Поняття та етапи документообігу. Графіки документообігу

Рух документів через всі стадії їх обробки, від моменту виписування і до передання на зберігання в архів, називається документообігом. Виділяють такі етапи документообігу:

- оформлення первинних документів;

- контроль правильності оформлення і законності операції;

- бухгалтерська обробка;

- зберігання.

Тривалість документообігу залежить від ряду факторів: обсягу і особливостей діяльності підприємства; кількості виробничих підрозділів та їх територіального розташування; кількості місць зберігання і використання майна та кількості матеріально-відповідальних осіб, під відповідальним зберіганням яких воно знаходиться. Суттєвим фактором, що впливає на тривалість документообігу, є ступінь механізації і автоматизації ведення бухгалтерського обліку.

Своєчасна підготовка інформації про діяльність підприємства залежить, перш за все, від своєчасного оформлення і подання в бухгалтерію первинних документів з місць виробництва продукції, виконання робіт, послуг; зі складів виробничих і товарних запасів та інших структурних підрозділів підприємства.

З метою своєчасного отримання первинних документів з місць їх виписки наказом керівника встановлюється графік документообігу, яким регулюються порядок і строки складання, подання в бухгалтерію документів, а також призначаються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку не встановлює форму графіків документообігу, обумовлюючи лише загальні принципи їх побудови, а кожне підприємство розробляє графіки самостійно. При їх розробленні слід врахувати, що графіки документообігу можуть оформлятися у вигляді схеми, оперограми (документограми) або загального графіка складання та подання первинних документів у бухгалтерію.

У графіку документообігу у вигляді схеми, наприклад, по видатковому касовому ордеру вказані особи, що беруть участь в оформленні документа, їх конкретні дії в певній послідовності (Додаток Д.7).

Для наочності порядку оформлення вимоги на відпуск зі складу цінностей графік документообігу можна надати у вигляді оперограми (документограми). Розглянемо оформлення оперограми на прикладі документа „Накладна-вимога” на відпуск цінностей зі складу у ВАТ «СМНВО ім. М.В. Фрунзе (Додаток Д.8).

Перед оформленням цього документа в конструкторському бюро готується креслення; визначаються вузли і комплектуючі для створення газозварювального агрегату; визначається вид металу і норми витрати матеріалів; оформляється замовлення і рознарядка по виробничих цехах. Це дає право комірнику цеху почати оформляти «Накладну-вимогу». У додатку Д.9 представлена оперограма оформлення документа, з якої бачимо дії посадовців і відділів підприємства по заповненню документа.

У бухгалтерській практиці частіше використовується загальний графік документообігу, де зазначають: номер форми, найменування документа, його основне призначення, строк складання, посадовці, які складають і підписують документ, куди і в який строк він подається та відповідальна особа, яка документ приймає до подальшої обробки отриманої інформації (Додаток Д.10).

Згідно з графіком документообігу первинні документи надаються в бухгалтерію, де вони піддаються перевірці за формою і змістом. Перевірка за формою зводиться до перевірки повноти заповнення реквізитів, особливо обов'язкових (при цьому незаповнені рядки повинні бути прокреслені); правильності математичних розрахунків. Перевірка документів за змістом полягає у встановленні господарської доцільності і законності операції, дотриманні вимог засновницьких документів, кошторисів, норм, розцінок, лімітів.

Бухгалтерська обробка складається з таких послідовних етапів:

- таксування – у результаті натуральні і трудові вимірники набувають грошового виразу;

- групування документів за однорідними операціями, застосовуючи накопичувальні та групувальні відомості;

- визначення кореспондуючих рахунків на досконалі господарські операції;

- записи на зазначені рахунки в облікові регістри, порядок і послідовність складання яких залежить від вживаної форми обліку;

- складання форм бухгалтерської звітності за даними облікових регістрів.

Первинні документи, що прийшли всі стадії обробки, повинні мати позначку про дату запису господарських операцій в облікові регістри, а при комп'ютерній обробці – відтиснення штампу виконавця і підпис посадовця, який проводив обробку первинної інформації. Ця дія виключає повторне використання документа. Тільки після цього первинний документ вважається таким, що пройшов усі стадії бухгалтерської обробки.

Завершальним етапом документообігу є зберігання документів шляхом створення архіву, за організацію якого особисту відповідальність несе керівник. Це випливає з того, що підготовлена інформація буде затребувана для складання бухгалтерської звітності і при різних перевірках, для аналізу діяльності підприємства в динаміці, для видачі довідок громадянам для нарахування пенсій і т.д.

Розрізняють поточний і постійний архів. Поточний архів організовується безпосередньо в приміщенні бухгалтерії. По закінченні місяця документи зшиваються в папки, на них вказуються номер, місяць, рік, до якого або яких меморіальних-ордерах, журналів-ордерів, машинограм вони належать. Первинні документи, облікові регістри і форми фінансової звітності в поточному архіві зберігаються в шафах, що закриваються, сейфах, столах, щоб виключити їх втрату або умисне знищення.

Документи поточного архіву будуть використані впродовж календарного та наступного року для залишення квартальної і річної бухгалтерської звітності. Після цього бухгалтерські справи передаються в постійний архів.

Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами для розміщення на них бухгалтерських справ. Серед працівників бухгалтерії наказом керівника підприємства призначається відповідальний за організацію зберігання документів в архіві. Він зобов'язаний приймати на зберігання, належним чином оформлені, бухгалтерські справи (папки з документами); щорічно вибраковувати справи, строк зберігання яких закінчився; проводити записи про надходження, видачу і вибраковку справ в архівній книзі.

Видача документів з архіву можлива тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках за письмовою постановою прокуратури і слідчих органів.

Тривалість зберігання документів в постійному архіві визначена Наказом головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41.

Граничні терміни зберігання окремих бухгалтерських документів в архіві підприємства надані в таблиці 7.2.

Таблиця 7.2. Строки зберігання бухгалтерських документів в архіві підприємства

Види документів	Термін
Бухгалтерські звіти і баланси організацій, пояснювальні записки до них: - зведена річна; - річна; - квартальна	постійно постійно 3 роки
Первинні документи і додатки до них, що фіксують факти здійснення господарських операцій	3 роки
Особові рахунки працівників, службовців, студентів	75 років
Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості	5 років
Облікові регістри: інвентарні картки, доручення, журнали-ордери, Головна книга, документи про інвентаризацію і т.д.	3 роки

 

По закінченні встановленого строку зберігання виробляється вибраковка (вилучення) бухгалтерських документів з архіву з оформленням акта про вилучення для знищення документів, які не підлягають зберіганню. Акти на вилучення з архіву оформляються комісією з обов'язковою участю представника районного архіву, затверджуються керівником і зберігаються у головного бухгалтера підприємства.