Облікові регістри та їх класифікація

 

Облікові регістри – це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформа­ції, джерелом якої були бухгалтерські документи.

Для кожного об'єкта обліку необхідна інформація, яка найбільш повно характеризує його спе­цифічні особливості. Цим пояснюється необхідність застосування різних облікових регістрів.

Використання регістрів зумовлюється також технікою і технологією ведення бухгалтер­ського обліку, рівнем використання обчислюваль­ної техніки.

У бухгалтерському обліку використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки та ін. Регістри класифікують за однорідними групами за такими ознаками: призначення і характер запису, обсяг змісту, зо­внішній вигляд, будова (рис. 1).

За призначенням і характером запису регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані.

До хронологічних належать регістри, що в них господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення. З таких регістрів можна назвати реєстраційний журнал опера­цій, журнал обліку надходження вантажів, відомість відванта­ження і реалізації продукції та ін. Характерною рисою таких регістрів є те, що жодного групування операцій у них не проводиться, а призначено їх для реєстрації та контролю за даними документів про обсяг виконаних робіт, для своєчасного оприбуткування вантажів, що надійшли в господарство, обліку відвантаженої продукції тощо.

До систематичних облікових регістрів належать такі, що в них господарські операції групуються, систематизуються й відображаються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. Отже, всі регістри, в яких розміщено синтетичні й аналітичні рахунки, є систематичними.

Комбінованими називають такі регістри, в яких поєднується хронологічний і систематичний запис. Характерним прикладом є Журнал-Головна книга, в якій перша частина є практично журналом реєстрації господарських операцій, а друга – групуванням, відображенням цих самих операцій на відповідних синтетичних рахунках. Тут поєднано характерні риси хронологічних і систематичних облікових регістрів.

 

 

За змістом облікові регістри поділяються на регістри синтетичного обліку, аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ ґрунтується на відмінності й призначенні синтетичних і аналітичних рахунків, різній мірі узагальнення на них облікових даних. Структура синтетичних регістрів залежить від форми обліку. Будь-який обліковий регістр, в якому ведеться облік за певним синтетичним рахунком чи групою рахунків, є синтетич­ним обліковим регістром. Це Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна, машинограми. Усі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.

У регістрах аналітичного обліку ведуться записи за аналітичними рахунками. Структура цих облікових регістрів залежить від особливостей обліковуваних об'єктів. Кожний регістр, в якому ведеться облік за аналітичними рахунками, є регістром аналітич­ним. До таких регістрів належать книги, картки, машинограми.

Характерною рисою сучасних облікових регістрів є поєднання в них синтетичного й аналітичного обліку. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, машинограми.

За формою облікові регістри поділяються на бухгалтерські книги, картки, окремі листки, машинограми.

Бухгалтерські книги – це зброшуровані облікові синтетичні чи аналітичні регістри. Книги, в яких зброшуровано синтетичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами синтетичного обліку. До таких належать Головна книга, Журнал-Головна. Книги, в яких зброшуровано аналітичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами аналітичного обліку.

Бухгалтерські книги – це найнадійніший спосіб збереження облікових регістрів. Вони досить широко застосовуються для ведення складського обліку. Проте книги мають і суттєві недоліки. Зокрема, вони ускладнюють розподіл робіт між окремими виконавцями, у книгах важко визначити наперед оптимальний обсяг (кількість сторінок) для конкретного аналітичного рахунка, а його вимушене перенесення ускладнює обліковий процес.

Ці недоліки усуваються застосуванням карток, які призначено для ведення аналітичного обліку на відповідних рахунках протягом тривалого часу. З метою збереження карток та контролю за їх наявністю кожну відкриту картку в обов'язковому порядку реєструють. Картки легко сортувати за потрібними озна­ками.

Окремі листки як облікові регістри досить широко використо­вуються в бухгалтерському обліку. Кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. Це дає змогу систематизувати вказані облікові регістри відповідно до вимог контролю, складання звітності. До таких регістрів належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні таблиці.

