Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та витягів із них

При вчиненні даної нотаріальної дії нотаріус має керуватися статтями 75-77 Закону України "Про нотаріат", Загальними правилами вчинення нотаріальних дій та спеціальними правилами, які стосуються даного провадження (гл. 7 розд. П Порядку) та Правилами ведення нотаріального діловодства.

При вирішенні питання щодо можливості вчинення даної нотаріальної дії нотаріус має перевірити наявність таких умов:

1) документи не повинні суперечити закону;

2) повинні мати юридичне значення;

3) засвідчення копій з таких документів не повинно заборонятися законом.

Щодо першої умови, а саме відсутності суперечності документів закону, слід зазначити, що такий документ як за формою, так і змістом повинен відповідати вимогам, які до нього пред'являються. У противному разі, якщо документ за змістом суперечить вимогам закону, нотаріус не може засвідчувати з нього копію. До таких документів слід віднести:

- документи, які містять відомості, що суперечать моральним засадам суспільства, публічному порядку держави, містять відомості, які порочать честь, гідність та ділову репутацію особи;

- документи, які містять інформацію, що складає державну, комерційну таємницю;

- документи, які мають дефекти форми, зокрема не застережені виправлення, підчистки, дописки, закреслення, залиті чорнилами, обгорілі, написані олівцем, мають нечітку печатку тощо;

- документи, які за змістом є протизаконними (наприклад, договір, який визнаний судом недійсним);

- документи щодо яких є пряма заборона закону на засвідчення з них копій.

Щодо форми документа, то для певних документів законом передбачені їх форми, зокрема, до них слід віднести свідоцтва, які видаються органами РАЦСу, державний акт про право власності на землю, інші правостановлювальні документи, наприклад свідоцтво про приватизацію.

Щодо другої умови, то під поняттям "юридичне значення документа" слід розуміти не безумовне юридичне значення цих документів, а можливість їх юридичного значення для особи у майбутньому. Тому не можна відмовляти у засвідченні копії документів тільки на тій підставі, що строк їх дії скінчився. Вони підтверджують певні правовідносини, які мали місце в минулому та які не втратили свого юридичного значення для заінтересованої особи. Наприклад, довіреність, строк дії якої закінчився.

Щодо третьої умови, то засвідчення нотаріусом копії документа неможливе, якщо така заборона встановлена законом. Проте у Законі взагалі відсутній перелік документів, засвідчувати копії з яких заборонено. У п. 3.4 гл. 7 розд. П Порядку має місце невичерпний перелік таких випадків.

Так, забороняється засвідчувати вірність копій із:

- паспорта (зокрема, закордонного, службового, дипломатичного, паспорта іноземця), документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень, студентського квитка, довідки з місць позбавлення волі;

- документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал - довідки про народження дитини, про смерть, оскільки такі факти підтверджуються свідоцтвами РАЦСу. Тому саме з цих документів мають робитися копії;

- із додатка без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості без подання диплому про закінчення навчального закладу);

- протоколів комісії зі складання кандидатських іспитів, протоколів спеціалізованої вченої ради із захисту дисертаційних досліджень;

- деяких документів, які видаються органами охорони здоров'я: довідок лікувальних установ про народження дитини, лікарняних свідоцтв та фельдшерських довідок про смерть, довідок і висновків про наявність психічних захворювань, медичних висновків на дітей-інвалідів з дитинства, свідоцтв про хворобу колишніх військовослужбовців, зокрема і тих, хто знаходився у полоні;

- перепусток в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування у партизанських загонах;

- трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, оскільки вони не підлягають легалізації та вивезенню за кордон, на їх підтвердження видаються довідки встановленого зразка про стаж трудової діяльності чи проходження військової служби з архіву.

Крім того, існують правила, яких повинен дотримуватися нотаріус при засвідченні копії (фотокопії) документа та виписки з нього.

Правила засвідчення копії (фотокопії) документа та виписок із нього:

1) вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у випадках, якщо справжність її підпису на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування, або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи;

2) вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність її засвідчена в нотаріальному порядку або якщо вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ;

3) вірність копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану та надалі використовуватимуться за кордоном засвідчуються нотаріусом лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставляння стиля) оригіналів цих документів;

4) вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили, і за наявності відмітки про те, що оригінал рішення міститься у справах суду, який видав документ.

5) вірність виписки може бути засвідчена лише у випадку, якщо його зроблено із документа, у якому міститься рішення кількох, не пов'язаних між собою питань. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання;

6) нотаріус зобов'язаний звірити з оригіналом копію чи виписку з документа, вірність яких він засвідчує.

Провадження із засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та виписок із них належить до одноетапних нотаріальних проваджень, тобто які у своєму розвитку проходять три стадії.

