Взаємозв'язок між балансом і рахунками

 

Між бухгалтерським балансом і рахунками існує тісний взаємозв'язок, оскільки вони відображають одні і ті ж господарські засоби та їх джерела. Баланс, як відомо, відображає наявність господарських засобів та джерел їх формування у вартісному вимірнику на звітну дату. Для відображення змін цих засобів та їх джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початої місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках (що служать для обліку господарських засобів) – по дебету, на пасивних (призначених для обліку джерел засобів) – по кредиту. Подвійний запис господарських операцій на рахунках зумовлює рівність підсумків дебетових залишків активних рахунків і кредитових залишків пасивних рахунків. За цими за лишками на рахунках складають баланс на наступну звітну дату.

Схематично взаємозв'язок між балансами і рахункам! можна зобразити так: Баланс => Рахунки => Баланс'.

Взаємозв'язок між балансом і рахунками розглянемо на прикладі.

Баланс підприємства на 1 січня 200__ p.

Актив	Сума, грн.	Пасив	Сума, грн.
Основні засоби		Статутний капітал
Матеріали		Кредити банків
Незавершене виробництво		Постачальники
Каса
Поточний рахунок
Разом		Разом

 

За даними балансу відкриємо відповідні синтетичні рахунки і запишемо на них залишки. Підсумок залишків на дебеті активних рахунків (852000) дорівнює підсумку залишків на кредиті пасивних рахунків (852000). Ці суми рівні між собою як підсумки активу і пасиву балансу.

Протягом місяця на підприємстві були здійснені такі господарські операції.

Операція 1. Отримано в касу з поточного рахунка в банку грошові кошти в сумі 28000 грн.

Внаслідок даної операції відбулося збільшення грошових коштів у касі підприємства на 28000 грн. і одночасно зменшення їх на поточному рахунку. Обидва рахунки "Каса" і "Поточний рахунок" – активні.

Д-т pax. "Каса"

К-т pax. "Поточний рахунок" 28000 гри

Операція 2. За рахунок наданого банком кредиту підприємством сплачено заборгованість постачальникам 15000 грн.

Внаслідок даної операції заборгованість постачальникам зменшилася на 15000 грн., а заборгованість банку за наданий кредит збільшилася на цю ж суму. Рахунки "Постачальники" і "Кредити банків" – пасивні.

Д-т pax. "Постачальники"

К-т pax. "Кредити банків" 15000 грн.

Операція 3. Оприбутковано на склади підприємства матеріали, одержані від постачальників, на суму 144000 грн.

Операцію треба записати на дебет активного рахунка "Матеріали" і кредит пасивного рахунка "Постачальники". Третю операцію оформляють бухгалтерською проводкою:

Д-т pax. "Матеріали"

К-т pax. "Постачальники" 144000 грн.

Операція 4. Відпущено у виробництво матеріали для виготовлення продукції вартістю 100000 грн.

Внаслідок цієї операції зменшилися запаси матеріалів на складі, водночас збільшилися затрати на виробництво. Дану операцію треба записати на кредиті рахунка "Матеріали" і дебеті рахунка "Виробництво".

Бухгалтерська проводка по четвертій операції буде такою:

Д-т pax. "Виробництво"

К-т pax. "Матеріали" 100000 грн.

Операція 5. Перераховано з поточного рахунка підприємства на часткове погашення заборгованості:

банку — по одержаному кредиту 20000 грн.

постачальникам — за матеріали 30000 грн.

Разом.................…………………….…........ 50000 грн.

Внаслідок даної операції зменшилися грошові кошти на поточному рахунку (на 50000 грн.) і одночасно зменшилася заборгованість банку по раніше одержаних кредитах (на 20000 грн.) і постачальникам (на 30000 грн.). Операція п'ята має бути оформлена складною бухгалтерською проводкою:

Д-т pax. "Кредити банків" 20000 грн.

Д-т pax. "Постачальники" 30000 грн.

К-т pax. "Поточний рахунок" 50000 грн.

Операція 6. Оприбутковано до складу основних засобів внесене засновниками до статутного капіталу обладнання вартістю 168000 грн.

Ця операція має бути відображена на дебеті активного рахунка "Основні засоби" і кредиті пасивного рахунка "Статутний капітал" Бухгалтерська проводка по шостій операції буде такою:

Д-т pax. "Основи засоби"

К-т pax. "Статутний капітал" 168000 грн.

Після відображення всіх господарських операцій (оп. 1–6) на рахунках записи на рахунках у нашому прикладі матимуть такий вигляд:

За даними кінцевих залишків (сальдо) на рахунках складають баланс на 1-ше число наступного за звітним місяця (у нашому прикладі – на 1 лютого). При цьому рахунки, які мають дебетові залишки (активні), записують в активі балансу, а ра­хунки, які мають кредитові залишки, – в пасиві балансу.

