Схема форми бухгалтерського обліку Журнал-головна

обсяг облікової роботи і підвищити якість самого обліку. Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в од­ному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одер­жують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного ра­хунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.

Як виняток, для посилення контролю за рухом і збережен­ням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточ­ний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.

Отже, при журиально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарсь­ких операцій за шаховим принципом.

По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний раху­нок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для запису операцій не по одному, а по декількох взаємопов'язаних рахунках. Так, журнал-ордер № 13 призначений для відображення господарських операцій по кре­диту рахунків "Основні засоби", "Знос основних запасів", "Статутний капітал", що дає закінчену характеристику руху ос­новних засобів, їх зносу та пов'язані з ним зміни статутного капіталу.

Застосування журналів-ордерів по групі взаємопов'язаних рахунків робить записи більш наочними, сприяє скороченню обсягу облікової роботи, полегшує складання звітності. У зв'язку з використанням здебільшого журналів-ордерів для облікових записів по групі взаємопов'язаних рахунків загальна кількість журналів-ордерів значно менша за кількість синтетич­них рахунків, передбачених планом рахунків.

Звідси, особливістю журнально-ордерної форми обліку є поєднання в одному обліковому регістрі (журналі-ордері) кількох взаємопов'язаних синтетичних рахунків з метою забезпечення наочності, скорочення обсягу облікової роботи та полегшення складання звітності.

Окремі журнали-ордери і допоміжні відомості до них при­значені для ведення не тільки синтетичного, а й аналітичного обліку. Завдяки цьому відпадає необхідність ведення аналітич­ного обліку в окремих регістрах (картках, книгах) по деяких

синтетичних рахунках (зокрема, по рахунках "Розрахунки з по­стачальниками і підрядчиками", "Розрахунки з підзвітними особами" тощо). Журнали-ордери, в яких поєднується аналі­тичний і синтетичний облік, містять всі необхідні дані щодо облічуваних об'єктів: окрім кредитового обороту, в них пока­зують дебетовий оборот по даному рахунку, а також залишки на початок і кінець звітного періоду.

Для прикладу розглянемо будову і порядок записів у жур-налі-ордері № 7 по рахунку "Розрахунки з, підзвітними особа­ми" (с. 201). Як видно, у цьому журналі-брдері аналітичний і синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами забезпе­чується в єдиній системі записів. Аналітичний облік ведуть за виданими в підзвіт коштами і здійснюють записи позиційним (лінійним) способом. Кожній підзвітній особі в журналі відведе­но окремий рядок, у якому записують суму виданого авансу, суму витрат, списаних на підставі авансового звіту, а також за­лишок невикористаного авансу. Узагальнені (синтетичні) дані по рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" одержують шляхом підведення підсумків по аналітичних рахунках у жур-налі-ордері.

Отже, важливою особливістю будови окремих журналів-
ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного
й аналітичного обліку.

По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку — на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.

Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-орде-рах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додат­кових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.

Таким чином, важливою особливістю журналів-ордерів є приг стосованість облікових регістрів для складання звітності.

Як зазначалося раніше, записи у журнали-ордери здійсню­ють у хронологічному порядку в міру надходження і опрацю­вання документів. На кожному документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані

документи зберігають у окремих папках і підшивають в поряд ку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного до-кумента. Журнали-ордери можуть складатися також за допо­могою використання обчислювальної техніки.

Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково звіряють з доку­ментами, які послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпе­чує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.

Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відо­мості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що скла­дали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правиль­ності облікових записів і складання балансу. Для кожного син­тетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за ко­респондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебето­вого обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту корес­понденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.

Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Го­ловної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгал­терський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.

Для прикладу розглянемо будову Головної книги при жур­нально-ордерній формі обліку (с. 203).

Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгал­терського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотри­манням хронологічної послідовності.

Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку наведена нижче.

Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку

З розглянутих положень можна зробити висновки про такі переваги журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку:

— скорочується обсяг облікової роботи і підвищується якість облікової інформації, що досягається усуненням проміжних облікових ланок (зокрема, складання меморіальних ордерів та їх реєстрації), уникнення багаторазовості і дублю­вання записів в облікові регістри;

.— суворо регламентується порядок ведення обліку, що зу­мовлено наявністю у журналах-ордерах заздалегідь надрукова­них кореспондуючих рахунків і позицій аналітичного обліку, у зв'язку з чим облічувана господарська операція має бути запи­сана в певну графу, за відповідною статтею;

— завдяки наочності записів в облікових регістрах поси­люється контроль за правильністю цих записів;

— спрощується ведення аналітичного обліку по окремих ра­хунках завдяки об'єднанню його з синтетичним, що дає змогу уникнути відставання аналітичного обліку;

— полегЩується і прискорюється складання звітності,
оскільки потрібну інформацію одержують безпосередньо з
облікових регістрів, без суттєвих додаткових вибірок і розра­
хунків;

— створюються додаткові можливості для більш ефективно­
го використання обчислювальної техніки, що має велике зна­
чення для підвищення оперативності обліку.

Діалогово-автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерсь­кого обліку грунтується на комплексному використанні швид­кодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес зби­рання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою про­грамного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первин­них документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожно­го синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У запам'ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нор­мативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: до­сить ввести змінну інформацію один раз, тобто вказати код інформації і суму, як машина за її номером вибирає із кла­сифікатора код рахунків, що дебетуються і кредитуються.

Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуаль­ний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допо­могою друкуючого пристрою отримує відповідні машино­грами (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкова- них документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна оформлятися в порядку, який забезпечує:

— достовірність, тобто безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації відповідно до методології бух- галтерського обліку і звітності;

— своєчасність;

— системність, тобто взаємозв'язок інформації хроно­
логічного і систематичного обліку, синтетичного й аналітично­
го обліку, облікової і звітної інформації;

— обгрунтованість, тобто відповідність даних перевіреним і опрацьованим первинним документам;

— повноту, тобто отримання всієї облікової і звітної інфор­мації, необхідної для обліку і контролю;

— юридичну повноцінність інформації, що формується.

Впровадження в обліковий процес комп'ютерної техніки зу­мовило заміну паперових носіїв інформації технічними з надан­ням їм, відповідно до Положення про документальне забезпе­чення записів у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88), юридичної сили.

Документи і машинограми, виготовлені машинним спосо­бом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої систе­ми кодифікації. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити мож­ливість користуватися чужими кодами. Схема діалогово-авто­матизованої форми бухгалтерського обліку наведена на а 207. Отже, система обліку, яка грунтується на використанні високо­ефективної обчислювальної техніки, є особливою формою бух­галтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам уп­равління і забезпечує: суміщення документації і реєстрації облікової інформації; зниження трудомісткості обліку з одно­часним підвищенням достовірності й оперативності інформації; інтеграцію окремих видів господарського обліку — оператив­ного, бухгалтерського і статистичного; своєчасне надання інформації, необхідної для прийняття економічно обгрунтова­них рішень.

Спрощена форма бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Організація бухгалтерського обліку господарсь­ких операцій на малих підприємствах грунтується на єдиних методологічних засадах, встановлених Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".

Малі підприємства можуть самостійно обирати форму бух­галтерського обліку залежно від потреб свого виробництва, його складності та чисельності працівників. Так, для підприємств, які функціонують у матеріальній сфері виробниц-

тва, рекомендується використовувати регістри журнально-ор~ дерної форми бухгалтерського обліку. Підприємства громадсь-кого харчування і торгівлі використовують регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Міністерство фінансів України у Вказівках про склад та по- рядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами, затверджених наказом від 31.05.96 № 112, передбачило застосу- вання спрощеної форми бухгалтерського обліку малими підприємствами з простим технологічним процесом виробниц- тва продукції (виконання робіт, послуг), які здійснюють за місяць не більш як 300 господарських операцій. При організації обліку за спрощеною формою мале підприємство на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та орга­нізацій складає робочий план рахунків із скороченою номен­клатурою рахунків, що дає змогу вести облік майна підприємства та його зобов'язань у регістрах бухгалтерського обліку на основних, головних для нього рахунках. Так, матеріали, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношу- вані предмети обліковуються на одному рахунку — "Виробничі запаси"; операції з обліку витрат, пов'язаних з виробництвом, які за типовим Планом рахунків відображаються на рахунках "Виробництво", "Загальновиробничі витрати", "Брак у вироб­ництві", "Витрати обігу", обліковують на рахунку "Виробниц­тво"; облік готової продукції і товарів ведуть на одному рахун­ку — "Готова продукція"; облік дебіторської і кредиторської заборгованості, включаючи розрахунки з підзвітними особами, з працівниками по інших операціях, векселі видані та векселі одержані, ведеться на рахунку "Розрахунки з різними дебітора­ми і кредиторами" і т. ін.