1.Стадія відкриття даного провадження пов'язується із зверненням до нотаріуса в усній формі власника оригіналу документа або іншої особи, яка звертається до нотаріуса за засвідченням копії оригіналу такого документа. Дана нотаріальна дія не передбачає надання нотаріусу документів, які б підтверджували право особи на засвідчення копії документа, власником якого вона не є. Наприклад, копію з диплома, атестата повнолітньої дитини можуть засвідчити батьки без наданням їх довіреності.

2. Стадія підготовки до вчинення нотаріальної дії передбачає собою сукупність процесуальних дій нотаріуса, які зводяться до перевірки:

- належності даного питання до його компетенції;

- встановлення особи, перевірки її право- та дієздатності;

- перевірки відповідності оригіналу документа вимогам закону;

- перевірки щодо встановлення законом заборони на посвідчення копії з поданого оригіналу документа;

- перевірки правильності справляння державного мита чи плати.

3. Стадія безпосереднього вчинення даного нотаріального

провадження зводиться до таких процесуальних дій нотаріуса:

- викладення копії документа на спеціальному нотаріальному бланку. При засвідченні виписки він має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. При виготовленні виписки з багатосторінкового документа обов'язково відтворити текст першої та останньої сторінок, які дають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки якого засвідчується.

- звірити копію (фотокопію) чи виписки з оригіналом;

- вчинити посвідчувальний напис:

- вчинити свій підпис та скріпити документ печаткою;

- внести відомості до реєстру вчинюваних нотаріальних дій;

- видати документ особі за її підписом у реєстрі (копії таких документів не залишаються в архіві нотаріуса).

ТЕМА 6. ЗАСВІДЧЕННЯ СПРАВЖНОСТІ ПІДПИСУ
НА ДОКУМЕНТАХ

ПЛАН

1.Поняття і значення засвідчення справжності підпису на документах.

Нотаріус, посадова особа органу місцевого самоврядування, начальник установи виконання покарань засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

На угоді може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин.

Нотаріус, посадова особа органу місцевого самоврядування, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.

Засвідчення справжності підпису на документах здійснюється нотаріусом (ст. 34 Закону України "Про нотаріат"), посадовими особами органів місцевого самоврядування (ст. 37 Закону України "Про нотаріат"), начальниками установ виконання покарань (ст. 40і Закону України "Про нотаріат"), а також посадовими особами консульських установ України (ст. 38 Закону України "Про нотаріат"), хоча вказівка на останніх у ст. 78 Закону України "Про нотаріат" відсутня. Засвідчення справжності підпису є підтвердженням факту проставлення особистого підпису конкретною особою.

Слід виділити певні особливості вчинення цієї нотаріальної дії:

- засвідчення справжності підпису можливе лише на документах (що виключає можливість засвідчення справжності підпису на копіях документів, а також на будь-яких об'єктах, що не є документами);

- зміст документа не повинен суперечити закону (див. коментар до ст. 75 Закону України "Про нотаріат");

- документ не повинен мати характеру угоди;

- документ не повинен містити у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

Незважаючи на те, що згідно з ч. З ст. 78 Закону України "Про нотаріат" нотаріус не посвідчує факти, викладені в документах, справжність підпису на якому засвідчується, зміст документа є основоположним при вирішенні питання щодо можливості вчинення будь-якої нотаріальної дії. Так, забороняється засвідчувати справжність підпису на документах, зміст яких порочить честь і гідність людини.

Слід зазначити, що нотаріальної практики засвідчення електронного цифрового підпису на сьогодні не вироблено. Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України містить відсилочну норму на правила вчинення даної нотаріальної дії. Згідно з ч. 4 ст. 4 Закону України "Про електронний цифровий підпис" нотаріальні дії із засвідчення справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом. При цьому правила чи порядок засвідчення електронного цифрового підпису на сьогодні відсутні.

2. Умови засвідчення справжності підпису на документах.

6. Умови засвідчення справжності підпису на документах

6.1. Нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить закону і які не мають характеру правочинів та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

6.2. Нотаріус, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблений певною особою.

6.3. На документі може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку нотаріус установлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася.

Про причини, з яких фізична особа, заінтересована у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається в посвідчувальному написі.

6.4. Нотаріус не може засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органові (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на зазначеному документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

7. Засвідчення зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до банків з метою відкриття рахунків

7.1. При засвідченні зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків з метою відкриття рахунків, нотаріус перевіряє обсяг правоздатності юридичної особи, справжність підписів посадових осіб та їх повноваження на право підпису.

7.2. На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подаються копія наказу про призначення на посаду або копія протоколу про обрання посадової особи, довіреність на ім'я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи, тощо.

8. Засвідчення справжності електронного цифрового підпису

За наявності технічних можливостей роботи з електронними документами нотаріус засвідчує справжність електронного цифрового підпису на документах за правилами, передбаченими чинним законодавством.

 

3. Процесуальний порядок засвідчення справжності підпису на документах.