Баланс, складений за даними залишків (сальдо) на рахунках на 1 лютого звітного року, матиме такий вигляд:

 

Баланс на 1 лютого 200_ p.

Актив	Сума, гри.	Пасив	Сума, грн.
Основні засоби		Статутний капітал
Матеріали		Кредити банків
Незавершене виробництво		Постачальники
Каса
Поточний рахунок
Разом	1 114000	Разом	1 14 000

 

Таким чином, бухгалтерський баланс і рахунки є взаємопов'язаними.

За даними балансу на початок місяця відкривають рахунки для поточного обліку господарських операцій, а потім дані цих же рахунків з відображеними на них операціями і виведеними кінцевими залишками служать підставою для складання нового балансу.

 

 

4.5. Узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку

 

Для узагальнення господарських операцій, а також для перевірки правильності облікових записів і складання звітності дані поточного бухгалтерського обліку за звітний період необхідно узагальнювати. Для цього складають оборотні відомості.

Оборотні відомості складають як по синтетичних рахунках, так і по аналітичних. В них показують обороти по дебету і кредиту рахунків, а також залишки на початок і кінець звітного місяця.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках. Оборотна відомість по синтетичних рахунках будується у вигляді багатографної таблиці, у першій графі якої записують назву рахунків, а в наступних графах – дебетові і кредитові залишки на рахунках на початок місяця, обороти по дебету і кредиту кожного рахунка за місяць, а також залишки на рахунках на 1-ше число наступного за звітним місяця. В кінці оборотної відомості по кожній із граф визначають підсумки.

Оборотна відомість по рахунках синтетичного обліку за даними розглянутого раніше прикладу і записів на рахунках має вигляд.

 

Оборотна відомість по синтетичних рахунках за січень 200__ p.

 

Назва рахунків	Сальдо на 1 січня	Обороти за місяць	Сальдо на 1 лютого
дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
Основні засоби		—		—		—
Матеріали		—				—
Виробництво		—		—	104 000	—
Каса		—		—		—
Поточний рахунок		—	—			—
Статутний капітал	—				—
Кредити банків	—				—
Постачальники	—	15 000			—
Разом

 

Як видно, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи зведену інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний місяць, а також їх наявність на початок і кінець місяця.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках має контрольне значення для перевірки правильності і повноти облікових записів на рахунках, що ґрунтується на одержанні в ній трьох пар рівних між собою підсумків: рівність підсумків по дебету і кредиту рахунків на початок місяця; рівність підсумків оборотів по дебету і кредиту рахунків за місяць; рівність підсумків залишків по дебету і кредиту рахунків на кінець місяця.

Рівність підсумків першої пари граф, тобто дебетових і кредитових залишків на рахунках на початок місяця, зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису початкових залишків на активних і пасивних рахунках.

Рівність підсумків другої пари граф, тобто оборотів по дебету і кредиту рахунків, зумовлена подвійним записом операцій, згідно з яким кожна операція в однаковій сумі записується по дебету і кредиту різних рахунків.

Третя рівність (тобто підсумки залишків по дебету і кредиту рахунків на кінець місяця) зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки на рахунках рівні між собою, а також рівні суми оборотів, то і залишки активних і пасивних рахунків на кінець місяця в підсумку повинні бути рівні між собою.

Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах або при складанні самої оборотної відомості.

Отже, оборотна відомість по синтетичних рахунках є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і складання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів та джерел їх формування, необхідної для управління діяльністю господарства.

Шахова оборотна відомість. Розглянута оборотна відомість дає загальну інформацію про стан і зміни господарських засобів та джерел їх формування, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів: звідки надійшли товарно-матеріальні цінності або грошові кошти, за рахунок яких джерел або де вони були використані. Цей недолік оборотної відомості можна усунути, побудувавши її за шаховою формою.

За будовою шахова оборотна відомість нагадує шахову дошку. Всі рахунки на ній записують двічі: один раз назви рахунків розміщують у лівій частині таблиці по вертикалі (як і в простій оборотній відомості), а другий – ці самі рахунки і в такій самій послідовності записують по горизонталі – у верхній частині таблиці.

Суми оборотів по кожному рахунку записують на перетині кореспондуючих рахунків, що дебетуються (по вертикалі), і рахунків, що кредитуються (по горизонталі). Так, наведена у таблиці сума 168 000 грн., записана на перетині рядка рахунка "Основні засоби" і графи рахунка "Статутний капітал", відображає збільшення основних засобів підприємства і внаслідок цього – збільшення статутного капіталу; сума, що стоїть на перетині рядка рахунка "Матеріали" (144 000) і графи рахунка "Постачальники", показує надходження матеріалів у господарство від постачальників і збільшення в результаті цієї операції заборгованості перед ними. В такому порядку аналізують зміст господарських оборотів по кожному кореспондуючому рахунку.