Законом України "Про підприємства в Україні" до категорії малих підприємств віднесені діючі та новостворені підпри­ємства (незалежно від форми власності) з чисельністю праців­ників у промисловості та будівництві — до 200 чоловік, у науці та науковому обслуговуванні — до 100 чоловік, в інших галу­зях виробничої сфери — до 50 чоловік, в галузях невиробничої сфери — до 25 чоловік, в роздрібній торгівлі — до 15 чоловік.

Спрощена форма бухгалтерського обліку може застосовува­тися за:

— простою формою (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);

 

—- формою бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства.

Згідно з наказом Міністерства фінансів України від 31.05.96 № 112 проста форма бухгалтерського обліку застосовується ма-дими підприємствами, які здійснюють за місяць не більше 100 господарських операцій, не мають виробництва продукції (робіт), пов'язаних з високими матеріальними витратами. Проте Положенням про спрощену форму бухгалтерського обліку суб'єктів малого підприємництва, затвердженим згідно з наказом Міністерства фінансів України 30.09.98 № 196, проста форма бухгалтерського обліку може застосовуватися суб'єктами малого підприємництва — юридичними особами, які за чинним законодавством самостійно обрали спосіб опо­даткування доходів за єдиним податком (незалежно від техно­логії та наявності виробництва продукції (робіт, послуг), його матеріальності та кількості здійснюваних за місяць господарсь­ких операцій).

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення господарських операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ве­дуться в одному регістрі — Книзі обліку господарських опе­рацій за формою № К-1 (див. додаток 1). Ця книга містить усі застосовувані малим підприємством рахунки, є комбінованим регістром хронологічного і систематичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів та їхніх джерел на відповідну дату, скласти бухгалтерську звітність.

Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку малі підприємства ведуть Відомість обліку заробітної плати за формою № В-8. За наявності у ма­лого підприємства основних засобів, матеріальних цінностей, готової продукції і товарів рекомендується для ведення обліку такого майна використовувати Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою № В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової ^пРодукцц та товарів за формою № В 2.

Форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) Регістрів обліку майна малого підприємства передбачає обов'яз­кове ведення таких облікових регістрів:

-— Відомість обліку основних засобів, нарахованих аморти­заційних відрахувань (зносу) за формою № В-1;

 

 

 

— Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за формою № В-2;

— Відомість обліку грошових коштів і фондів за формою №В-4;

— Відомість обліку розрахунків та інших операцій за фор-мою № В-5;

— Відомість обліку реалізації за формою № В-6 (плата);

— Відомість обліку реалізації за формою № В-6 (відванта-ження);

— Відомість обліку розрахунків з постачальниками за фор­мою № В-7;

— Відомість обліку заробітної плати за формою № В-8.

Кожна відомість застосовується, як правило, для обліку роз­рахунків по одному з використовуваних рахунків. Сума будь-якої операції записується у двох відомостях одночасно: у першій — по дебету рахунка з наведенням шифру рахунка, який кредитується (у графі "Кореспондуючий рахунок"), а у другій — по кредиту рахунка з аналогічним записом шифру ра­хунка, що дебетується.

Наприкінці місяця для узагальнення даних поточного обліку і взаємної перевірки правильності записів на рахунках місячні обороти вище розглянутих відомостей переносяться у Відомість (шахову) за формою № В-9.

Бухгалтерська звітність суб'єктами малого підприємництва складається в порядку, визначеному Міністерством фінансів України в Інструкції про порядок заповнення форм річного бухгалтерського звіту підприємства.