При вчиненні даної нотаріальної дії нотаріус має керуватися ст. 78 Закону та п. 6 гл. 6 розділу II Порядку і Правилами ведення нотаріального діловодства. До документів, на яких має засвідчуватися справжність підпису, пред'являється такі вимоги: 1) зміст документів не суперечить закону3'1; 2) документи не містять відомості, що порочать честь і гідність людини; 3) документи не мають характер правочинів. Щодо документа, на якому нотаріус може засвідчити справжність підпису особи, яка його подала, то їх перелік не може бути вичерпним. В основному, це заяви, які випливають із цивільних, трудових, сімейних, спадкових відносин. Наприклад, нотаріус може засвідчити справжність підпису другого із подружжя на згоді про відчуження майна, яке е спільною сумісною власністю, тобто було придбане під час шлюбу; підпис співвласника на заяві про відмову від права привілеєвої покупки; підпис на заяві спадкоємця про відмову від спадщини тощо. Але основною умовою засвідчення таких підписів є те, щоб документ, на якому засвідчується підпис, не мав змісту угоди, наприклад підпис на документі, що підтверджує факт купівлі майна, факт позики тощо. Крім того, існують певні правила, яких має дотримуватися нотаріус при вчиненні даного нотаріального провадження: - нотаріус не підтверджує та не перевіряє викладених у документі фактів (не посвідчує факти, викладені у документі), він лише підтверджує, що підпис на документі, який йому подається зроблений саме тією особою, від якої він виходить, тобто тієї, яка звернулася до нього за вчиненням нотаріальної дії; - нотаріус не може засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить відповідному державному органу (час народження, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису може бути засвідчена на цьому документі, якщо він призначений для подання до компетентних органів іншої держави. Цей виняток обумовлений тим, що нотаріус на будь-яких заявах для дії за кордоном може засвідчувати підпис, зокрема й тих, що підтверджують родинні, подружні стосунки, факти реєстрації шлюбу, народження тощо. На вимогу акредитованих в Україні дипломатичних представництв, консульських установ іноземних держав нотаріусами у межах їхньої компетенції можуть оформлятися: - дозволи батьків на укладення шлюбу сина (доньки) з іноземцем; - дозволи на постійне місце проживання за кордоном; - дозволи батьків на тимчасовий виїзд неповнолітніх дітей за кордон; - дозволи (у вигляді заяви) батьків на усиновлення їхніх дітей і зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо. Тобто під "оформленням" розуміється така нотаріальна дія, як засвідчення справжності підпису на перерахованих документах. Згідно п. 8 глави 7 розд. II Порядку за наявності технічних можливостей роботи з електронними документами нотаріус засвідчує справжність електронного цифрового підпису на документах за правилами, передбаченими законом. Дана нотаріальна дія належить до одноетапних нотаріальних проваджень і проходить у своєму розвитку три стадії. 1. Стадія відкриття даного провадження, за загальним правилом, пов'язується з усною заявою заявника про засвідчення його підпису на документі. Якщо особа має фізичні вади, в її інтересах це може зробити інша особа, яка підписуватиме даний документ у присутності заявника. У вчиненні такої нотаріальної дії може брати участь сурдоперекладач. 2. Стадія підготовки до вчинення нотаріального провадження полягає в сукупності таких процесуальних дій нотаріуса, які зводяться до: - перевірки належності даного питання до його компетенції; - встановлення особи заявника, перевірка її право- та дієздатності, перевірка особи та її діє- і правоздатності, яка підписуватиме документ за особу-заявника, який має фізичні вади. У разі участі сурдоперекладача - встановлення його особи, перевірка його право- та дієздатності. При засвідченні зразків підписів посадових осіб, установ, організацій, підприємств, що подаються до Національного банку України, інших банків з метою відкриття рахунків нотаріус перевіряє правоздатність юридичної особи (статут, устав), справжність підписів посадових осіб (за паспортом) та їхні повноваження на право підпису (наказ про призначення на посаду, протокол про обрання, доручення на ім'я керівника тощо). На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол загальних зборів засновників юридичної особи про обрання посадової особи, доручення на ім'я керівника, видане вищестоящим органом тощо; - перевірки відповідності документа вимогам закону; - перевірки щодо встановлення законом заборон про можливість засвідчення підпису на конкретних документах; - перевірки правильності справляння державного мита чи плати приватному нотаріусу. 3. Стадія безпосереднього вчинення нотаріального провадження зводиться до таких процесуальних дій: - оформлення документа на спеціальному нотаріальному бланку; - здійснення особою підпису на документі у присутності нотаріуса або підтвердження, що підпис на ньому здійснений особисто нею; - вчинення посвідчувального напису на документі (форми посвідчувальних написів, передбачені Правилами ведення нотаріального діловодства для різних правових ситуацій); - ставиться печатка нотаріуса і робиться ним особистий підпис на документі; - внесення відомостей до реєстру вчинюваних нотаріальних дій; - передача оригіналу документ особі, копія залишається у справах нотаріуса; - підпис особи у реєстрі вчинюваних нотаріальних дій за отримання документа.