Хронологічний і систематичний облік

Розглядаючи порядок обліку господарських операцій в сис­темі рахунків способом подвійного запису, ми з'ясували, що суми операцій не відразу відображаються на рахунках. Попе­редньо складають бухгалтерські проводки, в яких вказують, на яких рахунках має бути відображена господарська операція і в якій сумі. Бухгалтерські проводки складають на самому доку­менті, яким оформлена дана операція, або на спеціальному бланку (меморіальному ордері). Для забезпечення контролю за правильністю і повнотою облікових записів господарські опе­рації, незалежно від їх економічного змісту, реєструються в хронологічній послідовності їх здійснення. Прикладом регістру хронологічного обліку є реєстраційний журнал, у якому запи­сують дату, номер і суму операції, а часто також — і кореспон­дуючі рахунки. Підсумок цього журналу показує загальну суму зареєстрованих за місяць операцій і використовується для перевірки повноти і правильності відображених операцій на ра­хунках: при правильному відображенні операцій підсумки дебе­тових і кредитових оборотів на рахунках повинні збігатися з підсумком реєстраційного журналу.

На рахунках бухгалтерського обліку господарські операції систематизують за певними однорідними ознаками. Тому гру­пування операцій в системі рахунків називається систематич­ним Обліком. Прикладом систематичного обліку є розглянутий вище порядок відображення господарських операцій на рахун­ках "Каса", "Поточний рахунок", "Виробництво", "Статутний капітал".

Хронологічний і систематичний облік при певних формах бухгалтерського обліку ведуть паралельно в окремих облікових регістрах. Проте здебільшого хронологічний і систематичний облік поєднують в одному комбінованому обліковому регістрі (наприклад, журнали-ордери, книга журнал-головна тощо), що зменшує обсяг облікової роботи, робить облікові записи наочнішими.

Синтетичні й аналітичні рахунки

Групування засобів, їх джерел і господарських процесів здійснюється на рахунках з більшим або меншим ступенем деталізації. Рахунки бухгалтерського обліку, які відкривають на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та

їх джерел, містять узагальнені (синтетичні) показники у гро- шовій оцінці. Зокрема, на рахунку "Основні засоби" відобра-жають наявність і рух всіх основних засобів підприємства (будівлі, споруди, машини, устаткування тощо); на рахунку "Матеріали" — наявність і рух всіх предметів праці даної групи; на рахунку "Постачальники" — загальну суму заборго-ваності всім постачальникам за одержані матеріальні цінності, а також зміни цієї заборгованості і т. д. Такі рахунки прийнято називати синтетичними*.

Отже, синтетичними називають рахунки, призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел, господарсь- ких процесів і результатів діяльності у грошовому вимірнику.

Облік, що здійснюється за допомогою синтетичних рахунків, одержання узагальненої інформації про діяльність господарст- ва, аналізу цієї діяльності і планування. Проте для оперативно- го керівництва господарством і контролю за збереженням і раціональним використанням ресурсів замало тільки узагальне- ної інформації, потрібна детальніша інформація про наявність і зміни кожного виду засобів, джерел, здійснення певних госпо- дарських процесів. Так, потрібна інформація як про загальну вартість виробничих запасів та їх використання, так і про запа- си конкретних видів матеріальних цінностей за їх найменуван- нями, сортами, розмірами тощо; в обліку розрахунків по оплаті праці, крім узагальненої інформації, потрібні відомості про розрахунки з кожним окремим працівником і т. д. Таку інфор- мацію одержують за допомогою аналітичних** рахунків.

Аналітичними називають рахунки, призначені для обліку наяв- ності і змін конкретних видів засобів, їх джерел і господарських процесів.

Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних рахунків, називається аналітичним обліком.

Кількість аналітичних рахунків по відповідному синтетично- му рахунку визначається кожним підприємством залежно від наявності об'єктів, що підлягають обліку. В аналітичному обліку, поряд з грошовим, використовують натуральні й тру- дові вимірники.

Синтетичні й аналітичні рахунки тісно взаємопов'язані між собою, оскільки на них на підставі одних і тих же документів відображаються одні і ті ж господарські операції, але з різним

* Термін '"синтетичний" походить від лат. syntesis, що означає зведення, об'єднання в єдине ціле окремих частин (елементів).

**Термін ''аналітичний" походить від лат. analysis — розкладання цілого на складові частини (елементи).

ступенем деталізації: на синтетичному рахунку — загальною сумою, а на аналітичних рахунках до нього — частковими су­мами. Коли дебетується або кредитується синтетичний раху­нок, то одночасно дебетуються і кредитуються відповідні аналітичні рахунки до нього. Звідси, обороти і залишки аналітичних рахунків в підсумку повинні дорівнювати оборо­там і залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити.

Правильність облікових записів на аналітичних рахунках періодично перевіряється за допомогою інвентаризації, що за­безпечує достовірність показників про їх залишки.

Рахунки аналітичного обліку можуть об'єднуватися безпосе­редньо відповідним синтетичним рахунком (наприклад, рахун­ки "Виробництво", "Розрахунки з постачальниками і підрядчи­ками", "Розрахунки з підзвітними особами" та ін.). Проте в окремих випадках виникає необхідність у додатковому групу­ванні однорідних аналітичних рахунків в межах синтетичного рахунка для отримання узагальнених показників (по групі аналітичних рахунків), необхідних для управління, складання балансу та інших форм звітності Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, по синтетичному рахунку "Товари" аналітичні рахунки групують за субрахунка­ми: "Товари на складі", "Товари в торгівлі", "Товари на комісії", "Тара під товарами"; по рахунку "Каса" — за субра­хунками: "Каса в національній валюті", "Каса в іноземній валюті" тощо. Подальшою деталізацією субрахунків є аналітичні рахунки, які відображають наявність і зміни окре­мих об'єктів за найменуваннями, розмірами, сортами, місцем знаходження (зберіганням, експлуатацією), матеріально відповідальними особами тощо.

Отже, субрахунки об'єднують відповідні групи аналітичних ра­хунків і, в свою чергу, узагальнюються синтетичним рахунком.

Взаємозв'язок між балансом і рахунками

Між бухгалтерським балансом і рахунками існує тісний взаємозв'язок, оскільки вони відображають одні і ті ж госпо­дарські засоби та їх джерела. Баланс, як відомо, відображає наявність господарських засобів та джерел" їх формування у вартісному вимірнику на звітну дату. Для відображення змін цих засобів та їх джерел призначені рахунки. Рахунки відкри-

вають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках (що служать для обліку господарських засобів) — по дебету, на пасивних (призначених для обліку джерел засобів) — по кредиту. Подвійний запис господарських операцій на рахун-ках зумовлює рівність підсумків дебетових залишків активних рахунків і кредитових залишків пасивних рахунків. За цими за-лишками на рахунках складають баланс на наступну звітну дату (на 1-ше число наступного за звітним місяця).

Схематично взаємозв'язок між балансами і рахунками можна зобразити так: Баланс =» Рахунки =>, Баланс.

Взаємозв'язок між балансом і рахунками розглянемо на при-кладі.