Шахову оборотну відомість складають за даними рахунків.

Основною перевагою шахової оборотної відомості є наявність в ній кореспондуючих рахунків, що дає змогу аналізувати господарські обороти і використовувати облікову інформацію для оперативного керівництва і контролю.

Шахову оборотну відомість використовують також і для перевірки правильності кореспондуючих рахунків.

Незважаючи на певні переваги шахової оборотної відомості перед простою відомістю, застосування її в практиці бухгалтерського обліку обмежене, оскільки при великій кількості рахунків вона громіздка, утруднюється її наочність і аналітичність. В той же час шаховий принцип будови і однократні шахові записи оборотів широко використовуються при будові облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

 

 

Шахова оборотна відомість за січень 200__р.

Сальдо на 1.01

Рах. "Основні засоби"

Рах. "Матеріали"

Рах. "Виробництво"

Рах. "Каса"

Рах. "Поточний рахунок"

Рах. "Статутний капітал"

Рах. "Кредити банку"

Рах. "Постачальники"

Оборот по дебету

Сальдо на 01.01

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Основні засоби

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Матеріали

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Виробництво

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Каса

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Поточний рахунок

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Статутний капітал

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Кредити банку

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Постачальники

-

-

-

-

-

-

-

-

Оборот по кредиту

Х

Х

Х

-

-

Х

Х

Сальдо на 1.02

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

 

Оборотні відомості по аналітичних рахунках. Крім оборотних відомостей по рахунках синтетичного обліку підприємства складають також оборотні відомості по аналітичних рахунках. Техніка складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках така сама, як і по синтетичних рахунках. Тільки по синтетичних рахунках щомісячно складають одну оборотну відомість, а по аналітичних рахунках – по кожній групі рахунків, що ведуться до відповідного синтетичного рахунка.

Аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей ведеться як в натуральних, так і в грошовому вимірниках, тому в оборотних відомостях по аналітичних рахунках таких цінностей передбачені графи для запису їх кількості, ціни і вартості.

На відміну від оборотної відомості по синтетичних рахунках оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку не мають трьох пар рівних між собою підсумків. Це пояснюється тим, що кожну оборотну відомість по рахунках аналітичного обліку складають тільки по одному синтетичному рахунку.

В оборотній відомості по аналітичних рахунках початкові і кінцеві залишки залежно від того, якими є рахунки – активними чи пасивними, будуть дебетовими або кредитовими.

Розглянемо будову оборотної відомості по аналітичних рахунках до синтетичного рахунка "Матеріали".

Показники оборотної відомості по рахунках аналітичного обліку свідчать про рух (надходження, видаток) і залишки матеріальних цінностей кожного виду. Підсумки оборотної відомості по цій групі аналітичних рахунків порівнюють з оборотами і залишками синтетичного рахунка "Матеріали". Порушення підсумків по синтетичному рахунку і відкритих до нього аналітичних рахунках в оборотній відомості свідчить про наявність таких помилок.

 

Оборотна відомість по аналітичних рахунках до синтетичного рахунка "Матеріали" за січень 200_ p.

Назва аналітичних розрахунків	Одиниця виміру	Ціна, грн.	Залишок на 1.01	Оборот за місяць	Залишок на 1.02
Кількість	Сума	надходження	видаток	Кількість	Сума
Кількість	Сума	Кількість	Сума
Сталь сортова	т
Прокат	т
Разом	х	х	х		х		х		х

 

Підсумки оборотів і залишків по аналітичних рахунках повинні дорівнювати оборотам по дебету і кредиту, а також залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує.

При значній кількості товарно-матеріальних цінностей доцільно складати сальдові відомості. Вони відкриваються на рік і по кожному виду цінностей містять дані (в натуральних і грошовому вимірниках) про їх залишки на 1-ше число кожного місяця. Показники ж оборотів відсутні. Це значно спрощує їх складання. Форма сальдової відомості наведена нижче.

Сальдова відомість по аналітичних рахунках до синтетичного рахунка "Матеріали" на 200_ p.

Найменування матеріалів	Одиниця виміру	Ціна, грн.	Залишок на 1 січня	Залишок на 1 лютого
Кількість	Сума	Кількість	Сума
Сталь сортова	т
Прокат	т
Разом	х	х	х		х

 

Сальдові відомості використовуються при оперативному бухгалтерському методі обліку товарно-матеріальних цінностей.

При окремих формах бухгалтерського обліку (наприклад, журнально-ордерній) поширення набуває порядок обліку, при якому відпадає необхідність у складанні оборотних відомостей по аналітичних рахунках. Це досягається суміщенням ряду рахунків синтетичного й аналітичного обліку в одному регістрі, що дає змогу мати необхідні показники одночасно.

 

 

ТЕМА 5