Глава 10. Основи організації бухгалтерського обліку

Основні передумови раціональної організації бухгалтерського обліку

З переходом до ринкової економіки і ускладненням госпо­дарських зв'язків зростають вимоги до управління економікою. Прийняття обгрунтованих управлінських рішень і забезпечення їх реалізації неможливе без раціональної організації всієї еко­номічної інформації на основі використання сучасної обчислю­вальної техніки. Рівень управління економікою підприємств і об'єднань значною мірою залежить від повноти, обгрунтова­ності і достовірності інформації, яка міститься в бухгалтерсько­му обліку і звітності. Від того, як організовано бухгалтерський облік на підприємстві, як він виконує свої контрольні функції, значною мірою залежить рівень економічної роботи. Чим раціональніше організовано бухгалтерський облік у госпо­дарстві, чим менше він потребує затрат праці облікових працівників, тим більше залишається у них часу для аналізу і контролю.

Раціональною вважають таку організацію, за якої облік може найбільш успішно виконувати поставлені перед ним за­вдання при найменших затратах засобів і праці.

Основні передумови раціональної організації обліку на підприємстві такі.

Вивчення структури, особливостей технології й організації виробництва. Вивчення структури підприємства, умов роботи його виробничих підрозділів, постачальницької і збутової діяльності забезпечує правильну організацію обліку госпо- дарських процесів, встановлення взаємовідносин окремих підрозділів підприємства з бухгалтерією, визначення порядку документації господарських операцій і документообороту, реєстрації господарських операцій в системі рахунків синтетич­ного й аналітичного обліку, методики калькулювання собівар-I тості продукції, порядок узагальнення облікової інформації. При цьому визначають також технічні засоби одержання

облікової інформації, використання обчислювальної техніки, склад і кваліфікацію облікового персоналу та інші конкретні умови ведення обліку на підприємстві.

Вивчення характеру й обсягу необхідної інформації. В умовах ринкової економіки підприємства й організації здійснюють свою діяльність самостійно, але за умов конкуренції, коли їх самостійні дії обмежуються можливістю кожного з них вплива­ти на загальні умови обігу товарів на ринку, коли підприємство повинне стимулювати виробництво саме тих товарів, яких потребують споживачі. Для ринкової економіки притаманними є такі процеси і явища, як конкуренція, вільне ціноутворення, що складаються під впливом витрат, попиту або на їх поєднанні. У зв'язку з цим виникає потреба в організації такого внутрішньогосподарського обліку, який, бу­дучи часткою бухгалтерського (фінансового) обліку, виконував би завдання, пов'язані з управлінням як підприємства в цілому, так і внутрішніми підрозділами, починаючи із ступеня проекту­вання нового товару і закінчуючи його реалізацією. Оскільки така інформація забезпечується за допомогою бухгалтерського обліку, то головним бухгалтером разом з керівними працівни­ками повинно бути завчасно визначено обсяг інформації, її зміст і строки подання. Графік подання обліково-аналітичної інформації із зазначенням посадових осіб, які несуть відповідальність за об'єктивність і своєчасність її надання, за­тверджується керівником підприємства.

Вивчення законодавчих і нормативних актів щодо обліку і звітності. Бухгалтерський облік на підприємствах і в організаціях є складовою ланкою в загальній системі народно­господарського обліку. Тому він повинен здійснюватися відповідно до чинних законодавчих актів, затверджених уря­дом, та нормативних актів Міністерства фінансів і Держком-стату України про порядок організації обліку на окремих ділянках (наприклад, про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку; про ведення касових операцій; про порядок складання звітів і балансів тощо), а також галузевих інструкцій (наприклад, щодо планування, обліку і калькулю­вання собівартості продукції тощо). Тільки у такому випадку буде забезпечена єдність методології обліку й одержання звітної інформації, необхідної для контролю, аналізу й опера­тивного управління як окремим господарством, так і еко­номікою країни в цілому.

Встановлення облікових взаємовідносин бухгалтерії з опера­тивно відокремленими підрозділами підприємства. Бухгалтерія як складова частина управлінського апарату тісно

взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Вона одержує від них потрібну для обліку і кон- тролю документацію і, в свою чергу, забезпечує їх еко- номічною інформацією про результати їхньої роботи. Ці взаємовідносини визначають організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою. Застосування централізованої або децентралізованої системи бухгалтерського обліку залежить від конкретних умов роботи окремих підприємств або об'єднань, ступеня їхньої оперативної самостійності та організаційно-територіальної відокремленості. На підприємствах з територіально й організаційно відокремле- ними підрозділами (філіали, дочірні підприємства тощо) засто­ совують децентралізований облік, при якому всі роботи викону- ються обліковим апаратом цих підрозділів. Тут не тільки оформляють первинні документи, а й опрацьовують їх, ведуть синтетичний і аналітичний облік господарських операцій в сис- темі рахунків, складають баланс, який відображає майнове ста- новище підрозділу, та інші форми звітності, що показують ви­конання встановлених для нього планових завдань. Звітність здається до бухгалтерії головного підприємства (об'єднання, асоціації, концерну тощо). Функції бухгалтерії головного підприємства при децентралізованому обліку обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів. Децентралізований облік має основну перевагу — дає змогу наблизити облікових працівників до місця здійснення госпо­дарських операцій, що посилює контроль за документальним оформленням операцій і забезпечує використання облікової інформації для оперативного керівництва. Проте затрати на ут­римання облікового апарату більші. Крім того, за такої організації обліку послаблюється поточний контроль бухгал­терії головного підприємства за роботою на місцях, оскільки первинні документи до бухгалтерії не передаються, а звітність подається наприкінці місяця.

