Глава 8. Облікові регістри, техніка і форми бухгалтерського обліку

Облікові регістри, їх види

Господарські операції, оформлені відповідними документа­ми, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінансові ре­зультати діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.

Облікові регістри — це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групуван­ня й узагальнення господарських операцій, оформлених відповід­ними первинними документами.

Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використо­вується для оперативного керівництва, економічного аналізу господарської діяльності окремих ланок і підприємств в ціло­му, а також для складання звітності. Тому своєчасне і правиль­не відображення господарських операцій в облікових регіст­рах — одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки. В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпа­гатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка (синтетичного, аналітично­го) у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів. Щоб легше було знайти пев­ний рахунок, у книзі наводять зміст, у якому зазначають номе­ри сторінок.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів. Так, облік коштів у касі підприємства при всіх формах обліку ведуть у Касовій книзі. Проте книги мають суттєві недоліки, які обмежують їх застосу­вання в обліку. Зокрема, облік у книгах більш громіздкий, ніж в інших регістрах, що утруднює поділ праці облікових працівників і автоматизоване опрацювання облікової інфор­мації; при великому обсязі книги неможливо швидко знайти рахунки, розміщені у книзі, що знижує продуктивність праці облікових працівників; у книгах залишається значна кількість невикористаних аркушів, що зумовлює їх неекономічність.

Зручнішими для обліку є картки і окремі листки. Картки ви­готовляють з цупкого паперу або тонкого картону спеціальної форми, стандартних розмірів. їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад для пооб'єктного обліку ос­новних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де їх систематизують в певному порядку. Для забезпечення збере­ження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріп­люють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і правильність записів у них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовля­ються з менш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, складання машинограм.

Перевага карток і окремих листків полягає в можливості будь-якого групування для одержання необхідної інформації, ви­користовувати при механізації обліку на сучасних електронних обчислювальних машинах, що забезпечує підвищення продук­тивності праці облікових працівників і оперативності обліку.

За характером записів облікові регістри поділяють на хроно­логічні, систематичні і комбіновані.

У хронологічні облікові регістри господарські операції запи­сують в календарній послідовності їх здійснення й оформлення. Хронологічний облік забезпечує контроль -за збереженням до­кументів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і пра­вильністю бухгалтерських записів. Прикладом регістру хроно­логічного обліку є реєстраційний журнал операцій, у якому зазначають номер запису, дату, суму операції, а часто — і ко-

респондуючі рахунки. Підсумок записів у журналі використову-

ють для перевірки повноти і правильності систематичного обліку на рахунках (шляхом порівняння його підсумку з підсумками обо­ротів по дебету і кредиту синтетичних рахунків).

Систематичні облікові регістри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним змістом госпо­дарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. До них належить будь-який регістр, у якому записи ведуть на рахунках синтетичного або аналітичного обліку (наприклад, Головна книга, картки пооб'єктного обліку основних засобів, складсь­кого обліку матеріалів та ін.).

У комбінованих облікових регістрах хронологічні і система­тичні записи ведуть одночасно. Прикладом комбінованого регістру синтетичного обліку є книга Журнал-головна, яка поєднує реєстраційний журнал (хронологічний облік) і головну книгу (систематичний облік); журнали-ордери і допоміжні відо­мості, які використовуються при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку, машинограми (див. гл. 8.4).

За обсягом змісту записів облікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.

Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику, з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи у ці регістри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у накопичувальних або групувальних відо­мостях) документів. Регістри синтетичного обліку бувають хро­нологічні (реєстраційний журнал), систематичні (головна книга) і комбіновані (книга Журнал-головна, журнали-ордери).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахун­ка. За допомогою цих регістрів забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного обліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст опе­рації, вказують натуральні і трудові вимірники по відображу­ваній операції.

Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетич­ним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відо-

І81

бражати відповідні об'єкти в аналітичному обліку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники. Крім того, відпадає необхідність в порівнянні записів на аналітичних і синтетичних рахунках: у такому регістрі підсумки записів на аналітичних рахунках служать підставою для бухгалтерських записів на синтетичних рахунках або замінюють їх. Прикладом такого комбінованого регістру є журнал-ордер по кредиту ра­хунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", в якому протягом місяця реєструють розрахунково-платіжні до­кументи кожного постачальника за одержані матеріальні цінності і надані послуги і роблять відмітки про оплату їх. За­писи роблять в розрізі кореспондуючих рахунків. Місячні підсумки цього журналу-ордера дають узагальнені (синтетичні) показники по кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками". Аналогічно побудовано також журнал-ордер з обліку розрахунків з підзвітними особами (с. 201).

8.2. Форми облікових регістрів

Залежно від змісту обліковуваних операцій регістри бухгал­терського обліку мають різну будову (форму). Найчастіше в практиці обліку використовують регістри двосторонньої, одно­сторонньої, багатографної і шахової форм.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права — для кредитових. Двостороння будова регістрів характерна, пе­реважно, для бухгалтерських книг (наприклад, головна книга, форма якої наведена на с. 191). Регістри двосторонньої форми доцільно використовувати тоді, коли кількість дебетових і кре­дитових записів приблизно однакова. В протилежному випадку сторона рахунка, на якій менше записів, буде недостатньо ви­користана.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд — на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера, змісту операції — зліва, які є загаль­ними як для дебетових, так і для кредитових записів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяються на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку.

Контокорентні регістри використовують для аналітичного обліку операцій по розрахункових та інших рахунках, записи на яких здійснюють тільки у грошовому вимірнику.

Кількісно-сумові регістри використовують для обліку матеріальних цінностей, рух яких обліковують у натуральних і грошовому вимірниках (наприклад, картки кількісно-сумового обліку матеріалів, палива та ін.).

Регістри кількісно-сортового обліку застосовуються для сор­тового обліку товарно-матеріальних цінностей на складах підприємств і організацій.

Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова) поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку по рахунках, суми яких групуються за певними показниками (наприклад, для обліку виробничих затрат за статтями калькуляції).

Шахові облікові регістри побудовані так, щоб кожна записа-на сума характеризувала дві ознаки: рахунок, який дебетується, і рахунок, який кредитується; вид витрат і місце їх здійснення тощо. У цих регістрах сума господарської операції записується тільки один раз і відображається одночасно на дебеті і кредиті кореспондуючих рахунків, що забезпечує не тільки скорочення облікових записів, а й їх наочність. Шахова будова облікових регістрів широко використовується при зведеннях і групуван­нях облікових записів за певний період, а також при журналь­но-ордерній формі бухгалтерського обліку (див. гл. 8.4).

Крім розглянутих, у бухгалтерському обліку використову­ються й інші облікові регістри залежно від змісту здійснюваних операцій.

Розглянуту класифікацію облікових регістрів можна узагаль­нити за такою схемою (с. 185).