Способи їх виявлення і виправлення

 

У процесі облікової реєстрації господарських операцій мо­жуть виникнути помилки — від простих описок до неправиль­ної кореспонденції рахунків. Для забезпечення достовірності показників обліку необхідно до складання звітності перевірити правильність облікових записів і виправити їх (якщо вони мали місце). Помилки виявляють різними способами залежно від їх характеру і форми ведення бухгалтерського обліку. Так, при меморіально-ордерній формі повнота і правильність облікових записів встановлюється звіркою підсумків дебетових і кредито­вих оборотів синтетичних рахунків в оборотній відомості з підсумком обороту реєстраційного журналу. Обороти і залиш­ки по аналітичних рахунках в оборотних відомостях порівню­ють з даними відповідного синтетичного рахунка.

При журнально-ордерній формі записи в облікових регістрах звіряють з даними первинних документів, що послу­жили підставою для записів у них. Крім того, система регістрів журнально-ордерної форми побудована так, що дає змогу кон­тролювати правильність облікових записів шляхом взаємно" звірки підсумків окремих журналів-ордерів і допоміжних відо­мостей. Про проведення таких перевірок бухгалтер робить відповідні відмітки і ставить свій підпис. Поширеним способом виявлення помилок є суцільна перевірка пунктуванням записів. Суть його полягає у тому, що всі записи в обліковому регістрі, в якому виявлені розбіжності, послідовно звіряють з документами або іншими обліковими регістрами, в яких відображені ті самі операції. Перевірену суму позначають знаком "V" або крапкою (пунктують). При цьому видно, які записи уже перевірено і де ще може бути помилка.

У бухгалтерському обліку можуть траплятися помилки внаслідок неправильно складеної проводки. Такі помилки мо­жуть бути виявлені при перегляді кореспондуючих рахунків або ознайомленні з економічним змістом відображених в обліку операцій.

Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру і часу виявлення. Діючим Положенням про документальне за­безпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено вип­равлення помилок такими способами: коректурним, ''червоним сторно" (від'ємних чисел) і доповнюючих проводок.

Коректурний спосіб виправлення помилок полягає у тому, Що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну

суму (або текст). Виправлення помилки повинно бути застере­жено надписом "Виправлено" і підтверджене підписом: у доку­менті — особи, що підписала документ, в обліковому регістрі — особи, що зробила виправлення, з зазначенням дати. Цим способом користуються для виправлення описок або арифме­тичних помилок, допущених у документах (окрім банківських, касових і цінних паперів) або в облікових регістрах, якщо по­милка була швидко виявлена і не позначилася на підсумках облікових записів.

Якщо ж помилка пов'язана з неправильною кореспон­
денцією рахунків або виявлена після підбиття підсумків в
облікових регістрах, виправляти її коректурним способом не
можна, тому що при закресленнях і виправленнях записів у
кількох місцях регістр набуває неохайного вигляду. Помилки
такого характеру виправляють способом "червоного сторно"
або доповнюючих бухгалтерських проводок.

Спосіб "червоне сторно "* полягає у тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій самій кореспон­денції рахунків, що й помилковий запис, але червоним ко­льором, що означає від'ємні числа. При підбитті підсумків суми, записані червоним кольором, віднімаються. Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням пра­вильної кореспонденції рахунків і суми. В результаті одержу­ють правильне відображення операції в обліку.

Виправлення помилок способом "сторно" оформляють спеціальною бухгалтерською довідкою, в якій робиться поси­лання на номер і дату помилкового запису, що підлягає вип­равленню, а також документа, який послужив підставою для цього запису.

Приклад.

За документом списано паливо (на суму 3 800 грн.), яке по­милково було віднесено на затрати виробництва (треба — на загальновиробничі витрати). В бухгалтерському обліку витра­чене паливо відображено проводкою:

Д-т рах. "Виробництво"

К-т рах. "Паливо" 3 800 грн.

Для виправлення помилкового запису в цій же сумі і корес­понденції рахунків роблять запис червоним кольором:

Д-т рах. "Основне вир обництво" К-т рах. "Паливо" [ 3 800 грн.

* Термін "сторно*' походить від лат. storno, що означає "переведення рахунка", використовується для позначення виправних записів.

Після цього роблять правильний запис (звичайним чорнилом):
Д-т рах. "Загальновиробничі витрати"
К-т рах. "Паливо" 3 800 грн.

На рахунках ці записи матимуть такий вигляд:

З прикладу видно, що перший помилковий запис було анульовано другим, виправним записом в тій самій кореспон­денції рахунків і сумі, але червоним кольором. Третій запис відображає операцію правильно. При визначенні оборотів вра­ховано тільки третій запис.