При централізованому обліку в бухгалтерії головного підприємства зосереджується ведення всього синтетичного й аналітичного обліку на підставі документів, які у встановлені строки здаються підрозділами підприємства, а також скла­дається звітність. Це дає змогу раціональніше розподілити ро- боту між обліковими працівниками відповідно до їхньої кваліфікації, ефективніше використовувати обчислювальну техніку, підвищувати якість обліково-аналітичної інформації, сприяти економії коштів для ведення обліку за рахунок вико­ристання оптимальної кількості висококваліфікованих працівників.

План організації бухгалтерського обліку на підприємстві

Однією з важливих передумов раціональної організації обліку є розробка плану організації бухгалтерського обліку, яким визначається зміст, послідовність і строки виконання облікових робіт на підприємстві, порядок одержання інфор­мації, складання і подання звітності.

План організації бухгалтерського обліку містить:

— план звітності;

— план документації і документообороту;

— план рахунків та їх кореспонденцію;

— план інвентаризації;

— план технічного оформлення облікової інформації. План звітності передбачає перелік форм встановленої

звітності, строки її складання і подання. При цьому планується як зовнішня звітність, що подається відповідним органам, так і внутрішня. План зовнішньої звітності грунтується на норма­тивно-правових актах Міністерства фінансів України та інших керівних органів. Форми і строки складання внутрішньої звітності, необхідної для управління і контролю, визначаються керівником підприємства і головним бухгалтером.

Зміст звітності, порядок її складання і подання є вихідною базою при плануванні всієї облікової роботи і значною мірою визначають організацію поточного фінансового й управлін­ського обліку. Складання відповідних форм звітності й опера­тивно-аналітичної інформації закріплюються в плані за кон­кретними виконавцями.

План документації і документообороту складається на підставі переліку типових і спеціалізованих форм документів, встановлених для підприємств даної галузі. Основне завдання плану полягає у визначенні порядку документального оформ­лення господарських операцій найзручнішими для підпри­ємства документами, виходячи із специфіки його діяльності, а також визначення послідовності проходження документів по всіх стадіях облікового опрацювання. План документації офор­мляється у вигляді переліку форм документів з коротким опи­сом їх змісту або у вигляді альбому форм документів.

План документообороту, розроблений головним бухгалте­ром, визначає порядок роботи не тільки облікового апарату, а й інших підрозділів і служб підприємства, причетних до бухгал­терського обліку щодо оформлення господарських операцій відповідними документами. Дотримання встановленого плану

документообороту забезпечує своєчасність складання й опра- цювання документів, повноту і правильність облікових записів і звітних показників. Порушення плану документообороту, за- тримка документів на будь-якому етапі їх проходження призво- дять до відставання реєстрації господарських операцій в обліку і послаблення контролю за їх виконанням. Тому Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено, що вимоги головного бухгалтера щодо не- ухильного дотримання порядку оформлення і подання в бух- галтерію первинних документів є обов'язковими для всіх підрозділів, служб і працівників підприємства.

Відповідно до типового Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій на підприємстві розробляється порядок ведення кожного син- тетичного рахунка і субрахунка в аналітичному розрізі стосов­но конкретних умов його діяльності.

План інвентаризації передбачає строки і порядок проведення інвентаризації матеріальних цінностей, грошових коштів та інших активів підприємства, а також зобов'язань по розрахун- ках з різними дебіторами і кредиторами. Цим планом передба- чається як повна інвентаризація, так і часткові, визначаються орієнтовні строки і порядок проведення раптових інвентари- зацій. При цьому строки раптових інвентаризацій не повинні бути завчасно відомі матеріально відповідальним особам. План інвентаризації повинен бути складений так, щоб інвентаризація в одній ланці господарства не спричиняла порушення нормальної роботи інших його ланок. При складанні плану інвентаризації ке­руються Інструкцією щодо інвентаризації основних засобів, нема- теріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.09.94 № 69.

План технічного оформлення обліку передбачає детальну ха- рактеристику форми, за якою має вестися бухгалтерський облік на підприємстві, перелік і порядок ведення облікових регістрів, а також заходи щодо раціональної організації облікового про- цесу, і в першу чергу, — за рахунок забезпечення й ефективно- го використання сучасних засобів обчислювальної техніки,