Класифікація бухгалтерських документів

 

Різноманітність господарських операцій зумовлює застосування на практиці великої кількості різних за формою та змістом документів. їх чи­сельність і потребує класифікації - поділу на групи за певними ознаками: за місцем складання, за призначенням, за масштабом охоплення кількості операцій (способом використання), за обсягом (ступенем узагальнення го­сподарських фактів), за змістом, за кількістю відображуваних об'єктів, за ступенем охоплення вихідних даних, за характером оформлення та за сту­пенем механізації складання (технікою написання і опрацювання) (рисунок7-І.).

За місцем складання розрізняють документи внутрішні і зовнішні.

Внутрішні - документи, які складені у господарстві по його внутрі­шніх операціях. До цих документів належать видатковий касовий ордер - оформляють видачу з каси підзвітної суми працівникам господарства; на­кладна на внутрішнє переміщення - переміщення товарно-матеріальних цінностей з одного структурного підрозділу в інший; інвентаризаційна ві­домість - інвентаризація господарських засобів тощо.

Зовнішні - документи, які надійшли у господарство ззовні, від інших господарських органів, юридичних чи фізичних осіб і відображають зов­нішні господарські відносини (наприклад, рахунки-фактури постачальни­ків, виписки банку з розрахункового чи інших рахунків, квитанції про за­готівлю сільськогосподарської сировини, розпорядження вищих керівних органів тощо).

За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виконавчі(виправдні).

Розпорядчі - документи, які містять розпорядження (наказ, вказівку, інструкцію і т. ін.) на виконання певних господарських фактів. Вони не підтверджують господарську операцію, але є юридичною підставою для її здійснення, тому вони не є основою для проведення облікових записів. До них належать, наприклад, наказ про прийняття на роботу, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів з розрахункового рахунку в банку, платіжна вимога, доручення на отри­мання товарно-матеріальних цінностей тощо.

Виконавчі (виправдні) - документи, які засвідчують (підтверджують) факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про факт їх ви­конання та є підставою для облікової реєстрації. До таких документів на­лежать акти про виконані роботи, накладні на передачу матеріальних цін­ностей, прибуткові та видаткові касові ордери, звіти матеріально відпові­дальних осіб, вимоги на відпуск матеріалів зі складу тощо.

За масштабом охоплення кількості операцій (способом використання) документи поділяються на разові та накопичувальні.

 

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

Разові - документи, які використовуються для оформлення однієї або кількох зафіксованих одночасно операцій. До них належать прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та інш.

Накопичувальні - документи, які дають змогу багаторазового оформ­лення (фіксації) господарських операцій протягом визначеного часу (дня, тижня, декади, місяця). По мірі здійснення господарські операції реєстру­ються в накопичувальних документах, а підсумки визначають після офор­млення останньої операції. На підставі підсумкових даних документа скла­дають бухгалтерську проводку. Прикладом накопичувального документа може бути лімітно-забірна карта, в якій у хронологічному порядку фіксу­ють і підсумовують всі видачі певного виду матеріалів зі складу на вироб­ництво протягом певного періоду, як правило, за місяць.

Хоча накопичувальні документи значно скорочують кількість доку­ментів, але не для всіх господарських операцій можливе їх використання.

За обсягом (ступенем узагальнення господарських фактів) документи поділяються на первинні і зведені.

Первинні - документи, що відображають господарські операції безпо­середньо в момент їх здійснення або невідкладно після здійснення. Це пе­рший формальний доказ того, що господарський факт дійсно мав місце, а також це підстава для облікового запису. Первинними їх називають тому, що в них вперше проводять початкову реєстрацію господарської операції. Всі господарські операції оформляються первинними документами. До них належать акт прийняття і вибуття основних засобів, квитанції, прибуткові касові ордери та ін. Первинні документи можуть бути як разовими, так і накопичувальними.

Зведені ~ документи, складені на підставі первинних. Зведення даних, зазначених у первинних документах, проводяться за ознаками узагальнен­ня. До них належать звіти касира, які складені на підставі прибуткових і видаткових касових ордерів (первинних документів), авансові звіти - на підставі доданих виправдних документів.

За змістом відображуваних у документах операцій розрізняють гро­шові, матеріальні та розрахункові документи.

Грошові - документи, призначені для оформлення операцій з грошо­вими коштами. їх поділяють на касові та банківські. Касові - документи, які відображають операції з надходжень і видатків готівкових грошових знаків у касі (напр., видаткові і прибуткові касові ордери, квитанції); бан­ківські - документи, які фіксують операції по безготівкових рахунках через установи банків (напр., платіжні вимоги, платіжні доручення та ін.).

Матеріальні - документи, які призначені для оформлення операцій, пов'язаних з рухом матеріальних цінностей: їх надходженням, видачею. До них відносять накладні, акти, лімітно-забірні карти тощо.

Розрахункові - документи, які віддзеркалюють операції з розрахунко­вих взаємин між підприємствами, організаціями, фізичними та юридични­ми особами. Наприклад, акти звірки розрахунків, платіжне доручення то­що.

За кількістю відображуваних об'єктів документи поділяють на однопозиційні та багатопозиційні.

В однопозиційному документі відображають один об'єкт обліку - гос­подарську операцію з одним видом матеріальних цінностей, витратах на

 

7 Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

один об'єкт, по розрахунках з однією особою тощо (наприклад, касовий ордер).

Багатопозиційні документи відображають операції з кількома видами цінностей, по розрахунках з різними особами, витратах на кілька об'єктів тощо (наприклад, інвентаризаційний опис, лімітно-забірна карта).

За ступенем охоплення вихідних даних документи поділяються на пе­ремінні та довідкові.

Перемінні - документи, дані з яких використовуються для оцінки гос­подарської операції та подальшої обробки в бухгалтерському обліку.

Довідкові - документи, які містять дані лише інформаційного характе­ру-

За характером оформлення розрізняють документи бухгалтерського,небух-галтерського і комбінованого оформлення.

Документи бухгалтерського оформлення повністю заповнюють пра­цівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, гру­пувальні відомості, різні розрахунки розподілу узагальнених даних тощо. Роль цих документів полягає в технічній підготовці записів для бухгалтер­ського обліку.

Документи небухгалтерського оформлення заповнюють працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, заввиробництвом. Характер­ною особливістю таких документів є те, що працівники бухгалтерії роб­лять в них лише бухгалтерські проводки.

Документи комбінованого оформлення - це такі документи, в яких ча­стина даних заповнюється працівниками підприємства, а частина - праців­никами бухгалтерії. Наприклад, акт на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані - бухгалтерія.

За ступенем механізації складання (технікою написання і опрацюван­ня) бухгалтерські документи поділяються на ті, що написані ручним спо­собом, та ті, які створені за допомогою ЕОМ.

Документи, які створені вручну, являють собою традиційні паперові аркуші визначеного взірця, заповнені за вимогами Положення про докуме­нтальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

При використанні ЕОМ документи "пишуться" автоматично за пев­ними програмами.