (рис. 8.6.)

 

 

Умовні позначення:

 

Рис. 8.6. Схема комп'ютерної (автоматизованої) форми обліку

Основним обліковим регістром цієї форми є машинограми, що являють собою роздрукування за допомогою принтера результативної інформації. У них знаходять висвітлення дані аналітичного і синтетичного обліку, необхідні для складання бухгалтерської звітності, для контролю і аналізу діяльності підприємства.

Особливістю комп'ютерної форми обліку є обов'язкове використання комп'ютерної програми, що є завданням для електронно-обчислювальних машин. У ній передбачена технологія підготовки результативної інформації: груповання даних, кореспонденція рахунків, Головна книга і т.д.

Основні принципи комп'ютерної форми обліку:

- автоматизація охоплює всі етапи обробки облікової інформації;

- можливість організації безпаперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх дистанційними каналами з наступним автоматизованим складанням бухгалтерських кореспонденцій шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками;

- забезпечення збереженості та заборона несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається на електронних носіях;

- одержання інформації за запитом у будь-який момент часу;

- можливість моделювання на підставі облікових даних у процесі аналізу господарських операцій.

Принципи комп'ютерної форми обліку дозволяють автоматично вирішувати проблему оперативної підготовки облікової інформації та бухгалтерської звітності, здійснення контролю і аналізу господарської діяльності.

У бухгалтерській практиці можуть використовуватися і інші форми бухгалтерського обліку. До них відносять просту і спрощену форму, що застосовується на підприємствах із простим господарським процесом виробництва і з незначною кількістю господарських операцій, а також на підприємствах, що працюють у невиробничій сфері. Для таких підприємств Міністерством фінансів затверджені Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, які передбачають:

- просту форму бухгалтерського обліку з використанням «Журналу обліку господарських операцій»;

- спрощену форму з використанням регістрів обліку.

Проста форма бухгалтерського обліку розрахована на малі підприємства з незначним документообігом, які здійснюють діяльність із використанням не матеріаломістких робіт і послуг. Ці підприємства можуть вести облік операцій шляхом їхньої реєстрації тільки в Журналі обліку господарських операцій (Додаток Е.1). Журнал обліку господарських операцій є регістром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів і їхніх джерел у малого підприємства на певну дату і скласти бухгалтерську звітність.

До Журналу обліку господарських операцій лінійно-позиційним порядком заносяться дані господарських операцій з рознесенням сум кожної господарської операції по дебету і кредиті рахунків бухгалтерського обліку. З цією метою Міністерство фінансів України затвердило спрощений план рахунків для малих підприємств (Додаток Е.2).

По закінченню місяця в журналі підраховуються підсумкові суми оборотів по дебету і кредиту всіх рахунків і виводяться залишки по бухгалтерських рахунках.

Крім складання Журналу обліку господарських операцій при простій формі можливе ведення таких облікових регістрів, як «Відомість для обліку розрахунків по оплаті праці», «Відомість розрахунків з дебіторами і кредиторами». Дані цих відомостей підсумковими оборотами заносяться в Журнал обліку господарських операцій.

Спрощена форма бухгалтерського обліку рекомендована для малих підприємств із більшим обсягом документообігу і з виробництвом продукції, виконанням робіт і послуг. Вона передбачає використання п'яти відомостей і оборотно-сальдової відомості (табл. 8.4.).

Таблиця 8.4. Облікові регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку

№ відомості	Найменування відомості
1-м	Розділ 1. Облік готівки і грошових документів. Розділ 2. Облік грошових коштів та їх еквівалентів.
2-м	Облік запасів.
3-м	Розділ 1. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами за податками і платежами, довгострокових зобов’язань і доходів майбутніх періодів. Розділ 2. Облік розрахунків з оплати праці.
4-м	Розділ 1. Облік необоротних активів та амортизації (зносу). Розділ 2. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів.
5-м	Розділ 1. Облік витрат. Розділ 2. Облік витрат на виробництво. Розділ 3. Облік доходів і фінансових результатів. Розділ 4. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів. Оборотно-сальдова відомість.

В облікових регістрах спрощеної форми подаються господарські операції, здійснені на підприємстві протягом місяця із вказівкою дати їхнього здійснення; суми господарських операцій заносяться в дебет або кредит рахунку (рахунків), для яких призначена відомість з обов'язковим зазначенням шифрів кореспондуючих рахунків. При цьому використається шаховий принцип записів, що забезпечує наочність інформації і дає можливість здійснити контроль записів з іншими обліковими регістрами (Додаток Е.3).

Синтетичний і аналітичний облік у цих відомостях поєднані, що виключає складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках. По закінченню звітного місяця проводитсья взаємне звірення підсумкових даних, відображених у різних відомостях. Узагальнення інформації на бухгалтерських рахунках проводиться в обороно - сальдовій відомості, зміст якої наведено в табл. 4.3. Таким чином, при спрощеній формі порівняно з іншими формами значно скорочений документообіг (рис. 8.7.).

 

 

 

Рис. 8.7. Схема спрощеної форми бухгалтерського обліку