Машинограми – це облікові регістри в машинній обробці облікової інформації, тобто відповідні таблиці, де відображено облікову інформацію в запрограмованих розрізах та з передбаченою деталізацією. Вони можуть бути синтетичними, аналітичними чи комбінованими.

За будовою облікові регістри залежать головним чином від обліковуваних об'єктів, обсягу та деталізації інформації про них, періодичності її узагальнення, потреб контролю та звітності. Ці регістри можуть бути односторонніми, двосторонніми та шаховими.

Односторонні регістри передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одному боці аркуша. До них належать, наприклад, усі типові форми карток аналітичного обліку.

Двосторонні регістри передбачають поділ сторінки на дві частини: одну з них призначено для обліку дебетових оборотів за певним рахунком, а інша – кредитових.

Шахова будова регістрів передбачає їхній поділ вертикальними і горизонтальними лініями на клітинки (у вигляді шахової дошки), де кредитові обороти відображають по горизонталі, а дебетові – по вертикалі.

Ця будова регістрів знайшла широке застосування в журнально-ордерній формі обліку.

 

 

8.2. Помилки в бухгалтерських записах та способи їх виправлення

 

Характерними помилками в процесі відображення господарських операцій на рахунках є: описки, числові помилки, помилкові кореспонденції рахунків, порушення взаємозв'язку синтетичних рахунків з аналітичними, недотримання методу подвійного запису, помилкові оцінки і таксування тощо.

За своїм значенням помилки поділяються на локальні, які призводять до спотворення інформації лише в тому документі чи регістрі, де вони сталися, і не поширюються на інші, і транзитні, які зачіпають весь обліковий процес.

Усі допущені помилки необхідно своєчасно виявити та належним чином виправити. Як у тексті, так і в цифрових даних бухгалтерських документів і облікових регістрів підчистки та безпідставні виправлення не допускаються.

У документах, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не дозволяються взагалі.

Залежно від характеру помилки, місця і часу її виявлення застосовують і відповідний спосіб виправлення.

На практиці застосовують такі способи виправлення помилок: коректурний, доповнюючих статей, сторно. Кожним з цих способів користуються для виправлення певного виду помилок.

Коректурний спосіб застосовується, коли помилкову суму ще не занесено в підсумок. Як у документах, так і в регістрах неправильний текст або цифри закреслюють, а над закресленим надписують правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати попередній запис. Це виправлення супроводжується надписом «виправлено» та підтверджується підписами осіб, що підписали документ чи ве­дуть даний регістр.

Спосіб доповнюючої статті застосовують в тому разі, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції і тільки тоді, коли суму помилково вказано меншою, ніж належало б. Для виправлення такої помилки необхідно додатково провести дану операцію на різницю між правильною і помилковою (проведеною) величиною.

Спосіб сторно, у свою чергу, поділяється на часткове сторно і повне сторно. Цей поділ спричинено тим, що з допомогою часткового й повного сторно виправляють принципово різні помилки.

Часткове сторно застосовують, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції, причому записано більшу суму ніж належить. Отже, виправлення помилки полягає в необхідності зменшення відображеної величини на суму помилки. Таке завдання є, по суті, протилежним до способу додаткової статті. Для цього складають, як і за попереднього способу, бухгалтерську довідку, на підставі якої проводиться операція виправлення помилки. У бухгалтерських регістрах суму за цією операцією записують червоним кольором і під час підрахунку підсумку віднімають, виправляючи в такий спосіб раніше допущену помилку.

Повне сторно застосовують для виправлення помилок в кореспонденції рахунків, коли певну операцію відображено на не належних рахунках. Таке виправлення проводиться в два етапи. На першому на підставі довідки відображається на тих самих рахунках операція з раніше допущеною помилкою, а її сума вказується червоним кольором. Потім раніше неправильно відображена операція анулюється. Після цього (другий етап) операцію записують на тих рахунках, на яких необхідно її відобразити. Наприклад, якщо було встановлено, що матеріали, списані раніше на основне виробництво, фактично відпущено для загальногосподарських потреб, то цю операцію належить відобразити на інших рахунках.

Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що їх створено машинним способом, визначається вказівками щодо їхнього використання та передбачається відповідними програмами.