Порядок проведення й оформлення інвентаризації

Порядок і строки проведення інвентаризації на підпри­ємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994 р. № 69.

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником підприємства, окрім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:

— при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство та в інших випадках, передбачених законодавством;

— перед складанням річної бухгалтерської звітності (але не раніше 1 жовтня). При цьому інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів дсновних засобів може проводи­тись один раз у три роки, а бібліотечних фондів — один раз у п'ять років;

— при зміні матеріально відповідальних осіб (на день при-ймання-передачі справ);

— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псу­вання цінностей;

— за рішенням судово-слідчих органів;

— у випадках аварій, пожежі, стихійного лиха, ліквідації підприємства.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолю­вана керівником підприємства або його заступником за обов'язковою участю головного бухгалтера і матеріально відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, по­рядок її проведення визначаються наказом керівника. Відповідальність за своєчасне й якісне проведення інвентари­зації несе керівник підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на 1-ше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з по­казниками обліїсу. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після 1-го числа, а дані інвентаризації коригувати станом на 1-ше число.

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найме-

нуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Це значно прискорює проведення їх інвентаризації.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і ви­датку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові і видаткові докумен­ти здані ними до бухгалтерії і що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Після цього ніякі документи до уваги не приймаються.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідаль­них осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визна­чається шляхом підрахунку, зважування, обміру. При інвента­ризації матеріальних цінностей, що зберігаються в непошкодженій тарі постачальників, дозволяється, в порядку винятку, їхню кількість встановлювати за документами (з обов'язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних), про що в інвентаризаційному опису роблять відповідні відмітки. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особа­ми. Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: "Всі цінності, поіменовані в даному опису, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвен­таризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знахо­дяться на моєму відповідальному зберіганні "

Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий — передається до бухгалтерії. Цінності, що не належать підприємству, але знаходяться у нього в користуванні або на відповідальному зберіганні, запи­сують в окремий інвентаризаційний опис. На виявлені інвента­ризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

При перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються, При виявленні нестачі або лишків грошових коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів,

не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається лишком і підлягає зарахуванню в дохід підприємства; нестача коштів — підлягає стягненню з касира. Акт інвентаризації гро­шових коштів у касі наведено нижче.

Перевірка стану розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за документами. Підприємства обмінюються контокорентними виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. Виписки надсилаються підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборго­ваність або повідомити свої заперечення. Таким чином на ра­хунках розрахунків з дебіторами і кредиторами мають відображатися тільки погоджені суми. В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або за­лишилися нез'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредитора­ми відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що значаться в записах поточного обліку і визнаються нею правильними. В необхідних випадках справи по неурегу­льованих сумах заборгованості передаються до судових органів.

Пояснення причин лишків або нестач. Виявлена нестача гро­шових коштів у касі в сумі 40 гривень (сорок гривень) виникла в результаті моєї неуважності в роботі.

Рішення керівника підприємства. Нестача грошових коштів у сумі 40 гривень (сорок гривень) підлягає відшкодуванню каси-ром Левченко Г.І.

11 січня 200_ р. В. Дорошенко

(підпис)

Суми заборгованості по розрахунках з банками, податкови­ми та фінансовими органами мають відображатися у балансі тільки в погоджених сумах.

Неурегульовані суми заборгованості, суми заборгованості, по яких минули строки позовної давності, а також виявлена при інвентаризації безнадійна дебіторська заборгованість запи­суються в окремий інвентаризаційний опис із зазначенням при­чин їх виникнення і винних у цьому осіб.

7.9. Виявлення результатів інвентаризації і відображення їх в обліку

Оформлені інвентаризаційні описи комісією передаються до бухгалтерії, де фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють лишки або нестачі цінностей (якщо вони мали місце). Матеріальні цінності, по яких виявлені розходжен­ня з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Свої висновки і пропозиції щодо урегулювання

інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику господарства. Керівник пови­нен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестач цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк.

результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку. Виявлені при інвентаризації лишки матеріальних цінностей (або грошових коштів у касі) прибуткують і зарахо­вують на доходи підприємства записом:

Д-т рах. "Сировина і матеріали" (або рах. "Каса")

К-т рах. "Інші доходи"

Нестача матеріальних цінностей, виявлена при інвентаризації, незалежно від причин виникнення, оформляється записом:

Д-т субрах. "Нестачі і втрати від псування цінностей" К-т рах. "Сировина і матеріали" та ін.

На вартість нестачі товарно-матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню винними особами, в бухгалтерському обліку роблять запис:

Д-т рах. "Розрахунки по відшкодуванню завданих

збитків" К-т рах. "Відшкодування раніше списаних активів". При цьому слід мати на увазі, що розмір збитку, нанесеного господарству внаслідок нестач і псування матеріальних ціннос­тей, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 (з наступними змінами і доповненнями). Згідно з цим Порядком розмір збит­ку визначається за балансовою вартістю цінностей з урахуван­ням індексів інфляції, які щомісячно визначаються Держком-статом України, відповідного розміру податку на додану вартість та акцизного збору (по підакцизних товарах). Сума відшкодованого збитку оформляється записом: Д-т рах. "Каса"

К-т рах. "Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків" З відшкодованої суми покриваються збитки господарства по нестачах і псуванню цінностей, решта суми підлягає перераху­ванню до бюджету.

Під час інвентаризації можуть бути виявлені випадки пересортиці, тобто лишки одних і нестачі інших матеріальних Цінностей, як результат заміни одного сорту іншим при відпус-

ку цінностей. Взаємний залік лишків і нестач матеріальних цінностей, що виникли в результаті пересортиці, може бути пущений, як виняток, якщо пересортиця виникла в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи, за один і той же період, по матеріальних цінностях одного і того ж найменування. Проте, якщо при заліку вартість нестачі матеріальних цінностей пере вищить вартість лишку, то різниця у вартості підлягає відшко дуванню особами, що допустили пересортицю.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерсько-му обліку в 10-денний строк, після чого його показники приво-дяться у повну відповідність з фактичною наявністю госпо-дарських засобів й стану розрахункових відносин.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення бухгалтерського документа.

2. Яке значення документів в управлінні діяльністю підприєм-ства і в бухгалтерському обліку?

3. Вимоги до змісту й оформлення документів. Обов'язков
реквізити документів.

4. Які вимоги ставляться до складання й оформлення доку ментів?

5. Що розуміють під уніфікацією і стандартизацією докумен тів? Яке їх значення?

6. Який порядок виправлення помилок в документах згідно діючим Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку?

7. За якими ознаками класифікують документи? Дайте харак теристику документів розпорядчих, виконавчих (виправдних) бухгалтерського оформлення.

8. Порядок перевірки й опрацювання документів.

9. Що розуміють під документооборотом? Який порядок його організації?

 

10. Організація зберігання документів.

11. Дайте визначення інвентаризації — як складової частини (елемента) методу бухгалтерського обліку.

12. Види інвентаризації.

13. Порядок проведення й оформлення інвентаризації матері альних цінностей.

14. Порядок проведення й оформлення інвентаризації грошових коштів у касі підприємства.

15. Порядок перевірки стану розрахункових відносин підпри-ємства з іншими підприємствами й організаціями.