Спосіб "червоного сторно" застосовують і в тому випадку, якщо запис на рахунках зроблено в правильній кореспонденції рахунків, але в перебільшеній сумі. Тоді на суму різниці між помилково записаною (перебільшеною) і правильною сумою роблять часткове сторно.

Якщо, наприклад, у попередньому прикладі проводка була складена правильна, але сума перебільшена на 800 грн., то на цю суму роблять сторнувальний запис:

З прикладу видно, що перший помилковий запис у перебільшеній сумі (3 800) виправлений другим записом на різницю між перебільшеною і правильною сумами операції.

Виправлення помилки у цьому випадку обмежується тільки одним сторнувальним записом на зайву суму. Обороти на ра­хунках показують реальну вартість витраченого палива.

Спосіб доповнюючих проводок застосовують у тих випадках, коли, в облікових записах кореспонденцію рахунків вказано правильно, але операцію записано в меншій сумі, ніж потрібно. В цьому випадку складають доповнюючу бухгалтерську проводку в тій самій кореспонденції рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою операції.

Якщо, наприклад, у попередньому прикладі бухгалтерська
проводка була складена правильно, але в меншій сумі (на
50 грн.), то на цю суму роблять доповнюючий запис:
Д-т рах. "Виробництво"
К-т рах. "Паливо" 50 грн.

Обидва записи в системі рахунків матимуть такий вигляд:

З прикладу видно, що перший запис є помилковим, а допов­нюючий запис зроблено на різницю між правильною і помил­ковою (зменшеною) сумою операції. Підсумок обох записів правильно відображає здійснену операцію — вартість фактич­но витраченого палива на виробництво.

Всі доповнюючі проводки, як і сторнувальні, складають на підставі бухгалтерської довідки з обов'язковим посиланням на номер і дату помилкового запису.

При меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку та формі обліку Журнал-головна для виправлення помилкових записів способом "червоного сторно" або доповнюючих про­водок складають новий меморіальний ордер, який реєструють у звичайному порядку в реєстраційному журналі, а потім роб­лять виправні записи у відповідних регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

При журнально-ордерній формі помилки в облікових запи сах виправляють в такому порядку. Якщо помилку у журналі-ордері виявлено після підбиття підсумків, але до перенесення у

Головну книгу, виправлення роблять у передбачених для цього підсумкових рядках і графах. Після перенесення у Головну книгу підсумків журналів-ордерів ніякі виправлення в них не допускаються. Виявлена помилка виправляється за допомогою окремого додаткового запису у Головній книзі. Бухгалтерські довідки, якими оформлені виправні записи, зберігаються в пап­ках при відповідних облікових регістрах.

Перевагою сторнувальних і доповнюючих записів є те, що вони забезпечують правильне відображення оборотів на рахун­ках, правильну кореспонденцію між ними й економічну сутність відображених операцій. Тому вони використовуються не тільки для виправлення помилкових записів, а й для уточ­нення дебетових і кредитових оборотів окремих рахунків і ко­ригування оцінки матеріальних цінностей (наприклад, при спи­санні відхилення між плановою і фактичною собівартістю випущеної із виробництва готової продукції, придбаних пред­метів праці тощо).

Для уникнення можливого порушення тотожності показ­ників поточного обліку і звітності після складання балансу та інших форм звітності ніякі виправлення в облікових записах за звітний період, як правило, не дозволяються. Уточнення звітних даних і виправлених помилок, що стосуються минулого звітного періоду, відображають у регістрах наступного звітного періоду при відкритті рахунків.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення облікових регістрів.

2. Як поділяються облікові регістри за зовнішнім виглядом? Характером записів? Обсягом змісту записів?

3. Форми облікових регістрів, що використовуються в бухгал­терському обліку.

4. Техніка облікової реєстрації господарських операцій в
облікових регістрах.

5. Способи перевірки правильності облікових записів у
регістрах.

6. Дайте визначення форми бухгалтерського обліку. Назвіть основні відмітні ознаки, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку.

7. Назвіть сучасні форми бухгалтерського обліку, що засто­совуються на підприємствах і в організаціях.

8. Порядок ведення бухгалтерського обліку за меморіально-ор-

дерною (контрольно-шаховою) формою. Основні її переваги недоліки.

9. Відмітні особливості форми бухгалтерського обліку Журнал-головна. її переваги і недоліки.

10. Порядок ведення обліку при журнально-ордерній формі їі відмітні особливості і переваги.

11. Автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерського обліку, її особливості і переваги.

12. Особливості спрощеної форми бухгалтерського обліку, що застосовується на малих підприємствах.

13. Способи виявлення та виправлення помилок в облікових записах згідно з Положенням про документальне забезпечення. записів у бухгалтерському обліку. Суть кожного з них.

224.